某某公司文件管理规定11245.doc

Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.四、公司文件管理规定（一）总则第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。第二条 文件管管理内容容主要包包括：上上级函、电电、来文文，同级级函、电电、来文文，本厂厂上报下下发的各各种文件件、资料料。第三条 按照党党政分工工的原则则，全厂厂各类文文件分别别由党委委办公室室和厂部部办（以以下简称称两办）归归口管理理。表23-44 送发公公文登记记簿日 期文 号收文单位文 别事 由附 件附 本回涵内容表23-55 表格档档案处理理工作一一览表部门表格档案名名称联数负责职别表格性质完成期限审核职别审核日期日报月报记录其他（二）收文文的管理理第四条 公文的的签收1凡来厂厂公启文文件（除除厂领导导订启的的外）均均由厂收收发员登登记签收收（由上上级或邮邮电局机机要通讯讯员直送送机要室室的机要要文件除除外）后后分别交交两办机机要秘书书拆封。在在签收和和拆封时时，收发发员和机机要秘书书均需注注意检查查封口和和邮戳。对对开口和和邮票撕撕毁函件件应查明明原因，对对密件开开口和国国外信函函邮票被被撕应拒拒绝签收收。2对上级级机要部部门发来来的文件件，要进进行信封封、文件件、文号号、机要要编号的的“四对口”核定，如如果其中中一项不不对口，应应立即报报告上级级机要部部门，并并登记差差错文件件的文号号。第五条 公文的的编号保保管1两办机机要秘书书对上级级来文拆拆封后应应及时附附上“文件处处理传阅阅单”，并分分类登记记编号、保保管。须须由工厂厂承办或或归档的的厂领导导亲启文文件，厂厂领导启启封后，也也应分别别交两办办办理正正常手续续。2本厂外外出人员员开会带带回的文文件及资资料应及及时分别别送交两两办机要要秘书进进行登记记编号保保管，不不得个人人保存。第六条 公文的的阅批与与分转1凡正式式文件均均需分别别由两办办主任（或或副主任任）根据据文件内内容和性性质阅签签后，由由机要秘秘书分送送承办部部门阅办办，重要要文件应应呈送厂厂领导（或或分管领领导）亲亲自阅批批后分送送承办部部门阅办办，为避避免文件件积压误误事，一一般应在在当天阅阅签完紧紧急文件件要月即即办。2一般函函、电、单单据等，分分别由两两办机要要秘书直直接分转转处理。如如涉及几几个单位位会办的的文件，应应同主办办单位联联系后再再分转处处理。3为加速速文件运运转，机机要秘书书应在当当天或第第二天将将文件送送到厂领领导和承承办部门门如关系系到两个个以上业业务部门门应按批批示次序序依次传传阅最迟迟不得超超过2天（特特殊情况况例外）。第七条 文件的的传阅与与催办1传阅文文件应严严格遵守守传阅范范围和保保密规定定，不得得将有密密级的文文件带回回家、宿宿舍或公公共场所所，也不不得将文文件转借借其他人人阅看对对尚未传传达的文文件不得向外泄露露内容。2阅读文文件应抓抓紧时间间，当天天阅完后后应在下下班前将将文件交交机要室室，阅批批文件一一般不得得超过2天，阅阅后应签签名以示示负责。如如有领导导“批示”、“拟办意意见”，两办办应责成成有关部部门和人人员按文文件所提提要求和和领导批批示办理理有关事事宜。3阅文时时不得抄抄录全文文，不得得任意取取走文件件夹内任任何文件件及附件件，如确确系工作作需要，要要办理借借阅手续续，以防防止丢失失泄密。4文件阅阅完后，应应送交两两办机要要秘书，切切忌横传传。5两办机机要秘书书对文件件负有催催办检查查督促的的责任，承承办部门门接到文文件、函函电应立立即指定定专人办办理。