工程技术档案管理制度16107.docx

工程技术档档案管理制制度1.目的：规范工程程资料的编编写、收集集、整理、组组卷、传递递、借阅管管理，确保保满足工程程施工和移移交、归档档要求。2.名词解解释 各各专业指：锅炉专业业、汽机专专业、电气气专业、热热控专业、焊焊接专业。 3.归口口管理和划划分3.1 工工程部为项项目部工程程资料归口口管理部门门。 项项目部各部部门为各自自职能范围围内的资料料管理对口口责任部门门，负责职职能范围内内的工程资资料分阶段段或竣工时时向资料管管理人员提提交归档，由由资料管理理人员统一一向业主移移交和向公公司档案室室归档。3.2工程程资料的存存档划分：3.2.11工程管理理文件资料料：1）工程合合同、协议议、招投标标文件、租租赁协议、工工程概算结结算、工程程定额、索索赔资料，归归工程部合合同专业；2）图象、照照片、录象象，归综合合管理部（工工程结束时时归档资料料管理人员员）；3）行政文文件，归综综合管理部部；4）工程施施工技术及及管理资料料（音像资资料等除外外），归工工程部； 3.3 工程资料料管理网络络和人员网网络 工程项目目中标后一一个月内由由项目总工工组织，建建立项目工工程资料管管理网络（应应包括各部部、室、专专业组、专专业公司等等），明确确负责人（负负责人应为为本现场技技术负责人人）、管理理人员和各各单位资料料管理员。4.文件的的编写文件资料的的编写按以以下规定执执行（业主主无特殊要要求时） 4.1文件件的编写一一律采用AA4纸张，用用激光打印印机或喷墨墨打印机（黑黑色墨水书书写亦可）的的打印件。规规格要求参参考作业指指导书标准准样式（尺尺寸及页边边距）。4.2文件件必需采用用双钉装钉钉（横向、竖竖向均可）装装钉尺寸要要求如下：横向装钉钉的，左侧侧留装订线线2.5ccm，上边边距2.5ccm，右边边距、下边边距1.55cm；纵向装钉钉的，上下下留出2.5cm的距离离；钉与纸张张的边缘留留出1cmm的距离。对对复印件AA4纸竖向向左侧装订订线留2.5cm。4.3正文文文字一律律采用四号号宋体、11.5倍行行距，标题题为小三号号宋体。凡是正文应应有页眉和和页脚，页页眉页脚均均使用五号号，页脚居居中设置。 页页脚使用三三位阿拉伯伯数字，从从“第0011号”开始，卷卷内目录、卷卷内备考表表及某一文文件的附图图无正文的的部分，不不编写页号号，但应在在文件目录录中标明总总页数。4.4文件件中附图的的幅面、构构件代号均均应符合我我国国家或或行业标准准，图纸的的尺寸一律律以毫米为为单位。4.5案卷卷封面宜采采用外封面面形式，内内外封面的的式样同作作业指导书书封面。4.6档号号：项目代代号+分类类号+案卷卷号项目代号：是公司指指定的，项项目中标后后由公司档档案室给出出。分类号：科科技文件材材料参考火火电施工企企业档案分分类表中中6-99大类的有有关规定，其其它部门采采用0-5大类的的有关分类类规则。案卷号：即即为案卷顺顺序号。移交资料的的档号按业业主要求编编制填写。4.7案卷卷题名应简简明、准确确揭示卷内内项目的名名称、代字字、代号及及其组件、部部件、阶段段的代号和和名称等。4.8编制制单位栏填填写卷内科科技文件材材料形成的的单位或主主要责任者者。4.9编制制日期填写写案卷内科科技文件材材料的起止止日期。4.10保保管期限填填写其划定定的保管期期限，将来来移交时在在资料管理理人员管理理人员的统统一指导下下填写。4.11密密级依据保保密规定填填写(移交时业业主给出，统统一填写)。4.12缩缩微号和档档案馆号由由竣工档案案接收单位位或部门填填写。4.13卷卷内目录及及卷内备考考表（各种种表格）的的格式由资资料料室统统一提供。4.14竣竣工移交所所使用的卷卷盒由综合合管理部根根据公司档档案室要求求统一购置置。