《印章管理制度》.docx

印章管理制度*文件 *财知字20161号 签发人：* 关于印发印章管理制度（试行）的 通 知 公司各部门及全体员工： 为适应*公司*管理和确保公司*须要，保证公司印章运用的合法性、肃穆性、权威性，维护企业形象及合法权益，杜绝印章滥用等违法违规行为的发生，特制定印章管理制度（试行），请各部门组织员工仔细学习,贯彻执行。特此通知。附件：印章管理制度（试行） *公司 *年*月*日 主题词：印章 管理 通知 发自：财务审计部 *年*月*日发文 附件： 印章管理制度 （试行） 1. 目的 为确保*公司（以下简称“公司”）稳健快速发展,适应企业*管理的须要，保证公司印章运用的合法性、肃穆性、权威性，维护企业形象及合法权益，杜绝印章滥用等违法违规行为的发生，制定本制度。2. 适用范围 本制度适用于本公司各类印章的运用管理。3. 印章的种类 3.1 公章：公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，经在公安部门备案的印章刻制机构刻制的，对外具有法定效力的公司正式印章。3.2 业务专用章：代表和行使某项专业业务和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。3.3 法人名章：是指公司法定代表人印章。3.4 部门专用印章：刻有公司各职能部门名称，仅限于公司内部运用的印章。3.5 其他印章：仅限于公司内部运用，对外不单独具备法律效力的，刻有签注字样、经办人姓名的印章。4. 印章的刻制 4.1 印章刻制流程图 4.2 岗位职责 岗位 职责 申请部门 根据印章刻制的要求照实填写印章刻制申请表并逐级审批。申请部门经理 对所申请刻制印章的适用性、合理性负责。财务审计部经理 审核所申请刻制印章的用途是否合规。副总经理 依据岗位职责行使审核职责。总经理 行使审批权。4.3 流程关键限制点 4.3.1 公司各类印章刻制的申请由印章运用管理部门提出，并依据需求填写印章刻制申请表（附件13.1），将印章的用途、种类、名称、样式、材质等进行具体说明。4.3.2 审批通过后，由公司财务审计部开具公司介绍信指派专人到指定机构代表公司执行印章的刻制。4.3.3 印章刻制完成后，由专人领回后登记印章登记卡（附件13.2）存档备案，交由印章保管员入库短暂保管。4.3.4 印章样式应依据国家有关规定刻制。部门专用章采纳方形式样，字体应运用宋体字和规范化的简体汉字，材料选用符合规范。4.3.5 刻制公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章必需按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，经在公安部门备案的印章刻制机构刻制，严禁在非法定机构刻制印章。4.3.6 任何部门和个人不得擅自刻制本部门及公司印章。对私自刻制、伪造公司印章的行为，按公司奖惩制度对其处理并追究其法律责任。5. 印章的启用 5.1 印章启用流程图 5.2 岗位职责 岗位 职责 申请部门 1. 根据印章启用的要求填写印章启用申请表并逐级审批； 2. 印章领回后负责保管。申请部门经理 1. 对合理性、合规性运用印章负责； 2. 对印章的运用保管监督检查。财务审计部 1. 监督检查印章合理合规平安运用； 2. 定期对印章保管的平安性进行规范性检查。5.3 流程关键限制点 5.3.1运用部门填写印章启用申请表（附件13.3），登记领回时间，交接人员、印章留样等信息。5.3.2 新印章启用前应由财务审计部下发启用通知（附件13.4），并注明启用日期，运用部门和运用范围。5.3.3 其他印章（为3.5“其他印章”）启用时不需下发启用通知。6. 印章的保管 6.1 公司公章、合同专用章、财务专用章、法人名章、发票专用章由公司财务审计部指定专人保管，且必需严格实行两人以上分开管理。公章、法人名章及合同专用章由会计负责保管，财务专用章和发票专用章由出纳员负责保管。6.2 各部门专用章由部门负责人指定专人进行保管，确保印章的平安保管。6.3 公司全部印章应入库加锁，妥当保管，随用随取，用毕马上存于原处。6.4 印章管理员如有岗位变动或调离公司时，需交清所保管的印章及有关印章的全部档案资料，方可办理岗位变动或离职手续。印章交接时填写印章专管人员交接单（附件13.5），由交接双方及部门负责人签字确认后，报总经理批准。6.5 印章管理员不得将印章随意放置或转交他人。管理员因故不在工作岗位时，应将印章交由本部门经理或其指定的专人临时保管，以避开影响印章运用。6.6 印章管理员对所保管的印章，应善加维护。如因个人保管或维护不善造成公司印章损坏，视情节轻重按公司奖惩制度处理。6.7 如印章管理员因个人疏忽至使公司印章遗失，应马上上报领导并刚好做出处理，在24小时内登报声明。