进出口业务单证档案管理制度1.doc

喀什地区进出口制度进出口业务单证档案管理制度为维护正常的进出口秩序，标准进出口行为，根据?海关法?、?海关稽查条例?及有关规定，特制定本制度。一、一般贸易项包括边境小额贸易下出口单证管理1、按出运批次归档；2、每一套单证附上?单证船务跟踪单?，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期B/L日期、交单日期及议付银行；3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据包括发票、装箱单、报关单、商检单、收汇水单、外汇核销单。以上单据均为原件正本的复印件下同；4、按客户分类归档。二、一般贸易项下的进口单证的管理1、按进口批次归档；2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证可以是付汇核销单、进口商检单；3、按供给商分类归档。喀什地区进出口制度三、加工贸易项下单证的管理所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。五、以上相关单证资料由有关销售员整理成册，再由销售部统一归档保管。六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。 喀什地区进出口制度 进出口业务管理制度为加强进出口业务管理，标准企业经营行为，树立良好的企业形象，特制定本规定。一、在进出口业务经营过程中，必须严格遵守国家有关对外贸易的有关法律、法规，在批准的范围内依法与外方签订进出口合同。1、进出口贸易中，需申领配额、许可证的商品，凭真实、合法、有效的文件及必备材料到有关部门办理手续。2、出口产品申领?出口收汇核销单?。3、从事加工贸易应经外经贸部门批准后，到国税退税部门办理合同备案签章，并到主管海关办理合同登记备案手续，到中国银行设立保证金帐户。二、正确填制进出口发票、报关单、报验单、外汇核销单等进出口业务单证。三、进口商品必须报经检验检疫审批前方准入境，并投入生产。四、报关报验无论是以自己名义或受托人名义，必须提供真实、合法、有效的文件及必备材料。五、进出口贸易过程应做到：1、不得以藏匿、伪装、瞒报、伪报或其他手法逃避海关监管，运输、携带、邮寄国家限制进出口或依法应当缴纳关税或其他货物、物品进出境。2、不得伪报、瞒报进出口货物价格，不得虚报、错报、假报进出口喀什地区进出口制度货物的品名、数量、规格、价格、原产国别、贸易方式、消费国别、贸易国别或其他应当申报的工程。3、不得擅自出售特准进口的保税货物及其他海关监管货物。经营加工贸易业务，必须按规定办理收存、交付、核销或中止、延长、转让手续，有关记录必须真实，数量缺少要能提供正当理由。4、不得擅自出售特定减税或免税货物，不得将特定减税或免税货物移作他用。5、不得违反国家进出口管理法规，擅自无证进出口货物。6、不得擅自开拆、提取、交付、发运、调换、改装、抵押、转让海关监管货物或者海关尚未放行的进出境货物。7、不得拖欠海关依法征缴的税、费、款。8、不得擅自开启或毁损海关施加于运输工具、仓库场所或货物的封志。9、不得出借企业名义供他人办理海关相关事宜，无“单位挂靠、“人员挂靠现象。10、积极配合海关工作，协助海关对企业的稽查。11、针对本企业的具体情况，及时向海关反映企业有关信息，并提出意见及建议。12、积极提供相关违规、违法线索。六、积极配合海关、检验检疫等部门的归类、审价、查验、检验检疫等工作，提交所需的合同、发票、有关单证及相关资料，做到单证相符、单货相符，真实、齐全、及时，电子数据报关单应当与纸质报关喀什地区进出口制度单完全一致，配合进出口执法部门做好进出口货物的相关执法工作。七、及时缴纳海关依法征收的税费，出入境经检验检疫部门的出入境检验检疫费和其他执法部门征收的应当缴纳的费用，或者按规定缴纳相当于税款的保证金或提供其他担保。八、积极履行纳税义务，发现有少缴、漏缴、欠缴情况的，应当主动补缴。保税货物等海关监管货物的内销、转让、移作他用的，要事先报经海关同意办理补征补税或其他相关手续。九、按规定保管、使用和处置保税货物等海关监管货物，未经海关许可，不得开拆、提取、交付、发运、调换、改装、销售、转让、抵押、质押、留置、外发加工、更换标记、移作他用或进行其他处置。十、加工贸易必须严格按照规定期限内复出口。自最后一批成品出口之日起或合同执行完毕后一个月内向海关办理手册核销手续。已登记备案的合同如发生变更、转让、中止、延期、撤销等情况，应当按规定及时向主管海关办理变更或撤销手续。特定减免税货物在监管期满后，应当及时办理解除监管手续。十一、一般贸易货物出口后，在收到外汇或货物报关单后应及时备案交单及核销、退税，并向有关部门反映进出口有关情况。十二、按时依法参加工商、海关、检验检疫、税务、外经贸、外汇管理部门的企业年检和年审，如实提交中介机构出具的审计报告等相关资料。十三、自觉接受工商、海关、检验检疫、税务、外经贸、外汇管理等喀什地区进出口制度部门的监督，对发现的走私违法行为主动向海关等执法部门报告。喀什地区进出口制度 公司合同管理制度1目的为标准公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。2适用范围本制度适用于公司、所属各公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、效劳合同等。3职责31公司总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同的审批；32 公司办公室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：321负责除销售、采购合同以外，其他各类合同的谈判工作并根据公司法定代表人的授权签订合同；322负责制定销售、采购合同统一文本；323负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；324负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查；325负责经济合同纠纷的处理；326负责经济合同的档案管理；327负责本制度的监督执行。4合同的签订喀什地区进出口制度41合同的主体订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承当民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。 订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承当民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。42合同的形式订立合同，除即时交割银货两讫的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。“书面形式是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文包括电报、 、电子邮件等，除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。43合同的内容431当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。432合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；效劳合同应约定详细的效劳内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。433数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物喀什地区进出口制度数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量确实定方式如电报、 、送货单、发票等。