HX-QP-003 内部沟通管理控制程序(A)1742.docx
程序文件版 本A内部沟通管理控制程序頁 次8 of 6版 本修(制)订订内容制/修订者者日 期审 核核 准A新制订Amos wanng2009-6-110一.目的:通过畅通高效的沟通渠道和方法,使与日常工作和质量管理体系有关的信息在各级各部门和全体工作人员之间得到及时传递,从而在系统内部形成相互了解、相互信任、团结协作、全员参与的良好氛围.二.范围: 适应应于本公公司范围围内就质质量体系系的运作作事项进进行的沟沟通.三.权责: 无四.定义: 4.1.对对外会议议:指上级单位位、行业业单位和和第二方方、第三三方等单单位来本本公司检检查、审审查工作作、洽谈谈业务、参参观访问等需要要组织召召开的会会议.4.2.管管理会议议:对全公司有有重大影影响的会会议,包包括董事事长、总总经理主主持的会会议,以以及月末末大会、工工作例会会、生产产质量等等专题会会议. 4.3.专专案会议议: 对对某一工工作事项项或工作作流程召召开有针针对性主主题的会会议.4.4.部部门会议议:指处理部门门(车间间)内部部事务,一般由由本单位位人员参参加的会会议.4.5.视视觉沟通通:指通过看板板、黑板板、公告告栏、海海报和标标语等视视觉交流流的形式式,把公司司的决定定、通知知以及质质量、生生产、顾顾客反馈馈等信息息与员工工进行沟沟通.五.参考文文件: 无六.作业流流程: 无七.作业内内容:7.1.沟沟通的方方式:本公司除使使用质量量体系内内其它文文件中规规定的文文件、表表格进行行信息传传递和沟沟通外,还使用用了如下下的沟通通方式:序号方 式式频 率率A电话联络不定B工作联络单单必要时C班前会次/日D早会次/周E管理会议次/周F专案会议必要时A.电话联联络:电话联络方方式适用用于各部部门间、部部门内就就简单事事项的联联络进行行沟通.B.工作联联络单:在没有书面面文字可可能导致致错误产产生或在在部门负负责人认认为有必必要时,就特定定事项进进行联络络时使用用.C.班前会会:主持:生产产部门主主管/组组长参会人员:生产部部员工会议内容:了解生生产进度度及产品品质量状状况,布署当当天的工工作任务务,协调解解决本部部门内的的工作.D.早会:主持:行政政部主管管参加人员:公司全全体员工工.会议内容:意识,观念宣宣导及各各相关工工作事项项传达.E.管理会会议:主持:(副副)总经经理参加人员:各部门门主管会议内容:工作状状况的总总结与下下阶段工工作的安安排.F.专题会会议:主持:相关关负责人人参加人员:各部门门主管及及相关负负责人.会议内容:了解专专案现状状与运作作的管理理现状,协调解解决专案案推动中中所发现现的问题题,并安安排下阶阶段工作作.7.2.会会议管理理：7.2.11.管理职职责：A.公司行行政部是是会议室室使用的的归口管管理部门门.B.行政部部前台负负责公司司级会议议的组织织、督办办,并发发布公司司级会议议的通知知.C.各部门门主管负负责本部部门会议议的组织织、召开开、会议议决议的的实施以以及督办办工作.D.会议主主持人负负责制定定会议议议程,确确定议题题及参加加会议人人员名单单.E.会议主主持人或或指派专专人负责责会议记记录及会会议纪要要的起草草、发放放,会议议纪录需需经由主主持人审审核确认认.F.与会人人员应服服从会议议安排,遵守会会议纪律律.G.会议主主持人应应亲自或或指派专专人对会会议制订订的整改改计划、纠纠正/预预防措施施进行跟跟踪、验验证,并并在下一一次同类类会议时时进行讲讲评.H.各部门门应指定定一名看看板管理理人员,负责本本单位管管理看板板内容的的更新.7.2.22.会议管管理规定定:A.当多个个会议在在同一时时间或空空间上有有冲突时时,实行行小会服服从大会会,一般般会议服服从紧急急会议的的原则.B.公司工工作例会会应按规规定准时时召开,无特殊殊情况不不得延期期,不必必每次通通知.C.需召开开对外会会议时,接待部部门应提提前1天通知知行政部部,以便便商定会会场,确定参参加会议议人员及及其它会会前准备备工作.D.召开部部门会议议需要使使用会议议室时,该单位位应提前前4小时通通知行政政部,以以便安排排会场.E.会议上上的个人人发言一一律讲普普通话,发言内内容应提提前准备备,不得长长篇大论论,不得偏偏离议题题或对他他人进行行人身攻攻击.主持人人有权对对任何讲讲话予以以制止.7.2.33.会议纪纪律:A.与会人人员必须须准时到到会,会会议期间间未经主主持人同同意不得得擅自离离席,对对违反者者将罚款款10元元/次.B.会议开开始前,参会人人员必须须将手机机调为振振动或关关机,会会场内禁禁止接听听电话,对违反反者将罚罚款100元/次次.C.会场内内严禁吸吸烟,违违反者罚罚款500元.D.接到会会议通知知且无故故缺席者者,罚款款20元元/次,中层以以上干部部罚款550元/次.E.会议通通知者未未及时通通知,造造成缺席席时,将将对会议议通知者者罚款110元/次.注: 罚款款由会议议主持人人负责当当场兑现现,作为为会议经经费.F.参会人人员必须须保持肃肃静，爱爱护会场场设施，保保持会场场清洁.7.3.视视觉沟通通管理:7.3.11.看板板的设置置:在每每个部门门分别设设立管理理看板,公司在在门卫室室旁设立立公告栏栏.7.3.22.看板板内容的的管理:看板上上可以张张贴公司司的质量量方针、质质量目标标、质量量目标完完成情况况、工作作进度计计划、月月度质量量信息、产产量信息息、顾客客反馈信信息、纠纠正预防防措施和和公司决决定、决决议、公公告、通通知等内内容.部门根根据工作作需要可可以在看看板上发发布本单单位管理理工作的的相关信信息.7.3.22.每块看看板应确确定管理理负责人人,由其及及时更新新有关信信息.7.3.33.表彰好好人好事事的海报报可以在在公司公公告栏或或宣传栏栏上张贴贴.7.3.44.未经行政政部同意意,不得擅擅自在公公司视觉觉沟通设设施上发发布私人人信息,禁止涂涂鸦、更更改公司司发布的的决定、通通知等文文件,对违反反者将视视情节和和后果罚罚款5001000元.7.4.公公司同时时鼓励员员工提出出合理化化建议,公司各各部门主主管负责责调动员员工合理理化建议议的积极极,并负责责收集和和传达,公司每每年对产产生效益益的合理理化建议议的提出出人员进进行表彰彰和奖励励.7.5.信信息的处处理:7.5.11.对收集集到的信信息,各部门门根据实实际需要要,有目的的地加以以整理、分分析,编制出出可利用用信息,向有关关部门提提供有价价值信息息.7.5.22.对发发现的质质量问题题,品质部应查查出原因因,建议责责任部门门采取有有效的相相应措施施,对于存存在重大大隐患的的,应立即即向管理理者代表表汇报.八.附件: 8.1.工工作联络络单 8.2.会会议记录录
