企业合同管理制度及流程29894.docx

企业合同管理制度及流程第一节 目 的的第一条 为为规范公司司合同管理理、防范与与控制合同同风险、有有效维护公公司的合法法权益，特特制定本规规范。第二节 适用范围围第二条 本本规范适用用于集团所所属公司对对外签订、履履行的建立立民事权利利义务关系系的各类合合同、协议议等；包括括买卖合同同、供用电、水水、气、热热力合同、赠与合同同、借款合同同、租赁合同同、融资租赁赁合同、担担保合同、劳劳动合同、聘聘用合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同和居间合同等。第三节 合同管理理部门及职职责第三条 董董事长负责责法定代表表人授权委委托书的签签署，资产产转让合同同、借款合合同、房产产租赁合同同、对外担担保合同；以及涉及及资产、大大额借贷经经营合同、财财产处理等等合同的审审批。各公公司总经理理负责本公公司劳动合同、干干部聘用合合同以及销销售、采购购等经济合合同的审批批。第四条 集集团办公室室和各公司司行政办公公室负责公公司各类合合同的管理理工作，具具体职责是是：（一）集团团办公室负负责各司合合同文本的的审查、归归档和备案案。（二）各公公司行政办办公室负责责对合同专专用章、合合同文本、法法人授权委委托书等合合同文本的的发放和管管理。（三）参与与各部门提提交的各类类合同的合合法性、可可行性、有有利性审查查，并向法法定代表人人提交审查查意见；（四）监督督检查合同同履行情况况，对履行行中出现的的重要问题题进行分析析，提出意意见；（五）协助助处理合同同纠纷，参参与争议仲仲裁、法律律诉讼。（六）负责责的监督执执行。第五条 合合同具体承承办部门的的主要职责责：（一）负责责合同相对对方资信情情况、履约约能力等情情况的调查查，并提供供相应资料料；（二）具体体负责所承承办合同的的招标、谈谈判和文本本的起草；（三）严格格按照规定定的程序完完成合同的的审批手续续；（四）负责责合同的履履行，及时时解决履行行中出现的的问题。遇遇有合同变变更、解除除等重大事事项，须报报集团办公公室审核同同意；（五）负责责向集团办办公室报送送合同统计计报表及有有关资料；（六）负责责所承办合合同的归档档。第四节 合同的授授权委托第六条 签签订合同实实行授权委委托制度。合合同由法定定代表人或或主要负责责人签订，也也可以由企企业法定代代表人或总总经理书面面授权的公公司有关人人员代理签签订。第七条 代代理企业法法定代表人人签订合同同的，签约约人应持企企业法定代代表人签发发并加盖企企业公章的的法定代代表人授权权委托书(见附件一一)，并在在授权范围围内签订合合同。法法定代表人人授权委托托书采取取一事(合合同)一授授权，合同同一经履行行，委托事事项即行终终止。第八条 集集团办公室室负责管理理合同授权权委托书，根根据董事长长的决定，办办理出具授授权委托书书事宜。第九条 代代理人必须须忠实履行行职责，维维护本公司司的合法权权益，对本本公司负责责，对法定定代表人或或者总经理理负责。第十条 代代理人实施施损害本公公司合法权权益的行为为或者不再再适宜担任任代理人的的，各公司司有权随时时终止委托托代理关系系。终止委委托代理关关系的，由由董事长做做出决定，办办公室负责责收回授权权委托书。第五节 合同的日日常管理第十一条  本集团实实行二级合合同管理，集集团办公室室全面负责责重要合同同的管理；各公司行行政办公室室负责本公公司的合同同管理。（一）集团团办公室负负责资产转转让合同、借借款合同、房房产租赁合合同、对外外担保合同同，以及涉涉及资产、大大额借贷经经营合同、财财产处理合合同的审查查、备案和和归档工作作。