某公司办公室工作手册11802.docx

Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.*有限公司 第A版版文件编号： 编 制：受控状态： 审 核：分 发 号号： 批 准：批准日期： 年 月 日 实施日日期： 年 月 日目 录1.部门结结构图.2 2.部门职职责.23.部门各各岗位职职责.3-43.1办公公室主任任工作职职责.333.2行政政前台工工作职责责.333.3档案案管理员员工作职职责.333.4行政政助理工工作职责责.333.5行政政专员工工作职责责.443.6司机机工作职职责.444.部门工工作质量量管理目目标.45.各岗位位工作流流程及说说明.5-365.1客户户订票流流程5.2公司司总经理理订票流流程5.3公司司总经理理级别以以下员工工订票5.4客户户用餐安安排流程程5.5客户户住宿安安排流程程5.6考勤勤管理流流程5.7档案案归档流流程5.8档案案借用流流程5.9盖章章流程说说明5.10办办公用品品采购流流程5.11办办公用品品领用流流程5.12办办公设备备采购流流程5.13行行管会议议的组织织及跟踪踪流程5.14项项目申报报流程5.15办办公室.内部管管理工作作流程5.16车车辆管理理使用工工作流程程5.17车车辆管理理使用工工作流程程6.部门管管理制度度.337-4476.1 办办公室工工作管理理规定（暂暂行）6.2 会会议管理理规定（暂暂行）6.3公司司打印机机、复印印机的使使用通告告6.3公司司打印机机、复印印机的使使用通告告7.部门记记录清单单.49内部工作作联络单单用餐招待待登记表表酒店住房房统计表表客户接待待申请单单管理人员员考勤表表请假审批批单司机出差差申请单单未打卡考考勤说明明员工出差差申请单单公司文档档入库接接收表公司档案案登记表表档案借阅阅、借用用登记表表*合同同借用登登记表公司印鉴鉴借阅、借借用登记记表办公用品品申请单单办公用品品入库单单办公用品品领用表表办公设备备申请单单会议签到到表 公司例会会会议纪纪要罚款登记记表 周计划表表内部工作作联络单单罚款通知知单罚款登记记表8.记录附附表.1.办公室室结构图图办公室主任档案管理员行政专员司机行政助理行政前台2.部门职职责1）协作总总经理处处理日常常事务性性工作；2）负责公公司行政政管理会会议的组组织、记记录及跟跟踪；3）负责安安排公司司的对外外来访接接待工作作，包括括订酒店店、住宿宿、办公公订票；4）负责相相关部门门的信息息的及时时传递；5）负责公公司相关关资质文文件、资资料的复复印、发发放；6）负责公公司外来来文件、资资料的接接收、归归档及传传递等管管理；7）负责办办公区考考勤管理理；8）负责协协助财务务部对公公司固定定资产、低低值易耗耗品的管管理；9）负责办办公设备备的使用用、维护护、监督督和采购购及报废废申请；10）负责责公司车车辆的派派遣，外外出登记记和行车车记录的的检查；11) 负负责国家家、省、市市级项目目申报信信息的收收集、资资料的整整理和申申报工作作；12) 负负责公司司项目申申报工作作关系的的处理和和维护；13) 负负责公司司公共关关系客户户信息汇汇总；14) 负负责办公公区域环环境制度度的建立立和监督督执行；15) 负负责公司司公共关关系礼品品购买、入入库和发发放等管管理；16) 负负责完成成上级领领导下达达的各项项工作任任务。3.部门各各岗位职职责3.1 办公室室主任:1）对办办公室工工作负总总责；2）负责责办公室室各岗位位人员的的工作进进行分配配；3）负责责办公室室各岗位位人员工工作岗位位培训；4）负责责办公室室各岗位位人员的的考核；5）负责责组织行行政管理理会议，并并落实实实施；6）负责责国家扶扶持的项项目申报报、资金金落实及及关系的的处理；7） 负责上级领领导下达达的各项项工作任任务。