房地产业信息化对企业成本控制的作用21070.docx

房产信息化对地产开发企业的成本控制作用一、地产开发企业的成本构成房地产开发成本是指房地产开发企业为开发一定数量的商品房所支出的全部费用，就其用途来说，大致可分为以下几个大部分：土地费用；前期费用；建安成本；配套费用；筹资成本；管理费用；销售费用  从上述成本费用组成分析，成本的发生是一个过程，涉及到了前期策划、规划、设计、施工、销售等开发全过程环节，因此地产企业的成本控制，就是要在项目开发的全过程中，对上述全部成本构成要素进行规划、控制，从而实现企业利润最大化的目标。二、成本分解的过程  项目开发成本的控制与项目成本发生的周期同步，其首要特点是一个过程，然后是地产企业诸多管理活动的体现。与项目的时间计划一样，成本计划及控制也有一个从宏观到微观、从粗放到细致的过程。在项目初期，首先是确定一个项目总体的投资估算即估算成本，然后在逐渐细划到成本目标的过程。  1、投资估算在项目正式立项前一般都要对该项目进行财务评估分析，包括成本估算、进度计划、销售计划、资金计划、现金流量等内容，以确定该项目的盈利能力及利润率，并选择比较可行性高的项目执行方案。目前比较流行的成本估算方法包括经验估算法、因素估算法、工料清单法等，在PM2的成本估算功能中，通过模版、设置计算依据等方式，均可以实现上述估算计算。在PM2中的具体实现如下：1）、核算项目设置，相当于设置不同的项目执行方案，例如：不同的容积率、服务性设施所有权等，对不同方案的成本、盈利能力等进行分析对比。2）、收支项目（成本项目）设置相当于是工程估算人员对项目成本费用项目的层层分解，这个成本项目的分解也是一个过程，随着项目计划的进展，成本项目的划分也越来越细。例如：在项目计划初期只划分了土地费、建安费、配套费等，随着时间的进展，就需要将土地费逐渐分解为土地出让金、土地评估、交易、登记、契约费等。3）、收支估算（成本估算）随着收支项目（成本项目）的设定，根据项目的开发周期资金需求量，就需要计划不同时期内的资金收支计划。在PM2系统中，就是按预先设定的费用项目指标录入/计算/调整估算数据。包括成本估算、资金来源、现金流量等各种财务分析报表。  由于PM2采用了灵活地自定义方式，支持用户设定各种项目建筑指标及相关的计算关系，例如：根据单方成本、建筑面积计算总成本，设置各个成本项目占总成本的比例而计算各个成本项目的成本估算等。  2、成本目标在项目规划阶段，在投资估算的基础上制订目标成本和资金计划，作为后续项目成本控制的基线。PM2系统按照二维表的格式显示核算项目的成本计划，二维表的横向显示计划的周期，例如：年度、季度、月份，二维表的纵向显示当前核算项目下所有的成本项目，这样二维表就能够详细的显示成本项目在计划年度下计划月份的计划金额。成本目标的确定，对项目成本计划和控制，有着重要的指导意义。随着工程项目的施工进展,当计划/实际成本超出目标成本时，对目标成本进行调整。随着项目的推进，成本动态发生变动，当动态成本与目标成本发生较大差异时，须分析产生差异的原因，并修订目标成本。   3、成本计划在制定项目成本目标时，与项目整体的进度计划关联，可以从项目/任务计划中，提取工程量成本、甲供材料成本、相关费用的计划数字，并自动按日期和成本项目汇总，从而构成整个项目的成本计划。三、成本控制的过程动态成本分析对比是整个系统的核心功能，它能自动实现动态成本的核算，生成全项目动态成本一览表，对动态成本与目标成本的差异进行比较查询，提供各种对比分析报表和图形。对于各种缴费类的非合同成本业务，在PM2中，通过支出单或虚拟合同业务模式解决。系统通过合同结算与拨款对比及拨款计划分析待发生成本预测、项目成本明细表动态分析对比项目成本计划与实际的差异；通过成本分摊业务功能对相关公共费用进行成本分摊。