（二）集团团办公室负负责合同标标的额在二二十万元以以上（含二二十万元）的合同审查查、备案和和归档工作作，各分公公司签署合合同标的额额二十万元元以上（含含二十万元元）的合同同必须先经经集团办公公室审查，公公司总经理理批准后方方可签订，并并报集团办办公室进行行归档备案案。（三）各分分公司行政政办公司负负责合同标标的二十万万元以下合合同的审查查和归档备备案，各公公司负责人人批准后方方可签订。在在合同签署署后，以扫扫描文件并并加密的格格式发电子子邮件于集集团办公室室*邮邮箱进行电电子文件合合同备案。第十二条  公司的合合同专用章章专人管理理，公司办办公室负责责保管。公公司的空白白合同、授授权委托书书也由专人人管理，业业务人员不不得随带合合同专用章章或已盖章章的空白授授权委托书书、空白合合同出差，特特殊情况，由由公司总经经理批准。合同专用章章、盖章的的空白合同同、授权委委托书、已已签订的合合同等遗失的，应及及时向当地地公安机关关报案，并并登报声明明。第十三条  已签订的的合同及送送货回单，增增值税发票票收据以及及业务往来来传真、信信函、对帐帐单等资料料，销售、采采购部门的的业务人员员应自行保保管好；重重要资料应应将原件交交集团办公公室随合同同保管。第十四条  合同经办办人员与本本公司终止止劳动关系系前应把有有关材料及空白合同同、名片、委委托书移交交完毕，经经公司办公公室和有关关部门确认认后方可办办理有关手手续。合同同经办人员员与本公司司终止劳动动关系或因因其他原因因发生变更更的，公司司办公室应应在情况发发生后一周周内书面告告知各有关关单位。第六节 合同具体体要求第十五条 合同的主主体（一）订立立合同的主主体必须是是公司及所所属各公司司中具有法法人资格，能能独立承担担民事责任任的组织，其其他部门、机机构、分公公司等不得得擅自签订订合同。（二）订立立合同前，应应当对对方方当事人的的主体资格格、资信能能力、履约约能力进行行调查，不不得与不能能独立承担担民事责任任的组织签签订合同，也也不得与法法人单位签签订与该单单位履约能能力明显不不相符的经经济合同。（三）公司司一般不与与自然人签签订经济合合同，确有有必要签订订经济合同，应经公公司总经理理同意。 第十六条 合同的形形式（一）订立立合同，除除即时交割割（银货两两讫）的简简单小额经经济事务外外，应当采采用书面形形式。 （二）“书书面形式”是是指合同书书、补充协协议、公文文信件、数数据电文（包包括电报、传传真、电子子邮件等），除除情况紧急急或条件限限制外，公司一般要要求采用正正式的合同同书形式。 第十七条 合同的内内容（一）当事事人的名称称、住所：合同抬头头、落款、公公章以及对对方当事人人提供的资资信情况载载明的当事事人的名称称、住所应应保持一致致。 （二）合同同标的：合合同标的应应具有唯一一性、准确确性，买卖卖合同应详详细约定规规格、型号号、商标、产产地、等级级、技术标标准和品质质描述等内容；服务务合同应约约定详细的的服务内容容及要求；对合同标标的无法以以文字描述述的应将图图纸作为合合同的附件件。 （三）数量量：合同应应采用国家家标准的计计量单位，一一般应约定定标的物数数量，常年年经销合同同无法约定定确切数量量的应约定定数量的确确定方式（如如电报、传传真、送货货单、发票票等）。 （四）质量量：有国家家标准，部部门行业标标准或企业业标准的，应应约定所采采用标准的的代号；化化工产品等等可以用指指标描述的的产品应约约定主要指指标要求（标标准已涵盖盖的除外）；凭样品支支付的应约约定样品的的产生方式及样品存存放地点。 （五）价款款或报酬：价款或者者报酬应在在合同中明明确，采用用折扣形式式的应约定定合同的实实际价款；价款的支支付方式如如转帐支票票、汇票（电电汇、票汇汇、信汇）、托托收、信用用证、现金金等应予以以明确；价价款或报酬酬的支付期期限应约定定确切日期期或约定在在一定条件件成就后多多少日内支支付。 （六）履行行期限、地地点和方式式 ：履行期限限应具体明明确定，无无法约定具体体时间的，应应在合同中中约定履行行期间的方方式；合同同履行地点点应力争作作对本方有有利的约定定，如买卖卖合同一般般约定交货货地点为本本公司仓库或本公公司的住所所地；约定定具体地名名的应明确确至市辖区区或县一级级；买卖合合同在合同同中一般应应约定交付付的手续，即即合同履行行的标志，如如托运单、仓仓库保管员员签单等。 （七）合同同的担保：合同中对对方事人要要求提供担担保或本方方要求对方方当事人提提供担保的的，应结合合具体情况况根据担担保法的的要求办理理相关手续续。（八）合同同的解释：合同文本本中所有文文字应具有有排它性的的解释，对对可能引起起歧义的文文字和某些些非法定专专用词语应应在合同中中进行解释释。 （九）保密密条款：对技术类类合同和其其他涉及经经营信息、技技术信息的的合同应约约定保密承承诺与违反反保密承诺诺时的违约约责任。 （十）合同同联系制度度：履行期限限长的重大大经济合同同应当约定定合同双方方联系制度度。 （十一）违违约责任：根据合合同法作作适当约定定，注意合合同的公平平性。（十二）解解决争议的的方式：解决争议议的方式可可选择仲裁裁或诉讼，选择择仲裁的应应明确约定定仲裁机构构的名称，双双方对仲裁裁机构不能能达成一致致意见的，可可选择第三三地仲裁机机构。 （十三）合合同管辖权权的约定：在合同中中应将合同同管辖权约约定明确，本本公司所署署合同一般般情况下将将法院诉讼讼管辖约定定于榆林市市人民法院进行管辖辖，国家法法定管辖的的情形除外外。第七节 合同的签订订程序第十八条 合同承办办部门在签签订合同前前，应预先先审查对方方以下情况况：(一)对方方当事人主主体资格审审查。包括括：企业名名称、性质质、地址、营营业执照、经经营范围、注注册资金以以及依法应应当办理的的行政许可可证。(二)对方方当事人资资信情况及及履约能力力审查。包包括：资产产负债、技技术设备、产产品质量、商商业信誉等等。(三)对方方合同承办办人员资格格审查。包包括签约代代理人的身身份证明、授授权委托证证明。（四）合同同签订时要要求对方公公司提供营营业执照复复印件（需需在复印件加盖公司司红章）、法法定代表人人身份证复复印件、银银行账号；有代理人人的需提供供代理人身身份复印件件和授权委委托书。第十九条 合同应按按下列程序序办理签订订、审批手手续：（一）草拟拟会签：合合同承办单单位应就商商谈约定的的内容草拟拟合同文本本，填写“合同审查查会签表”，送相关关部门会签签，各相关关部门应在在当日内完完成会签，并并将会签意意见及合同同文本交承承办公司办办公室。（二）审查查修改：承承办公司办办公室于22日内就合合同文本的的合法性，有效性提出出审查意见见，会同相相关部门意意见一并交交承办部门门进行修改改，相关部门与与承办部门门对合同内内容有异议议的，由承承办公司办办公室进行行协调定稿。（三）最后后签订：经经会签的合合同文本定定稿后，由由合同承办办部门送主主管领导或或法定代表表人签批后后，由承办办公司办公公室加盖合合同专用章章。第二十条  合同承办办、审查会会签部门的的审查事项项及责任：（一）合同同承办部门门应对合同同的业务、技技术条款进进行审查，并并对之负责责；（二）财务务部门对合合同项目是是否与国家家、上级主主管部门、本本单位的计计划抵触以以及合同支支付条款进进行审查，并并对之负责责；（三）技术术研发部门门应对合同同项目是否否符合政策策法规、规规章制度、生生产技术标标准、安全全保护标准准进行审查查，并对之之负责。（四）承办办公司办公公室对合同同的合法性性，主要条条款是否完完备，文字用语是否否准确、规规范进行审审查，并对对之负责。 第二十一条条 法律、行行政法规规规定应当办办理批准登登记手续的的合同，合合同成立后后由承办公公司办公室室依法及时时办理。