某公司采购管理流程的形式28703.docx

某电力公司采购内控管理制度为了全面加强国际公司的管理,提高企业管理水平及工作效率,使企业管理更为规范化、程序化、制度化，特制定本管理制度。本管理制度度适用于于国际公公司机关关及国外外各项目目部。本管理制度度自发布布之日起起实施。本管理制度度起草单单位：吉吉林送变变电国际际公司 本管理制度度由吉林林送变电电国际公司司负责解解释。目 录第一章、采采购内控控制度目目标 （ 1 ）第二章、采采购组织织结构形形式和授授权 （ 2 ）第三章、角角色与责责任 （ 4 ）第四章、采采购流程程图解 （ 5 ）第一节 预算流流程 （ 5 ）第二节 请购流流程 （ 7 ）第三节 采购流流程 （ 9 ）第四节 验收流流程 （ 111 ）第五节 付款流流程 （ 114 ）第六节 国外采采购流程程 （ 115 ）第五章、操操作细则则（一般般采购） （ 17 ）第一节 请购流流程 （ 117 ）第二节 购买流流程 （ 220 ）第三节 验收流流程 （ 223 ）第四节 付款（报报销）流流程 （ 27 ）第六章、招招投标 （ 229 ）第七章、国国外采购购操作细细则 （ 30 ）第八章、紧紧急采购购 ( 335 )第九章、机机关部门门采购流流程 ( 37 )-1 - 第一章采采购内控控制度的的目标一、在流程程涉及的的所有人人员之间间具有明明确的职职责划分分，即责责权相互互制衡，责责权对等等和统一一。二、符合适适用权限限的正确确的管理理批准方方式。三、所有采采购活动动都符合合吉林送送变电国国际公司司商业道道德准则则和其他他适用的的主要政政策、程程序、法法律和法法规。第二章采采购组织织结构形形式和授授权一、采购组组织结构构形式吉林送变电电国际公公司采用用“直线职职能制”的组织织结构。即即在直线线制的基基础上，再再加上相相应的职职能管理理部门，帮帮助采购购经理决决策，承承担管理理的职能能。二、一般授授权由国际公司司总经理理授予的的办理经经常性经经济业务务的权力力。这种种权力授授予的时时间较长长，一旦旦授予，被被授权人人可以长长期行使使。一般般以岗位位责任制制或管理理文书的的形式明明确。（一）、采采购经理理的授权权范围1、主持进进出口部部全面工工作，在在计划部部门提出出物资采采购计划划后，报总总经理批批准后组组织实施施，确保保各项采采购任务务完成。2、调查研研究各部部门物资资需求及及消耗情情况，熟熟悉各种种物资的的供应渠渠道和市市场变化化情况，供供需心中中有数。指指导并监监督下属属开展业业务，不不断提高高业务技技能，确确保公司司物资的的正常采采购量。 3、统统筹策划划和确定定采购内内容。减减少不必必要的开开支，以以有效的的资金，保保证最大大的物资资供应。 4、要要熟悉和和掌握公公司所需需各类物物资的名名称、型型号、规规格、单单价、用用途和产产地。检检查购进进物资是是否符合合质量要要求，对对公司的的物资采采购和质质量要求求负有领领导责任任。 5、监监督参与与大批量量商品订订货的业业务洽谈谈，检查查合同的的执行和和落实情情况。 6、按计划划完成各各类物资资的采购购任务，并并在预算算内尽量量减少开开支。 7、认真监监督检查查各采购购员的采采购进程程及价格格控制。8、在部门门经理例例会上，定定期汇报报采购落落实结果果。 9、每每月初将将上月的的全部采采购任务务完成及及未完成成情况逐逐项列出出报表，呈呈总经理理及财务务部经理，以以便于上上级领导导掌握全全公司的的采购项项目。 10、督导导采购人人员在从从事采购购业务活活动中，要要遵纪守守法，讲讲信誉，不不索贿，不不受贿，与供货货单位建建立良好好的关系系，在平平等互利利的原则则下开展展业务往往来。 11、负责责部属人人员的思思想、业业务培训训，开展展职业道道德、外外事纪律律、法制制观念的的教育，使使所有员员工适应应市场经经济的快快速发展展。