《采购高效工作手册》723.docx

采购主管高效工作手册第一章 采购部部组织结结构职责责1.采购主主管岗位位说明书书采购主管岗岗位说明明书职位名称采购主管职位代码所属部门采购部职系职等职级直属上级采购总监直接下级采购员、采采购助理理薪金标准填写日期核准人职位概要制定企业的的采购计计划，指指导和监监督采购购人员按按采购制制度进行行采购作作业，满满足企业业的物料料需求工作内容1.设计采采购制度度、手册册、流程程、表单单等2.编制采采购计划划与预算算3.管理供供应商，与技术术、品质质管理等等部门人人员共同同选择供供应商4.审查请请购单5.进行采采购，包包括询价价、比价价、议价价和订购购6.监督与与协调控控制交货货7.处理物物料退货货与索赔赔8.开发物物料来源源，调查查价格9.处理国国外采购购的进口口许可申申请、结结汇、公公证、保保险、运运输及报报关等事事务岗位职责1.负责拟拟定采购购部门的的工作方方针与目目标，递递交上级级领导审审批2.负责编编制年度度采购计计划和采采购预算算，建立立并不断断调整改改善采购购制度和和流程3.负责及及时提供供有效的的市场信信息4.负责管管理和监监督控制制采购部部门的工工作负担担5.负责主主持与参参与采购购部门的的会议，协调沟沟通本部部门的各各种关系系6.负责规规划和配配置组织织采购部部门的人人员需求求7.负责招招聘、培培训、开发和考考核采购购人员，推动采采购人员员的晋升升、调迁迁和职业业发展8.负责监监控采购购人员的的作业进进度9.负责与与供应商商建立良良好的关关系，掌握供供应商物物料供应应制造与与供应能能力10.负责责约束和和规范检检查采购购人员的的道德行为为规范11.负责责审核订订购单与与采购合合约，核查采采购作业业发包、验验收和付付款流程程12.负责责分析评评估所采购物物料成本本和产品成成本、分分析竞争争情况13.负责责审核采采购案件件项目与与供应商商的付款款、运送送条件14.负责责监督采采购物料料到位情情况，监督进料料品质，协调物料供应管理流程15.负责责建立并并维持紧紧急需求求物料的的采购物物料渠道道岗位职权1.有权即即时处理理采购过过程中出出现的各各种问题题直接下属间接下属晋升方向轮转岗位（续）职位名称采购主管职位代码所属部门采购部职 系职等职级直属上级采购总监直接下级采购员、采采购助理理薪金标准填写日期核 准 人人岗位职权2.有权管管理采购购部所属属员工和和各项工工作3.有权调调配直接接下级的的岗位和和任用提提名岗位位人员4.有权监监督、检检查所属属下级的的工作情情况5.有权裁裁决所属属下级的的工作争争议6.有权考考核直接接下级的的管理水水平、业业务水平平和业绩绩7.有权建建议奖惩惩直接下下级管辖范围1.采购部部所属员员工2.采购部部所属办办公场所所及卫生生责任区区3.采购部部办公设设备设施施，采购购工具任职资格1.教育背背景理工类或或相关专专业本科科以上学学历2.经验5年以上上采购管管理经验验3.培训经经历受过采购购管理、管管理学、管管理技能能开发、项项目管理理等方面面的培训训4.技能技技巧具有良好好的分析析能力、预预测能力力和表达达能力掌握相关关产品的的知识，具备采采购经验验熟练使用用办公软软件，熟熟悉 MMRP电脑系系统熟悉供应应商评估估、考核核，懂 IS0090000运作作熟悉 （与与产品有有关）物物料行情情良好的英英文基础础5.态度具有良好好的从业业品德和和敬业、拼拼搏精神神，能够够带领团团队，具具有较好好的团队队合作精精神具有严谨谨的行为为规范，懂懂得理性性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力工作条件工作场所办公室及及工作场场所6.环境状状况舒适7.危险性性基本无危危险，无无职业病病危险直接下属间接下属晋升方向轮转岗位2.