4.15编编写受控文文件时均应应标明文件件编码。(文件编码码按质量量部工程质质量体系文文件编码与与受控编号号方法进进编写)。5.工程中中使用的表表格 工程中使使用的各种种表格包括括：质保、过过程控制、试试验与检验验、工程管管理与技术术管理、有有条件发生生的记录表表格。各种种表格的使使用按以下下规定执行行：5.1国家家、部或局局已经下发发现成表格格（或有要要求）的，使使用其统一一表格。5.2项项目部管理理制度汇编编已给出出工程项目目管理工作作中的表格格，这些表表格按类别别存在专门门的数据库库中,如需需使用可直直接提取使使用，签名名为手写。5.3如上上述表格不不能满足施施工要求，可可根据需要要自制表格格，经专业业部室领导导批准(按审批权权限)，方方可使用。6.工程资资料的收集集工程项目的的档案资料料，是整个个工程项目目从酝酿、决决策到建设设投产（使使用）全过过程中形成成的文字、图图纸、图表表、计算书书、声像资资料等不同同形式、不不同载体的的资料，包包括项目的的提出、调调查、可行行性研究、评评估、决策策、计划、勘勘测、设计计、施工、调调试、生产产准备、竣竣工、试生生产等，项项目部有责责任尽量将将资料收集集齐全 。 6.1工程项项目开工后后由总工组组织编制XXX项目部部归档文件件资料目录录。其中中应至少明明确第一批批开工项目目应归档的的文件资料料目录。 （11） 技术术文件内容容依据公司司规定执行行。各类文文件资料的的收集策划划应以分项项或分段工工程为单位位。 （22）随工程程进展对归归档文件资资料进行补补充，待工工程图纸880%或专专业系统图图100%到达项目目部后155日内，对对目录进行行修改，分分别报业主主和公司各各职能处室室，作为正正式文件执执行。 （3）各各项资料在在单位工程程未完时，由由划分的文文件收集、整整理部门保保存，待阶阶段性检查查之后，或或单位工程程施工结束束，按资料料管理人员员要求的时时间，将资资料移交给给资料管理理人员，正正式归档。6.2任何何单位、部部门和人员员不管以何何种渠道获获得技术资资料，均应应交资料管管理人员登登记、备案案，由有关关领导核准准后方可使使用。6.3各部部门收集的的资料除归归档资料外外，还应根根据上级单单位监检大大纲的有关关条款，对对其它工程程资料进行行收集整理理。7.工程资资料按以下下要求进行行整理和组组卷7.1项目目文件资料料一般按其其专业、单单位工程项项目和形成成时间先后后进行整理理组卷。7.2有关关设备的文文件按依据据性材料、设设备开箱验验收、设备备安装调试试、设备运运行维修、随随机图样等等排列，随随机图样也也可单独组组卷。7.3管理理性文件按按问题、时时间或重要要程序排列列。7.4案卷卷内技术性性文件材料料排列要求求文字材料料在前、图图样在后。7.5每一一单位工程程项目的卷卷内文件按按管理、依依据、施工工安装记录录、检测试试(实)验验评定、证证明等排列列。7.6文件件材料组卷卷时，应将将每份文件件的正件与与附件、印印件与定稿稿、请示与与批复、转转发文件与与原件一起起立卷，不不得分开。文文件材料的的排列：批批复在前，请请示在后；正件在前前，附件在在后；印件件在前，定定稿在后；转发文件件在前，被被转发文件件在后；立立卷人填写写卷内目录录，立卷人人和有关负负责人应在在卷内备考考表的签署署栏签署姓姓名；卷内内目录和卷卷内备考表表格式由资资料管理人人员统一提提供。 7.7卷内内备考表(各种表格格)、卷内内目录、卷卷内文件的的装钉尺寸寸及页边距距应一致。7.8存档档文件材料料应尽量使使用原件，如如没有应标标明原件的的存放地点点。7.9资料料管理人员员编制工工程管理案案卷总目录录及卷内目目录，工工程部长审审核、总工工批准。 