会议管理不仅教你全面主持会议以及充分参与 21240.docx

目 录引言2第1章有效利用会议21.1你需需要开会会吗？221.2明确确会议的的目的331.3非正正式会议议41.4正式式会议551.5革新新中的交交流方式式61.6会议议类型771.7不要要离题88第2章准备备会议1102.1邀请请与会者者102.2准备备议程1112.3确定定地点1122.4安排排座位1152.5准备备会议用用品177第3章出席席会议1183.1积极极参与1183.2外表表与讲话话193.3倾听听发言2203.4处理理问题2213.5做备备忘录223评估与会技技巧244第4章主持持会议2244.1了解解职责2254.2研究究出席者者264.3掌握握会议节节奏2774.4控制制会议2284.5维持持秩序3304.6结束束会议3324.7运用用正规程程序3444.8解决决正式会会议上的的问题336主持能力自自测377会议管理若想成功地地管理会会议，你你要学习习这些技技巧：从从构划和和准备议议程，到到建立正正式程序序，以及及处理易易爆局面面。会会议管理理不仅仅教你全全面主持持会议以以及充分分参与会会议，而而且为你你提供实实用方法法使会议议达到预预定目的的。生动动有力的的提示帮帮助你处处理实际际工作中中发生的的情况，并并掌握一一流的会会议管理理技巧，从从而使你你大大提提高管理理会议的的效率及及果断性性。蒂姆·欣德德尔（TTim Hinndlee）是伦伦敦商业业语言咨咨询机构构“Workkingg Woordss”的创创建人。作作为编辑辑顾问和和作者，他他完成了了许多著著作，其其中包括括袖珍珍经理手手册、袖袖珍MBBA和和袖珍珍金融手手册、119799年以来来一直是是经济济学家杂杂志的撰撰稿人，119944-19996年年任欧欧洲商务务杂志志的编辑辑。引 言会议商务的的一个重重要部分分，全球球每天要要举行数数百万次次会议，会会议管理理会帮帮助你不论论是作为为出席会会议的与与会者，或或者是会会议的主主席提高这这些会议议的效果果和效率率。不论论是正式式会议还还是非正正式会议议，本书书将提供供给你相相关的各各种实用用建议，例例如如何何作好基基本的准准备，如如何进行行恰当的的座位安安排，如如何保持持预定计计划，如如何结束束仁义等等。散见见于全书书的1001个简简明的提提示将进进一步为为你达到到目的提提供重要要信息。自自我评估估练习使使你能系系统地评评估你的的进步及及明确以以后的努努力方向向。如果果你能不不断地应应用本书书所提供供的宝贵贵建议，你你就可以以非常自自信并且且成功地地管理会会议。第1章 有效利利用会议议开会要花费费宝贵的的时间和和金钱，因因此只有有在必要要时才召召开会议议，并确确保会议议简短而而富有建建设性。1.1你需需要开会会吗？大多数经理理人员对对花费在在开会上上的时间间之多感感到有压压力。可可是究竟竟有多少少会议能能真正解解决问题题？如果果你考虑虑过会议议真正的的代价，你你安排和和出席的的会议就就会少得得多。1.1.11定义会会议商业会议由由若干人人参加，他他们聚到到一起是是为了解解决问题题或做出出决定。几几个同事事在走廊廊里偶然然相遇，也也可以说说是一个个会议。然然而，大大多数工工作会议议比较正正式，有有预先确确定的时时间和地地点。这这些会议议可以是是与高级级经理、同同事或客客户一对对一的会会议，但但通常有有两人以以上参加加。典型型的会议议有一个个明确的的目标，并并概括于于方程（一一张议事事清单）上上，议程程预先在在与会者者中传阅阅。1.1.22考虑成成本成功的会议议通过将将合适的的人聚集集在一起起，使其其共同为为某个目目标贡献献他们的的才智，因因此能够够节约大大量的时时间和金金钱。然然而，有有许多会会议没有有必要召召开，例例如小组组会议。开开始时小小组会议议曾有一一个明确确的目标标，然而而后来成成为一个个惯例，或或者被看看成从各各自的工工作中解解脱出来来休息一一下的机机会。殊殊不知这这是一种种代价昂昂贵的奢奢侈。任任何会议议最大的的成本通通常是与与会者的的时间从阅阅读议程程，准备备材料，到到出席会会议。如如果与会会者还需需长途施施行，这这个时间间也必须须计算在在内。