档案信息化建设实践探索.doc

档案信息化建设实践探索一、信息化档案管理的重要意义1.信息化档案管理是大数据时代的必然要求。我们生活在一个信息化时代，大数据时代的到来，随着各种新兴场景的出现，也对档案信息化提出了新的要求，这就要求档案工作在收集、保管、归档和利用等方面与时俱进，更好地适应社会发展的需要和满足人民生活的需求。2.信息化档案管理是满足利用者需求的重要举措。人民日益增长的美好生活需要和不平衡、不充分的发展之间的矛盾已经成为我国当前社会的主要矛盾，21世纪是信息化、数字化时代，档案管理也是信息时代的重要组成部分，无论是公共服务机构还是广大社会群体对档案信息化的呼声越来越高，对数字化档案要求越来越强烈，对于时间以及效率的要求也不断促使其加快档案信息化进程，充分发挥档案资料的最大化社会价值。3.信息化档案管理是传统档案转型升级的迫切需要。当前，我国信息化建设已进入快速发展阶段，信息化为档案信息化管理带来便利的同时也提出了挑战，档案管理工作要乘势而为，各方面发展都迫切要求转变观念，加快档案管理转型升级，推进档案工作数字化进程，实现以信息化为核心的档案管理现代化。二、信息化档案管理模式的优势1.较之传统档案管理模式更加省时省力。传统档案查找需要进行手动查找，效率非常低，而且很容易出现错误。与传统档案管理相比，档案信息化管理有着明显优势，传统档案管理工作量大，效率低下，分类查询复杂，分类归档、人工查询纸张原件需要大量时间。档案信息化后，数据只需一次录入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索准确性，大大提高了工作效率。2.较之传统档案管理模式检索查询更加便捷。档案信息化管理在对档案进行归档时可以编制检索工具，查阅时只需按照【关键词】：p 】： 、分类号等采用模糊查询或精准查询的方式即可实现即时查询，实现档案资料迅速利用，大幅度减轻档案管理工作人员的工作量，资共享更加便捷，提高了查询的效率。而传统档案管理的检索方式，查阅档案要经过非常繁琐的程序才能查阅档案，效率低下。3.较之传统档案管理模式存储更加安全。传统的档案是纸质文档，容易受潮和虫蚀，反复查阅对纸质档案损害较大，并且存在火灾隐患，需要不断改良和优化放置档案的环境。对于传统的档案管理后续使用来讲，需要耗费大量的时间和人力成本，对于档案保管来讲，不仅存在丢失无法复原的隐患，而且需要大额的保管经费。相比较而言，信息化管理档案，存储和使用更加灵活，信息化录入可以随时增减信息，相比传统的纸质保存，存储工作更加便捷，大大节省存储空间，避免了因环境等因素影响档案存储问题。此外，通过信息化手段添加密钥，可以避免信息失窃或泄露，利用更加先进的存储系统、云存储等方式，可以极大提高存储容量，有效保证了档案的保密性和安全性。4.较之传统档案管理模式资共享更加便捷。传统档案管理难以实现信息共享，而且档案管理不能复制，共享需要到相关部门调阅查询，然而信息化档案管理使档案管理的资共享更加便捷。借助基于互联网的档案信息网络服务平台能掌握其他部门和单位的工作重点和档案管理动态信息，不仅能共享档案信息资，还能相互交流工作经验和教训，相比传统档案管理，信息化档案管理的资共享更具便捷性。5.较之传统档案管理模式更具开放性和易用性传统方式下，档案开放程度较低，任何档案保管的最终目的都是为了发挥最大价值，得到利用，信息化手段管理档案，使用者无需到档案部门（室）查询档案，通过网络即可得到所需的档案资料，既节省了使用者的等待时间，又节省了人力，进一步方便了广大社会群体，提高了档案的利用效率。三、档案信息化建设存在的问题1.重视程度不够、效率低下。一是在当今时代，纸质档案管理向电子档案管理转变是时代所趋，档案信息化建设过程中，很多档案部门没有意识到档案信息化建设的重要性，档案管理工作决定着我们将为党和国家、为当前和今后、为历史和后代留下多少文化财富和留下什么样的文化财富，但现在很多档案部门的档案工作人员存在身兼数职的问题，配备人员少，工作任务重，外加对档案工作的重视程度不够，认为档案工作只是对资料的保存，只要保证其完好即可，工作态度不认真、不积极，这是造成档案信息化建设进程缓慢的根本原因。