大型集团公司档案管理制度11074.docx

档案管理制度 第一章 总则第一条 为为了规范范（集团团）股份份有限公公司（以以下简称称公司）档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。第二条 档档案的范范围1、公司内内部经营营形成的的各种资资料。2、外部政政府机关关、行业业部门形形成的与与公司经营或行业业有关的的公文、通通知、批批复等资资料。3、下属全全资、控控股子公公司（以以下简称称子公司司）备案案形成的的与经营营有关的的资料。第二章 档档案的管理部部门第三条 档档案的管管理部门门档案管理由由行政部部及财务务中心共共同管理理，其中中行政部部为主管管部门。第四条 档档案管理理部门的的职责1、行政部部档案管管理的职责（1）负责责统一组织织编制、修修订、完完善公司司的档案案管理制制度，规规范管理理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。（2）负责责指导、培培训、宣贯档档案管理理制度。（3）负责责组织、安排、检查督导导档案管理理制度的的执行。（4）负责责整理、保保管公司司人事行行政类和和业务类类档案。（5）负责责收集、整整理、保保管子公公司备案案的人事行行政类和和业务类类档案。（6）负责责收集、整整理各部部门档案案分类目录录，汇总总建立公公司电子子目录并并写入OOA档案案系统。2、财务中中心档案案管理的的职责（1）负责责配合行行政部编编制、修修订、完完善公司司档案管管理制度度中财务务类档案案的分类类目录、分分类管理理流程。（2）负责责收集、整整理、保保管公司司及子公公司备案案的财务务类档案案。第三章 档档案的分分类管理理第五条 档档案的分分类原则则公司档案分分类和分分类编号号由行政部部统一集集中管理理。各部门不不得擅自自增、减减、变更更档案分分类和分分类编号号。如有有变更、调调整、增增加、删删除需求求，应由由需求部部门提出出申请，经经部门主管管和行政政部审批批同意后后再做调调整。第六条 档档案的分分类档案分类可可按内容容、保存存形式、密级性等多种种方式分分类。公司档档案主要要采取按按实质内内容进行行分类。1、按内容容进行分分类：具具体各级级的分类类目录详详见档档案分类类管理流流程中中具体规规定。主主要有：（1）、章章程、规规章制度度、通知知通报发发文：主要包括括章程、规规章、制制度、内内部通知知通报发发文、外外部政府府机构、行行业部门门的发文文、通知知、批文文等。（2）、会会议资料料。主要要包括日日常会议议纪要和和专题会会议资料料等。（3）、股股东会、董董事会、监监事会决决议和成成员资料料。包括股股东会、董董事会、监监事会决决议、股股东会、董董事会、监监事会成成员资料料等。（4）、企企业基本本资料。包括企企业简介介、资质质、证照照登记、变变更、注注销、年年审资料料、品牌牌形象等等。（5）、经经营目标标、计划划、总结结：包括括经营目目标与总总结、经经营计划划与总结结等。（6）、经经济合同同。包括对对外形成成收款的的经济业业务合同同、对外外形成付付款的经经济业务务合同、关关联企业业间收付付款合同同等。（7）、案案件资料料。（8）、行行政后勤勤档案/员工福福利（餐餐娱、文文体、图图书等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。（9）、人人力资源源部资料料。包括人人力配置置、人力力开发、人人力薪酬酬（成本本）、劳劳资关系系、员工工信息管管理等。（10）、财财务部门门资料。包括财财务人员员管理资资料、会会计报表表/报告告、涉税税资料、银银行融资资评级授授信资料料、银行行资金帐帐户资料料、重大大财务事事项资料料、会计计账簿、凭凭证、年年度帐套套备份光光盘等。（11）、战战略投资资部资料料（12）、工工会文件件（13）、登登记记录录资料。包括印印章使用用登记表表、收发发文登记记、档案案管理登登记资料料、图书书借阅登登记表等等。（14）、签签字印模模。包括签签字样本本、印章章印模等等。（15）、特殊业务务资料。2、按保存存形式分分类（1）纸质质形式（2）电子子档案形形式：包包括各种种电子表表格、电电子文档档、扫描描方式等等形式。3、按保密密性分类类：分为为绝密档档案、机机密档案案、秘密密档案、一般（无无密级）档案。绝密、机机密文件件打印使使用专用用磁盘，绝密文文件只能能印1份份，机密密、秘密密文件按按审阅人人数打印印。文件机机密级数数，由发发文单位位的主管管领导根根据文件件内容，对对照密级级分类标标准进行行确定。