最最后还有有“机会成成本”，即这这些与会会者若不不出席会会议，他他们能做做些什么么，为他他们的公公司创造造多少价价值？召召集会议议之前，必必须考虑虑所有这这些成本本。1.1.33把成本本加起来来要计算出一一个会议议的总成成本，首首先计算算全部出出席人员员的总薪薪金，加加上他们们每年在在各自单单位的日日常开支支，然后后将其和和除以一一年中的的工作小小数（每每周工作作时数乘乘以每年年工作周周数）。另另外还需需计算召召开会议议每小时时所需的的杂项支支出，如如房租。两两项之和和是会议议每小时时的成本本。会议议达成的的最终结结果是否否真正值值这么多多钱？可可能值得得的，但但你经常常要考虑虑的是如如何用尽尽量少的的成本，而而事半功功倍地达达到同样样的效果果。1.1.44正在举举行会议议一个部门的的成员和和董事总总经理聚聚在一起起开会，以以解决一一个问题题。他们们的年薪薪合计11800000英英镑，年年管理费费合计11000000英英镑，另另外还有有各种杂杂项费用用。按此此计算，这这个会议议每小时时的费用用是1778英镑镑。销售经理联联系各种种情况提提供补充充信息销售代表提提出报告告董事总经理理主持会会议销售总监向向销售团团队提出出问题秘书作记录录1.2明确确会议的的目的可以为许多多不同的的原因召召开会议议，主席席和与会会者必须须预先明明了确切切目的，这这样才能能使会议议取得成成功。小提示1：从一开开始就要要明确会会议目的的小提示2：如果不不开会也也能解决决问题，就就取消会会议。1.2.11考虑目目的大多数会议议的目的的属于下下列几种种之一。要要预先决决定所要要召开会会议的目目的属于于其中的的哪一种种，并确确保全体体与会者者明了。 透露住处信信息或提提供意见见； 发布指示； 提出申诉和和仲裁； 做出决定或或贯彻决决定 激发创意； 提了建议，进进行讨论论，并做做出最终终决定；1.2.22考虑细细节如果你已决决定一个个会议的的主题，就就可开始始考虑其其他细节节。想一一下这个个会议要要开多长长，哪几几个问题题需要讲讲座以及及必须分分配给每每个问题题的时间间是多少少。注意意留点时时间用于于委派任任务，也也留点时时间给予予会间休休息及会会议总结结。一定定要安排排好会议议，以确确保恰恰恰相反当当的、有有必要权权威性的的与会者者能够出出席。如如果他们们不能来来，那就就重新安安排一个个更合适适的时间间。对于于例行会会议，应应每隔一一段时间间检查一一下这些些会议是是否仍符符合一个个实用目目的而不不是浪费费时间。1.2.33自我提提问Q每个人都都明确开开会的目目的吗？Q是否需要要每个人人都出席席整个会会议？Q是否有比比开会更更好的方方法不提提出问题题？Q是否有其其他人，他他通常不不出席你你的会议议，但可可能会在在这一次次会议上上提出有有益的意意见？Q使用各种种视觉辅辅助手段段是否有有利于会会议？1.2.44评估个个人的目目的无论你主持持会议或或者只是是出席会会议，应应事先考考虑会议议规定的的目标以以及你的的个人目目标，例例如，你你可能对对议程式式上的某某些项目目特别感感兴趣，你你要起清清楚你愿愿意接受受什么样样的结果果，然后后可以开开始做相相应的准准备。另另一个需需要考虑虑的问题题是你能能否减少少花费在在会议上上的时间间。如果果你不需需要参加加整个会会议并已已决定只只出席其其中的一一部分，则则应预先先通知会会议主席席。1.2.55保密事事宜如果会上要要讲座保保密事宜宜，应让让全体与与会者在在会议的的开始阶阶段就知知道，因因为这会会影响与与会者的的态度。所所有保密密事项需需要恰当当地处理理并且在在会外出出应获得得足够的的重视。如如果议和和内兼有有机密和和非机密密的事项项，则应应预先确确保全体体与会者者明白每每个项目目相应的的情况。小提示3：仔细考考虑什么么能促进进会议成成功举行行，什么么会使会会议失败败。1.2.66强调目目标如果你主持持会议，在在会议开开始时做做饭就要要概述这这个会议议的目的的和目标标，这样样就能使使全体与与会者在在整个会会议期间间都能牢牢记不忘忘。