3.2 行行政前台台：1） 公司办公订订票、客客户订酒酒店、住住宿等；2） 接办公电话话并负责责转接到到相关部部门；3） 收发传真并并转至相相应部门门；4） 对进入公司司客户进进行引导导至指定定位置；5） 对外来推销销人员进进行阻挡挡；6） 负责公司各各部门要要求用车车进行统统计，并并对车辆辆进行调调配；7） 完成上级领领导下达达的各项项工作任任务。3.3 档档案管理理员:（档案案、公章章管理和和礼品、办办公用品品领用）1） 负责公司外外来档案案、合同同或者资资质文件件等的存存档登记记；2） 负责公司公公章的保保存、盖盖章及记记录；3） 负责公司档档案的整整理，有有效期的的查询，并并于到期期前一个个半月上上报给办办公室主主任；4） 负责档案、合合同及资资质文件件的复印印、扫描描等；5） 负责办公用用品的入入库及办办公用品品的领用用；6） 负责办公用用礼品的的申请、报报批、购购买、入入库和领领用；7） 完成上级领领导下达达的各项项工作任任务。3.4行政政助理:1） 负责接收各各部门办办公用品品和设备备购买申申请并报报办公室室主任审审批后，报报备至财财务；2） 负责办公用用品的询询价，并并进行对对比，采采购质优优价廉的的办公用用品（包包括耗材材和设备备）；3） 负责办公用用品的入入库交接接和设备备固定资资产登记记；4） 负责办公用用网络、电电话等设设备的维维护；5） 负责饮用水水的购买买和入库库，费用用月结等等；6） 协助办公室室库管进进行礼品品购买、入入库；7） 负责完成上上级领导导下达的的各项工工作任务务。3.5行政政专员:1） 协助办公室室主任组组织行政政管理会会议并做做好记录录，整理理会议纪纪要并发发放； 2） 落实会议纪纪要形成成决议内内容，负负责周计计划表的的整理并并汇报给给办公室室主任；3） 负责办公室室红头文文件的起起草，并并跟踪文文件审批批单进行行文件发发放；4） 负责协助办办公室主主任对公公司ISSO体系系执行情情况进行行监督并并报办公公室主任任；5） 负责查找国国家、省省、市、区区项目申申报信息息；6） 对申报文件件简单信信息进行行填写，协协助办公公室主任任进行申申报文件件的汇总总，装订订和递交交；7） 负责项目申申报工作作后期的的跟踪，并并提醒办办公室主主任跟进进。8） 完成上级领领导下达达的各项项工作任任务。3.6司机机1）协助办办公室完完成公司司的出车车任务2）负责公公司车辆辆的维护护和保养养3）完成上上级领导导下达的的各项工工作任务务4.部门工工作质量量管理目目标序号管理目标公式考核岗位目标统计周期目标统计时间 2酒店预订及及时率998%（预定酒店店次数-投诉次次数）/预定酒酒店次数数行政前台一个月月末3考勤准确率率1000%人力资源考考核行政前台一个月次月初4档案处理及及时率998%部门主管考考核档案管理员一个月月末5办公用品库库存准确确率966%办公用品现现有库存存量/办公用品应应有库存存量档案管理员一个月月末5办公设备完完好率996%办公设备性性能良好好数/办办公设备备总数行政助理一个月月末6办公用品采采购合格格率988%采购合格次次数/采采购次数数行政助理一个月月末7行管会议跟跟踪落实实及时率率90%（开会次数数-投诉诉次数）/开会次次数行政专员一个周周六8项目跟踪及及时率995%部门主管考考核行政专员一个月月末9公司制度跟跟踪落实实及时率率95%咨询管理委委员会考考核行政专员一个月月末10公司车辆性性能良好好率966%（出车次数数-车辆辆出车出出故障次次数）/出车次次数司机一个月月末5.