具体的控制操作流程如下：  1、建立合同与成本项目的对应关系  在建立了核算项目及收支项目后，在合同维护中通过参数设置建立合同与成本项目的关联关系，合同可以与核算项目及成本项目建立一对多的对应关联关系。合同录入后，需进行合同拆分，将合同金额及结算金额分配到成本项目上。系统合同支持对项目、任务的任意关联以及合同对不同核算项目之间的拆分。2、合同金额、结算金额汇总项目成本PM2自动根据项目估算数据及合同金额及结算数据，汇总产生项目成本表。系统支持对多层次核算项目、多层次支持项目的逐级汇总。例如整个项目划分为三期工程，每期工程中又有多个具体的楼盘单体，按照这样的划分层次，系统支持从每个单体到每期工程、再到整个项目的逐层分解及汇总。  3、合同签署、合同变更、合同付款的报警功能在合同执行过程中，经常出现由于设计变更、现场签证等原因需对原合同进行调整，而且同一个合同可能需多次调整。这些业务在PM2中均可以通过合同变更实现，并且系统自动根据合同结算金额的变化情况，与成本目标进行对比分析，达到或超过用户设定的成本目标变动范围后，系统自动报警。  4、其他控制手段项目成本产生于项目开发各项业务过程中，特别是材料采购等业务中。与其对应的成本控制手段包括材料限价、设计变更与洽商管理等对成本高低和成本控制效果起到直接的作用，这些控制措施在PM2系统通过合同限价单、询价单等功能都有良好地支持。限额设计、选用满足市场需要的性价比好的材料与设备、集成化专业化的招标组织与严谨的合同管理是成本不断降低的源泉  5、非合同成本  对于地产业务中的非合同成本，既可以通过建立虚拟合同的方式实现，也可以通过支出单的方式直接体现。四、实施PM2系统对成本控制的作用  1、通过对估算、目标、计划、合同、合同执行的管理，计算出动态成本，并比较动态成本与目标成本，找出差异，最终达到成本控制的目的；同时实施项目管理中的控制管理体系，实现合同管理、付款计划及动态查询。   2、以成本与资金控制为核心，将成本控制与项目进度计划、甲供设备材料密切关联；将销售与资金流入关联，实现地产开发业务的全过程、全方位协调管理。  3、通过规范业务流程，提高管理水平；通过网络业务数据共享，加快了信息传递速度；通过合理的资金/成本计划，提高资金使用率，降低经营风险，大大提高了企业决策者对项目单位成本的控制力度。 PM2软件在以合同为中心的项目管理工作中的应用在工程实践中，业主与承包商之间存在着复杂的合同关系。无论是主动还是被动，业主与众多的承包商、设备供应商之间都会签订许多合同，形成许多合同关系。这种合同关系，用图形的形式表示出来，我们把它称为合同树。建立合同树对于我们进行项目管理工作有着如下显而易见的作用：ü 将一个庞大的工程建设项目划分成为相对独立的、便于控制的较小的单位。无论是从成本控制的角度、还是进度控制的角度，都是必须要做的工作。ü 将合同相关的单位与参加项目的组织机构关联，以合同的形式明确每个相关单位的责任权利和义务。ü 对每一个合同单位做出详细的时间计划与费用估计，形成进度目标和成本目标。ü 确定项目需要完成的工作内容、质量标准和各项工作的顺序，建立项目质量控制计划。ü 建立项目成本控制体系。ü 建立项目进度控制计划。在合同架构的基础上，我们还必须将项目计划细分为项目进度总控计划、项目成本总控制计划、项目质量工作总控制计划、项目安全控制计划。PM2项目管理系统的在工程建设中的作用也是主要体现在上述几个方面。1 目进度总控计划在实际工作中，对于一些大型的电力、水利、房地产项目，应用PM2项目管理系统制订项目进度计划一般分为三级：1）、 一级计划：由业主、监理、设计及施工总承包四方共同确认的项目进度总控制计划；内容涵盖项目开发整个过程所有影响进度的工作。在PM2项目管理系统中，一般由开发商根据总包合同制订一级进度计划，主要包括各专业总体计划和各个里程碑的控制点。2）、二级计划：由各专业分包编制，并由总承包汇总。在PM2项目管理系统中，一般由总包方建立单独的项目，将各个专业分包商的计划汇总输入，并确定各个专业之间的协作关系。