提醒醒与会者者何时必必须做出出何种决决议以及及需传递递何种信信息，并并且如果他他们偏离离这点提醒醒他们注注意分配配给每个个问题的的讨论时时间。如如果你仅仅是会议议的参与与者，你你要确保保你已为为详尽讨讨论淤泥泥特别有有关的事事项作好好了充分分的准备备。小提示4：考虑一一下，如如果一个个例行会会议没有有如期举举行，会会有什么么后果。1.2.77你的重重要途径径目的未明确确，你就就无法确确定需要要举行哪哪种会议议。首先先确定会会议的目目的及需需花时间间，然后后邀请与与会者。确定会议目目的 决定会会议需要要多少时时间 保证有有关人员员出席1.3非正正式会议议非正会议可可以有多多种不同同的形式式，并且且可以采采取讨论论会的形形式。非非正式会会会议无无论是偶偶然进行行的，或或者是按按通常的的方式如如口头方方式召集集起来的的，都提提供了一一些机会会来简单单地解决决问题。小提示5：记住，高高层经理理的在场场可能会会妨碍讨讨论。小提示6：要远离离你的办办公室召召开会议议，这样样你就可可以轻易易地离开开会议。1.3.11布置环环境尽管性质比比较随意意，非正正式会议议的成功功仍然得得益于精精心挑选选的环境境，如果果与会者者感觉不不 服，或或者要他他们在开开放式的的办公室室里讨论论一项保保密事宜宜，那么么就很难难进行富富有成效效讨论。选选择合适适的环境境，可以以帮助你你得到所所寻求的的结果。1.3.22解决问问题利用一个临临时的会会面，例例如与同同事在走走廊里交交谈，立立刻解决决一个问问题。1.3.33临时会会议只有简短的的通知并并且是顺顺便或立立即召集集的会议议，称为为“临时会会议”。这些些临时会会议对于于坦诚地地讨论问问题以及及不受大大量其他他人员的的影响而而迅速地地做出决决定是很很理想的的。不多多于三至至四人参参加的临临时会议议在解决决一些小小问题时时具有最最佳效果果。另外外，可以以利用临临界时会会议发布布紧急通通告。在在同事之之间，临临时会议议倾向于于以非正正式的语语言风格格和轻松松的身体体语言为为特征。建建立一种种非正式式的气氛氛，有助助于你在在会议中中理解其其他人的的反应。注注意面部部表情：因为与与会者可可能走神神，他们们的面部部表情会会真实地地告诉做做你这一一点。1.3.44小型非非正式会会议策划小型非非正式会会议是为为了通过过讨论不不解决问问题，提提供反馈馈，因此此与临时时会议不不同，它它应该有有准备的的时间。即即使举行行一个只只有二三三个人参参加的小小型非正正式会议议，也要要记住会会议的目目的和时时间限制制。恰当当地控制制会议，你你就能让让主要的的事情进进行下去去，并且且能使与与会者之之间进行行坦诚的的讨论。通通过保持持目光接接触这种种身体语语言中具具有表达达性的方方式，来来鼓励与与会者。1.3.55讨论争争议如果你在领领导一次次讨论，你你一定要要多多运运用大量量鼓励性性的目光光接触，来来帮助你你保持对对会议的的控制。1.3.66交流思思想小型的头脑脑风暴会会议是一一个分享享创意的的良好论论坛。如如果你正正在主持持一个头头脑风暴暴会议，安安排专人人记下与与会者提提出的想想法，这这种书面面记录常常常能够够启发出出其他建建议。1.3.77头脑风风暴会议议利用非正式式的头脑脑风暴会会议来产产生新的的想法，或或者得出出灵活的的创意，用用于解决决问题。为为了得到到最好的的效果，事事先说明明会议的的目的和和时间限限制，以以便与会会者能有有所准备备。由一一小群各各具特长长的人参参与的头头脑风暴暴会议最最为有效效，所以以必须要要求每个个人轮流流发言。会会议期间间避免评评论或批批评任何何想法，因因为这会会妨碍提提出建议议；会后后再判断断这些想想法的可可行性。1.4正式式会议不同类型的的正式会会议都有有不同的的程序规规则。一一些会议议，如年年度全休休会议，必必须依法法召开；其他的的会议则则是自定定的，是是为了做做出一个个特殊的的决定或或讨论一一个问题题而召开开。小提示7：让自己己熟悉各各种正式式会议的的程序。1.4.11正式会会议会议类型特点会议类型特点董事会会议议由公司司的董事事们参加加董事事会通常常由董事事组成。有有些国家家的法律律规定董董事会必必须共同同行使权权力。·董事会通通常定期期召开会会议，也也许一个个月一次次，来讨讨论公司司事务。