（1）、绝绝密：处处于最高高保密等等级，限限指定人人员知晓晓，一旦旦泄密会会对集团团公司安安全、发发展造成成极其严严重后果果的资料料，如导导致公司司财产损损失伍万万元以上上；资金链链断裂（七天天内不能能恢复链链接）；管理系系统崩溃溃（三天天内不能能恢复运运行）或或组织架架构动荡荡（高管管三人以以上投诉诉或两人人以上离离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：A、总裁指指定的绝绝密事项项资料；B外单位提提供的绝绝密文件件资料和和相应的的科研成成果；C公司的重重大经营营决策、战战略投资资计划；D购买或开开发的科科研成果果和专利利等资料料；E资金运作作计划、协协议、等相关关财务资资料；F重大项目目的资料料。 (2)、机机密：保保密等级级次于绝绝密，集集团相关关领导、相相关部门门领导和和相关人人员所知知的资料料。是指指非法泄泄露后会会给集团团公司安安全、发发展造成成严重损损害的资资料，如如导致公公司财产产壹万元元以上伍伍万元以以下；资金链链链接不不稳（七七天内恢恢复链接接的）；管理系系统遭受受破坏（技技术平台台、作业业工具等等三天内内恢复使使用的）或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：A集团公司司领导指指定的机机密事项项资料；B外单位提提供的机机密文件件资料和和相应的的研究成成果；C集团及控控股子公公司的决决策性会会议纪要要、股东东会及董董事会决决议；D关于集团团及控股股子公司司商业利利益，发发展的合合同；E公司发展展规划、年年度经营营计划、业业绩合同同、经营营分析会会纪要等等(未公公开宣布布者)；F尚未公布布的技术术基本资资料、材材料、图图纸；G投资计划划书、项项目协议议、项目目运作方方案；H财务帐薄薄、财务务运行报报告、验验资报告告、审计计报告等等；I集团公司司人事档档案、工工资；J未公布的的内部重重大改革革及人员员变动的的方案；K涉及总裁裁个人的的收发文文件。3、秘密：保密等等级在绝绝密和机机密之下下，集团团领导、部部门领导导、相关关人员所所知的资资料。但但如果非非法泄露露，会给给集团公公司带来来损害和和影响，如导致公司财产损失1万元以下；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职），包括但不限于：A外单位提提供的秘秘密文件件资料和和相应的的研究成成果；B公司招投投标书，有有关公司司经营的的各项信信息、数数据、流流通渠道道和机构构等；C具有国际际先进水水平，并并且应用用范围广广、经济济效益高高或者学学术价值值大的科科研成果果、关键键技术和和有可能能成为发发明、专专利的阶阶段性成成果、资资料等；D合同，技技术协议议；E公司制度度汇编原原件。（4）一般般（无密级级）档案：除以上上外，其其他均为为一般档档案。第四章 档档案的移移交管理理第七条 档档案移交交的基本本要求1、资料完完成了日日常经营营审批、传传阅等相相关流程程，已形形成档案案。2、移交前前，应对对破损、字字迹扩散散或纸张张太小的的文件进进行修裱裱、复制制或加边边，对大大小不一一、长短短不齐的的文件折折叠理齐齐。3、结合文文书材料料的形成成时间、彼彼此联系系进行排排列。批批复在前前，请示示在后；正件在在前，附附件在后后；正本本在前，定定稿在后后；结论论在前，依依据在后后。4、原则上上整理好好一一对对应的纸纸质档和和电子档档。5、采用碳碳素墨水水钢笔或或签字笔笔，不得得使用圆圆珠笔或或铅笔填填写，要要求字迹迹工整、清清楚、准准确。第八条 分分类档案案的移交交人、保保管人、移移交时间间、移交交流程等等的规定定，详见见档案案分类管管理流程程中的的规定。第九条 档档案移交交时移交交人填写写档案案交接登登记表，报报部门主主管审核核确认签字字。接收收人核对对无误后后签字确确认。第五章 档档案的备备案管理理第十条 档档案的备备案是指指子公司司向集团团备案。集团各档案管理员对备案档案的管理应分公司分年度按分类顺序建立目录并立卷归档。第十一条 具体需需要备案案的分类类档案、子子公司备备案人、集集团受理理人、备备案时间间等详见见档案案分类管管理流程程中具具体规定定。第六章 档档案的归归档管理理第十二条 档案的归档原原则1、按立档档单位分分开建档档。2、按形成成或针对对的年度度分开建建档。3、自有档档案和备备案档案案分开建建档。4、按档案案内容分分类排序序归档。5、按公司司/年度度/档案案类别/顺序号号归档编编号。