（二）、国国际公司司总经理理审批金金额1、大型机机器设总总价在 50万万以上；材料物物资总价价在 550万以以上2、紧急采采购在 20万万以上3、其他大大宗、重重要采购购及计划划外采购购（三）、国国际公司司经总经经理授权权的副总总经理审审批权限限1、计划内内、不需需招标的的设备物物资（1）、直直接采购购的设备备物资（低低值易耗耗品、办办公用品品）500万元以以下由副副总在请请购单、订订货单、付付款通知知单上直直接签字字审批。（2）、合合同或订订单采购购物资（小小型机具具、备品品备件、大大型设备备）500万元以以下由副副总在请请购单、订订货单、付付款通知知单、合合同上直直接签字字审批。注：同一项项目部一一次提请请的所有有请购单单金额合合计超过过1000万元还还需总经经理审批批。2、紧急采采购若发生紧急急采购，总总经理无无法亲自自审批，采采购额度度20万万元以内内由副总总审批。3、计划外外采购一一律经总总经理签签字审批批。三、特别授授权1、在特殊殊紧急情情况下，总总经理可可以授权权某部门门负责人人必要的的谈判权权力，明明确谈判判的范围围，可以以承诺的的内容等等。2、在紧急急采购情情况下，授授予副总总经理直直接审批批紧急物物资的采采购。第三章 角角色与责责任一、关键相相关人员员请购者（项项目部及及各管理理部门）进出口部费用、资产产批准者者供应商付款者接受者合同管理者者二、不相融融职责的的分离1、请购者者无权批批准资金金，无权权在中国国境内不不经批准准独立采采购。2、批准者者无权申申请采购购，执行行订单，接接受材料料物资。3、采购员员无权执执行未经经事先批批准的请请购单，接接收物资资和开具具发票。4、采购业业务的询询价岗位位与确定定供应商商岗位应应当分离离。5、采购合合同的谈谈判岗位位与合同同的审批批岗位应应当分离离。6、付款人人无权执执行上述述任何事事宜。三、采购责责任1、收集市市场和产产品的相相关信息息：包括括对施工工过程的的基本了了解，发发展潜在在的供应应商以及及对目前前和未来来供需平平衡的了了解。2、估计市市场形势势，从质质量、服服务、费费用和能能力方面面对供应应商加以以分析和和评估。3、与业务务人员一一起，就就来自每每个潜在在供应商商或已批批准供货货商的报报价、服服务和质质量等方面制订订采购策策略，并并达成合合同，以以减少零零星订单单的数量量。4、协商、准准备和在在核准授授权范围围内执行行采购订订单。5、更新供供货商名名单。6、实施和和监督招招标过程程。7、建立供供货商基基本数据据库，向向财务部部门提供供必要的的供货商商信息。8、在下订订单之前前确认单单价。第四章 采采购流程程图解第一节 预预算流程程图执行日期预算流程图图项目编制人人计划编制人人修改日期批 准审 核核流 程执行部门执行岗位及人员权责及说明明相关记录合同中标预算委员会项目部计划部市场开发部部主管领导及及相关人人员办理相关中中标手续续及合同同。中标通知书书、合同同项目部项目部经理理技术员 计划员根据合同、及及施工图图纸编制制施工图图预算计计提机具具等实需需计划。项目部经理理签字项目部计划划员签字字计划部计划部主任任计划主任修修改审核核，并通通知生产产部召开开计划内内采购清清单确认认会。计划主任签签字委员会部门门组成：生产部项目部财务部计划部进出口部国际公司领领导班子子纪检委部门门人员组成：组 长：韩 强副组长：南南宫孝 李晓东东 杨建立立成 员：刘志平平王 勇 廉 钢刘大力杨素梅王艳阳项目部人员员投标相关人人员1）对中标标工程施施工预算算及物资资实需计计划进行行全面审审核。对对计划进进行审增增审减。2）确定设设备及材材料等物物资在国国内国外外采购目目录。3）确定需需要招标标的设备备及物资资目录。1、“材料料实需明明细表”，格式式见附件件一2、由预算算委员会会成员在在审定的的预算上上签字3、评审小小组人员员及项目目部留存存最终的的原材料料计划（预预算）实实需统计计表，并并作为执执行采购购流程的的依据。