会会议通常常在董事事会的会会议室举举行这是一一个设有有一张大大桌子的的正式场场合。·董事会会会议由董董事会主主席主持持，他是是根据公公司章程程被选举举出来的的大会在大会上，通通常就一一个主题题作几个个报告。有有些大会会对公众众开放，另另一些只只限某些些人参加加，如公公司雇员员。·这类会议议适用于于大量人人员在短短时期内内交流信信息·虽然有时时发言人人会留有有“回答提提问”这一段段时间，借借鉴于大大会的规规模，计计论和听听众参与与是很有有限的。常务委员会会会议常务委员会会是公司司董事会会下属的的一个小小组，它它可能是是对经常常性的事事情负责责，如一一位总经经理的薪薪金和业业绩的年年度评审审。常务委员员会定期期召开会会议来履履行授权权给它的的任务。公司董事事会可以以授权常常务委员员会代为为采取行行动。常务委员员会要先先向公司司董事会会报告，然然后采取取必要的的行动。外部会议一个外部会会议包括括某个组组织内的的一群人人和组织织外的另另一群人人，例如如来访的的行业工工会谈判判代表。在外部会会议上，保保守机密密是一个个重要问问题。与与会者应应仔细思思考哪些些信息必必须保密密；为了了达到目目的哪些些信息可可以在会会上披露露。外部会议议可以在在中立地地点进行行。专门委员会会会议公司董事会会可以建建立一个个专门委委员会，研研究一个个需要特特别注意意的问题题。与整整个董事事会相比比，这个个小组会会更加频频繁地召召开会议议。必要时，专专门委员员会可以以开会讨讨论专业业性特别别强的特特殊问题题，或详详细分析析复杂问问题。许多公司司董事会会发现难难以在一一个月内内召开一一次以上上的会议议，而专专门委员员会可以以定期召召开会议议，而且且只涉及及必要的的人员。年会（AGGM）年会一年一一次，常常常是规规定的，召召集公司司董事与与股东讨讨论过去去一年的的事务和和未来的的计划。年会允许许股东向向公司董董事提问问，并要要求他们们京公司司的业绩绩做出解解释。董事们利利用这个个机会寻寻求年度度决算的的批准，重重新任命命审计师师，并讨讨论未来来的计划划和策略略。公众会议公众会议对对任何人人都开放放。这种种讨论的的形式可可被地方方政府或或私人活活动小组组所采用用，用来来与公众众讨论各各类事项项，或为为公司所所采用，以以讨论未未来的发发展。所有的成员员被邀请请出席公公众会议议。通常常事先在在当地社社交中心心、公共共图书馆馆及地方方报纸或或杂志上上通告。公众会议的的议程通通常只有有一项供供讨论的的主要议议题。临时股东大大会（EEGM）如如果为了了立该采采取行动动而需获获得股东东的批准准，则可可召开临临时股东东大会。临临时股东东大会可可以在两两次年会会之间的的任何时时候召开开。应提前一一些时间间向股东东们发出出临时股股东大会会的通知知，提前前多少时时间则随随国家而而异。临时股东东大会的的操作规规则通常常与年会会一样。1.4.22遵守规规则管理正式会会议的规规则可能能是复杂杂的，并并且随国国家和组组织的不不同而异异。规则则能决定定会前必必须发了了通知的的数量，与与会者的的权利，表表决工作作应当遵遵循的程程序。如如你参加加一个正正式会议议，应事事先了解解应当遵遵循的一一些规则则。小提示8：注意正正式会议议中的一一切法律律要求。1.5革新新中的交交流方式式计算机和通通讯技术术（统称称为信息息技术，或或IT）的的快速发发展，使使面对面面的会议议数量大大大减少少。你可可利用这这些高科科技工具具减少出出席会议议的时间间。小提示9：在会议议前，打打电话给给与会者者，让他他集中到到议题上上来。小提示100：对信信息要有有选择性性地吸取取，避免免信息超超载。1.5.11虚拟通通讯数字技术正正在革新新交换信信息的传传统方法法，大大大减少了了旅行的的必要性性。电话话会议、实实时视频频在线会会议、电电子邮件件和因特特网通讯讯这些数数字技术术正替代代着面对对面的会会议。在在召集各各地人员员开会之之前，考考虑以上上这些选选择。1.5.22视频会会议现在，利用用实时音音频和视视频连接接的视频频会议是是一种被被广泛应应用的、对对用户友友好程度度正在提提高的开开会方法法。