第二十二条条 合同正式式签订后，应应当随合同同审查会审审表交存承承办公司办办公室备案案；同时送送公司财务务部门入卷卷，方便执执行。第八节 合同的变更更、解除第二十三条条 在合同履履行期间由由于客观原原因需要变变更或者解解除合同的，须经经双方协商商，重新达达成书面协协议，新协协议未达成成前，原合合同仍然有有效。本方方收到对方方当事人要要求解除或或变更的通通知书后，应应当在规定定的期限内内作出书面面答复。第二十四条条 存在下列列情形之一一的，本方方可以单方方解除合同同：（一）因不不可抗力致致使不能实实现合同目目的；（二）在履履行期限届届满之前，对对方明确表表示或者以以自己的行行为表明不不履行主要要债务；（三）对方方迟延履行行主要债务务，经催告告后在合理理期限内仍仍未履行；（四）对方方迟延履行行债务或其其他违约行行为致使不不能实现合合同目的；（五）法律律规定的其其他情形。第二十五条条 变更或或解除合同同的，应当当采用书面面形式（包包括书信、电电报）；第二十六条条 变更或解解除经济合合同的协议议应按照合合同签订程程序报原审审批人员批批准。法律律、行政法法规规定变变更合同应应当办理批批准登记等等手续的，应应依法及时时办理。第九节 合同的履行行第二十七条条 公司应当当按照合同同约定全面面履行自己己的义务，并并随时督促促对方当事事人及时履履行其义务务。第二十八条条 在合同履履行过程中中，对本公公司的履行行情况应及及时做好记录并经经对方确认认。（一）履行行销售合同同交付货物物时应由对对方当事人人签署一式式二份的收收货单，一一份留存对对方，一份份交销售部部门备查。向向对方当事事人交付增增值税发票票时应由对对方当事人人出具收条条。（二）履行行采购合同同付款时应应由对方当当事人出具具收款收据据或收条，公公司原则上上只开具限限制性抬头头的转账支支票，不允允许以现金金形式支付付。第二十九条条 在履行合合同过程中中，经办人人员若发现现并有确切切证据证明对方当当事人有下下列情况之之一的，应应立即中止止履行，并并及时书面面上报集团团办公室处处理，并报报总经理及及法律顾问问。（一）经营营状况严重重恶化；（二）转移移财产，抽抽逃资金，以以逃避债务务；（三）丧失失商业信誉誉；（四）有丧丧失或者可可能丧失履履行债务能能力的其他他情形；第三十条  在常年合合同特别是是常年销售售、采购合合同履行过过程中，经经办人员应应定期对帐帐，确认双双方债权债债务；第三十一条条 在对方当当事人发生生兼（合）并并、分立、改改制或其他他重大事项项以及本公公司或对方方当事人的的合同经办办人员发生生变动时，应应及时对帐帐，确认合合同效力及及双方债权权债务。第十节 合同公证证第三十二条条 在签订订下列合同同时按双方方约定，总总经理批示示进行合同同公证：（一）房产产类：办理理房产买卖、转让、赠赠与、交换换、拍卖、租租赁；办理理合作建房房、土地使使用权有偿偿出让转止止、房屋拆拆迁补偿协协议和保全全证据；办办理房产代销、包包销协议以以及其他有有关房地产产事项。（二）经济济类：办理理产权、股股权转让、企企业承包租租赁经营、联联营、中外合资、合合作、建设设工程承包包、加工承承揽、购销销、科技协协作等各种种经济合同同；办理股股东大会、董董事会会议议、招标、投投标、办理理资信证明明、专利、商商标权证明明、提存、境境外投资委委托协议等等。（三）金融融类：借（贷贷）款合同同、融资租赁赁合同；商品房产产、土地使使用权、楼楼花、机器器设备、股股权，股票票及其它有有价证券、权权益等的抵抵押、质押押合同；保保证合同；与上述合合同相关的的委托书、声声明书、担担保书、承承诺书等。