资产清查系统操作培训教程doc-资产清查系统培训教程dgvt.docx

第二部分资产清查系统操作培训教程1.系统简介该系统由“行政事业单位资产卡片管理系统”（简称卡片管理系统）和“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”（简称清查报表管理系统）两个子系统组成。 2卡片管理系统该系统提供了固定资产卡片（包括帐实相符资产、盘盈资产）的录入、查询、打印、生成清查系统文件、备份等功能。 提示:请经办人员在业务培训课上吴科讲到的卡片录入准备工作准备好,如把会计提供的卡片清单按指定项目形成EXCEL表。 2.1 启动点击桌面上的【行政事业单位资产卡片管理系统】软件的图标，启动卡片管理系统。2.2 登录运行本系统后，会出现“登录”对话框，如图所示。操作步骤：1选择用户：默认用户为“sys”。2输入密码：默认密码为空。3登录系统：上述操作正确后，点击【确认】登录系统。2.3系统管理 登录卡片系统后,先要进入【系统管理】进行必要设置2.3.1 自定义卡片设置、资产类别设置 这两项设置不需要进行操作。2.3.2 使用部门设置点击【使用部门设置】,出现其对话框，如图所示。 操作步骤：点击【增加】，输入部门代码、部门名称、上级部门代码。点击【确认】，完成增加。注意：部门代码以3位数字为一级，先建上级部门，才能建下级部门，而且下级部门的代码是上级部门代码后面加上3数字。上级部门代码必须填写，否则不能形成上下级关系。建议：填报单位的部门设置一般按行政职能进行分类设置。如果单位里的部门少，则不需要部门分级管理。2.3.3操作员设置、密码设置建议各单位操作员采用系统默认的用户名和密码，不要擅自修改。2.3.4数据备份对当前单位的数据进行备份。点击【数据备份】，出现对话框，如图所示。操作步骤：1选择数据备份文件的存放地址，建议操作员在生成的备份文件名前加入本单位的名称。2点击【确认】，系统开始对数据进行备份。注意：备份的文件名不要采用年/月/日卡片.BR这种格式进行操作。建议：每次退出系统做一次数据备份。2.4卡片录入卡片的录入分实盘资产和盘盈资产两项，并按资产分类，共分为11类资产。所有盘亏、毁损资产不在卡片中录入，而是在报表管理系统中反映。2.4.1 建立、增加卡片。点击【新增】按钮，开始1个新卡片的录入，如图所示。操作步骤：1录入卡片“卡片序号”由系统自动生成，从“卡片编号”开始逐项填录，其中“卡片编号”按单位原会计系统的卡片编号填录。2点击【保存】，保存录入的卡片。 注意事项：【土地卡片】：1. 自用+出租+出借+闲置+其他=土地面积，自用>=后勤。2. 填列“出租”、“出借”时，还需填列明细（对方单位名称、联系电话、联系人）3. 累计使用年限=2006-取得日期【房屋及构筑物】1.地下建筑面积>=地下使用面积。2.自用+出租+出借+闲置+其他=建筑面积，自用>=后勤。3.建筑面积>=计算机机房面积+会议室面积+车库面积+食堂用房面积+配电房面积。【图书文物及陈列品】、【家具用具及其它类】1该两类资产在填列“计量单位”时不能出现像“批”、“套”等不明确数量的计量单位。2在“数量”一栏中，填写的数量大于1时，须满足以下4个条件：同一品名同一规格同一价格同时入帐。l 在卡片项目中除红色字是必填项外，“原值”一项也是必填的。其他项目也要填写，如填写不出，请咨询各归口科室。l 除上述注意事项外，其它卡片录入时的一些具体内容请参见用户手册附录1。2.5 盘盈资产录入盘盈资产录入的操作同前述实盘资产卡片录入操作方法相同，其中“卡片编号”的填写请听取核算会计意见，要求编号不重复，格式为*Y。2.6 生成清查系统文件由卡片数据生成清查报表系统基础表的数据文件。点击主菜单【外部接口】下的【生成清查系统文件】菜单，出现其对话框，如图所示。操作步骤：1确定文件存放地址点击【浏览】，确定文件存放地址。2选择行业类型“行政”或“事业”。3生成清查系统文件点击【确认】，开始生成清查系统文件。注意：行业分行政和事业，要特别注意两个生成的报表是不一样的，所以千万不能选错。3清查报表管理系统清查报表管理系统提供了从固定资产卡片提取数据到基础表，基础表间计算，提取基础表数据到报表、以及数据的录入、打印、上报、收集、审核、备份等功能。提示：请经办人员在业务培训课上吴科讲到的报表录入准备工作准备好，即把行政事业单位资产清查报表EXCEL表手工先填写好。3.1 启动系统点击桌面上的【全国行政事业单位资产清查报表管理系统】软件的图标。3.2 登录系统运行本系统后，会出现“登录”对话框，如图所示。