附件一：原原材料计计划（预预算）实实需统计计表 附件一：原材料计划划（预算算）实需需统计表表项目部： 年 月 日序号计划数（预预算）国内采购国外采购备注材料名称单位规格数量单价金额总经理主管财务副总经理主管生产副总经理进出口部主任项目部经理理计划部主任任制表人：第二节 请请购流程程图执行日期请购流程图图项目编制人人计划编制人人修改日期批 准审 核核流 程执行部门执行岗位及人员权责及说明明相关记录项目部及其他部门经手人填写请购单项目部经理及部门主管审核主管生产副总审核生产部主任审核总经理进出口部主管财务副总项目部及其其他科室室经办人要严格按照照预算及及实际需需要如实实填写，不不得多报报、虚报报。1、在请购购单经办办人栏目目签字2、请购单单格式见见附件一一项目部及其其他科室室项目部经理理及部门门主任对提出请购购的物资资是否属属于预算算内进行行审核。1、在请购购单申购购负责人人处签字字2、对需要要评审的的项目在在备注处处进行标标注生产部生产部门主主任对所请购的的物资的的数量、品品种是否否符合预预算进行行核对。1、请购单单上签字字2、对需要要评审的的项目在在备注处处进行标标注副总经理主管生产副副总经理理1）对所列列物资是是否属预预算内进进行审核核。2）对其合合理性、合合规性进进行全面面审核。1、 请购单上签签字2、对需要要评审的的项目在在备注处处进行标标注副总财务副总1）审核请请购单签签字手续续是否完完备2）是否符符合预算算及采购购常规。1、请购单单上签字字2、对需要要评审的的项目在在备注处处进行标标注进出口部进出口部主主任1）复核签签字手续续是否完完备2）组织采采购1、请购单单上签字字2、对需要要评审的的项目在在备注处处进行标标注副总授权范围之外附件一：请请购单 附件一：请购单请购单编号号： 日期： 年 月月 日申请人申请日期项目部/部部门币 种资产名称：序号设备名称单位规格型号单价数量估计金额需求日期备注预算内： 是是 否 合计推荐供应商商：运至：采购原因/说明：备注：总经理主管财务副副总主管生产副副总纪检部门生产部主任任进出口部主主任申购部门负负责人注：请购单单一式四四联 第一联联项目部部 第第二联进进出口部部 第三三联财务务部 第四四联生产产部 执行日期采购流程图图项目编制人人计划编制人人修改日期批 准审 核核流 程执行部门执行岗位及人员权责及说明明相关记录进出口部进出口部主主任审核单据的的合规性性。请购单进出口部采购员1、已确定定合格供供应商在由采购购委员会会确定合合格供应应商中询询价、比比价。将询价结结果以书书面报告告形式报报送进出出口部主主任。2、若初次次询价需需采购委委员会新新确定合合格供应应商名单单。3、价格审审核员有有权要求求进出口口部门提提供3个个供应商商。如果果价格审审核员对对其价格格有异议议，有权权向其他他供应商商询价。4、如果价价格审核核员和进进出口部部有异议议，则由由上级审审批人对对异议进进行裁决决。询价结果以以书面形形式记录录进出口部进出口部主主任采购员报送送的询价价结果予予以审核核，初步步确定若若干家供供应商。进出口部计划部生产部财务部纪检部门主任主任主任主任书记1、谈判分分工：计划部从从预算；生产部部从技术术、质量量方面予予以审核核进出口口部从价价格财务部部从付款款条件予予以审核核。2、不相容容职责分分询价岗岗位与确确定供应应商岗位位分离。确定供应应商岗位位与合同同审批岗岗位分离离。3、进出口口部门无无权执行行未经事事先批准准的请购购单、接接收物资资、开具具发票。谈判会议记记录进出口部副总在授权权范围内内（500万以下下无需招招标）签签订合同同，合同同额在550万以以上由总总经理签签字保证合同的的真实性性、合法法性、有有效性。合同进出口部计划部采购员 进出口部主主任价格审核员员1、填写订订单。2、监督、审审核订单单的签订订符合流流程。3、对订单单所列物物资价格格进行审审核。