二是传统档案借阅需要借阅者手工填写查阅登记表，由档案管理员核对之后才能调取相关档案，并复印相关内容，借阅流程时间长，工作效率低，多次借阅也造成了纸质档案的磨损，工作效率大大降低。2.缺乏资金。档案信息化建设离不开资金支持，在加大硬件投入、加强管理规范等方面需要较大资金，信息技术日新月异也需要对软硬件设施不断更新换代，信息安全防护系统构建都需要大量资金。而且在很多档案部门，对档案的重视程度不够，忽视了利用的目的，大量档案仍是纸质化，难以形成档案信息的数字化和规模化，导致档案信息化建设发展较慢。3.缺乏复合型人才。档案信息化建设人才缺乏，档案工作人员综合素质有待提升，档案部门缺少具备专业档案管理知识又能熟练使用计算机的管理员，而且档案工作普遍待遇不高，导致档案工作人员普遍年龄偏大，工作缺乏热情，工作效率低，档案部门缺乏综合型人才，对档案信息化建设工作的开展造成很大影响。4.信息化安全存在隐患。档案是一项重要的信息资，资共享连通信息孤岛，让信息多跑路，让群众少跑腿，档案信息化为使用者带来了极大便利，但在我们享受便捷服务的同时也存在很大的安全隐患，档案信息化以互联网为基础，一旦遭到黑客攻击或网络故障，信息容易丢失或泄露，硬件基础设施和软件系统建设不能适应信息化的安全需要，设备陈旧，网络建设跟不上，档案信息安全技术还需不断完善。四、档案信息化建设的策略建议1.更新观念，加强重视。创新观念，提高认识是保障档案管理工作创新发展的基础，信息化进程下，改进档案管理信息化进程迫在眉睫，各相关部门要结合本单位实际创新档案管理理念，引入新思路和新技术。各相关部门领导要提高重视程度，认识到档案管理信息化建设的重要性，加强领导，设定目标，分解任务，精心部署，将档案信息化建设纳入单位重点工作计划，重点进行考核。2.加大资金投入。档案管理信息化需要软硬件支撑以及人才培养，这都需要大量的资金保障，缺乏资金严重影响了档案管理信息化进程，相关部门需将档案事业信息化工作发展所需经费纳入制度化轨道，确保档案工作顺利开展。加大对档案管理的软硬件设施建设，及时对数字化设备更新换代，合理引入软件，加强安全保密管理，探索电子档案管理查询、存储和检索模式，不断提高档案管理信息化建设水平。五、青岛市不动产登记中心对档案信息化建设做出的探索与实践青岛市不动产登记中心对档案信息化做出了持续的实践和探索，加快档案信息化进程，加强档案信息化人才培训，强化登记信息安全管控，有效提升了不动产登记档案工作的整合、共享和利用。1.加快档案信息化进程。一是档案数字化扫描运行，引进专业公司，将纸质档案转化为完整、清晰的电子档案进行利用。二是不断升级档案自助查询机，档案信息自助查询，提高档案查询自助化程度，办事群众放入身份证，不用2分钟即可查询房屋权属信息、开具住房情况证明、进行权属状态验证，实现档案查询利用的全自助、便捷化。三是不动产登记信息实现网上查询。市本部于20_年12月上线不动产登记信息网上查询系统，办事群众不出家门即可查询所需信息，不必再为一纸证明、一条信息跑腿跑路。截至目前，不动产登记业务市内三区及其他部分区市实现了网上查询服务。办事企业和群众可登陆“青岛不动产登记”微信公众号和青岛网上房地产网站查询有关信息。实现网上查询，切实满足了查询申请人在前期了解不动产买卖、抵押、租赁等方面情况的需求，极大减少了往返查询的时间，进一步提高了查询工作质量和利用效率，真正实现了“全程网办”和“零跑腿”。四是建设数字档案管理系统，使档案入库、上架、借阅等工作实现一条龙信息化管理，档案管理迈上了新台阶。五是持续推进信息共享及金融平台远程查询。与多个政府部门实现信息共享，出台共享信息的管理规定。同时实现了金融机构远程查询，制定了远程查询管理规定。信息共享及远程查询可有效缓解一线查询窗口压力。六是增强与相关部门的协同。