假如如你那里里已具备备这种技技术，你你可以利利用这类类会议，像像电话会会议，联联络在世世界各地地的人。视视频会议议的优点点是能显显示身体体语言和和面部表表情，这这常常是是有效沟沟通的关关键因素素。小提示111：组织织和举行行电话会会议时，考考虑世界界各地的的时差。出席视频会会议将传统的和和新的方方法结合合起来，为为你所用用。例如如，让无无法来会会议现场场的代表表通过视视频设备备来出席席会议。小提示122：通过过设定一一个时间间限制来来优化在在线会议议。小提示133：当你你在电话话会议中中发表讲讲话时，不不断重复复你的姓姓名。1.5.33文化差差异 跨文化商商务交流流中的常常见障碍碍包括语语言的不不同、时时区差异异和国与与国之间间旅行时时间的不不同，以以及文化化期望的的不同。然然而信息息技术正正使得这这些困难难减小：电子邮邮件提供供一种现现成的通通讯渠道道而与地地点和时时区无关关。英语语的广泛泛使用，会会在正式式交往中中妨碍其其母语不不是英语语的发言言者，在在电子邮邮件中这这就是一一个小问问题了，因因为发送送的信息息是相对对简短并并且是非非正式的的，较少少需要熟熟练的语语言运用用。1.5.44电子邮邮件电子邮件（e-mail）可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息。这相当于另一种形式的会议延续几天甚至几星期，因为与会者聚在一个“虚拟的”会议地点评论当前的议题和问题，或者讨论一些事情。在组织之内,电子邮件能使来自不同部门和不同地点的大量雇员代表参加讨论，而不会遇到真实会议中的麻烦和花费。然而非必要的信息会快速地积累。尽量保持全部信息简短扼要_这将有助于限制“会议的议程。有效的联系系视频会议让让你们充充分交流流，即使使在你们们不能见见面时。首首先准备备好设备备，包括括书面材材料和整整套身体体语言。1.6会议议类型有多种类型型的会议议-正式式的和非非正式的的，每一一种类型型适合于于一种特特定的目目的，因因此在你你开始安安排会议议和通知知与会者者之前，决决定哪种种类型的的会议最最能达到到你和目目的。小提示144：仔细细地思考考你需要要举行的的会议的的类型。小提示155：使会会议规模模尽可能能小些，尽尽量避免免分散注注意力。1.6.11需考虑虑的因素素一旦你已经经决定召召开一次次会议，下下一步就就需要考考虑一系系列的因因素，例例如会议议的紧迫迫性，即即是否必必须立即即召开？谁参加加？你想想从会议议中得到到什么？牢记这这些问题题和你的的主要目目标，然然后选择择最合适适的会议议类型。例例如一对对一的会会议或正正式的委委员会会会议通常常最合适适做出决决定，而而头脑风风暴会议议对于交交流想法法是非常常有益的的。1.6.22决定会会议规模模会议的目的的会影响响其理想想的规模模。大会会或小会会都有其其优缺点点：大群群人可提提出各种种意见，但但是这些些成员可可能会分分成派系系；小群群人一起起行动可可能会更更有效，但但是思路路比较狭狭窄。通通常的会会议有六六至九人人参加。这这样的规规模既不不太大，也也较容易易控制；也不太太小，可可以激起起辩论。这这样规模模的会议议能鼓励励人们出出席会议议，因为为与会者者知道他他们的意意见能引引起他与与会者的的注意。小提示166：在一一个显著著的位置置上放一一块表或或一只钟钟，以便便掌握时时间。1.6.33会议目目的和类类型相符符合目的需要考虑的的事项会议类型处理信息例如听取报报告，发发布指令令，宣布布或解释释程序上上的变化化最多涉及三三个人非正式的小及四个人人以上，或或一个团团队正式的要求反馈度度讨论非正式或正正式的让公司董事事了解最最新形势势正式的涉及股东年会或临时时股东大大会要告知公司司外尽可可能多的的人，包包括媒体体。公开的涉及提供信信息的发发言人新闻发布会会解决问题例如应付不不满。