大学学院学术报告厅使用管理办法.docx

XXX学院学术报告厅使用管理方法一、目的为进一步加强XXX学院学术交流和学科团队建设，充分 发挥学术报告厅的功能，提高使用率，明确使用学术报告厅 的规定及申请使用流程，现对学术报告厅的使用作如下规 定。二、定义学院学术报告厅包括数学楼314室、413室、503室、 505 室。学术报告厅的用途：举行会议、讲座、培训以及适合在 报告厅举办的小型活动、竞赛活动等，原那么上不能做其它用 途。三、学术报告厅使用规定1 .学术报告厅由学院办公室（314室、413室）和社会 服务办公室（503室、505室）统一管理，学院办公室统筹 协调安排使用，各办公室负责卫生、平安以及室内设备物品 的管理。2 .部门或个人需要使用学术报告厅时，需提前一天向学 院办公室提出申请并填写学术报告厅使用申请表，经学 院办公室负责人同意后方可使用。3 .使用原那么：先申请，后使用。30人以下（含30人） 规模的活动优先安排314室，如果出现冲突那么按照503室、 505室、413室的顺序依次进行安排；30人以上规模的活动 按照503室、505室、413室的顺序依次进行安排。没有提前申请的部门或个人临时性使用学术报告厅，在 没有冲突的情况下，必须经学院办公室负责人和学院主管领 导同意后方可使用；如有冲突，必需礼让已申请使用的部门 或个人，且需补填学术报告厅使用申请表。4 .按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协 商后可以调整使用顺序。但学院管理部门不负责协商，由使 用者自己协商。5 .遇学院紧急或重要的会议，已申请使用报告厅的部门 或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应让位于的紧急 或重要会议。6 .部门及个人应在所预约的时间到达报告厅，并开始使 用。超过10分钟未到达报告厅的，学院有权对报告厅的使 用权另作安排。7 .部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使 用。如需延长使用时，请及时通知院办，如在紧接的时间段 内已安排给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必 须离开该报告厅，终止使用该报告厅。8 .任何部门或个人在使用报告厅期间，必须保护报告厅 的设备设施，平安使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。9 .报告厅内的所有设施设备，不能带出报告厅。使用时 如遇到问题，请及时反映并登记报修。10 .报告厅使用期间，使用部门或个人自行负责会议的 模式安排、人员接待、会议记录等会议需求。11 .报告厅使用期间，使用部门或个人需保持报告厅的 整洁，不允许有乱扔垃圾等不文明行为；使用完毕后，务必 将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭 电源、空调。12 .如部门或个人临时取消申请并再次使用时，需重新 申请。四、程序.申请流程（1）部门或个人到学院办公室查询报告厅的使用状况。（2）部门或个人向学院申请，填写并提交学术报告 厅使用申请表。（3）院办根据部门或个人的申请需求作出及时安排， 并记录在报告厅使用登记表。（4）部门或个人按时间使用报告厅。1 .使用流程（1）部门或个人严格按报告厅使用的相关规定使用报告厅。(2)部门或个人自行指定人员安排会务工作。(3)在使用中有设备不能正常工作的，请及时通知院 办填写设备故障表并报修。报告厅使用流程图.交还流程(1)部门或个人使用完毕后，院办检查会议室，发现 不按规定使用的，及时要求部门或个人改正。(2)如部门或个人不改正，院办应及时上报学院领导。五、未尽事宜由XXX学院负责解释。