3）、三级滚动计划：总承包汇总各分包人编制的涵盖各专业施工内容的短周期施工计划，将近期（季度）的主要施工工作输入PM2项目管理系统中。2成本控制系统积极的预前控制方法进行成本控制，首先是确定一个项目总体的投资估算即估算成本，然后在逐渐细划到成本目标，以次作为项目成本控制的基线。PM2系统的各种成本分析报表通过对估算、目标、计划、合同、合同执行的管理，计算出动态成本，并比较动态成本与目标成本，找出差异，最终达到成本控制的目的3安全生产控制计划项目的环境保护与施工安全也是项目管理的重要内容。要求各施工单位建立安全生产责任制和环境管理责任制，建立与保持工作程序，严格现场管理。在PM2项目管理系统中，一方面提供了安全文档、安全制度保存相关的安全生产制度。并且可以针对项目进度计划中的各项工作，制订相关的安全生产控制措施和计划，并对安全生产隐患和整改措施提供各种分析跟踪。4质量总控计划通过PM2项目管理系统的质量管理模块，可以使质量计划达到如下控制原则：1）、以合同管理为基础，制订整个项目的工程质量目标，并以此控制设计、单位、总包、分包、材料供应商等相关单位。2）、建议严格执行质量保证体系的方法与程序。PM2质量管理的法规文件、验收标准、质量评审、质量甘特图等功能，贯彻到工程项目建设的各个环节，实行全要素的管理，确保工作质量。房地产开发成本管理的关键控制点      张保成目前大多数开发商依靠财务软件和OFFICE软件对历史数据进行手工化的归集、分析、处理、管理工作，还无法进行更详细更有参考价值的实时动态查询分析，从而影响了企业项目成本管理的效率。至于对以后期间的数据预测分析，则基本处于无能为力的状态，其依靠人为简单预测的数据可靠性和准确性无法得到保证。在当前央行进一步加强房地产信贷业务管理的大环境下，房地产开发企业面临着更大的成本管理压力，同时更加迫切的需要能够合理有效控制项目成本的新型管理工具。而新的管理工具应该能提供进行事前、事中管理的工具，而且通过预先设置等手段提供对以后期间发生数据的较为准确的预测核算方法，方便使用者实时查询读取，可为决策者编制各项计划决策，进行项目管理提供有力的支持。    下面就成本费用管理、预计未发生成本、承包商付款管理、贷款资金管理这几个关键环节来说明新型项目成本管理的必要性和科学性。关键环节一：发生成本费用归集查询问题    一. 现状分析    现时房地产开发企业工作方式是对已发生成本费用按会计科目进行明细核算的，而会计各级明细科目的使用因为要符合会计工作规范而在设置时有很多局限性，具体表现为很多成本费用合并核算，不够细化。例如在科目设置时设置“开发成本土建安装安装工程”三级会计科目，发生各类安装工程的成本全部计入该科目内，通过财务软件的查询功能也能实时查询出到目前为止已发生的安装工程的汇总成本，但无法区分各类安装工程（暖通、电梯、监控还是消防等等）发生的明细成本，也就是说这种核算方法只能满足财务基本核算的需求，无法对更高要求的工程成本费用核算提供太多的帮助。    二. 存在问题    1. 这类成本费用明细表一般都是定期按月编制，也就是在一个月份终结后再根据上月财务数据编制，存在滞后性。    2. 财务软件由于受制于财务工作规范只能提供按明细会计科目核算的月汇总发生数，无法按照自己的需求进行更为详细的分类明细汇总。    三. PM2软件解决思路    1. 在房地产开发企业管理系统中预先设置活动代码与成本代码，将项目开发的活动和成本按实际需要进行细分。    2. 预先设置工作计划并选取与其相关的活动代码。    3. 在新增承包合同时设置该工程合同的工作计划，选取活动代码及与其相关的成本代码并输入各成本代码的承诺成本金额。    4. 工程报账时对提交金额在合同工作计划中的各活动成本代码按实际发生情况分配，并提交审批。    5. 