因未刚好处理造成遗失印章被盗用者，按公司奖惩制度对其处理并追究其法律责任。7. 印章的运用 7.1 印章运用流程图 7.2 岗位职责 岗位 职责 申请人 根据印章运用要求照实填写用印审批记录单或印章外出访用审批单，并逐级审批。同行人（印章外出时） 1. 严格遵守财务审计部对押印人的要求； 2. 对印章运用人运用印章的内容及范围进行监督。申请部门经理 对印章运用用途及范围的真实性负责。财务审计部 1. 审核印章运用的用途是否合理合规； 2. 对印章外出访用的平安保管负责。总经理 行使审批权。7.3 流程关键限制点 7.3.1 由申请人按要求照实填写用印审批记录单（附件13.6），如。公司印章原则上不得带出公司，因特别状况需带章外出时，须填写印章外出访用审批单（附件13.7） 7.3.2 印章管理员应建立用印登记薄具体载明印章的运用时间、印章运用类型、申请部门、申请人等内容，并定期归档。运用人在运用印章前需协作印章管理员填写用印登记表（附件13.8），如需外出访用时应协作印章管理员填写印章外出访用登记表（附件13.9）。7.3.3 公司印章外出访用时需随行一名人员押印，外出期间印章由同行人保管，不行由运用人保管。同行人对印章的运用范围、平安保管负责，并负责监督运用人用印内容。 7.3.4 外出访用人只可将印章用于申请事由，不得在申请用印事项以外的文件上加盖印章。运用完毕后应马上交回， 7.3.5 印章管理员只有印章加盖权，没有审批权。 7.3.5.1 印章管理员不得在审核手续不完备的文本上加盖印章，如遇特别状况相关授权领导无法签字，需在电话通知授权领导认可的状况下盖章，并督促运用人事后补齐签字。7.3.5.2 印章管理员在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符，不得有涂改部分；对加盖印章的材料，应留意落款单位必需与印章一样，用印位置恰当，字迹端正，图形清楚。 7.3.5.3 审批手续不符合规定时，印章管理员用印的，印章保管人担当一切责任；手续齐全，出现问题后由申请用印人及审批人担当相应责任。 7.3.6 印章管理员应加盖印章文本的重要文件复印件备存一份（财务报表、证照复印件除外），并连同用印审批记录单一并存档，以月为单位根据记录单号的先后依次将用印记录存档。 7.3.7 全部须要加盖印章的文件超过一页的加盖骑缝章，对内容有修改的地方应经领导确认后加盖印章。7.3.8 任何印章管理员不得在当事人或托付人所持空白格式化文件上加盖印章，严禁开具空白证明。7.3.9 私人取物、取款、挂失及办理各种证明，需用单位介绍信时由所在部门经理、财务审计部严格审核，符合要求后，经总经理批准方可办理，并执行登记制度。7.3.10对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必需持有效证件材料，经人力资源部审核、总经理审批后方可盖章。7.3.11 因用章不慎给公司造成损失，按公司奖惩制度对其相关人员进行惩处并追究其法律责任。 8. 印章的运用范围 8.1 公司全部印章必需按规定范围运用，不得超出范围运用。 8.2 公司公章的运用范围主要为： 8.2.1 公司对外签发的文件； 8.2.2 公司与相关单位联合签发的有关材料； 8.2.3 由公司出具的证明及有关材料； 8.2.4 公司对外供应的财务报告； 8.2.5 公司章程、协议； 8.2.6 劳动合同、聘用协议； 8.2.7 担保书、承诺书等重要法律文件。 8.3 公司合同专用章的运用范围主要为： 8.3.1 对外投资、合资、合作协议； 8.3.2 各类业务合同等。 8.4 公司财务专用章的运用范围主要为： 8.4.1 用于银行预留印鉴，转账结算时运用； 8.4.2 用于收款、收据等相关业务。 8.5 公司发票专用章主要用于购买和开具发票运用。 8.6 公司法人名章的运用范围主要为： 8.6.1 用于银行预留印鉴，转账结算时运用； 8.6.2 劳动合同、聘用协议； 8.6.3 担保书、承诺书等重要法律文件； 8.6.4 对外投资、合资、合作协议； 8.6.5 各类业务合同等； 8.6.6 其他需加盖法人印章的对外文件。 8.7 公司各部门专用章的运用范围主要为：以各部门名义印发的各类对内公文、函件上运用，禁止在对外文件上运用。8.8 其他印章（为3.5“其他印章”）的运用范围主要为：公司内部建立档案时标注或签注运用，以及对外供应复印件签注运用。9. 印章的停用 9.1 印章停用申请流程图 9.2 岗位职责 岗位 职责 运用人 根据印章停用的实际状况照实填写印章停用申请表，并逐级审批。运用部门经理 对印章停用程序的合理性负责。财务审计部 对印章停用程序的合规性负责。副总经理 依据岗位职责行使审核职责。总经理 行使审批权。