信息时代，提高效率最有效的方法，是充分利用互联网技术，增强与公安、税务、民政、社保等相关部门的信息协同，彻底打破相关部门的“信息孤岛”，实现相关部门的互联互通，满足相关档案信息全国范围的查询，实现“让数据多跑路，让群众少跑腿”，简化要件，真正实现“一站式”服务。2.培养档案信息化人才。一是提高重视，为培养档案管理工作人员营造良好氛围，在实际工作中形成合力，着重培养综合素质高、具有信息化意识，并掌握适应现代化建设需要的应用型人才和高素质档案人员。二是档案管理工作人员需主动加强业务知识学习，掌握档案查询等档案专业知识，提高综合素质，成为既精通档案知识又熟悉信息化技术的复合型人才。三是按档案信息化要求培养和使用人才的观念，引进来和走出去，通过专题培训，实地考察和业务交流，为青岛市不动产登记中心档案工作人员提供专业培训，努力造就一支高素质档案管理干部队伍。四是设立档案工作人员考核机制，成立档案管理组织领导小组，定期对档案工作人员进行考核，切实有效提升工作积极性，切实提高档案管理人员工作水平。五是坚持正确用人导向，结合实际工作合理安排人才，优化人才配置，激发队伍活力，为青岛市不动产登记档案工作提供技术和人才保障，不断适应信息化建设发展需要。3.强化登记信息安全管控。一是制定下发档案库房管理规定，严禁任何人员携带易燃易爆物品进入库房，做好安全巡查，重点检查库房用电和漏水等情况，切实做好防盗、防火、防潮、防鼠等工作，用制度保障档案库房安全。二是严格落实档案管理、资料移交、信息查询等工作制度，完善制度规定，签订保密协议责任书，使档案工作人员充分认识到档案安全工作的重要性，从制度上规范各项业务工作，消除安全隐患。三是严格“以人查房”操作流程，完善信息查询中的留痕和可追溯功能，梳理系统使用权限，定期排查信息安全隐患。四是开展消防安全讲座，进行档案安全宣传教育，提高消防安全意识，开展消防演练活动，加强消防设施设备，定期对档案库房进行全面检查，科学备份数据，保障档案安全。五是召开全市不动产登记信息安全教育大会，定期对档案工作人员进行信息安全教育培训，从技术方面进行全方位全程监管，确保信息安全，多方面加强不动产信息安全长效机制建设。六、结语实现信息化档案管理迫在眉睫。要加快推进数字档案馆建设，尽快实现相关部门档案信息资的互联互通，方便社会和群众查询利用档案；要不断加强消防设施设备，科学保存数据备份，注重保密工作，确保档案的完整性、真实性；要汇聚人才，加快档案信息化建设步伐，推动信息化和不动产登记档案工作的深度融合，逐步实现传统纸质档案管理向数字档案信息资“智慧型”管理的跃升，营造良好的营商环境，提升档案服务水平，为不动产登记档案工作更好地服务并为青岛建设做出新的更大的贡献。【参考文献】：p 】： ：1吴莉.加快档案队伍建设适应信息化发展需要j.中国水运，20_2刘波.档案信息化管理的优点与策略j.科技创新导报，20_3王玲玲.浅谈档案信息化建设的意义及重要性j.卷宗，20_4青岛市个人不动产信息手机可查了！包含八类信息.中国山东网5无锡市档案局.南京无锡两市档案局探讨“智慧档案”建设j.档案与建设，20_吸收了不少经验。优秀的文章让人开始质疑自己的世界！档案信息化建设的实践档案信息化建设是一个具有重大战略意义，体现档案工作发展方向和趋势的重要课题。近年来笔者所在单位在档案的信息化建设方面进行了探索和实践。本文就档案信息化建设谈一点认识。随着现代科学技术在档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为档案部门最为常见的工作工具和管理手段。档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其它信息，从而在信息领域有其特殊的地位。在全国档案信息化建设实施纲要的带动下，今年起各级档案部门开始把信息化建设作为档案基础业务建设的重点内容。