在工程项目分析查询中，可按照活动明细和成本明细进行查询已发生成本。    四. 改进价值    1. 能按照自己的需要设定活动和成本代码，可以随意按照活动或成本实时查询已发生的明细成本，无需再另行编制成本明细表，保证数据读取的时效性，简化成本核算的工作程序。    2. 可以根据活动代码进一步查询已发生的相关明细成本，或者根据成本代码查询与之相关的活动代码，保证对明细成本构成进行详细分析的需求。关键环节二：预计未发生成本的准确性问题    一. 现状分析    开发商对未发生成本的预测左右企业对项目的资金安排，是项目顺利进行的关键，现时一般根据已发生的成本结合预算或者合同金额进行预测。    二. 存在问题    1. 根据预算数与已发生数预测的未发生成本往往只能是一个预估的总数，对于其中的成本构成和每期发生数虽然用工程进度结合人工计算的方法也可以取得，但由于缺乏进行计算的科学工具而难已取得较为准确的数据结果。    2. 如果取得的发生数准确度不高，则势必影响到对未来期间工程资金安排的参考价值，可能会对企业工程项目的操作产生相当不利的负面影响。    三. 新型管理工具的解决思路    1. 预先设置活动代码与成本代码，在项目建造成本定义中按楼号设置项目建造计划。    2. 在建筑计划中设置工程所需的活动代码，并预测每项工程活动在整个工程活动中所占用的成本资金比例。    3. 对每项活动按其所构成的成本明细进一步细分，并预测每一项成本明细占该项活动总成本的比例，预测该项活动在其整个工作期间的每期付款比例。    4. 在工程项目分析查询中按工程活动或工程成本明细查询尚未使用的预算余额。    5. 设计资金流模拟分析工具，在资金流what-if分析中查询以后各期间预测的成本发生付款数。    四. 改进价值    1. 可以随时查询预算执行情况，且查询方式更为灵活，了解每项活动或每项成本的预算剩余数。    2. 可以预测以后每一期间的成本付款发生数，结合销售资金回笼计划数，预测到以后每期现金净流量，成为制定资金计划的可靠数据。关键环节三：承包商付款管理问题    一. 现状分析    在合同签订后，一般由专人负责合同的管理工作，其主要的职责是记录合同信息、按工程项目经理的意见进行工程合同报账、定期编制合同付款情况表等。    二 存在问题    1. 一般企业使用excel编制各种合同情况管理报表，了解合同执行情况只能是在期末以后，而如果采用人工随时更新可能因为人为输入错误而造成数据失真。    2. 报账人员根据项目经理授意填写工程付款报账申请时，需要人工查询历次报账情况及付款情况，以确定本次报账的金额，如果报账付款情况复杂，则可能发生重复申请或遗漏申请的情况。    3. 报账审批人在审核批准合同时无法立即了解合同执行情况信息，需由财务部临时提供付款数据、工程部临时提供工程施工情况信息。    三. 新型管理工具解决思路    1. 在企业管理系统中独立设计承包商管理模块，在承包合同管理中将新增合同基本信息输入后，设置合同工作计划和保留金扣除比例。    2. 在企业管理系统中设计工程项目报账管理，将报账管理与承包商管理连接起来，这样在工程项目报账管理中提出新的报账，对于非第一次报账的合同可以查询到累计提交的报账金额和批准金额，同时可以在合同管理中查询到合同变更后增加或减少的金额、累计申请报账金额、累计付款金额、扣留和释放的保证金金额这些具体信息，并及时更新与该合同相关的工程项目进度信息。    3. 提交报账批准后自动生成账单由财务部安排付款。    四. 改进价值    1. 合同基本信息、付款及其他执行情况查询一目了然，保证工程报账申请的正确性和向批准者提供审批依据的准确性、及时性。    2. 报账批准后自动生成账单传递至财务部安排执行，避免各个部门工作传递中因职责不清而对工作效率产生的不利影响。