不不得将文文件压放放分散，如如需备查查，应按按照有关关保密规规定，并并征得两两办同意意后，予予以复印印或摘抄抄，原件件应及时时归档周周转。6按照阅阅文范围围，离、退退休干部部，一般般由有关关部门定定期组织织学习有有关文件件，或由由两办机机要室通通知到机机要室阅阅文。（三）发文文的管理理第八条 发文的的规定1全厂上上报下发发正式文文件的权权力集中中于厂部部，各群群众团体体和部门门一律不不得自行行向上、向向下发送送正式文文件。2各群众众团体、部部门需要要向上反反映汇报报重要情情况或向向下安排排布置重重要工作作要求发发文应向向厂部提提出发文文申请，并并将文件件底稿交交厂办审审核。厂厂部同意意发文，则则由厂办办按机构构设置与与业务分分工统一一归口以以厂×字发文文。3对全厂厂影响较较大，涉涉及两个个以上厂厂领导分分管范围围的文件件，须由由厂长批批准签发发。其余余文件均均由分管管厂领导导批准签签发。第九条 发文的的范围1凡是以以厂部名名义发出出的文件件、通告告、决定定、决议议、请示示报告、编编写的会会议纪要要和会议议简报，均均属发文文范围。2厂部下下发文件件主要用用于：（1）公布布全厂规规章制度度；（2）转发发上级文文件或根根据上级级文件精精神制订订的工厂厂文件；（3）公布布工厂体体制机构构变动或或干部任任免事项项；（4）公布布全厂性性的重大大生产、技技术、经经营管理理、政治治工作、生生活福利利等工作作的决定定；（5）发布布有关奖奖惩决定定和通报报；（6）其他他有关全全厂的重重大事项项。3厂部上上行文、外外发文主主要用于于：（1）对上上级机关关呈报工工作计划划、请示示报告、处处理决定定；（2）同兄兄弟单位位联系有有关工厂厂重大生生产、技技术、人人事劳资资、物资资供应、科科研、基基建、经经营管理理等事宜宜。4在工厂厂日常生生产、技技术、经经营管理理中，有有关图纸纸、技术术文件、工工艺修改改、审批批工作、安安排部、署署传达上上级指示示等事项项，应按按有关制制度办理理，经分分管厂领领导批准准后，由由主管业业务科室室书面或或口头通通知执行行，一般般不用厂厂部文件件发布。5凡各业业务科室室如开专专题会议议所作的的决定，一一般都不不应发文文，不备备查考，可可以科室室名义用用工作作简讯发发会议纪纪要。6各业务务科室与与外单位位发生的的一般业业务联系系，可用用各科室室的名义义对外发发函（应应各自编编号备查查），不不用厂部部名义发发文。（四）发文文程序与与要求第十条 发文程程序规定定1各单位位需要发发文，应应事先向向厂部提提出申请请；2厂部同同意发文文时，主主办单位位应以国国家法令令、上级级指示或或工作实实际需要要草拟文文件初稿稿；表23-66表格管管理登记记表申请单位申请年月日日表格名称表格编号表格用途备 考3草拟文文稿必须须从全厂厂角度出出发，做做到情况况确实、观观点鲜明明、条理理清楚、层层次分明明、文字字简练、标标点符号号正确、书书写工整整，严禁禁使用铅铅笔、圆圆珠笔、红红墨水和和彩笔书书写；4文稿拟拟就后，拟拟稿人应应填附发发文稿纸纸首页，详详细写明明文件标标题、发发送范围围、印刷刷份数、拟拟稿单位位与拟稿稿人，并并签名、盖盖章、标标定日期期和密级级；5厂办应应根据厂厂部的要要求和上上级有关关指示精精神、有有关文件件规定，对对文稿进进行审查查和修改改。