仅涉及一人人一对一需要几个人人或一个个团队的的投入专门委员会会涉及紧急问问题临时的做出决定例如做出选选择，获获得授权权，承诺诺采取行行动需要立即讨讨论，或或涉及非非典型的的商务问问题监时的涉及反复出出现的商商务问题题正式的要求一个组组织的最最高层进进行讨论论或授权权董事会要求公司的的股东们们授权年会或临时时股大会会激发创意例如形成创创造性的的解决方方法需要讨论创创新的想想法非正式的需要迅速地地产生全全新思想想头脑风暴需要对有关关事宜的的报告进进行考虑虑、讨论论或准备备正式的1.7不要要离题会议未能达达到目的的可能有有各种原原因：与与会者可可能带有有相互冲冲突的目目的，会会议可能能迷失了了方向，或或者议题题太多，时时间不够够。事先先商定会会议目标标有助于于实现这这些目标标。小提示177：传阅阅议程及及所有的的相关材材料。小提示188：会前前争取来来自可能能的同盟盟者的支支持。1.7.11思考在在前会议之前，考考虑周到到并详细细计划是是非常重重要的，这这样可以以保证会会议顺利利进行。首首先，传传阅一份份清晰的的议程。确确保会议议有充足足的时间间，避免免匆匆掠掠过议程程上的主主要项目目而结束束会议。辨辨认出那那些可能能试图抢抢夺会议议控制权权的与会会者，并并估计他他们的论论点。找找出那些些与你有有同样观观点的人人，并鼓鼓励他们们支持你你的论点点。1.7.22避免陷陷阱通过良好的的准备和和全体与与会者的的参与，会会议上出出现的大大多数陷陷阱是可可以避免免的。必必须确保保： 研究会前传传阅的全全部会议议材料； 准时开始会会议，准准时结束束会议； 严格并认真真地按照照议程进进行会议议； 如果主持会会议，尽尽可能让让更多的的人提出出问题和和回答； 保证与会者者充分了了解已经经做出的的决定。当议程上最最后一项项（通常常标以”其他事事宜”）开始始进行时时，与会会者可能能会在底底下相互互交谈，提提出一些些小问题题。如果果你主持持会议，让让每个人人有秩序序地获得得发言机机会。小提示199：确保保在会议议之前就就会议目目的取得得一致。小提示200：当与与会者偏偏离议程程时提醒醒他们。1.7.33举行会会议 积极的行行为 消极极的行为为会议开始一次讨论议程上的问题获得关于每个问题的意见果断而积极地开始与会者迟到把讨论控制在预定的时间内出现偏离议程的情况与会者有效地提出建议与会者之间出现分歧找到可行的解决办法各种意见都探讨过概括要点并取得一致会议没有结果允许其继续争吵争吵以僵局告终商讨折衷办法转入目标做出决定结束会议第2章 准备会会议花费在准备备会议上上的时间间很少会会浪费。确确保会议议在恰当当的时间间和地点点举行，由由合适的的人参加加，快捷捷且戏院院有做出出正确的的决定。2.1邀请请与会者者选择恰当的的人出席席会议可可以决定定会议是是否能达达到目的的。每一一个被邀邀请者都都应当出出席，因因为他们们能提出出各自特特殊的意意见，否否则会议议就不能能充分利利用与会会者们的的时间。小提示211：考虑虑与会者者在一个个小组环环境中如如何工作作。小提示222：排定定会议时时间表之之前要考考虑旅行行时间。2.1.11选择出出席者当你考虑邀邀请谁时时，可能能某些人人是当然然的出席席对象。例例如，如如果讨论论一个贷贷款项目目，你应应当邀请请有权同同意贷款款数额的的人参加加。另一一些人可可以提供供专门的的技巧或或建议。邀邀请那些些有良好好沟通技技巧的人人参加会会议。他他们能够够帮助小小组卓有有成效地地工作。，并并达到预预定的目目标。若若某些与与会者只只需参加加会议的的某一部部分，应应告诉他他们有关关事项的的开始和和结束时时间，这这样可以以节约这这些与会会者的时时间，并并使会议议易于控控制。 22.1.2评估估贡献当你列出了了与会者者的初步步名单时时，依次次确认每每个人可可能做出出的贡献献： 他们是否有有可供分分享的信信息？例例如，一一位销售售经理报报告客户户的反应应。 他们能否提提供特殊殊的意见见或信息息？例如如，一位位生产经经理。 他们的专业业身份是是否有用用？例如如，处理理合同争争议的律律师。 他们能否实实施已获获得同意意的行动动？例如如，在一一个预算算会议上上的一位位财务主主管。2.1.33考虑参参与者提供信息：邀请公公司某一一部门成成员，例例如生产产或销售售部门成成员，为为公司其其他人员员提供有有关他们们部门的的进展情情况。提供意见：某些人人因为正正在参与与某一特特定事件件，或者者因为有有经验，因因而有资资格向其其他成员员提供有有用的意意见。 