4、进出口口部主任任具体执执行购买买事宜。订单格式见：附件一一在订单签字字询价确定供应商与供应商谈判合同签订与审批收到请购单下订单 第三节 采购流流程图 附件一：订购单单附件一：订订购单订购单订购单编号号:订购日期: 年年 月月 日序号物资名称单位规格数量单价金额 要求到货日日期备注请购单编号号:合计说明卖方买方价格审核进出口部主主任经办人审批签字加加盖公章章审批签字加加盖公章章注: 一式式四联 供应商商 进出口口部门 生产部部门 财务部部门第四节 验验收流程程图执行日期验收流程图图项目编制人人计划编制人人修改日期批 准审 核核流 程执行部门执行岗位及及人员权责及说明明相关记录供应商将货物运到接收地生产部门核对单据核对数量检查质量填制验收单财务部项目部进出口部项目部最终接收资产生产部项目部检查员复核人办理接收“验收单格格式”见附件件一生产部项目部检察员复核人核对内容：1、订货单单2、装箱单单3、交货通通知单 4、其他单单据单据之间是是否一致致书面记录传真记录电子邮件生产部项目部检察员复核人1、单据与与实物是是否相符符2、若出现现数量、质质量存在在问题，应应及时上上报进出出口部，应应按合同同约定的的处理。验收单生产部项目部检察员复核人1、将验收收结果填填入“验收单单”。2、一式四四联，生生产部留留一联。见“验收单单格式”两人分分别签字字财务部项目部进出口部各部门审核核人员其余三联分分别报送送财务，项项目部和和进出口口部。项目部经手人复核人1、填制收收货单2、填制固固定资产产卡片1、“收货货单“格式见见附件二二2、“接收收单签字字”附件一：验验收单格格式附件二：接接收单格格式验收单验收单编号号： 日期： 年 月 日日名称规格订货单编号号交货厂商订购数量本次交验量量实际交验量量实收数量退回数量判定备注验收部门主管检查员注：一式四四联：第第一联财财务部门门 第二二联进出出口部门门第三联生产产部门 第四联联项目部部门 附件二：接 收 货货 单接收单编号号： 日日期： 年 月 日序号名称规格数量质量状况备注验收单编号号： 项项目部经经理： 接接收人： 保保管人注：一式两两联：第第一联项项目部 第第二联生生产部第五节 付付款流程程图执行日期付款（报销销）流程程图项目编制人人计划编制人人修改日期批 准审 核核流 程执行部门执行岗位及及人员权责及说明明相关记录生产部报送验收单进出口部报送已审核的发票和订单财务部稽核人员财务部主任总经理主管财务的副总或总经理财务部生产部进出口部生产部主任任进出口部主主任生产部核对对验收单单并报送送到财务务。进出口部将将供应商商提供的的发票与与订单核核对并报报送到财财务。验收单订单财务部稽核人员1、单据核核对内容容发票验收单订购单或或合同请购单2、核对的的目的合法性完整性数字、金金额合计计的准确确性在报销单上上稽核栏栏目下签签字财务部财务部主任任在稽核人员员复核基基础上：1、对付款款原始凭凭证进行行总复核核。2、决定是是否应付付款。在报销单上上财务部部主任一一栏内签签字副总经理副总经理在授权核决决权限内内审批支支付货款款。在报销单上上签字（见见“授权额额度表”）总经理总经理总经理：计划外采采购紧急采购购（200万元以以上）重大事项项采购（550万元元以上）紧急采购订订单财务部财务部主任任出纳员1、财务部部主任负负责核实实领导签签字2、指令出出纳员付付款第六节 国国外采购购流程图图执行日期国外采购流流程图项目编制人人计划编制人人修改日期批 准审 核核流 程执行部门执行岗位及及人员权责及说明明相关记录项目部经办人提出申请项目经理生产副总生产部经理主管财务副总总经理财务部付款通知项目部按照程序报销项目部经办人根据预算及及实需填填制请购购单。见“请购单单格式”项目部项目部经理理对请购单的的真实性性，合理理性进行行审核。在“请购单单”上签字字生产部主任1、审核所所请购的的物资是是否符合合预算委委员会确确定的国国外采购购物资目目录。