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档案数字化方案档案数字化方案 - 0- 0 -档案数字化方案2021 年 7 月10目录第 1 章 纸制档案整理方法2第 2 章 电子档案整理方法2第 3 章 纸制档案整理、数字化详细流程63.1整理、数字化流程6档案初步整理6案卷出库6目录校对7案卷扫描8图像处理8图像质检8图像挂接8案卷入库8格式的转换13光盘刻录133.2数字化加工的流程示意图133.2.1 图一133.2.2 图二15第 4 章 数字化人员的配置16第 5 章 数字化加工16第 6 章 验收标准17第1章纸制档案整理方法档案盒整理打印、粘贴封面及档案盒脊背，涉密单位在脊背上加盖涉密章， 每盒仅能装某一个事业单位的登记档案。档案装订设立、每次变更等形成的文件为一件，统一三孔一线装订一起， 在右上角（反面左上角） ，编写页码，加盖件归档章。档案排序以件为单位装订后 ,盒内件按照不同的分类进行排序 ,类先后顺序为 1：设立 2：变更 3：年检 4：注销登记 5：补领证书 ,类内件顺序按照生成时间先后排序。第2章 电子档案整理方法电子目录采集管理目录采用多级管理，管理模式分卷、类、件、份,著录字段信息如下:第一级：事业单位基本信息即卷描述信息，字段信息如下序名称备注号证书号档号单位名称住所举办单位法定代表人身份证号核准日期注吊销日期经费来源开办资金（万元）开户银行银行帐号审批机关批准文号执业许可证书联系电话邮政编码备注存址宗旨和业务范围第二级：设立、变更、注销登记和年度检验、补领证书等描述信息，即类描的对象件述信息，字段如下序名称备注号1档案类型（设立、变更、注销登记、年度检验、证书补领等）2证书号3档号4单位名称5核准日期6移交人7接收人8接收时间9送交情况字典（已送交、未送交）电子已归、纸制未送到10归档情况字典（已归档、未归档）电子已归、 纸制送到、 未送档案室11公告时间12公告媒体13备注第三级：文件材料描述信息即份描述信息，字段如下、序名称备注号1档号2题名3形成日期4责任者5页数6页次7备注电子原文采集管理扫描过程:扫描分辨率 >=20dpi,生成黑白二值图象, 压缩格式为group4,每份文件保存为多页TIFF文件,tiff文件采用件归档章组成部分加件内顺序号命名,名称中的件归档章组成部分、件内顺序号 ,中间用 -分割 .转换格式 :把 tiff 格式文件 ,转化成 ocr 识别后的双层pdf 格式文件.文件挂接 :把双层 pdf 格式文件 ,挂接到对应份目录.刻录光盘 :把 tiff文件、转换后的双层pdf 格式文件分别刻录成盘,并贴光盘贴,放到防磁柜中保存.第3章纸制档案整理 、数字化详细流程整理、数字化流程整理、数字化共包括九部分， 分别为： 档案初步整理、 案卷出库、目录校对、案卷扫描、案卷处理、图像质检、文件挂接、档案入库,格式转换、光盘刻录。3.1.1档案初步整理档案案卷出库前件标记页码、件盖归档章.件归档章格式 ,如下辖区举办单举办单位事业单位位性质代号顺序号登记类别顺序号1100100111案卷出库在库房内查看所调案卷是否完整并详细填写案卷调出登记表,由档案室管理人员和数字化人员协同完成。(详见下表 )调归档案登记表全宗时间目录号卷号调卷人归卷人时间全宗目录号卷号调卷人归卷人目录校对整理好的案卷和系统的电子目录是否一致，如不一致， 直接进行更正；如果没有目录，直接录入目录，并填写档案全文扫描流程记录表。目录著录按照卷、类、件、份四级进行管理，档案全文扫描流程记录表详见下表档案（卷级）全文扫描流程记录表对 目操 作录 时人间卷号Tif 数量扫 描操 作时间人扫 描 页质 检数时间A3A4操 作图 像人质量挂 接备质量注案卷扫描领取目录校对完成后的案卷，填写全文扫描流程记录表,通过高速扫描仪或平板扫描仪进行扫描。