8. 文件件资料的传传递文件资料的的传递包括括发放与往往来。8.1文件件发放：文件资料在在发放前，发发放部门应应填写文文件发放审审批表，根根据审批权权限审批文文件确定资资料发放的的范围，并并建立文文件发放登登记表台台帐。从业主、监监理方接收收领取的文文件资料两两小时内在在网上公布布，24小小时内发放放到使用单单位、部门门8.2文件件往来往来文件指指与项目部部以外单位位的文件往往来，一般般包括与业业主、监理理、当地政政府有关部部门、设计计院、设备备厂家、调调试部门、公公司等的文文件。（1）接收收：资料管管理人员建建立文件件接收登记记表对接接收的文件件资料进行行登记。任任何人无论论从何途径径得到的与与工程有关关的文件资资料，都应应交到资料料管理人员员，由资料料管理人员员组织识别别并登记 。对接收收的文件资资料，资料料管理人员员根据审批批权限送交交领导审批批 。（2）项目目部任何部部门、任何何人向项目目部以外单单位发出与与项目有关关的文件资资料，都应应根据审批批权限进行行审批，在在发出前在在存档部门门进行备案案，对反馈馈信息及时时归档。 （3）项目目部各部门门、各专业业公司也应应建立文文件接收登登记表。9. 文件件、资料审审批权限9.1接受受项目经理理委托，由由生产经理理、商务经经理、总工工（副总工工）发放（传传阅）审批批的范围：国家、行业业有关本工工程的文件件、要求，业业主、监理理公司文件件、会议纪纪要、工程程联络单（确确认有效性性和发放范范围后下发发）、通知知等，设计计院文件，设设备图纸、涉涉外技术文文件资料，外外单位交流流信息，业业主委托、工工程变更（根根据确定的的范围），公公司有关本本工程的文文件和要求求，项目部部有关工程程管理的文文件、要求求、通知，工工程简报，上上报业主、监监理、公司司的文件和和材料，施施工组织设设计等。9.2各部部门负责人人的审批范范围：本部门分管管专业范围围体系内的的文件、资资料、规程程规范、标标准、制度度、规定，本本部门编制制的管理制制度、规定定、办法、计计划、通知知等，本部部门所组织织的专业会会议纪要、总总结、工作作联系单，处处罚通知等等。9.3资料料管理人员员发放审批批：施工图图纸、图集集，作业指指导书、施施工措施（包包括监理批批复意见），图图纸会审记记录，设计计变更，技技术例会纪纪要、专业业会议纪要要、工程总总结等。10.文件件资料的更更改和作废废文件处理理10.1文文件更改由由更改提出出人或提出出部门的负负责人填写写文件更更改审批单单，重要要更改要附附上文字依依据，由该该文件、资资料的原审审批人或部部门进行审审批。文件更改申申请获批准准后，由原原文件发放放部门（单单位）按文文件发放登登记表的的名单发放放文件更更改一览表表，文件件领用人按按文件更更改一览表表对所持持文件进行行更改，如如换页更改改则进行换换页。10.2文文件的失效效和作废文件经多次次更改或文文件需进行行大幅度修修改时应进进行换版，原原版本作废废，换发新新版本。文件发放部部门(资料管理理人员)应应根据文文件发放登登记表把把失效和作作废的文件件及时通知知给各部门门（单位）。作作废文件应应根据发文文登记及时时更换或撤撤回；收回回的失效或或作废文件件由发放部部门填写作作废文件资资料销毁申申请及销毁毁记录，经经总工批准准后执行。 需要作为为资料保存存的作废文文件应加盖盖“作废参考考”标识。10.3文文件中有关关问题处理理结果的反反馈文件的接收收部门（单单位或人员员），接到到工程文件件后要对照照文件中有有关要求及及领导的批批示意见，及及时处理有有关问题，并并将办理结结果以文字字形式反馈馈（也可在在网上反馈馈）。11. 工工程资料管管理办法11.1 工程图纸纸管理办法法11.1.1工程图图纸的收发发统一由资资料管理人人员管理。