操作步骤：1选择用户：默认用户为“主管”。2输入密码：默认密码为空。3上述操作正确后，点击【确认】登录系统。3.3 设置当前套表登录成功后，出现“设置当前套表”对话框，如图所示。报表录入、修改、查询计算等都是在当前套表内进行的。操作步骤：在套表列表中，点选套表1（行政单位资产清查套表）或点选套表2（事业单位资产清查套表），再点击【确认】。注意：1.填报单位套表的确认，根据业务培训课上讲的进行确认。3.4 初始化单位当第一次运行本系统，并且数据库中没有单位则会出现新建单位窗口，如图所示。操作步骤：1按单位年报封面填写，不清楚的请咨询各财政归口科室。注意：单位类型：选择“填报单位”。选择财务隶属关系，按下拉框中列出的三种隶属关系选择。要求大的部门主管局选择“一级单位”，全部基层单位选择“基层单位”。“二级单位”不需要选择。2上述操作正确后，点击【确认】，完成单位设置，进入系统主窗口。注意：单位设置确认后，“组织机构代码”、“单位所在地区”、“单位类型”这三项是不可以修改的，请务必输入准确。3.5 录入封面单位基本信息已在系统初始化的“单位设置”对话框中保存了，不需再次输入。需要输入的是单位扩展信息。点击主菜单【数据录入】下的【录入封面】菜单，出现录入窗口，如图所示。注意：封面信息不完整，不能进行套表数据录入、保存。3.6 接收卡片数据文件接收“卡片管理系统”产生的“清查系统文件”，形成基础表的11类实盘、盘盈资产数据，以及基础表的实盘、盘盈资产的出租、出借情况的数据。点击主菜单【数据处理】下的【接收卡片数据文件】菜单，出现其对话框，如图所示。操作步骤：1选择数据文件点击【选择】，选择数据文件。2接收数据文件点击【接收】，接收数据文件,接收完成后在窗口下面的状态提示框中会提示导入完成。这时，如果导入数据正确，将在基础表中可以看到相应的固定资产信息。3.7 数据的录入数据录入窗口分基础表和报表两部分。“基础表”分为四大表系：固定资产表、往来表、人员信息及其他表，最后生成资产负债清查表。基础表数据来源途径有两个：1.是从卡片数据接收2.是手工录入。“报表”包含9张子表，数据全部由计算机自动生成。3.7.1基础表数据的录入点击主菜单下端的【录入】按钮，在数据录入窗口的左侧点击“报表信息”，如图所示。主窗口左侧显示为单位列表和报表列表，右侧为数据填写区。注意：各子表中白色的单元格为录入的单元格，绿色的单元格为系统自动计算出来的，不能进行录入操作。3.7.1.1固定资产明细表 表中实盘资产的有关信息主要由基础数据库生成，其余信息（包括盘亏、毁损、报废等）在“盘亏表”中由手工录入。操作步骤：1录入数据（1）选择相应盘亏表，点击工具栏上的【修改】按钮。（2）如选择的子表为浮动表则点击工具栏上的【追加行】按钮，出现【增加数据】编辑器，开始报表数据逐项的录入，点击【确认】按钮，完成报表一行数据的录入，继续录入需要再次点击【追加行】按钮来进行录入，如图所示。2保存数据点击【保存】，出现“保存提示”对话框，如图所示。提示：在保存三个选项中选择第一项，仅保存当前子表。3批量录入可以一次录入多行资产信息，具体操作如下：（1）点击【编辑】菜单的【批量录入】子菜单，出现【批量录入】编辑器，开始报表数据逐项的录入，如图所示。在其左下角“批量增加记录数”中输入一次批量录入的行数，点击【确认】按钮，完成录入。注意：一次批量录入的数据，每行除序号依次增加以外，其它都是相同的。3.7.1.2 其他土地资产明细表本表主要反映单位实际占用的、价值计入无形资产、房屋构筑物或划拨等未入账的土地清查情况。填报单位有其他土地资产则填写，不能确定请咨询财政。其中：实盘资产（包括账实相符、盘盈）有关信息自动生成，其余信息(包括盘亏、毁损、报废等)人工录入。3.7.1.3已使用未转固定资产房屋及构筑物明细表本表反映属于基本建设项目的，已使用未转入固定资产的房屋及构筑物的基本情况。本表人工录入。3.7.1.4固定资产汇总表 本表的相关内容由计算机自动生成的。3.7.1.5往来帐款明细表 按单位往来明细逐项逐笔填列，事业单位涉及8张往来明细表（8J07、9J08、10J09、11J10、12J11、13J12、14J13、15J14），行政单位涉及2张往来明细表（7J08、8J07）。操作步骤：（1）选择相应的往来清查明细表，点击工具栏上的【修改】按钮。（2）点击工具栏上的【追加行】按钮，出现【增加数据】编辑器，开始报表数据逐项的录入，点击【确认】按钮，保存数据。