要实现档案信息化，其基础工作就是实现档案的计算机管理，充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，首先要改变在过去以手工编写各种检索目录的传统模式，尽快使手工检索向计算机检索的全面过渡；了解和掌握计算机的功能和作用；应用计算机技术管理馆藏档案；建立现代模式的档案数据库。计算机在档案管理工作中的应用1、档案计算机管理的发展是计算机等新技术的社会化发展大环境中的一部分。计算机应用的普及给档案管理的基础工作和管理方法带来巨大影响。我们已经体会到，计算机在档案管理中的应用，不仅带来了高效率和高质量，而且也改变了档案工作的传统方式。例如：对著录标引的标准化要求，由于计算机文档一体化管理应用的普及，对档案信息的著录标引项目提出了增加对电子文件和电子档案的生成、运转、鉴定等管理性信息的著录项目，以确定其法律效力及保管方式；一些单位由于用计算机直接管理文件级档案，产生了是否还需保留案卷级管理的问题，有些部门应用计算机管理档案中已经根据新的归档文件整理规则改革了文件整理方式；档案电子化带来的某些原件是否保留的问题等。层出不穷的种种问题对档案管理的基本理论、传统方法、思想观念等带来了巨大的冲击。这些问题逼迫我们要认真研究和分析p ，求得正确的解决方法，否则会带来很严重的不良后果。2、电子计算机和网络技术的广泛应用，产生了大量的电子文件，这标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命，它直接影响着档案工作的运作方式，基本理论乃至思维观念。3、随着现代科学技术的不断提高，社会各界对各种信息的需求量越来越大，质量要求越来越高，用户对信息的需求是准确、及时、简捷、实用。用户希望提供的是经过加工后的综合信息，甚至于包含知识增值的产品。档案通过计算机的管理，对档案信息资进行分类、提取、分析p 、加工，从而满足社会各界的需求。4、实现手工检索向计算机检索的全面过渡。首先是完成三大目录体系的过渡：革命历史档案、旧政权档案、民国档案；把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等等众多的目录，统一到用计算机编目的方法上来；建立科学的机读档案目录检索体系。在实践中应用较好的软件经过考察和反复比较，我们确定珠海泰坦DARMS20_档案管理系统为我单位档案管理系统平台。此软件主要有以下特点：1、能满足档案人员日常的计算机管理要求，又能满足社会各届人员网上利用的需求；2、符合Inter/Intra发展潮流的档案资料管理系统。它是一个可塑管理平台，使用者，可自行发展，自我完善，而对档案资料的获取方式完全不受时间和地域的限制；3、档案资料信息在管理上各司其责，利用上资共享；4、提供完善而科学的安全机制，使其在高度安全的前提下具有最大的开放性；5、提供全文浏览和下载重复利用功能；6、提供给用户强大的检索、查询、排序功能，用户可按档案的任意字段模糊查询。目前，我们内蒙古通辽市档案馆已实现了馆藏档案的计算机管理，录入档案文件级检索目录26余万条，档案全文存储扫描5000余件。通过DARMS档案管理系统实现档案在计算机上检索利用，全文浏览，归档立卷以及借阅管理和开放档案的管理。同时建立了局域网，并在政府网上建立了网页，开展网上档案宣传工作。我们在下一步的工作中，还将偿试在互联网上建立自己的档案馆工作网站，设置多种栏目，以丰富生动的内容，准确翔实的档案信息资料，宣传档案工作和提供利用档案信息资料。档案信息化建设的基本过程档案信息化建设，要以档案信息资为核心，以网络化管理为基础，依托各地政务信息网，加快网络建设，加大文档一体化、馆室一体化管理的推进力度，加速完成各级综合档案馆文件级目录数据库的建设任务，为档案信息化产业创造良好的基础和条件。档案信息化建设应从基础做起，以实际需要进行档案信息化建设。首先是收集档案的过程。要扩大档案收集对象，既要向法定的档案形成部门进行收集，还要向非法定的信息部门与研究部门进行收集，同时还要向个人进行收集；要扩大档案收集范围，不仅收集文书档案，还要收集其它门类的档案。