对涂涂改不清清、文字字错漏严严重、内内容不妥妥、格式式不符的的文稿应应退回拟拟稿单位位重新拟拟稿；6经厂办办审查修修改后的的文稿，送送部门主主管领导导核稿（对对文稿内内容、质质量负责责）；7对审核核时修改改较多，有有碍打印印和存档档的文稿稿，应由由拟稿部部门重新新誊写清清楚； 8需经会会签的文文稿，应应在交付付打印前前送会签签部门会会签；9文稿审审核会签签后，按按批准权权限的规规定呈送送厂部领领导审定定批准签签发；10经领领导批准准签发后后的文稿稿交厂办办机要秘秘书统一一编号送送打字室室打印；11文件件打印清清样，应应由拟稿稿人校对对，校对对人员应应在发文文稿上签签名；12文件件打字后后，由厂厂办派专专人按数数印刷，再再由两办办机要秘秘书分发发并检查查落实情情况，对对印刷质质量不好好的文件件，机要要秘书应应拒绝盖盖印分发发。（五）文件件的借阅阅和清退退第十一条 各部门门有关工工作人员员因工作作需要借借阅一般般文件，需需经本部部门负责责人签写写便条，对对有密级级的文件件须两办办主任同同意后方方可借阅阅。第十二条 借阅文文件应严严格履行行借阅登登记手续续，就地地阅看，按按时归还还。任何何人不得得将文件件带走或或全文抄抄录，不不允许拆拆卷和在在文件上上勾画等等。第十三条 两办机机要秘书书对承办办的公文文应抓紧紧催办，应应定期对对事情已已经办妥妥的本厂厂文件和和上级要要求限期期清退的的文件，进进行收缴缴清退工工作。（一一般为月月底一小小清，季季末一中中清，年年终一总总清）。如如发现文文件丢失失，必须须及时查查明原因因和责任任者，并并如实向向领导报报告。第十四条 各部门门应指定定一位责责任心强强的同志志负责文文件收交交、保管管、保密密、催办办检查工工作。（六）文件件的立卷卷与归档档第十五条 文件的的归档范范围1凡下列列文件统统一分别别由两办办负责归归档：（1）上级级机关来来文，包包括上级级对工厂厂报告、申申请的批批复；（2）厂部部发出的的报告、指指示、决决定、决决议、通通报、纪纪要、重重要通知知、工作作总结、领领导发言言和生产产经营工工作的各各类计划划统计、季季度、年年度报表表等；（3）厂长长办公室室、厂务务会、工工厂管理理委员会会、中层层干部会会以及各各种专业业例会记记录；（4）厂一一级组织织召开的的代表大大会所形形成的报报告、总总结、决决议、发发言、简简报、会会议记录录等；（5）有保保存价值值的人民民来信，来来访记录录及处理理结果；（6）参加加上级召召开的各各种会议议带回的的文件、资资料及本本厂在会会上汇报报发言材材料等；（7）上级级机关领领导同志志来厂检检查视察察工作的的报告、指指示记录录，以及及本厂向向上级进进行汇报报的提纲纲和材料料；（8）反映映本厂生生产、经经营活动动、先进进人物事事迹及厂厂领导工工作等的的音像摄摄制品；（9）工厂厂日志和和大事记记；（10）工工厂向上上级请示示批复的的文件及及上报的的有关材材料。2业务科科室、各各群众团团体日常常工作中中形成的的活动资资料，由由各业务务科室、群群众团体体负责立立卷归档档。第十六条 立卷要要求1文件立立卷应按按照内容容、名称称、作者者、时间间顺序，分分门别类类地进行行整理归归档。2立卷时时，要求求把文件件的批复复、正本本、底稿稿、主件件、附件件收集齐齐全，保保持文件件材料的的完整性性。3要坚持持平时立立卷与年年终立卷卷归档相相结合的的原则。重重要工作作、重要要会议形形成的文文件材料料，要及及时立卷卷归档。4上年度度形成的的文件材材料，要要求在下下年度5月份以以前整理理完。6月份正正式向档档案馆（室室）移交交，清单单一式两两份（接接交单位位各留存存一份备备查）。（七）文件件的销毁毁第十七条 对于多多余、重重复、过过时和无无保存价价值的文文件，厂厂办机要要室应定定期清理理造册，并并按上级级有关规规定，办办理申请请销毁手手续。第十八条 经审核核同意销销毁的文文件，应应派专车车分别由由厂办机机要秘书书和正（副副）主任任护送到到上级机机关指定定的纸厂厂监视销销毁。