第十一节 无效合同同第三十三条条 有下列列情形之一一的，合同同无效：（一）一一方以欺诈诈、胁迫的的手段订立立合同，损损害国家利利益；（二）恶恶意串通，损损害国家、集集体或者第第三人利益益；（三）以合合法形式掩掩盖非法目目的；（四）损损害社会公公共利益；（五五）违反法法律、行政政法规的强强制性规定定。第十二节  合同纠纷纷的调解、仲仲裁和诉讼讼第三十四条条 合同双方方在履行过过程中发生生纠纷时，应应首先按照照实事求是是的原则，平平等协商解解决。第三十五条条 合同双方方在一定期期限（一般般为一个月月）内无法法就纠纷的的处理达成成一致处理理意见或对对方当事人人无意协商商解决的，经经办人员应应及时书面面报告部门门经理和集集团办公室室，并拟定定处理意见见，报总经经理决定。对对方当事人人涉嫌合同同诈骗的，应应立即报告告集团办公公室、总经经理及法律顾问，会会商处理。第三十六条条 公司决定定采用诉讼讼或仲裁处处理的合同同纠纷，以以及对方当当事人起诉诉的，相关关部门应及及时将合同同的签订、履履行、纠纷纷的产生及及协商情况况整理成书书面材料连连同有关证证据报集团团办公室。第十三节  考核与奖奖惩第三十七条条 公司全体体职员应当当严格遵守守，有效订订立、履行行合同，切切实维护公公司的整体体利益。公公司行政办办公室负责责执行情况况的监督考考核。第三十八条条 对在合同同签订、履履行过程中中发现重大大问题，积积极采取补补救措施，使使本公司避避免重大经经济损失以以及在经济济纠纷处理理过程中，避避免或挽回回重大经济济损失的，予予以奖励。第三十九条条 合同经办办人员出现现下列情况况之一，给给公司造成成损失的，公公司将依法法向责任人人员追偿损损失：（一）未经经授权批准准或超越职职权签订合合同；（二）为他他人提供合合同专用章章或盖章的的空白合同同，授权委委托书；（三）应当当签订书面面合同而未未签订书面面合同。第四十条  合同经办办人员出现现下列情况况之一，给给公司造成成损失的，公公司酌情向向有关人员员追偿损失失：（一）因工工作过失致致使公司被被诈骗；（二）公司司履行合同同未经对方方当事人确确认；（三）遗失失重要证据据；（四）发生生纠纷后隐隐瞒不报或或私自了结结或报告避避重就轻，从从而贻误时时机的；（五五）合同专专用章、盖盖章的空白白合同、授授权委托书书遗失未及及时报案和和报告；（六）其他他违反公司司相关制度度的。公司司职员在签签订、履行行合同过程程中触犯刑刑法，构成成犯罪的，将将依法移交交司法机关关处理。第十四节  附则 第四四十一条 本规范解解释由集团团办公室负负责。第四十二条条 本规范自自二OO八八年十二月月一日开始执执行。附件一：法定代表人人授权书 致： 兹委托 先生/女士作为为本公司的的合法代理理人，以本本公司名义义进行 合同同的协商和和签订。 委委托期间：本授权书书自 年 月 日至 年 月 日有效。 委托人名名称（公章章）： 受受托人（签签章）： 法定代表表人（签章章）： 住住所： 委托人注注册地/营营业地： 身身份证号码码： 邮政编码码： 邮政编码码： 电话： 电话话： 传真： 传真真：附件二：*集团团合同审查会会签表合同名称合同编号合同主体我方：对方：合同金额承办部门承办人及电电话：对方签约人人是否经过过授权（承承办人打勾勾）是否委托代理人人姓名：部门意见承办部门 签名： 年 月 日技术研发 签名： 年 月 日行政办公室 签名： 年 月 日分管领导意见 年 月 日 总经理签批年 月月 日日董事长签批 年 月 日附件三：*集团团合同管理理流程图合同起草合同审查是否通过审查合同审批合同编号是否通过审批是否办理授权合同承办部门商同行政办公室办理合同签署合同盖章合同履行合同归档NN附件 四：*集团团合同履行行情况汇总总表填报部门：填填报时间：序号合同编号合同名称合同金额约定的履行行期间公司履行合合同情况公司是否履履行完毕他方履行合合同情况他方是否履履行完毕备注履行时间履行方式履行数量履行时间履行方式履行数量