3.7.1.6资产出租出借情况表 其中:固定资产出租出借情况表中的“出租、出借”、“资产信息”、“对方使用单位”相关信息已由卡片导入,其他信息需人工录入。其他资产出租出借情况表的相关信息全部人工录入。“其他”项中包括流动资产及户外广告收入、户外附属设施收费等情况。3.7.1.7资产盘盈、财产损失表本表主要反映单位清查出的各类资产盘盈和按原因归类的财产损失情况。表中相关数据，从资产清查基础表中提取，由计算机自动生成；白色单元格需人工录入。3.7.1.8 人员基本情况表本表反映2006年12月31日止单位人员情况。本表数据人工录入。3.7.9资产负债清查表本表反映资产清查账面数、清查数及清查变动情况。表中绿色单元格数据由计算机自动生成；其他科目人工录入。操作步骤：1数据录入账面数：根据单位的年报数填列，与年报数相符。清查变动数：以单位通过账务清理和财产清查后，各类资产、负债和净资产的增加或减少值填列。2保存数据3点击主菜单【工具】下的【表内审核】菜单，进行审核。注意：资产清查表数据一定要平衡。建议：基础表数据录入的具体要求见培训资料手册中的编制说明。3.8 表间计算表间计算是按照资产清查填表的要求，将相关基础表的数据经过运算、汇总，自动填入的操作过程。表间计算应在基础表数据完整的情况下进行，也就是在卡片数据导入和手工填入完成后进行。点击主菜单下端的【表间计算】按钮，出现其对话框，如图所示。操作步骤：1点击【计算】，开始进行计算，当出现“计算完成！”时，完成提取计算。3.9 数据审核检查套表数据正确性、完整性，确保上级单位对数据进行汇总、分析的正确性、有效性。  注意：每个填报单位在填报完成后，进行审核。  点击主菜单下端的【审核】按钮，出现其对话框，如图所示。操作步骤：1选择单位点击【选择单位】，选择单位。2选择报表选择要审核的报表，报表可部分选或全选。3进行审核点击【审核】，进行审核。如果审核通过，将出现“审核通过”对话框。如审核不通过，将出现“审核未通过”对话框和“审核错误信息”对话框，如图所示。这说明需要对相应的数据进行修改，直至审核通过。3.10 生成报表 表间计算是按照资产清查填报表的要求，将基础表的数据经过运算、汇总，自动填入资产清查报表的过程。点击主菜单下端的【生成报表】按钮，出现其对话框，如图所示。操作步骤：1进行提取计算点击【计算】，出现“操作提示”对话框，如图所示。点击【是】，进行提取计算，当出现“计算完成！”时，完成提取计算。3.11 上报上报本单位的报表或基础表数据。注意：1上报前必须将套表封面录入完整，将基础表数据导入、录入完整，完成表间计算，完成生成报表工作，否则会产生错误信息，不能完成上报。点击主菜单下端的【上报】按钮，出现其对话框，如图所示。操作步骤：1文件存放地址：选择上报文件存放的地址，生成后缀是.QX的上报文件.2选择上报单位。3选择基础表、报表上报4选择FTP进行上报。5进行上报点击【确认】，系统开始对数据进行上报，对话框下方出现时间的进度条。对话框左下角出现“完成”字样，并出现“上报成功”对话框，如图所示，单击【确定】，退出对话框。注意：1 上报，包括汇总报表、报表或基础表数据，其中汇总报表数据为必报项。2 上报前系统强制进行表间数据审核，审核不通过，数据将无法上报，并出现审核错误信息，如图所示。需要补全数据。3 上报的同时，对于填报单位判断是否进行过表间计算和生成报表，否则数据将无法进行上报,如图所示。3.12 打印套表数据点击主菜单【数据录入】下的【打印】菜单，出现其对话框，如图所示。操作步骤：1选择单位2选择报表点击【选择报表】，选择要进行打印的子表，点击【确定】。3选择金额单位 默认打印的金额单位为元。4设置浮动页每页记录数在设置浮动页每页记录数框中输入浮动表的记录的条数。5进行设置点击【设置】，对打印机的选项进行设置。在页面设置窗口中，点选“打印机”标签，在纸张大小中选择“A3”纸，纸张方向选择“横向”。点选“打印内容”标签项，通过缩放比例的调整，可以调整报表的整张表的大小。6进行预览点击【预览】，进行打印预览。7打印报表点击【打印】，打印出相应的报表。8退出对话框点击【退出】，退出对话框。附录：填报单位工作流程1. 启动“卡片管理系统”2. 系统管理的设置3. 录入实盘资产、盘盈资产卡片数据。4. 生成基础表数据文件。5. 备份数据6. 退出“卡片管理系统”7. 启动“报表管理系统”8. 选择套表9. 录入单位信息，生成填报单位10. 录入封面信息11. 接收卡片数据到基础表12. 录入基础表数据13. 数据审核14. 表间计算15. 生成报表16. 上报数据21