采购员员岗位说说明书采购员岗位位说明书书职位名称采购员职位代码所属部门采购部职系职等职级直属上级采购主管直接下级薪金标准填写日期核准人职位概要实施专项采采购计划划，根据据采购制制度进行行采购作作业，完完成采购购任务工作内容1.下达订订购单2.物料交交期的控控制3.材料市市场行情情的调查查4.查证进进料的品品质和数数量5.进料品品质和数数量异常常的处理理6.与供应应商有关关的交期、交交量等方方面的沟沟通协调调7.询价、比比价、议议价及订订购作业业8.交期的的进度控控制9.进料品品质、数数量异常常的处理理10.内外外销差价价、退税税资料的的提供11.主要要原材料料的估价价12.供应应商材料料样板的的品质初初步确认认13.材料料样板的初期期制作与与更改14.替代代材料的的搜寻15.采购购部门有有关技术术、品质质文件的的拟制16.与技技术、品品质部门门针对技术术、品质质问题的的沟通与与协调17.与供供应商针针对技术术、品质质问题的的沟通与与协调岗位职责1.负责一一般性物物料采购购2.负责查查访厂商商的供应应情况3.负责与与供应商商谈判价价格、付付款方式式、交货货日期等等4.负责核核查供应应商提供供的物料料质量5.负责确确认交货货日期6.负责处处理一般般索赔案案件7.负责退退货8.负责收收集价格格情报、替替代品资资料、最最新产品品信息及及供应商商信息直接下属间接下属晋升方向轮转岗位（续）职位名称采购员职位代码所属部门采购部职系职等职级直属上级采购主管直接下级薪金标准填写日期核准人岗位职权1.有权力力即时处处理采购购过程中中出现的的各种问问题2.有权处处理与供供应商的的关系3.有权开开发并联联系新的的供应商商4.有权处处理退货货5.有权与与供应商商谈判价价格，确确定交货货日期6.有权考考察供应应商的物物料质量量任职资格1.教育背背景理工类或或相关专专业专科科以上学学历2.经验1年以上上采购经经验3.技能技技巧掌握相关关产品的的知识、具备采采购经验验熟练使用用办公软软件，熟熟悉 MMRP电脑系系统懂 ISS090000及及采购相相关程序序了解相关关产品材材料市场场良好的英英文基础础4.态度具有良好好的从业业品德和和敬业、拼拼搏精神神，能够够带领团团队，具具有较好好的团队队合作精精神具有严谨谨的行为为规范，懂懂得理性性决策，坚持采采购原则则，能够够承受高高强度的的工作压压力工作条件1.工作场场所办公室或或户外（如如仓库、供供应商生生产部等等）2.环境状状况一般3.危险性性基本无危危险直接下属间接下属晋升方向轮转岗位3.采购助助理岗位位说明书书采购助理岗岗位说明明书职位名称采购助理职位代码所属部门采购部职系职等职级直属上级采购主管直接下级薪金标准填写日期核准人职位概要编写采购合合同等文文件，整整理采购购资料，负负责采购购部门的的日常事事务，保保证采购购部门顺顺利开展展工作工作内容1.编写采采购合同同等文件件2.编制采采购部门门的周报报表或月月报表3.收集、整整理与统统计各种种采购单单据与报报表4.采购品品质记录录的保管管与维护护5.采购事事务的传传达6.整理供供应商资资料，包包括供应应商的报报价情况况、产品品种类等等7.协助采采购员完完成价格格谈判等等工作8.管理日日常采购购文件，记记录采购购进度9.付款整整理、审审查岗位职责1.负责登登记请购购单、验验收单2.负责登登记订购购单与合合约3.负责记记录和监监督交货货4.负责安安排与接接待来访客人5.负责申申请与报报支采购购费用6.负责申申请进出出口文件件7.负责电电脑作业业与档案案管理8.负责承承办保险险、公证证等事项岗位职权1.有权提提醒采购购员遵守守日常规规范2.有权监监督采购购员的工工作进度度3.有权安安排上级级领导的的活动日日程4.有权联联系并接接待供应应商任职资格1.