关键环节四：贷款资金管理问题    一现状分析    对销售资金的管理是企业管理的重中之重，而按揭贷款资金在整个销售资金中占有最大的比重，因此，开发商对贷款资金的管理有较为迫切的需求，具体表现在对贷款合同的状态流程及具体信息及时掌握，准确预测银行放款资金的金额和具体时间，从而制定销售资金回笼计划。现时企业一般使用较为简单备忘录形式的表格管理销售合同与客户贷款情况。对每一客户的贷款情况只在excel表格内以备注形式记录贷款金额等资料。    二. 存在问题    对客户的贷款情况无法进行动态的跟踪与管理，对其贷款资金的回收情况只能依靠人为的估计，销售资金回笼计划的准确性无法得到保证。    三新型管理工具的解决思路    1. 在企业管理系统中的贷款管理部分中按贷款的流程设置“新申请”、“待公证”、“待办抵押”、“待放款”、“已放款”、“已取消”6个TAB标签，已分别显示处于各种工作流程状态下的合同。    2. 在“新申请”中新增贷款合同，并按实际工作流程将该贷款合同在各工作状态下进行处理。    3. 在将抵押权证交予银行后，进入待放款状态，取得银行放款凭证后，即可作收款处理，同时将按揭款与贷款保证金分别输入各自的账户。    四改进价值    央行对房地产企业的信贷管理将愈来愈规范，资金短缺严重影响到开发商项目运作的顺利进行。每一个开发商对于资金流入的准确预估有较高的要求，对占销售资金较大比重的按揭贷款资金回笼金额预测就有非常大的价值。依据对各种状态下合同金额的汇总，以及该贷款银行的放款周期，可以得到在近期内可以发放的贷款金额。    只有恰当的运用新的管理工具，提高项目成本管理的效率，合理规避风险，才能使企业在当前日益激烈的竞争环境中，先人一步，胜人一筹。管理制胜-论房地产企业管理信息化随着中国房地产业本身和市场的发展，特别是从2004年下半年土地政策的市场化，中国的房地产行业迈向纯市场经济的大幕徐徐拉开了。面对日益高企的土地获取成本和更加严格、规范的国家金融政策，未来房地产行业的市场竞争将更加激烈。以往单纯依靠政府关系拿到好地就能赚大钱的日子已经一去不复返了。房地产企业之间的竞争的层面也将不断提高，传统的、标新立异的营销这样的一招鲜手段已经不可能为企业带来持久的竞争优势，更不可能让企业在激烈的竞争中脱颖而出。提高房地产企业内部的管理水平，提高资金效率、降低开发成本，是未来开发企业竞争获胜的基础，而在当今的信息社会，管理信息化已经是被各行各业证明为提高管理水平的有力手段。同样，房地产企业要提高自身的管理水平，离开信息技术手段也是不现实的。房地产企业的管理工作是以房地产项目的开发和销售为核心业务的项目管理工作，可以说房地产项目管理是房地产企业管理的核心。同样，房地产企业的管理信息化肯定是围绕着项目管理的信息化展开的。一、房地产企业的组织机构与管理框架从房地产开发企业的组织结构分析，一般包括开发部（前期部）、工程部、合同预算部、销售部、经营部等相关部门或岗位，再协调配合设计、监理、施工、销售代理、经纪公司等相关单位，完成以下主要业务管理工作。1）、项目总体情况及投资分析  项目来源、 项目规模、开发方式、项目类别、项目公司、项目负责人、 项目情况简介、项目前期投入费用流量、项目计划现金流量、2）、项目报批：  包括取得规划意见书、审定方案通知书、用地许可证、规划许可证、 土地使用证、地下资源使用证等，与发改委、环保、消防、交通、教育、文物、园林、市政、智能化等相关政府部门和职能单位关联。3）、项目成本控制，这也是房地产开发企业管理制胜的核心。包括制订 核算项目与成本树 成本估算、成本目标、成本计划、成本实际与预测 动态成本分析与预警4）、项目施工与工程计划进度施工单位的招标及实施，一般包括：土建施工、室外工程施工、强弱电施工、通风空调施工、智能化施工、防施工电梯施工、装修施工、绿化园林施工。5）、材料设备管理，主要是甲供材的管理，包括： 甲供材料设备使用计划 甲供材料的采购、检验、入库等管理。