部门工工作流程程及说明5.1 给给客户订订票流程程 接待方方 销管中中心 总监监 办公室室 前台台开始 审核确认审核填写客户接待申请表确认签字依据申请单订票，并反馈订票信息依据申请单返联，登记备案，并告知订票信息接待客户 返回一一联依据留存联执行报销流程结束5.1.11给客户户订票流流程说明明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1填写客户接接待申请请单接待方客户接待待申请单单2审核销管中心客户接待待申请单单3审核确认总监客户接待待申请单单4确认签字办公室客户接待待申请单单5 依据申请请单订票票，并反馈订票票信息行政前台客户接待待申请单单报销销流程6销管中心依依据返联联登记备备案，并并取回所所订票据据销管中心客户接待待申请单单7接待客户接待方8依据留存联联执行报报销流程程行政前台客户接待待申请单单5.2 公公司总经经理订票票流程 总经办办 前台台 办公室室开始 接到订票通知订票确认通知航空公司送票取火车票领火车票总经理返程后，将火车票交前台执行财务报销流程结束5.2.11公司总总经理订订票流程程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1接到订票通通知办公室 -2订票行政前台-3确认总经办-4机票-通知知航空公公司送票票行政前台-火车票-取取火车票票总经办-5机票-执行行财务报报销流程程行政前台-火车票-总总经理返返程后，索索要火车车票，执执行财务务报销流流程总经办-5.3公司司总经理理级别以以下因公公出差员员工(除除业务员员)订票票流程 出行人人 前台台 办公室室开始 接到订票通知查询票务信息确认借款订票取票回程后执行财务报销流程结束5.3.11公司总总经理级级别以下下员工订订票说明明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1接到订票通通知办公室- 2订票行政前台-3确认出行人-4借款出行人-5订票行政前台-6取票出行人-7报销出行人报销流程5.4客户户用餐安安排流程程 前台 办公室室 总监监 销管中中心 接待待方开始 填写客户接待申请单预订用餐房间，并告知销管房间信息签字确认审核确认审核 依据客户接待申请单消费，返回公司时，将消费单交办公室取回一联客户接待申请单，并登记返回一联 给销管管前台留存客户申请单及消费单销管登记消费金额月底对账，结算结束5.4.11客户用用餐安排排流程说说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1填写客户接接待申请请单接待方客户接待待申请单单 2审核销管中心客户接待待申请单单3审核确认总监客户接待待申请单单4签字确认办公室客户接待待申请单单5预订用餐房房间，并并告知销销管房间间信息行政前台*用餐餐招待消消费单6取回一联客客户接待待申请单单，并登登记销管中心*用餐餐招待消消费单7依据客户接接待申请请单消费费，返回回公司时时，将消消费单交交办公室室接待方*用餐餐招待消消费单8前台留存客客户申请请单及消消费单行政前台*用餐餐招待消消费单9销管登记消消费金额额销管中心*用餐餐招待消消费单10月底对账，结结算行政前台*用餐餐招待消消费单5.5 客客户住宿宿安排流流程办公室 前台 总监监 销销管中心心 接待待方开始 确认审核 确认审核填写客户接待申请单预定酒店、做登记，反馈信息接待备案，并反馈住房信息客户住宿之前前台预交房费 可月结酒店公司先挂账完善登记记录执行财务报销流程结束5.5.11客户住住宿安排排流程说说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1填写客户接接待申请请单接待方客户接待待申请单单 2审核销管中心客户接待待申请单单 3审核确认总监客户接待待申请单单 4确认办公室客户接待待申请单单 5预定酒店、做做登记，反反馈信息息行政前台客户接待待申请单单 6备案，并反反馈住房房信息销管中心客户接待待申请单单 7接待接待方8完善登记记记录行政前台酒店住房房统计表表9执行报销流流程行政前台客户接待待申请单单 5.6 考考勤管理理流程人力资源 行政政前台 员员工 开始新员工报到录指纹、胸牌、服装打卡因事不能打卡，被考勤人三天内填写考勤说明月末统计考勤，次月初交给人力资源核算薪酬结束5.6.11考勤管管理流程程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1新员工报到到人力资源员工手册2录指纹行政前台-3打卡员工- 