教育背背景中专以上上学历直接下属间接下属晋升方向轮转岗位（续）职位名称采购助理职位代码所属部门采购部职系职等职级直属上级采购主管直接下级薪金标准填写日期核准人任职资格2.经验1年以上上采购助助理经验验3.技能技技巧电脑操作作熟练，了了解 MMRP懂 ISSO90000运运作，熟熟悉培训训和有关关文件编编写有一定的的报表统统计知识识良好的英英文基础础，能读读懂一般般英文函函件4.态度具有良好好的从业业品德和和积极、认认真的工工作态度度具有严谨谨的工作作规范，能能够完成成采购助助理的日日常工作作工作条件1.工作场场所办公室及及工作场场所2.环境状状况一般3.危险性性基本无危危险直接下属间接下属晋升方向轮转岗位4.采购主主管职务务权限标标准采购主管职职务权限限标准工作内容具体工作内内容职务权限采购员采购助理采购科长采购主管副总经理总经理年度采购计计划年度物料采采购计划划国外物料采采购计划划rrr¤大宗物料采采购计划划rrr¤常备物料采采购计划划rrr¤库存物料采采购计划划rrr¤年度外包计计划rrr¤编制采购计计划采购需求分分析与评评估rrr¤采购人员配配置设定定r¤采购流程设设计r¤编制物料保保养计划划rr¤供应商的选选择标准准设计rrr¤供应商的开开发流程程设计rrr¤供应商的评评估标准准设计rrr¤供应商的管管理制度度设计rrr¤议价程序设设计rr¤采购时间设设定rr¤采购数量设设定rr¤规划采购预预算rrr¤编制采购预预算流程程rrr¤制定减少采采购预算算的措施施rrr¤采购进度管管理各采购科误误期月（周周）报rrr¤采购科室误误期月（周周）报rr¤各科采购进进度日报报rr¤物料入库管管理rr¤采购完成后后作业单单确认rr¤月底采购进进度盘点点确认rr¤物料确认采采购验收收请购单确认认国外请购rr¤长期合同材材料请购购rr¤大宗材料请请购rr¤常备材料请请购rr¤（续）工作内容具体工作内内容职务权限采购员采购助理采购科长采购主管副总经理总经理物料确认采采购验收收请购单确认认外包请购rrr¤收料国外件收料料rrr¤一般物料收收料rr¤外包加工品品收料rr¤确定采购金金额权限限采购未满1100000元者者rr¤采购未满5500000元者者rrr¤采购未满11000000元元者rrrr¤采购10000000元以上上者rrrrr¤验收单审核核（品检检）rrr¤外包商能力力评价rrr¤效率管理工作效率管管理标准效率目目标设定定rr¤车间/班组组效率月月报rr¤班组效率周周报¤班组效率日日报¤生产效率计计算生产金额rrr¤入库金额rrr¤生产线上在在制品金金额rrr¤仓储管理物料仓储规规划rr¤物料库存帐帐务统计计rr¤呆废料处理理rr¤物料盘点计计划rr¤采购表单管管理生产领料单单签核rr¤超额领料单单签核rr¤退料单签核核r¤工具借用单单签核r¤工具报损单单签核rr¤加班日报表表签核采购科室rr¤合作单位rr¤说明：（11）“r”审核 “¤”核准。（2）在请请购采购购金额权权限中，金金额数目目须根据企企业实际际情况确定定。5.采购主主管业务务审核一一览表采购主管业业务审核核一览表表审核项目现状判断备注采购计划与与生产分分工根据公司生生产计划划，拟订订采购计划划，并积积极让下下属了解解是 £ 否 £根据采购计计划与方方针开展展工作计计划是 £ 否£工作分工时时，进行行合理的的人员配配置和分分工是 £ 否否 £根据下属的的能力和和特点进进行工作作分工是 £ 否否 £制定适当的的工作标准准，并严严格执行行是 £ 否否 £采购工作管管理审核采购工工作的状状况，并并作适当当调整是 £ 否否 £适时地检查查和督促促下属的的工作，并给给予指导导是 £ 否否 £检查和监督督下属是是否按采采购制度度办事是 £ 否否 £品质管理经常对下属属进行质质量管理理培训是 £ 否否 £制定合理的的质量管管理体系系，并经经常检查查是 £ 否否 £经常听取生生产部门门的意见见，并积积极改善善是 £ 否否 £牢记降低和和节约采采购成本本的原则则，并采采取相应应措施是 £ 否否 £经常听取下下属意见见，改善善工作流程程是 £ 否否 £教育培训管管理谨慎制定采采购技能能培训的的计划，提提高下属属能力是 £ 否否 £详细掌握每每位下属属的能力力状况，并并个别指指导是 £ 否否 £经常进行各各种培训训或进修修，培养养高级人人才是 £ 否否 £进行人才培培养及成成长规划划是 £ 否否 £其他方面搜集同行业业的信息息，提升升自己的的工作能能力是 £ 否否 £积极进行沟沟通，创创造学习习型采购购组织是 £ 否否 £关心下属的的工作、生生活是 £ 否否 £6.采购人人员绩效效评价表表采购人员绩绩效评价价表工作绩效维维度绩 效 等等 级一般较好良好优秀工作态度工作成果工作能力7.采购人人员能力力评价表表采购人员能能力评价价表编号日期： 年年 月 日姓名年龄部门单位性别籍贯岗位职务学历民族工作时间评价结果：（按各各类人员员岗位能能力要求求的评价价结果）评价人员： 年年月日结论：主管部门：年月日改进情况：（考核核没有达达到要求求后的改改进情况况） 主管部部门：年年月日8.采购部部员工能能力评价价表采购部员工工能力评评价表编码 顺序号被评价员工工评价部门评价周期评价结论负责人签字字： 年 月月 日 改正措施备注：保存部门：评价机机关 保存期期：年9.采购人人员能力力评价汇汇总表采购人员能能力评价价汇总表表汇总日期： 年 月 日日被评价人姓姓名所在岗位评价周期评价人评价结论备注10.采购购部员工工能力评评价要点点表采购部员工工能力评评价要点点表能力评价要点分值2.50分好 差工作能力在岗人员的的基本知知识、专专业知识识、基本本技能、从从业经验验£££££在岗人员的的协调、沟沟通能力力£££££在岗人员对对突发事事件的反反应能力力£££££在岗人员的的逻辑推推理能力力、创新新能力£££££在岗人员对对工作的的自信程程度£££££在岗人员的的应对能能力（如谈判中中是否能能灵活应应变）£££££在岗人员理理解自身身职责和和上级指指示的能能力£££££在岗人员把把握自身身扮演角角色的能能力£££££在岗人员发发现问题题和解决决问题的的能力£££££工作表现工作的细致致及认真真程度£££££工作效果及及总体工工作效率率£££££工作总体差差错率£££££工作完成情情况（如如寻找供供应商、谈判议价等的完成情况）£££££工作的程序序与准备备（如谈谈判前是是否准备备充分）£££££工作的延误误率£££££对主要经营营业绩指指标的认认识理解解能力£££££突发事件应应对手法法（如处理的的方法是否否合乎上上司的意意图）£££££工作态度改善工作现现状的意意愿£££££工作热情，具具有进取取心、学学习能力力、不怕怕挫折坚坚持到底底£££££工作中的团团队精神神及与他他人合作作的能力£££££工作中对后后进者的的帮助£££££主动承担工工作责任任的意愿愿£££££清楚自己在在工作中中的角色色£££££工作自觉性性，承担担工作中中的责任任£££££遵守公司的的各项规规章制度度£££££为完成工作作任务而而加班加加点的情情况£££££为维护公司司制度而而规劝他他人的勇勇气£££££11.采购购应聘人人员登记记表采购应聘人人员登记记表姓名出生年月民 族性别血型政治面貌联系方式通信地址邮编学习经历起止时间毕业院校学历专业除以上学习习经历，还还曾受过过哪些培培训？程程度如何何？工作经历起止时间单位职务工作说明现工作单位位性质：                                      现现月薪：           元/月月家庭情况现家庭住址址：婚否：    是 （  ）  否（   ）    有有无子女女：    是（   ）    否否（  ）主要成员姓名关系单位专长业余爱好以往或现在在是否患患有传染染病、高高血压、心心脏病、糖糖尿病、肾肾炎、青青光眼等等疾病签名：12.