434质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求标准已涵盖的除外；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。435价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票电汇、票汇、信汇、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。436履行期限、地点和方式履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。437合同的担保合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据?担保法?的要求办理相关手续。438合同的解释喀什地区进出口制度合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。439保密条款对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。4310合同联系制度履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。4311违约责任根据?合同法?作适当约定，注意合同的公平性。4312解决争议的方式解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。44签订合同的工作程序441签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度4.1条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。442销售、采购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由办公室编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。443除销售、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相喀什地区进出口制度关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由办公室加盖合同专用章。444法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由办公室依法及时办理。445合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同会审表交存公司办公室一份备案。5、合同的变更、解除51在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。52存在以下情形之一的，本方可以单方解除合同521因不可抗力致使不能实现合同目的；522在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为说明不履行主要债务；523对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；524对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；525法律规定的其他情形。53变更或解除经济的，应当采用书面形式包括书信、电报；54变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；喀什地区进出口制度6合同的履行61公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时催促对方当事人及时履行其义务。62在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原那么上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。63在履行合同过程中，经办人员假设发现并有确切证据证明对方当事人有以下情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司办公室处理，并报总经理。631经营状况严重恶化；632转移财产，抽逃资金，以逃避债务；633丧失商业信誉；634有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；64债权债务的定期确认和发生重大变动时确实认；641在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；642在对方当事人发生兼合并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，喀什地区进出口制度确认合同效力及双方债权债务。7经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼71合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原那么，平等协商解决；72合同双方在一定期限一般为一个月内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司办公室和总经理。73公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司办公室。8合同的日常管理81本公司实行二级合同管理，公司办公室全面负责公司的合同管理；销售、采购部门的业务人员负责所在部门的合同管理。82公司的合同专用章专人管理，公司办公室、销售部、采购部各保管一枚，分别编号。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。83已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来 、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好；重喀什地区进出口制度要资料应将原件交公司办公室随合同保管。84合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认前方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。9考核与奖惩91公司、所属各公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司办公室负责本制度执行情况的监督考核。92对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司防止重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，防止或挽回重大经济损失的，予以奖励。93合同经办人员出现以下情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：931未经授权批准或超越职权签订合同；932为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；933应当签订书面合同而未签订书面合同。94合同经办人员出现以下情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：941因工作过失致使公司被诈骗；942公司履行合同未经对方当事人确认；喀什地区进出口制度943遗失重要证据；944发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；945合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；946其他违反公司相关制度的。95公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。10 附那么本制度从2006 年 1月1 日开始执行。