11.1.2各个专专业的图纸纸在工程开开工前，由由各专业工工程师按施施工进度计计划编制专专业图纸纸需求计划划，递交交资料管理理人员，由由资料管理理人员编制制项目工程程图纸需需求计划，工工程部长审审核，总工工批准，提提交建设单单位和设计计单位，并并在资料管管理人员存存档。 资料员拟拟订工程图图纸发放范范围和文文件发放审审批表，正正式施工图图纸的发放放范围由资资料管理人人员审批，设设备图纸和和非正式图图纸由总工工或副总工工审批 ，资资料员发放放。 图纸纸发放时要要特别注意意留出用于于移交和归归档的图纸纸。11.1.3资料员员统计图纸纸到位情况况，按图纸纸交付计划划向建设单单位催交，接接收的图纸纸进行登记记（文件件接收登记记表），接接到图纸两两小时内在在网上公布布，未按计计划到的图图纸及时向向资料管理理人员和专专业工程师师汇报。 任何人员不不论从何种种渠道得到到施工图纸纸，都要首首先交资料料管理人员员，由资料料管理组织织确认。 11.1.4施工过程程中，各单单位要注意意保护图纸纸，施工结结束立即交交回资料管管理人员。11.2 工程变更更资料管理理 11.22.1工程程变更由专专业工程师师及以上领领导签字认认可后生效效<见设计计变更、变变更设计和和工程委托托管理制度度）。 11.22.2资料料员接收到到生效的工工程变更后后按工程图图纸发放的的范围进行行发放。11.2.3工程变变更必须加加盖设计变变更章并在在图纸中反反映出。（1）资料料管理人员员在工程开开工后确定定工程变更更盖章分工工，根据分分工，资料料管理人员员提供印章章。 （2）资料料管理人员员下发设计计变更的同同时下发 设计变变更标注通通知单，图图纸使用部部门或单位位接到设计计变更及标标注通知单单后在通知知栏签字，图图纸使用部部门或专业业人员在被被变更的图图纸上用红红笔标注（相相关方无特特殊要求时时）变更内内容，标注注后在标注注通知单确确认栏签字字，资料管管理人员资资料员核实实变更确已已标注后，收收回设计变变更标注通通知单；存存档图纸的的设计变更更由资料管管理人员管管理人员标标注。（3）同一一项目有两两次及以上上变更，以以最新版变变更为准，原原变更收回回，盖“作废参考考”章存档备备查。（4）设计计变更章加加盖在相应应图纸标题题栏上方110mm处处，当变更更不是针对对具体图纸纸时， 在在本套图纸纸的目录页页及总图上上盖设计变变更章。11.3 施工过程程形成资料料的管理办办法 每每个单位工工程按施工工技术管理理过程控控制记录做做详尽的记记录。11.3.1每项记记录由单位位工程技术术员、质检检员、施工工员（根据据各自职责责）分别做做出记录，分分类建档，逐逐级审核后后存于资料料管理人员员。11.3.2所有记记录按要求求填写标准准表格，内内容要真实实。11.4 关于安装装设备开箱箱资料的管管理规定11.4.1工程施施工安装设设备的开箱箱资料，在在设备到场场后由物资资办事处综综合管理员员向资料管管理人员移移交（移交交的内容包包括：设设备开箱检检验记录、设设备清单（含含专用工具具）、安装装说明书等等）。由资资料员登记记存档，物物资管理人人员工作必必须留用的的资料，从从资料管理理人员复印印。11.4.2所有开开箱资料必必须坚持先先归档后复复印使用的的原则，各各部门、专专业公司如如需要，到到资料管理理人员借阅阅或办理复复印手续（由由资料员负负责复印），使使用复印件件。11.4.3资料管管理人员按按与业主洽洽商的移交交规定办理理移交手续续（一般情情况下，设设备开箱检检验记录单单在工程程进行中移移交，其余余资料竣工工时移交）。