2、审核所所请购的的物资及及设备的的品种、数数量是否否符合进进度的实实际需要要。3、对请购购的物品品价格的的合理性性进行审审核。在“请购单单”上签字字生产副总副总全面审核。在“请购单单”上签字字主管部门财务副总在副总权限限内直接接审批。在“请购单单”上签字字总经理总经理计划外紧急采购重大事项在“请购单单”上签字字财务部财务部主任任根据领导签签字下达达付款通通知单。填制付款通通知单并并签字总经理或经经授权的的副总签签字项目部项目经理经办人执行国际公公司远程程报销程程序报销单等附件一：付付款通知知单附件一：付款通知单单 付款通知单单编号： 项项目部 日日期： 年 月月 日用途预算内预算外申请金额批准金额批准人总经理副总经理财务部主任任请购单编号号第五章 操作细细则第一节 请请购流程程一、请购主主体公司的任何何部门及及项目都都可以填填写“请购单单”而提出出物资或或服务的的采购申申请。二、请购的的开立、递递送1、请购经经办人员员应依据据存量管管理基准准、用料料预算，参参考库存存情况开开立计划划内或计计划外请请购单，并并注明材材料的品品名、规规格、数数量需求求日期，得得到各部部门授权权主管的的批准后后，送进进出口部部门。（请请购单格格式附后后）请购单请购单编号号： 日日期： 年 月 日日申请人申请日期项目部/部部门币 种资产名称：序号设备名称单位规格型号单价数量估计金额需求日期备注预算内： 是是 否 合计推荐供应商商：运至：采购原因/说明：备注：总经理主管财务副副总主管生产副副总纪检部门生产部主任任进出口部主主任申购部门负负责人注：请购单单一式四四联 第一联联项目部部 第第二联进进出口部部 第三三联财务务部 第四四联生产产部2、使用者者不得批批准他自自己的请请购单。3、如果员员工直属属领导在在海外，则则需要从从当地主主管获得得核准，如如果主管管在外地地时还要要得到直直属主管管的电子子邮件批批准。4、各项目目部在提提交请购购单时，如如是计划划内采购购，其参参阅经国国际公司司预算管管理委员员会核准准的“材料、设设备实需需统计表表”。格式式如下原材料计划划（预算算）实需需统计表表项目部： 年 月 日序号计划数（预预算）国内采购国外采购备注材料名称单位规格数量单价金额总经理主管财务副总经理主管生产副总经理进出口部主任项目部经理理计划部主任任制表人：5.材料及及设备需需待试用用和检验验方能实实施者，请请购的项项目部门门应于请请购单上上注明“试用检检验”及“预定试试用期限限”。6.办公用用品的使使用部门门一般要要在请购购单上对对采购单单上对采采购需要要做出描描述，解解释其目目的和用用途。请请购单须须由使用用部门主主管审批批同意，并并须经资资金预算算的负责责人员审审核签字字后。7.特殊服服务项目目，如保保险、认认证、法法律和审审计服务务等，一一般由公公司最高高负责人人审批。三、对于请请购物资资的预算算管理预算是公司司的目标标及其资资源配置置和经济济活动计计划的数数量说明明，并用用货币形形式进行行具体的的、系统统的反映映。国际公司应应当加强强采购业业务的预预算管理理。首先先应设置置专业的的计划预预算管理理部门执执行计划划、预算算的职能能。对于于预算内内采购项项目，具具有请购购权的各各项目部部门应严严格按照照预算进进度办理理请购手手续；对对于超预预算和预预算外采采购项目目，应由由项目部部调整或或追加计计划后经经国际公公司全面面预算委委员会重重新议定定后才容容许请购购、采购购。四、请购的的审批（一）原则则对请购单进进行严格格审批是是通过请请购单控控制物资资请购的的关键。由由审批人人根据其其职责、权权限以及及单位实实际需要要等对请请购申请请进行审审批，不不同类别别的请购购单由不不同的主主管核准准，不同同的请购购额也要要由不同同层次的的主管核核准，从从而明确确各自的的责任。