提提供特殊殊的专长长：具有有特殊技技能的专专家，或或是来自自公司内内部，或或者来自自公司之之处，他他们的出出席都可可能促进进讨论。授权行动：尤其是是财务方方面的决决定，如如签署或或谈判一一个新的的合同，可可能要求求一位财财务主管管在场授授权这个个行动。小提示244：议程程的每个个项目旁旁列出发发言者的的姓名2.1.44通知与与会者组织会议最最困难的的部分之之一是确确定一个个时间，以以适合你你的全体体与会者者。有时时，确定定会议时时间的最最简单的的方法是是。把会会议安排排在由同同一批与与会者参参加的另另一个会会议之后后，否则则电子邮邮件或电电话要来来来往往往直到至至确定会会议日期期。如果果有人不不能按所所提出的的时间出出席会议议，在重重新安排排会议时时间之前前，考虑虑下下如如果没有有他参加加，会议议是否仍仍可举行行。通常常需要就就会议的的时间和和地点作作书面的的确认。要点 必须明确通通知与会会者关于于会议的的日期、时时间、地地点和会会议的目目的。 与会者应当当明白他他们将对对会议做做出哪些些贡献。 会前向全体体与会者者提供书书面的背背景材料料。 会议场所必必须有适适当的设设备，会会场大小小适宜。2.2准备备议程使与会者明明确会议议目标的的最好方方法是，预预先发给给他们一一份明确确的议程程。准备备议程有有几种方方法，选选用一个个适合你你目的的的方法。小提示255：避免免在一天天的情绪绪低落时时段内开开会，例例如紧接接在午餐餐之后。2.2.11编排议议程会议议程是是需要提提出度讨讨论的问问题或项项目的清清单。它它应当简简洁、一一目了然然。首先先汇集所所有的有有关信息息，然后后搜寻出出哪些项项目需要要确定细细致程度度。你会会发现与与其他会会者商计计是有用用的。若若有许多多的问题题要讨论论，就给给每一项项目分配配一个时时间限度度，以保保证你不不会超过过规定的的时间。在在会前多多久开始始准备议议程决定定于需要要多少准准备时间间。小提示266：保证证将议程程的任何何改变都都通知会会议主席席。2.2.22编写议议程在为类似会会议编写写议程时时，可把把这份简简单的议议程作为为模板。给给每一项项标出号号码，并并给每一一项分配配一个开开始时间间，以有有利于那那些不需需参加整整个会议议的与会会者。小提示277：议程程应尽可可能简短短。例如：委员员会会议议议程7月6日上上午111点格林德雷雷 饭店店（议程开头头为会议议日期、时时间与地地点）（11：00）任任命一位位会议主主席（11：10）为为缺席致致 （11：15）批批准上次次会议备备忘录（11：30）上上次会议议提出的的事项（11：45）讨讨论联络络司宜(每项编号号、每项项均有一一个起绐绐时间)（12：000）会会间休息息（12：15）财财务事项项（12：45）特特别事项项（13：00）其他动动议（13：15）其其他事宜宜（13：35）下下次会议议细节（下次会议议细节写写在议程程的未尾尾）小提示288：试将将议程限限于一页页纸要点 议程包括会会议日期期、时间间、地点点和目的的等细节节。 议程中关于于会议的的主要目目的应尽尽量明确确 全体与会者者需要确确切知道道会议对对他们的的要求 分配给每一一项的时时间应体体现出它它们的优优先次序序 时间。无人人会介意意提早结结束会议议，但是是会议超超过预定定时间是是令人不不快的。2.2.33构想议议程当你撰写会会议议程程时，尽尽量按逻逻辑排列列主题，并并把类似似的议题题放在一一起，这这样可以以避免同同一领域域谈了一一遍又一一遍的情情况出现现。你的的议程可可以从常常规事情情开始，如如指定一一位会议议主席，为为缺席致致 ，然然后转入入批准上上次会议议（若相相关）备备忘录并并听取前前次会议议上接受受任务者者的报告告。会议议的下一一个议程程应当是是就当前前的问题题，例如如最新的的财务会会计及销销售情况况，进行行大量的的讨论。最最后是其其他事宜宜，并计计划确定定下次会会议的日日期、时时间和地地点。小提示299：早些些讨论最最重要的的问题，此此时与会会者最有有精神。2.2.44分发议议程一旦你草拟拟了一份份议程，就就将其发发送给与与会者，供供评论、补补充或征征求同意意。