会议管理制度（范本）.doc

会议管理制度（范本）会议 管理制度1.目的 为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。2.制度适用范围公司所有会议 3.部门/岗位职责 4.工作程序及流程 4.1.会议分类 4.1.1 .内外部会议分类 内部会议：全国大区经理销售会议；全国性城市经理会议；公司员工大会等。外部会议：全国性经销商会议；公司股东年会；产品新品发布会；一定规模的研 研讨会议；公司对外合作项目洽谈会等。4.1.2 .系统会议分类 系统内会议：本中心或中心内各部门召集的会议。跨系统会议：二个或二个以上中心召集的会议。4.1.3 .会议规模分类 大型会议：异地参会人员达 60 人的会议为大型会议。中型会议：异地参会人员不足 60 人会议为中型会议。4.2.会议流程 4.2.1 .建立公司年度会议行事历，公司正常性的会议一律纳入年度会议行事历，原则上要按预定的时间、地点、内容、组织召开。每年与预算同期报行政部，行政部统计汇总后，交公司管理层审批执行。1/ 3 部门/岗位 职责 各部门 Ø 负责填写年度会议行事历，报行政部。行政部 Ø 负责部分会议过程前期服务工作。Ø 主导年度会议行事历收集、统计、汇总，交相关领导审批。会议主办部门 Ø 负责填写会议通知及议程表，并提前通知相关人员与部门。Ø 负责编写会议纪要，并在会议后 48 小时内报送相关领导。Ø 负责会议前期的准备工作和会议结束后的相关资料的整理。Ø 负责在规定时间内将相关资料移交公司档案室。Ø 负责对会议纪要中决策行动内容进行追踪、协调。信息部 Ø 会议中数码设施的使用和保障。工厂办公室 Ø 协助在工厂所在地召开的会议，承担相关的会务工作。大区/ 办事处 Ø 协助在大区或办事处召开的会议，承担相关的会务工作。参会部门 Ø 根据会议通知及议程表的准备工作要求作好相关配合工作。档案部 Ø 存档相关资料。各部门 Ø 实施会议纪要中与本部门相关的决策行动内容。会议管理制度2/ 3 4.2.2 .会议安排的原则为：局部服从整体，临时会议服从行事历安排的会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。4.2.3 .会议流程 4.3.会务管理 4.3.1 .会务服务部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。4.3.2 .会务管理参考工具：会务工作检核表 4.3.3 .总部会议会务分工 跨系统会议，由主办部门和行政部共同承担会务，负责相关会务组织和工作，分工如下：部门/岗位 分工 提供跟会服务，根据主办方的会场布置要求，负责会场布置。行政部 联系寻找会址、提供票务服务，执行主办方确认的餐饮标准及住宿标准、联络车辆，准备会议室相关设施 确定会务人员并担任会务组组长；确认会址、会场布置、餐饮标准、住宿标准，提出 主办方 会议室相关设施要求 信息部 会议中数码设施的使用和保障 系统内会议：由主办部门承担会务，行政部提供协助，分工如下：部门/岗位 分工 联系寻找会址、提供票务服务，执行主办方确认的餐饮标准及住宿标准、联络车辆 行政部 异地参会人员达 60 人以上的大型会议，行政部派人参与会务。部门/岗位 操作步骤 主办部门 Ø Ø 服务部门 参会部门主办部门 Ø Ø Ø Ø Ø Ø 公司档案室 Ø 相应责任部门 Ø Ø 做好会议通知，会议通知应注明会议名称、时间、地点、主要议题、参加人员等 必要内容外，还应说明会议要准备的工作和会议议程，详见会议通知及议程表。通知应提前一天以上，异地会议一般应提前三天以上通知，一般为电子邮件的方式进行通知。提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、与会人应提交资料等） 准备的组织工作。做好会议相关的服务工作，具体见 4.3.3.根据会议通知及议程表的准备工作要求作好相关配合工作。确定专人负责作好会议记录。会议记录遵照“谁主办，谁记录”的原则；并由会议主办部门形成会议纪要，会后 48 小时内报送公司领导，抄送相关部门。会议结束后，会议主办部门应及时整理完整的会议文件，保存会议通知及议程表 和 会 议 纪 要 。按规定时间将相关资料移交公司档案室。负责对会议纪要中决策行动内容进行追踪、协调。存档相关资料。实施会议纪要中与本部门相关的决策行动内容 会议纪要中决策行动内容由相关责任部门签字确认，作为其上司对其工作评价的依据。会议管理制度3/ 3 4.3.4 .如在各工厂举行会议，则由行政部协调相关工厂办公室联合承办会务，如在各大区或办事处举行会议，则由行政部协调相关大区或办事处联合承办会务。4.4.会议纪律 4.4.1 .与会人员应做到不迟到，不早退，因故不能参加会议应提前向主办会议部门请假； 有事离开会场需向会议组织者请假；会议期间应关闭通讯工具，保持会场安静，不做与会议主题不相关的事。4.4.2 .会议内容有保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律。5.相关程序及文件 主办方 确认会址、餐饮标准、住宿标准，提出和准备会议室相关设施要求 信息部 会议中数码设施的使用和保障 序号 制度编号 制度名称 归属部门 第 4 页 共 4 页