采购购应聘人人员复试试表采购应聘人人员复试试表应聘职位面试人员姓姓名日期初试合格人复试人数人需要人数人姓名专业知识管理工作或或看法工作和领导导能力、积极性发展能力要求待遇其他复试人员意意见13.采购购人员录录用通知知单采购人员录录用通知知单     先生（小小姐）： 经我我公司研研究，决决定录用用您为本本公司员员工，欢欢迎您加加盟本公公司，请请您于月月日日时到本本公司部部（处）报报到。 公司司人事部部 年月日 -报到须知： 报到到时请持持录取通通知书； 报到到时须携携带本人人寸寸照片张； 须携携带身份份证、学学历学位位证书原原件和复复印件、 指定定医院体体检表； 本公公司试用用期为个月月； 若若您不能能就职，请请于月日前告告知本公公司。14.采购购人员试试用表采购人员试试用表人事资料姓名应试职位入厂分发部门甄选方式  公公开召考考  推荐荐遴选  厂内提提升工作经验相关      年年，非相相关      年，共共       年年龄学位特殊技能训训练试用计划1.试用职职位：2.试用期期限：3.督导人人员：4.督导人人员工作作：   观观察    训练练5.拟安排排工作：6.训练项项目：7.试用薪薪资：                         核准：                     拟拟订：试用结果考察1.试用期期间：自自   年    月    日日    到     年年   月    日2.安排工工作及训训练项目目：3.工作情情形：  满意      尚尚可    差4.出勤情情况：   返退退      次次，病假假   次，事事假    次5.评语：    拟拟正式任任用        拟予辞辞退6.正式薪薪资拟核核：人事经办：           核准：         考核核：日期：15.采购购人员培培训申请请表采购人员培培训申请请表编号： 日期：姓名工作部门培训地点培训时间年 月 日日至 年年 月 日培训内容部、室负责责人意见见： 签名名： 年 月月 日日公司领导意意见：签名： 年年 月 日备注：填报部门： 填写写人：16.采购购人员培培训记录录表采购人员培培训记录录表共 页页第 页部门年度姓名性别培训名称培训时间培训费用 培训训费用合合计17.采购购部人员员信息一一览表采购部人员员信息一一览表编号姓名部门职务性别年龄学历工资家庭地址邮编电话18.采购购人员工工作日报报表采购人员工工作日报报表作业日报年 月 日日（星期期 ）主管批示单 位报告人时间内容所需时间摘要9时10时11时12时13时14时15时16时17时18时时间外备注：19.新进进采购人人员培训训表新进采购人人员培训训表姓名：                                      部门： 职位：                                    到职职日期： 序号培训项目培训日期时间培训人1欢迎新进员员工：致欢迎词2培训计划简简介3工作环境简简介4公司简介：基本概况；公司历史、精精神、经经营理念念和未来来发展；公司组织结结构说明明；5介绍公司同同仁：各级主管；员工自我介介绍；6人事规章与与福利说说明：作息及签到到规则；休息和用餐餐规则；着装礼仪和和接待规规定；办公自动化化使用规规定；休假和加班班规定；奖罚规章；7员工手册说说明8财务制度说说明：差旅出差规规程；主要财务政政策；9部门及本职职位工作作内容介介绍10消防安全知知识普及及11紧急事故及及灾害处处理方法法12其他受训者：主主管：年 月 日 20.