6、按末级级分类档档案登记记档案目目录。7、不相容容职务档档案分开开归档。第十三条 档案管管理员应应在收到到移交档档案资料料后3日内归归档。档档案管理理员填写写登记分分类档案案目录，将将档案文文件有序序置放在在目录后后面。档档案文件件右上角角应标注注档案的的分类编编号、目录序序号及档档案密级级。第七章 档档案的立立卷管理理第十四条 档案的立立卷装盒盒原则上上应与档档案分类类保持一一致。分分类档案案资料较较少时，连连序的分分类档案案可组合合立卷。分分类档案案资料较较多时，可分多盒立卷。档案管理员应编制档案立卷目录，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。对于跨年的的案件资资料、基基建项目目、施工工项目、投投资项目目、委贷贷业务、担担保业务务、典当当业务，应应在完结结当年立卷卷归档。与单个项目目、业务务或事项项相关的的要素应进进行组合合成一个个文档，建立清清单目录录，经部部门领导导审批确确认完整整齐备、准准确无误误后再归归档立卷卷。比如：1、单个专专题会议议相关组组合要素素：（11）关于于召开会会议的请请示与批批复；（22）提交交会议审审议批准准的资料料：包括括工作规规划、计计划、报报告；预预算决算算；各项项决议的的草案；（3）会会议期间间使用的的资料：包括开开幕词、闭闭幕词、领领导人讲讲话稿；大会发发言资料料；会议议总结报报告；（44）会议议参考性性资料：包括调调查报告告；可行行性分析析报告；统计报报表；技技术图纸纸或图表表；（55）会议议管理性性资料：包括会会议通知知、日程程与议程程安排表表；会议议须知、保保密规定定；会议议主席团团名单、委委员会名名单、与与会人员员名单；票证、签签到簿；（6）会会议宣传传性资料料：包括括会议简简报；会会议纪要要；新闻闻报道；（7）照照片、录录音、录录像等资资料。2、单个股股东会、董董事会、监监事会成成员资料料相关组组合要素素：简历历、身份份证复印印件、授授权书及及其他资资料。3、单个资资质、证证照登记记、变更更、注销销、年审审事项相相关组合合要素：资质、证证照新旧旧或前后后复印件件；公司司登记、变变更、注注销、年年审申请请资料；有关政政府或行行业部门门登记、变变更、注注销、年年审批复复资料。4、单个案案件相关关组合要要素：诉诉讼合同同、立案案资料、过过程资料料、结案案资料。5、单个员员工的档档案相关关组合要要素：员员工应聘聘信息登登记表、学学历及学学位证复复印件、身身份证复复印件、三三张一寸寸彩色免免冠照保保险接续续卡（养养老保险险册）、与与工作过过公司解解除或终终止劳动动合同的的证明、专专业技术术资格证证书、完完整应聘聘人员信信息登记记表、体体检证明明、劳动动合同和和保护协协议、员员工用工工协议、告告知书、声声明书、岗岗位变动动通知、办办理交接接手续资资料。6、单个基基建项目目、施工工项目、工工程项目目、资金金申报项项目、委委贷业务务资料、担担保业务务也应根根据具体体项目或业业务要求求进行相相关要素素组合。第八章 档档案的保保管要求求第十五条 档案管管理员负负责档案案的保管管。各档档案管理理部门应应指定专专人进行行档案管管理。行行政类档档案指定定行政主主管保管管；人事事类档案案由人事事主管保保管，涉涉及员工工个人信信息档案案及时报报档案管管理专员员保管；财务类类档案应应由秘书书和会计计作为档档案管理理员;其其他业务务类档案案应由行行政类的的档案管管理员统统一管理理。行政部应对对OA中中单位档档案系统统应指定定专人作作为系统统管理员员进行维维护和管管理，主主要负责责：1、负责统统一建立立集团及及子公司司的单位位档案结结构体系系。2、负责指指导集团团及子公公司行政政人事档档案管理理员将档档案分类类目录汇汇总写写入OAA单位档档案系统统中。3、负责检检查人事事档案管管理员在在OA单单位档案案系统中中对档档案分类类目录汇汇总的的查阅权权限进行行合理授授权。第十六条 纸质或实实物档案案的保管管的一般般要求1、档案室室应选择择在干燥燥防水的的地方，并并远离易易燃品堆堆放地，周周围应备备有适应应的防火火器材；2、采用透透明塑料料膜作防防尘罩、防防尘布，遮遮盖所有有档案架架和堵塞塞鼠洞；3、档案室室内应经经常用消消毒药剂剂喷洒，经经常保持持清洁卫卫生，以以防虫蛀蛀；4、档案室室内保持持通风透透光，并并有适当当的空间间、通道道和查阅阅地方，以以利查阅阅，并防防止潮湿湿；5、严防毁毁坏损失失、散失失和泄密密；第十七条 电子档档案的保保管的一一般要求求1、档案管管理员应应建立电电子文件件夹将电电子档案案进行统统一保管管。