（二）、核核决权限限1、装饰性性材料1.1请购购金额预预估在 50万万元以下下，由主主管财务务副总核核批；1.2请购购金额预预估在550万以以上，由由总经理理核决；2、其他设设备及物物资审批批权限参参照“装饰性性材料”3.招标采采购物资资由预算算委员会会审定（三）进出出口部门门在接到到各部门门请购单单及材料料物资实实需单后后，应当当负责检检查请购购书上申申请项目目是否与与计划相相符，各各明细项项目是否否填列齐齐全。审审核无误误后，进进出口部部门主管管在请购购单上签签字并经经主管副副总经理理或总经经理签字字后执行行下一采采购流程程。 第二节 购买流流程一、采购实实施的控控制1、采购数数量的控控制1.1审查查请购数数量是否否在控制制限额范范围内。1.2检查查物品使使用和劳劳务接受受部门的的负责人人是否在在请购单单上签字字同意。2、采购方方式的控控制2.1直接接采购进出口部门门直接向向供应商商询价，并并向最低低报价单单位购买买，双方方不需要要签订书书面采购购合同，往往往是即即时结清清。此方方式适用用金额较较小、无无需书面面比价的的存货。国国际公司司对低值值易耗品品、办公公用品 类物资资可采用用此种购购买方式式。2.2比质质比价采采购买方市场条条件下，单单位工程程采购小小组通常常要选择择三家以以上的供供应商，就就质量、价价格、供供货期进进行对比比分析，在在符合采采购物资资质量标标准的前前提下，选选择价格格最低的的供应商商。国际际公司对对小型工工具设备备、大宗宗物资可可采用此此方式。2.3订单单或合同同采购根据底价的的资料、市市场的行行情、采采购数量量的大小小和付款款期的长长短，单单位与供供应商就就采购数数量、价价格、供供货期等等条款达达成一致致，签订订书面供供货合同同，按照照约定条条款供应应和结算算。这种种方式适适用于采采购数个个量较大大、金额额较大需需要选择择可靠供供应商的的物资。国国际公司司对 大大型设备备、交通通工具采采用此方方式。2.4招标标采购（详详见招标标文件范范本）2.5紧急急采购（在在第节有有专门论论述）3、供货对对象的控控制3.1进出出口部门门在正式式填制购购货订单单前，必必须向不不同的供供应商索索取供应应物品的的质量、价价格、折折扣供货货期和付付款条件件等资料料，并据据以选择择对单位位最有利利的供应应商。3.2对采采购项目目的评审审（1）由进进出口部部门对请请购单提提请审议议的项目目进行预预审和提提供相关关资料。（2）对请请购单提提请审议议的项目目需成立立评审小小组。负责对采购购项目的的相关资资料进行行分析及及审议，一一般包括括进出口口部门、项项目部门门、生产产部门、纪纪检部门门、财务务部门。评评审小组组成员如如下：小组组长： 韩 强副组长 ： 李李晓东 南南宫孝 杨杨建立组 员 ： 刘志平平 王 勇 廉 钢 杨杨素梅 王艳阳阳 （3）评审审会议召召开时间间。进出口部对对评审项项目相关关资料准准备完毕毕后，即即提请组组长召开开评审会会，组长长不在提提请副组组长召开开评审会会。（4）决定定评审项项目。包包括：基本情况 生产能能力 技技术水平平 质量量认证 价格标标准 售售后服务务 付款款条件（5）会议议决议及及记录评审会议产产生的决决议由进进出口部部负责记记录并落落实执行行，会议议记录由由参会人人员签字字生效，并并由进出出口部保保管。（6）、进进出口部部应建立立供应商商数据库库，健全全合格供供应商资资料档案案。4、采购价价格的控控制采购价格是是公司采采购控制制中的核核心问题题国际公司根根据实际际情况可可通过四四种方式式获得采采购价格格。4.1招标标采购详见“招标标文件范范本”4.2定价价采购在预算时，直直接指定定该种类类的采购购方式。市市场物资资短缺或或采购数数量巨大大时，采采用这种种方式。4.3比价价采购将数家厂商商提供的的物资的的价格、质质量、供供货期等等进行比比较，在在不影响响质量的的前提下下，向成成本最低低者采购购。由进出