TS16949—文件控制程序8345.docx
XX公司程 序 文 件 版本：A CP-01文件控制程序 修订: 第0次 Versionn 版版 次Update 修修 订Page页码Update/Modiffy Reaason 制订订/修订原因因Author 修订者者Date 日 期Compilee 编制Dept. 部门： Check 审核核Dept.部门：Approvee 批批准Dept.部门：Name 姓名：Name 姓名：Name 姓名：Date 日日期：Date日期：Date日期：Co-Signnaturee 会会签Dept.部门：Name姓名：Date日期：1.总则文件和资料的控制按本程序中规定执行，对与体系有关的文件和资料进行控制（包括外来文件、图纸及电子媒体），确保各相关部门使用有效版本的文件和资料。2.适用范围适用于体系有关关的管理或技技术性文件和和资料（包括括外来文件、图图纸）的控制制管理。3.职责3.1管理部负负责对受控体体系文件和资资料的编号、发发放、回收、销销毁等管理。3.2各职能部部门对持有的的受控的有效效版本文件和和资料等进行行控制保管。4.工作程序4.1受控文件件和资料的范范围A：手册和程序序文件；B：技术性文件件和资料，包包括设备操作作指导书、作作业指导书、检检验标准;C：外来文件，非非本公司制作作用于公司管管理体系的文文件资料，如如客户提供的的产品标准、图图档资料，以以及自购的产产品适用的法法律法规等。4.2文件和资资料的编制、审审批、发布4.2.1手册册由管理部编制，经经总经理审核核其适用性后后批准发布。4.2.2程序序文件由管理理部收集相关关单位资料和和信息后统一一编制，总经经理批准发布布。4.2.3技术术性文件和资资料、表单由由各相关使用用部门负责编编制，部门主主管审核后发发布。4.2.4文件件编制好后由由管理部统一一编号。4.3管理文件件和资料的编编号和版本控控制4.3.1编号号A、手册的编号号方法： QM - 0 11代表流水号 代表手册 B、程序序文件的编号号方法： CP - ×× 代表流水号, 01 99代表程序文件 C、作业指导书书,检验标准准,操作指导导书等三阶文文件编号方法法： W I - X X - X X 代表流水水号, 011 999 文件制定定部门英文或或汉语拼音缩缩写 代表作业业指导书等三三阶文件 D、表表单编号方法法： X X X X X(XX) - F××× （×/×） 版本 代表流流水号，01199代表表单出自文文件编号4.3.2版本本/版序/修修订受控文件版本/版序即文件件发行时现行行状况的代号号，以A/00表示。当文文件内容发生生更改、修订订时，要在版版本/版序上上反映，每修修订一次后一一数字向后增增加。如：AA/0 变为为A/1 , A/1变变为A/2直至A/5版，当修修订达6次后后，A/5版版变为B/00版。依此类类推。4.4文件的发发放、使用和和管理4.4.1管理理部负责文件件分发，手册册与程序文件件各部门各分分发一套。作作业指导书，检检验标准根据据其使用场所所发给对应部部门。数量不不够可申请补补发。表单各各使用部门依依据受控表单单格式控制使使用，不另行行分发。所有有发放的文件件皆须盖蓝色色“受控文件”章。确保对对体系有效运运行起重要作作用的各个场场所，均能使使用受控有效效版本的文件件和资料。4.4.2文件件发放时管理理部文件管理理人员填写文件分发/回收记录清清单，接收收部门签收。4.4.3管理理部对最新文文件和表单制制作受控文文件清单和和受控表单单清单，以以控制文件和和表单最新状状况。4.4.4各部部门需妥善保保管和使用发发放的文件，防防止丢失、破破损、霉烂及及虫蛀等。所所有文件不得得随意涂改和和废弃。4.4.5受控控状态之文件件和资料任何何员工不得故故意或无意向向其他单位或或个人，以书书面或口头的的形式泄露其其中内容；各各类文件和资资料不得擅自自携带离开公公司。如因工工作需要，向向外提供受控控文件和资料料，则需经总总经理/副总总经理许可，经经必要处理后后提供，同时时作好相应记记录。4.4.6相关关部门对文件件有需求时应应填写文件件需求申请单单，经管理理代表审核后后由管理部分分发，发行程程序与原程序序相同。4.5文件和资资料的更改或或废止4.5.1当手手册和程序文文件需更改或或废止时，由由原文件制作作单位填写文件修改/废止申请单单提出更改改，经管理代代表审核同意意后进行更改改或废止。更更改内容需简简述于该文件件修改记录中中。其他三阶阶文件和表单单需更改或废废止时在得到到部门主管核核准后执行更更改或废止作作业，无需填填写修改申请请单。4.5.2更改改完成准予发发行的文件交交文件发行单单位发行。新新文件发行后后同时收回失失效文件，防防止误用失效效文件。文件件收回后在文件分发/回收记录中注明。4.5.3对于于因正当理由由需保留的任任何作废文件件，必须盖上上蓝色“参考”章，加以识识别，以便同同正在使用的的有效文件有有明显的区别别。其它作废废文件盖红色色“作废”章销毁。4.6外来文件件的控制：外外来文件包括括客户提供的的工程技术资资料、国家或或行业标准等等。使用部门门负责对外来来文件进行识识别和审核，无无任何问题时时由文件管理理单位盖蓝色色“受控文件”章，分发至至使用部门。外外来文件登录录外来文件件清单中。4.7记录保存存期：本程序序涉及的有关关记录，由各各相关单位负负责按记录录控制程序妥善保存。5.相关文件5.1记录控控制程序 6.记录表单6.1文件分分发/回收记记录 6.2受控文文件清单6.3受控表表单清单6.4文件需需求申请单6.5文件修修改/废止申申请单 6.6外来文文件清单 Page 8 of 8