因事不能打打卡，被被考勤人人三天内内填写考考勤说明明员工考勤说明4月末统计考考勤，次次月初交交给人力力资源部部行政前台考勤表5核算薪酬人力资源-5.7档案案归档流流程人力资源 档案管管理员 交交接人开始 将文件资料转交（除人事）接收登记档案分类、编号、存档合同类扫描证书、资质类根据需要分发或整理成电子版结束5.7.11档案归归档流程程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1将文件资料料转交于于办公室室档案管管理员当事人 公司文档档入库接接收表 2办公室档案案管理员员接收档档案 档案管理员员公司档案案登记表表3分类、登记记、存档档档案管理员员4扫描证书、资质质类档案管理员员5根据需要分分发或整整理成电电子版档案管理员员5.8 档档案借用用流程档案管理员员 部门门主管 借用人人开始 提出借阅申请审批签字借出、登记结束5.8.11 档案案借用流流程说明明（合同类）步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1提出借阅申申请借用人档案借阅阅借用登登记表2审批签字部门主管档案借阅阅借用登登记表3借出、登记记档案管理员员档案借阅阅借用登登记表5.9 盖盖章流程程档案管理员员 总总经理 主管管副总 部部门主管管 盖章需需求部门门开始 提出盖章申请审核签字审核确认批准确认盖章、登记结束5.9.11盖章流流程说明明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1盖章需求部部门提出出盖章申申请需求部门口头或QQQ2审核部门主管口头3审核主管副总口头4批准总经理口头5盖章、登记记档案管理员员公司印鉴鉴借用、盖盖章登记记表5.10 办公用用品采购购流程总经理 财务 办公室室主任 档案案管理员员 办办公室 行政助理开始 询价，填写申购物品单价依据库存及各部门申购单填写办公用品申请单 审核审核批准 超过5000元的办办公用品品采购入库结束5.10.1 办办公用品品采购流流程说明明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1依据库存及及各部门门申购单单填写办办公用品品申请单单档案管理员员办公用品品申请单单2寻找性价比比较高的的采购商商办公室行政政助理办公用品品申请单单3审批办公室主任任办公用品品申请单单4审批财务办公用品品申请单单5超过5000元的办办公用品品采购需需经审批批总经理办公用品品申请单单6采购行政助理办公用品品申请单单7入库档案管理员员办公用品品入库单单5.11 办公用用品领用用流程档案管理员员 申请请人开始 提出领用申请查询当前记录依据记录发放登记整理库存结束5.11.1 办办公用品品领用流流程说明明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1提出领用申申请申请人口头2查找日前记记录档案管理员员办公用品品领用表表3依据记录发发放办公公用品档案管理员员办公用品品领用表表4登记档案管理员员办公用品品领用表表5整理库存档案管理员员办公用品品库存单单5.12 办公设设备采购购流程行政助理 总经经理 办公公室主任任 主主管副总总 部门主主管 申请人人开始 填写设备申请单审核审核审核调 配询价 批准采购 设备入库，调配、登记结束5.12.1 办公设设备采购购流程说说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1提出采购申申请需求部门办公设备备申请单单2审核部门主管办公设备备申请单单3审核主管副总办公设备备申请单单4审核调剂办公室主任任办公设备备申请单单5询价办公室行政政助理5批准总经理办公设备备申请单单6采购办公室行政政助理办公设备备申请单单7设备入库，调调配办公室主任任5.13 