2、电子文文档应保保存在单单机版的的计算机机中，必必须设置置密码，注注意防泄泄。3、电子文文件应定定期进行行备份，防防病毒等等安全措措施。4、备份磁磁介质应应注意防防磁。第十八条 密级档档案管理理的特别别要求1、严禁在在不具备备保密条条件的地地方存放放档案。2、档案管管理员应应当贯彻彻执行国国家保密密法律、法法规和集集团公司司的保密密规定，做做到对公公司的机机密不说说、不外外传。3、档案管管理员在在调离或或离职时时，由总总裁办负负责人监监督办理理移交、档档案交接接之后，方方可离开开。4、档案管管理员无无论在职职期间、调调离或离离职后，都都不得向向任何个个人或单单位泄漏漏涉及公公司经济济合同、税税收筹划划、核心心技术等等机密性性档案内内容。丢丢失档案案或擅自自泄露档档案机密密，公司司将追究究其个人人的经济济责任和和法律责责任。5、秘密载载体必须须确保任任何时候候都处于于绝对安安全、保保密状态态，对秘秘密载体体生成过过程中不不需归档档的材料料，应及及时销毁毁。秘密密载体指指以文字字、数据据、符号号、图形形、图像像、声音音等方式式记载公公司秘密密信息的的纸介质质、磁介介质（含含计算机机硬盘、软软盘和录录音带、录录像带等等）、光光盘等各各类物品品。6、秘密文文件在公司内部部的借阅阅、复制制必须由借借阅人申申请，经经过载体体管理部部门负责责人、分分管领导导、行政政部负责责人审批批，有对对外发布布需要时时，必须须报经批批准。7、绝密、机机密文件件在公司司内部的的借阅、复复制必须须由借阅阅人申请请，经过过载体管管理部门门负责人人、分管管领导、行政部分管领导、批准。8、在秘密密事项形形成后、归归档前以以“谁形成成谁负责责”为原则则，进行行管理。9、秘密事事项由形形成部门门在档案案归档时时，按照照密级资资料具体体分类标标准做好好标识（盖盖上标识识印章，标标识印章章由档案案管理员员保管，绝绝密档案案移交前前移交人人须做好好密封），交交档案管管理员负负责妥善善保管，并并建好记记录、台台帐。第九章 档档案的借借阅管理理第十九条 申请借借阅、查查阅或复复印档案案时，应应填写档档案查阅阅/借阅阅/复印印申请单单，根据档档案密级级级别向向各级领领导申请请报批。除除此外，公公司外部部人员借借阅时还还应持单单位正式式介绍信信，档案案保管人人员方能能接待。第二十条 借阅人人应认真真填写档档案借阅阅/查阅阅/复印印登记簿簿，详细细登记借借阅人的的姓名、工工作单位位、查阅阅理由、查查阅日期期、档案案名称、数数量、内内容、归归还期、归归还签名名等情况况。第二十一条条 在借借阅、查查阅或者者复制档档案时，严严禁在档档案上涂涂画、拆拆封和抽抽换。第二十二条条 申请复复印时，应应由档案案管理员员亲自复复印，并并加盖“再复印印无效”印章，并并注明“此复印印件仅用用于用途”。第二十三条条 一般档档案的借借阅、复复印由借借阅人提提出申请请，报部部门负责责人、行行政部负负责人审审批后至至档案员员处办理理相关手手续。档档案一般般不得带带出档案案室。档档案管理理人员应应负责将将原件及及时、完好无无缺地归归放原处处。第二十四条条 绝密密、机密密文件严禁禁带出档档案室、复制，经相关领导审核签批人员在档案室查阅后应立即归还。如确因工作需要带出、复印，除签批手续外，档案员还需当面或电话联系方式，向、确认后办理相关手续。办理中做好记录，按时追回加密的复印文件存档（由于工作需要交予其它关联机构、政府部门的除外）。第二十五条条 绝密密、机密密、秘密密、一般般档案借借阅、复复印如涉涉及财务务内容的的，除正正常审批批手续外外，还需需财务负负责人、签签批。第二十六条条 行政部部应根据据公司对对档案软软件系统统档案目目录的查查阅、复复制、下下载权限限的书面授授权权限限进行管管控。第十章 档档案的销销毁管理理第二十七条条 档案保保管期满满需要销销毁时，由由档案保保管人员员填写文文档销毁毁申请单单，编制制销毁清清册，经经部门主主管、档档案管理理部门主主管、鉴鉴定审核核方能销销毁。销销毁时，应应有、在场监监督销毁毁。监销销人在销销毁档案案前，应应当按照照档案销销毁清册册所列内内容清点点核对所所要销毁毁的档案案；销毁毁后，应应当在档档案销毁毁清册上上签名盖盖章。档案保管期期限满，但但未结清清的债权权债务原原始凭证证和涉及及其他未未了事项项的原始始凭证，不不得销毁毁，应当当单独抽抽出立卷卷，保管管到未了了事项完完结时为为止。单单独抽出出立卷的的档案，应应在档案案销毁清清册和档档案保管管清册中中列明。第13页/共13页