如果果你希望望在一份份已经正正式批准准的议程程上增加加或删除除项目，必必须征得得与会者者的同意意。与增增加项目目相比，他他们可能能会更喜喜欢减少少一些项项目，除除非他们们对你希希望加上上去的项项目有特特殊的趣趣。当与与会者抵抵达会议议时给他他们一份份修改的的议程，这这种做法法是不能能接受的的，除非非因临时时事件而而必须这这样做，例例如主席席生病，或或财务情情况的突突然变化化。尽可可能在会会议之前前预先分分发最后后决定的的议程。2.2.55要做的的事决定需要要在会上上提出的的问题。将议程初初稿发给给全体与与会者，征征求他们们关于其其他项目目的建议议。将建议汇汇总到下下一个草草案中。重新在全全体与会会者中传传阅议程程，征求求他们的的同意并并定稿。2.3确定定地点选择会议地地点对于于会议的的成功是是极为重重要的，这这不仅此此是一个个舒适的的问题，而而且要使使与会者者感觉到到这个场场所是适适合于这这个会议议的。对对所有会会议都这这们，无无论小会会或大会会，正式式会议或或非正式式会议。小提示300：为那那些需作作长途旅旅行者考考虑所要要花费的的时间小提示311：为残残疾与会会者提供供必要的的设备。2.3.11认清你你的需要要会议地点应应与会议议目的相相适合。若若会议的的目的之之一是让让两部分分人进一一步相互互了解，一一种宽松松的郊外外气氛是是合适的的。同样样的道理理，不要要在一个个乱糟糟糟的开放放式办公公室如开开正式会会议。对对于你本本部门的的会议，仍仍有一个个选择问问题，你你必须决决定家中中、中立立处或外外地哪个个最适合合你的需需要。2.3.22选择会会议地点点如果你在安安排一个个会议，要要租用会会场及其其他设备备，你应应比较一一下价格格，尤其其在预算算紧张的的情况下下更应该该这种做做。你可可能发现现你能谈谈成一个个折扣。大大城市中中心地段段可能适适合于大大多数与与会者，并并且公共共交通服服务良好好，但是是市中心心地段肯肯定比稍稍不位于于中心的的地段要要昂贵一一些。城城外会议议场所对对与会者者吸引力力较小，但但如果会会议持续续一天以以上那是是值得的的。另一一方面，一一个城市市的愉快快舒适可可能有助助于吸引引人来参参加持续续几天的的会议。衡衡量你的的优先顺顺序，挑挑选合适适的会议议地点。2.3.33法律方方面考虑虑根据法律，必必须邀请请某些人人参加某某种会议议，如公公司的股股东年会会虽然有有一些不不道德的的公司找找一个不不合适地地点或时时间召开开会议以以通过不不得人心心的提议议。给年年会设定定一个使使股东无无法投票票的日期期和地点点，这是是不合法法的。将将公众会会议放在在难于接接近的地地点也是是不合法法的。2.3.44评估环环境在任何会议议中，物物理因素素起着重重要的作作用。不不论什么么场合，注注意使与与会者足足够舒适适以集中中精力开开会，但但不要让让他们舒舒服得想想打瞌睡睡。检查查并使外外面噪声声保持在在最低小小水平，取取暧和通通风有益益于工作作，但不不要过分分。大饭饭店里的的房间常常有很好好的空调调但缺少少自然光光，而自自然光对对于维持持一种活活跃的气气氛是重重要的。小提示322：确定定电话已已被移出出会议室室。2.3.55考虑各各种类型型的会议议场所会议场所考虑的因素素你的办公室室你的工作位位置或一一张会议议桌，外外加几把把椅子。 你的全部参参考资料料在手边边。 你的权威性性可能得得到加强强。 可能会有电电话干扰扰，或者者有人打打扰。下级的办公公室一位下级的的工作处处。 可能提高一一位下级级的地位位和士气气 如果工作处处狭小，可可能会使使双方都都感不适适单位会议室室供员工使用用的公司司会议室室 避免由于使使用个人人办公室室而引起起的公司司等级问问题 处人可能同同与会者者接触而而打扰会会议外面的会议议室在你公司之之外的一一个中立立的会议议室。 保证设有任任何一方方占地主主优势。 如果保密是是重要的的，这类类会议室室很有用用。 可能昂贵，并并且每人人个人都都不熟悉悉。会议中心一个大的聚聚会场所所，例如如在一所所大学里里。具有开大会会的设备备。需要时能够够提供技技术支持持和安全全 保卫卫。可能缺少非非正式的的小规模模聚会的的机会。城外