行管会会议的组组织及跟跟踪流程程召开行管会议办公室行政专员各部门主管开始结束汇总本周各部门工作计划表电话确认本周工作完成情况统计汇总行成会议纪要会议决议的跟踪落实、统计执行会议决议整理工作内容，提出周计划5.13.1行管管会议的的组织及及跟踪流流程说明明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1整理工作内内容，提提出周计计划各部门主管管周计划表表2汇总本周各各部门工工作计划划表行政专员周计划表表3电话确认本本周工作作完成情情况行政专员周计划表表备注注4统计汇总行政专员-5召开行管会会议办公室-6形成会议纪纪要行政专员行政会议议会议纪纪要7执行会议决决议各部门主管管内部工作作联络单单8会议决议的的跟踪落落实、统统计行政专员内部工作作联络单单5.14 项目申申报流程程总经理办公室主任 行政专员开始定期查找国家、省、市、区项目申报信息 审核OK做出申报项目方案NO撤消审核OKNO撤消准备申报资料协助填写申报资料递送申报资料后期跟踪及维护并反馈信息项目后期维护未通过通过备案 结束5.14.1项目目申报流流程说明明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表表格1定期查找国国家、省省、市、区区项目申申报信息息 ，并统统计信息息行政专员2审核办公室主任任3做出申报项项目计划划办公室主任任4审核总经理5准备申报资资料办公室主任任6协助填写申申报资料料行政专员7递送申报资资料行政专员8后期跟踪及及维护并并反馈信信息行政专员9项目后期维维护办公室主任任10备案行政专员5.15 办公室室内部管管理工作作流程办公室主任 在职员工新入职员工开始熟悉业务协助新员工，做好本职工作新员工培训汇报工作周会总结本周部门工作，解决疑难，提出工作安排执行结束5.15.1 办办公室内内部管理理流程步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表格1新员工培训训办公室主任任2熟悉业务新入职员工工3协助新员工工，做好好本职工工作在职员工4汇报工作在职员工5周会办公室主任任6总结本周部部门工作作，解决决疑难，提提出工作作安排办公室主任任7执行在职员工5.16 车辆管管理使用用工作流流程办公室主任 使用部门司机提出申请登记调配取钥匙出车，填写行车登记表前台审核收回钥匙5.16.1车辆辆管理使使用工作作流程步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文文件、表格1提出申请使用部门2登记调配前台3审核办公室主任任4取钥匙出车车，填写写行车登登记表司机1、车辆辆行驶记记录表2、车辆辆维修申申请单3、车辆辆维修记记录表4、车辆辆加油卡卡使用记记录5收回钥匙前台6.部门管管理制度度6.1 办办公室工工作管理理规定（暂暂行）为了保证大大家拥有有一个良良好的办办公环境境，提高高个人工工作质量量，提升升公司形形象，特特提出以以下规定定：一、办公桌桌物品摆摆放标准准1.1只可可摆放在在桌面上上的东西西：1.1.11文件架架统一摆摆放于桌桌子的靠靠角，架架上的文文件应摆摆放整齐齐；1.1.22办公用用品应摆摆放整齐齐；1.2不可可摆放在在桌面上上的东西西：1.2.11所有个个人物品品如口香香糖、纸纸巾、透透明胶等等请放在在抽屉里里；1.2.22桌面下下物品应应摆放整整齐，不不得超出出桌面边边缘；不不能杂乱乱堆放，桌桌面下所所有物品品整理好好应放到到纸箱里里。1.3长时时间离开开座位和和下班时时请把桌桌面物品品按规定定摆放整整齐，下下班时请请把椅子子归位摆摆放好，将将各自位位置的垃垃圾框倒倒清。1.4每月月擦洗一一次自己己使用的的电脑主主机及键键盘，爱爱护电脑脑。二、公共卫卫生维护护公共区域卫卫生由办办公室统统一安排排，各值值班人员员必须提提前十分分钟到办办公室，并并在上班班之前打打扫好卫卫生，每每一位员员工应予予以配合合。