6）、合同管理，是开发企业管理的核心工作，包括如下相关合同管理工作。    合同拟订、合同维护、合同变更、合同付款、合同索赔、合同分析。7）、楼盘销售： 销售的基本情况 销售计划 回款情况 销售人员业绩分析考核8）、资金管理 计划资金链（含垫付资金）、实际资金链 资金计划上报、资金计划批复、财务分析 资金流入、流出记录、分析。二、房地产企业管理信息化现状分析从国内大多数房地产公司的状况分析，信息化工作比较好的企业主要是进行了以下几个方面的工作： 各部门配置电脑，使用Word、Excel等办公软件，进行各种文件、表格的处理。 登陆Internat，收发电子邮件。 财务软件，进行帐务、报表处理。 预算造价软件、制作公司网站等 分析：目前的Word、Excel等办公软件以及预算、财务软件只能表达房地产公司日常小部分的静态信息，但房地产开发项目管理作为企业的核心业务内容，涉及到前期、施工、销售等过程，包括合同、成本、计划进度、资金、材料设备等各个侧面，特别是站在企业整体的高度能将上述关联业务统一表现，其信息化状况是企业核心竞争能力的关键。三、邦永PM2房地产企业项目管理产品分析北京邦永科技有限公司是从事项目管理研究与开发，集项目管理咨询、软件开发、项目管理教育培训为一体的专业外资企业。其PM2系列项目管理软件产品涉及房地产、冶金、石油化工、电力等数十个行业的项目管理信息化，是国内最大的项目管理软件专业提供商。PM2房地产版是邦永公司专门为房地产开发企业量身订做的项目管理软件产品，包括售楼软件、成本控制软件、项目管理软件等。PM2房地产版在国内第一次实现了对房地产项目的全过程管理，涉及投资立项、征地拆迁、设计报建、工程管理、房屋销售等各个阶段。它从投资、进度、成本、质量、合同等各个角度分析、控制项目的进展情况，是房地产企业实现项目管理信息化，提高企业竞争力的得力助手。PM2特有的我的办公室、预警机制等个性化服务，能够为各级领导的决策提供方便、直观的分析数据。目前国内还有其他一些软件厂商也为房地产开发企业提供产品和服务，但绝大部分仅限于房地产售楼系统、办公自动化系统或网站，不能站在全局的高度、将整个房地产开发企业各个部门管理工作的信息化纳入一个统一的平台和系统。而实施邦永PM2项目管理系统的意义，正是不仅在于实现日常业务工作的计算机化和标准化，更重要的还可以实现业务数据在部门、人员之间的流转、沟通，相当于为房地产企业搭建了一个基于地产开发业务的网络办公平台。    四、房地产企业管理信息化效益分析1、显性经济效益1）、通过严谨的工程计划、供应商甄别，降低分包成本、采购成本。2）、通过制定了翔实的材料设备、费用计划，降低工程项目的不可预见费用。3）、通过合理地分配资源、优化计划，加快项目进度、降低成本。从实施项目管理的企业分析，一般可以达到降低成本3%5%，缩短工期10%20%。2、隐性经济效益为不同层次的公司及项目管理人员各项决策提供相关的建设数据。n 决策层开发商可以随时了解项目的总体计划及执行情况、落实项目需要的资源、并作出相关重要的决策。企业领导能够综合各个项目整体情况，对公司的经营、发展提供依据。n 项目管理层项目管理层主要通过项目的规划，对项目相关任务进行组织协调、通过组织和管理项目实施层各组织的行为进行控制。n 项目实施层包括开发商各个相关部门及承包商、监理、供货商等，方便地进行具体的合同、项目资金、材料和设备供应和质量监督反馈等工作。PM2应用效果n 从实施项目管理的企业分析，一般可以达到降低成本3%5%，缩短工期           10%20%。（数据来源-项目管理协会）n 实施房地产成本控制，单方造价的目标控制率达到97%以上。n 使用材料询价功能，PM2某客户电缆设备采购价从200万元降低到120万元。n 领导每月关心的成本分析统计表手工汇总需要46个小时，现在只要10秒钟合同拨款高度准确，杜绝业务部门与财务部分数据不统一。