档案的收集应注重收集好地方特色档案信息资，特别是现行信息资的收集，以弥补馆藏档案信息资的不足，确保馆藏结构上的不断优化和调整，以及馆藏信息资的进一步丰富和补充。这是一项长期而艰巨的工作，它为档案高质量的档案信息服务提供坚实的数据基础。这样才能实现档案馆服务社会的多样性、及时性和灵活性的功能，才可以拓宽档案工作服务渠道。其次是管理档案的过程。决定档案信息系统是否有效，是否有实用价值，能否生存下去的关键，在于我们是否能够积累起足够多的数字化档案信息。如果没有形成一定规模的数字化档案数据库，没有大量的、不断增加着的信息数据数字化档案，就无法发挥档案信息系统的作用。所以说建立全文存储的档案数据库系统是重点中的重点。通过信息技术管理档案，实现计算机联网，在网上实现档案目录检索，在一定的权限内进行档案全文浏览，满足社会各阶层的需求。档案馆通过信息技术，介绍馆藏、编写各类档案信息，达到档案资共享。第三是利用档案的过程。档案信息化建设的最终目的是为社会提供有价值的信息资，因此，对档案信息资不能仅限于收集、保管，更重要的是利用好这些档案信息资，对档案信息资进行分类、提取、分析p 、加工、管理，对档案的科学分类、排列、索引和编研等基础工作，利用档案信息资为社会服务，从而达到档案信息资的有效利用。第四是档案管理软件的开发。针对现代办公条件下，电子文件大量产生的现状，制定前端控制战略和文件、档案一体化管理模型，建立新型档案安全保障系统。档案信息化建设中应注意的几个问题1、档案信息化建设的发展，由地方经济、科技和社会发展水平所决定，各级档案部门在档案信息化建设过程中一定要建立在现实需求基础上，要先试点、后推广。切忌在没有进行科学的可行性、必要性论证之前，盲目购置设备。信息化建设工作可以先从基础工作做起。2、保障重点，分级建设。档案信息化建设首先集中力量对重要的档案资料进行数字化加工，将一部分信息化处理后的档案先行对外提供利用。中有这样才能在最短的时间内，以最快的速度实现档案信息化的实际应用；在突出重点的同时，对各类档案的信息化进行分级建设。要有一个发展的先后顺序。一般的情况下，应该优先建立对文书档案的管理系统，以满足机关对档案中最多、最普遍部分的需求，而后根据条件，再建立其它门类的档案管理系统。这样能够保证档案部门在资金、人力等条件有限的情况下，加快实现档案信息化的进程。3、切实重视人才培养。档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。需要有一定的档案和计算机专业知识的人员从事档案信息化工作，这就要求各级档案行政管理部门要采取非常手段，一方面要花大力气培养人才，如定期培训，送骨干到高校或国外深造，鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等；另一方面，要采取某种措施把本地区、本部门的人才集中起来，形成团体优势，解决本地区档案信息化建设中存在的共性、难点问题。4、在网络环境中，档案信息的安全问题。防治计算机病毒是档案在网络上的保密性、完整性和可用性的根本保证。为确保档案在网络中的安全，必需安装知名杀毒软件并及时升级，经常进行数据备份，不要盲目相信一种杀毒软件，应备有多种杀毒软件同时采用防火墙技术。5、关于电子文件的保存、归档、管理问题。电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。对于特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件；对归档后的电子文件要建立定期检查制度，一旦发现文件损坏，立即对该载体内存储的所有文件进行修复。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。第 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