2.1办公公用具统统一摆放放在一个个位置上上，用完完后应顺顺手放好好。2.2室内内不准许许存放垃垃圾，做做到纸屑屑入篓、保保持地面面清洁。2.3员工工不得在在办公室室内（包包括299层至330层走走廊）抽抽烟，保保持空气气清新；公司在在厕所、南南侧阳台台设立吸吸烟区，请请将烟头头放入指指定位置置。2.4上洗洗手间先先打开排排气扇，保保持空气气流通；事后自自觉冲洗洗，严禁禁扔废纸纸等杂物物；出来来后请把把洗手间间门关上上。2.5不乱乱倒茶水水，应倒倒进指定定位置，更更不能随随意将用用水泼到到地上。2.6早餐餐午餐后后请自觉觉把饭盒盒和残羹羹扔到卫卫生间的的垃圾桶桶，擦拭拭干净桌桌面。2.7 每每周六113:000-113:330为办办公区大大扫除时时间，全全体办公公人员都都参加，由由办公室室统一安安排。节节假日及及临时性性的大扫扫除由办办公室安安排。三、会议室室区域维维护3.1会议议室要保保持整齐齐、干净净，非开开会或会会客时要要保持会会议室的的卫生，禁禁止喧哗哗。3.2会议议后应保保持会议议室干净净整齐，请请把个人人垃圾物物品带走走，把椅椅子归位位放好。3.3会客客人员会会客后请请收拾好好会议室室，把椅椅子归位位，用过过的茶具具整齐放放在茶水水间，保保持会议议室干净净整齐。3.4会议议室的办办公设备备使用后后请关闭闭电源，归归位放好好。四、办公区区域其他他规定4.1穿着着打扮4.1.11 正式式工作人人员应佩佩戴工作作证，临临时或新新聘用人人员应佩佩戴临时时工作证证。4.1.22 办公公人员着着装应整整洁、干干净，禁禁止衣装装不整，夏夏天禁止止穿背心心、拖鞋鞋上班。4.2言行行举止4.2.11 办公公工作推推行普通通话制度度；4.2.22 禁止止在办公公区打闹闹、大声声喧哗，严严厉禁止止在办公公区吵架架；五、处罚5.1最后后下班的的员工应应检查所所有办公公设备、空空调、灯灯、排气气扇、饮饮水机、门门窗等是是否已关关闭，锁锁好门后后方可离离开。5.2上述述条款由由办公室室监督执执行，并并进行不不定期检检查，如如发现有有违规者者；第一一次予以以书面警警告，第第二次予予以罚款款50元元。款项项交办公公室统一一处理。六、附则6.1本规规定适用用于在公公司办公公区范围围内所有有员工。6.2本规规定自220100年12月28日公告之之日起正正式执行行。6.2 会会议管理理规定（暂暂行）第一条 目的 召开会议旨旨在加强强各部门门之间、公公司成员员之间的的沟通，以以促进工工作的有有效开展展。为了了提高会会议效率率，明确确会议运运营的基基本事项项和原则则，特制制定本规规定。 第二条 适用范范围 本规定适用用于公司司内部的的所有会会议。第三条 一般原原则 1减少会会议次数数原则 （1）对除除例行的的各类会会议召开开的必要要性，需需严格审审查。 （2）严格格限定出出席会议议人数。 2严守时时间原则则 按通知时间间准时开开会，迟迟到罚款款50元元；无特特殊原因因不得请请假，无无故缺席席罚款1100元元。如遇遇特殊情情况需提提前请假假，并指指定代表表人参加加。会议议出席情情况做好好签到并并记入出出勤。 3会议纪纪律（1）开会会期间手手机调成成振动，重重大会议议期间手手机应关关机。未未调成振振动或关关机的罚罚款500元/次次。（2）会前前尽量不不安排会会客和接接打电话话，以免免影响会会议进程程。 （3）如有有需要，各各办公室室应留有有一人值值班。（4）款项项直接交交会议组组织者或或会后两两个工作作日内交交办公室室统一处处理，过过期不交交加倍扣扣罚。4效率性性原则 会议布置根根据各会会议的规规定执行行，由组组织部门门整理会会议记录录，定好好任务完完成要求求和时间间及跟踪踪验证人人，并跟跟踪落实实会议决决议执行行情况。会会议记录录及时交交办公室室备案。参参会人有有责任记记录会议议内容（应应使用固固定记录录本），传传达会议议精神，落