采购购部月度考勤勤统计表表采购部月度度考勤统统计表序号姓名出勤天数假类天数迟到早退出差天数说明：（11）出勤勤天数依依据员工工考勤表表统计；（2）假类类指病假假、事假假、公假假、婚丧丧假、休休假等；（3）迟到到早退以以次数计计；（4）备注注主要填填写未尽尽事项。 21.采购购人员培培训资料料卡采购人员培培训资料料卡姓名所属部门职称工作时间异动记录编号受训课程培训记录考核结果主管确认备注日期时数合格不合格22.采购购人员培培训效果果评估表表采购人员培培训效果果评估表表课程内容培训日期培训地点受培训者姓姓名培训师姓名名请对下面每每一项进进行评价价，在相相对应的的分数上上打“”：课程内容很差一般良好很好课程适合我我的工作作和个人人发展需需要56789 100课程内容深深度适中中、易于于理解56789 100课程内容切切合实际际、便于于应用56789 100培训师培训师有充充分的准准备56789 100培训师表达达清楚、态态度友善善56789 100培训师对培培训内容容有独特特见解56789 100培训师对进进度与现现场气氛氛把握很很好56789 100培训方式生生动多样样、鼓励励受训者者参与56789 100参加此次培培训的收收获有（可可多选）获得了适用用的新知知识获得了新的的管理观观念明白了过去去工作中中的一些些模糊概概念获得了一些些能在工作作上应用用的较大大的技巧巧或技术术促进客观地地观察自自己以及及自己的的工作，帮帮助对过过去的工工作进行行总结与与思考其他（请填填写）：对本人工作作上的帮帮助程度度A.较小B.普通C.有效D.非常大大整体上，您您对这次次课程的的满意程程度是A.不满B.普通C.满意D.非常满满意您给予这次次培训的的总评分分是（以以10分分计）：其他建议或或培训需需求：说明：（11）请如如实填写写，请在在填妥后后及时交交给培训主主管 （2）请请给予真真实的评评估意见见，以帮帮助我们们对培训训课程、形形式等进进行改进进谢谢您对我我们工作作的支持持！23.采购购人员教教育培训训总结报报告表采购人员教教育培训训总结报报告表日期：培训名称培训对象培训日期培训人数培训时数培训讲师培训地点培训记录讲师方面：学员方面：改善建议：训后跟踪：训练费用明明细表编号费用项目实际支出备注12合计 核准： 主管管： 制表：24.采购购人员绩绩效考核核表采购人员绩绩效考核核表（月月度）编号： 年年 月月姓名部门采购部岗位采购员考核时间考核周期月度业绩指标信息来源考评人权重考核标准得分按时交货情情况收料通知单单直接上级20%标准定义每发生1次次不按时时交货采采购批次次，经查查实，扣扣20分分。满分分1000分，得得分不能能为负值值送货规格数数量准确确性收料通知单单直接上级20%标准定义每发生1次次采购批批次送货货规格或或数量不不准确，经经查实，扣扣20分分。满分分1000分，得得分不能能为负值值采购物料质质量批次次不合格格率（A）检验合格统计表直接上级20%说明：批次次不合格格率A因质量量问题产产生的不不合格批批次/收收货批次次标准定义得分区间A £1%9110001%< AA £3%819003%< AA £5%618005%< AA £7%416007%< AA040供应商信息管理供应商信息库直接上级30%说明：供应应商信息息管理是是对供应应商档案案信息、价价格信息息和其他他相关信信息的收收集和整整理工作作评分内容权重得分上交及时性性10%形式规范性性20%内容全面性性20%数据准确性性30%建议合理性性20%态度指标：态度得分直接上级10%部门经理评语签字： 日期：人力资源部部经理评语 签字： 日日期：第二章 采购计计划的制制定与费费用预算算1.物料需需求分析析表物料需求分分析表编号： 日期期：物料名称存量各订单需求求量预计计不足数量上次订单余余量订购预计入库日日期备注单1单2单3单4日期数量审核： 分分析： 填填表：