11.5 受控法规规性文件管管理规定11.5.1资料管管理人员编编制XXX项目部受受控法规性性文件目录录，经工工程部部长长、质量部部部长、安安监部部长长审核、总总工批准后后，发至各各部门、专专业公司执执行。11.5.2资料管管理人员依依据公司规规定，拟订订发放范围围，依据规规定发放。 11.5.3法规性性文件均应应加盖持有有单位的受受控印章，并并应有登记记（本单位位及资料管管理人员），无无受控印章章的视为无无效文件，不不得使用。11.5.4已经下下发的文件件，如不能能满足工程程需要，再再次领用受受控法规性性文件，仍仍须填写文文件领用申申请单，经经总工批准准后，方可可领取。11.5.5从资料料管理人员员领出的受受控法规性性文件，在在工程结束束时，按要要求进行整整理，及时时交还资料料管理人员员。11.6文文件的借阅阅和工具书书的管理11.6.1文件的的借阅 资料管理理人员存档档的文件资资料原则上上只能查阅阅，不能借借出。确需需借出的，填填写文件件（记录）借借阅申请表表，借阅阅时间在115日以内内的由资料料管理人员员审批，一一个月内的的由工程部部长审批。资资料管理员员建立工程程资料借出出情况清单单，在网上上公布，并并设定借出出期限自动动提示。资资料员对逾逾期不还者者下发催还还通知单。11.6.2工具书书的管理施工手册及及技术规范范由资料管管理人员录录入计算机机，建立数数据库，在在网上共享享，并制成成光盘。技术人员一一般情况不不专门配工工具书，使使用时也可可到资料管管理人员处处查阅，但但原则上不不能借出，如如需借阅执执行（一）审审批规定。 11.7 作业指导导书编审 项项目中标后后根据中标标范围，参参照质量部部编制的XXX工程项项目质量计计划，由由资料管理理人员编制制XX项项目部施工工作业指导导书总目录录和XXX项目部部防护作业业指导书总总目录，工工程部长审审核，总工工批准。 作作业指导书书全部采用用顶部、双双钉装钉。12.表格格 12.11 文件件（记录）借阅申请表 12.22 文件件资料发放登记表 12.33文件资资料发放审批表表 12.44 文件件资料更改审批表 12.55 文件件资料领用申请表 12.66 作废废文件资料料销毁申请请及销毁记录表表 12.77 设备备开箱检验验记录 12.88 设计计变更标注注通知单 12.99 XXX项目部施工作作业指导书书总目录 12.110 XXX项目部防护作业指导导书总目录录13. 附附件13.1作作业指导书书表样文件（记录录）借阅申申请单序号文件名称计划借阅时时间借阅时间借阅用途借阅申请部部门/人归还日期审批人检验人备注文件发放登登记表 编号：序号文件名称文件编号受控号领用部门/人领用日期发放人备注文件发放审审批表 编号号：文件名称文件编号发放范围 填报报人 年 月月 日审批意见 审审批人 年 月 日日文件更改审审批表 编号更改文件名名称文件编号申请更改部部门申请更改原原因： 申请请人： 日日期更改前内容容更改后内容容（可另附附页）更改人 日期期更改审查意意见 审改人 日日期批准： 批准人 日期期文件领用申申请表编号：文件 名名称文件 编编号申请领用部部门申领原因：申请人、日日期部门领导批批准文件领用部部门审核 签字 日期文件管理部部门批准 签字字 日期备注遗失、破坏坏文件的分分发号码：补发文件的的分发号码码：其它事项：作废文件（资资料）销毁毁申请及销销毁记录作废文件（资资料）销毁毁申请文件名称销毁内容销毁原因销毁数量备注申请人： 日期 ： 批准人人 ： 批准日期期：作废文件（资资料）销毁毁记录文件名称销毁数量销毁方式销毁日期销毁人： 日期期： 见证人： 日期：XX项目部部施工作业业指导书总总目录清单单 序号作业指导书书名称编写单位审核部门（人人）审批人XX项目防防护作业指指导书总目目录序号作业指导书书名称编制单位审核部门（人人）审批人