图像处理对扫描后的图像进行纠偏去污等操作,处理扫描完成的文件后,填写全文扫描流程记录表。图像质检对处理完成的图像进行质检，发现问题及时反馈,按流程更改并填写全文扫描流程记录表。图像挂接对已质检完成的图像文件进行批量挂接，挂接完成后进行二次质检（挂接的文件是否与归档目录一致）。案卷入库案卷装订完整后按顺序排好并及时入库，入库前,打印、粘贴封面及档案盒脊背，涉密单位在脊背上加盖涉密章。盒内以件为 单位装订 ,按照不同的类 (设立、变更等 )和顺序进行排放 ,检查是否有件目录, 如果没有打印件目录,填写案卷入库登记表,由档案室管理人员和数字化人员协同完成。管理人员和数字化人员协同完成。调归档案登记表全宗全宗时间卷号调卷人归卷人时间卷号调卷人归卷人目录号目录号封面封面封面卷号组成： 11-001-001举办单举办单位代辖区事业单位登记管理档案位性质号事业单位顺序号卷证书单 位 名号号称11001001举办单位名称举办单位代号保 管期 限活动类别设立变更日期内容份数页数盒脊背盒脊背举办单位编号001证书号（12 位）卷号1盒号备注设立登记 设立登记 ( 件目录)序号567文 件 题 名事业单位法人设立登记（备案）申请书事业单位法定代表人登记申请表事业单位章程草案审批机关批准设立的文件拟任法定代表人现任该单位行政职务的任职文件拟任法定代表人居民身份证复印件或其他身份证明文件具有法定资格的验资机构出具的验资证明日 期页 号备 注12348住所证明9事业单位印鉴、基本帐户号备案表10银行开户许可证复印件或帐号证明11其他有关材料1213格式的转换验收完成后的tif 格式文件全部按标准转换为双层pdf 格式文件。光盘刻录验收后 ,tif 格式文件刻录成盘；转换后的pdf 格式文件刻录成盘。数字化加工的流程示意图图一数字化加工流程图1目库房(标页码盖归档章)录调卷校正 (著录 )目录数字化项填写全文流目程表流程示意图扫目录质检描全文扫描填写全文流程表数据上传服务器处扫描质检理全文处理挂接填写全文流程表处理质检数据上传服务器数据挂接二次质检全文验收3.2.2 3.2.2 图二数字化加工流程图2库 房 ( 标 页 码盖归档章 )调卷对 ( 著 录 )目录填 全 文 流程表分卷装订卷贴封面脊背归还完成扫描填写表格是否合格目录质检扫描完成挂接后期处理扫描质检是否合格是否合格挂接文件处理质检完成处理填写表格扫描61、负责案卷扫描和查看案卷完整度处理41、对扫描图像，纠偏、去黑边、去噪声、抹白等第4章数字化人员的配置岗位第4章数字化人员的配置岗位项目经理质量保证姓名成员工作内容整体负责项目，及与用户的协调和验收工作定期对项目执行审计工作数据备份人员管理、调配现场项目管理与监控现场负责1安排纠正用户和QA 提出的问题项目组对外联络组织午餐及检查值日维护计算机网络汇总统计表目录101、 案卷出入库2、 目录校对3、 目录录入质检1、对处理完成的图像进行质量检查1挂接2、对扫描案卷装订质量检查3、对数据的挂接4、对挂接完成的案卷进行二次质检第5章数字化加工档案数字化加工共计45 万页，其中条目录入5 万页， 扫描40 万页。扫描 40 万页需要 30 天。每天扫描量1.4 万左右第6章验收标准序验收项目验收标准抽检范围验收情况号1案卷挂接检查目录标题和扫描处理后的案卷标题是否挂接一致2案卷质量处理后的案卷是否清晰、完整3完整性核查检查档案扫描量是否满足工程要求4检查目录录入是否合格不低于10不低于10不低于10不低于10检查复制件制作是否合格不低于10检查光盘数据是否完整100检查硬盘备份数据是否完整100检查案卷入库是否完整无损100检查档案（卷级）全文扫描流程记录表填写是否完整100验收意见：验收人：验收日期：第 28 页 共 28 页