9.3 流程关键限制点 9.3.1 具有下列状况时，由印章保管部门填写印章停用申请表（附件13.10） 9.3.1.1 因印章样式不符合国家机构或其他机构的须要更换新印章； 9.3.1.2 印章运用损坏； 9.3.1.3 印章遗失或被窃，声明作废。9.3.2 如需停用的印章不具备法律效力，则由财务审计部审批；如需停用的印章具备法律效力，则需报总经理审批。9.3.3 经总经理审批后，财务审计部向公司各部门发布印章停用通知（附件13.11）。自发布之日始，停用印章失去法律效力。9.3.4 已停用印章完好收回后，同与其相关的用印登记资料及其申请审批手续按规定建立档案，存档备查。10. 罚则 10.1 凡违反本制度，给公司造成损失者，视情节轻重按公司奖惩制度处理。11. 监督与检查 11.1 公司财务审计部负责按归口管理职责对印章保管、运用的合规性进行监督； 11.2 公司财务审计部负责对印章管理制度和流程的完善性、严密性进行监督和定期、不定期的审计评估。 12. 附则 12.1 本制度由财务审计部制定、说明和修订。 12.2 本制度自发布之日起实行，原印章管理方法同时废止。 13. 附件 13.1 印章刻制申请表 13.2 印鉴登记卡 13.3 印章启用申请表 13.4 印章启用通知书 13.5 印章专管人员交接单 13.6 用印审批记录单 13.7 印章外出访用审批单 13.8 用印登记表 13.9 印章外出访用登记表 13.10 印章停用申请表 13.11 印章停用通知书 附件13.1 *公司 印章刻制申请表 申请部门： 申请日期： 年 月 日 印章名称 印章用途 申请类别 新刻印章 更换旧印章 印章种类 公章 法人名章 财务专用章 发票专用章 合同专用章 部门专用章 其他印章 印章材质 印章尺寸 印章参照格式 部门经理看法： 年 月 日 财务审计部看法： 年 月 日 副总经理看法： 年 月 日 总经理看法： 年 月 日 附件13.2 *公司 印 鉴 登 记 卡 第 号 印章名称 领回日期 印章用途 运用部门 运用范围 印章材质 印章尺寸 印 模 留 样 财务审计部经理： 保管人： 领回人： 附件13.3 *公司 印章启用申请表 印章名称 领回日期 领用部门 启用日期 交接人 移交人 接收人 印 模 留 样 种类： 用途： 运用范围： 部门经理看法： 年 月 日 财务审计部看法： 年 月 日 副总经理看法： 年 月 日 总经理看法： 年 月 日 附件13.4 *文件 *财知字*号 签发人：* 关于公司启用*专用章的通知 *（部门）： 依据公司印章管理制度的规定，由于*（须要），现公司已启用“*专用章”，该印章主要用于*（运用范围）。由公司*部管理，专管人员为*，自*年*月*日起启用，原“*专用章”印章同时废止。特此通知。附件：新旧印章样式 旧印章样式 新印章样式 *公司 *年*月*日 主题词：印章 启用 通知 发自：财务审计部 *年*月*日发文 附件13.5 *公司 印章专管人员交接单 第 号 部门名称： 交接印章名称： 交接日期： 年 月 日 1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守松原市担保公司印章管理制度的规定。 2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员。 3、其他说明：_ 4、印章留样： 5、本印章自_年_月_日_时起，经总经理签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。 移交人： 接收人： 年 月 日 年 月 日 部门负责人监交： 年 月 日 总经理签字： 年 月 日 附件13.6 *公司 用印审批记录单 第 号 申 请 人： 申 请 日 期： 部 门 名 称： 部 门 负 责 人： 文件名称 原件/复印件 份数 用途 原 件 复印件 原 件 复印件 原 件 复印件 原 件 复印件 原 件 复印件 原 件 复印件 原 件 复印件 原 件 复印件 总经理审批 签 字： 年 月 日 申请运用的印章: 公司印章 法定代表人印章 财务专用章 合同专用章 用印状况（由当事人勾选） 已用印 申请人签名 日期 已用印 保管人签名 日期 备注说明 附件13.7 *公司 印章外出访用审批单 第 号 部门名称： 部门负责人： 外出印章名称： 运用日期： 年 月 日 1、用印事项： 2、印章管理人： 3、印章留样： 4、本印章自_年_月_日_时经总经理签字同意外出访用期间，其保管责任和用印责任均由 负责。 申请人： 年 月 日 同行人： 年 月 日 总经理签字： 年 月 日 备注： 1. 外出期间印章由同行人保管，不得由运用人保管。 2. 运用人不得在申请用印事项以外的文件上加盖印章。3. 同行人对印章的运用范围、平安保管负责，并负责监督运用人用印内容。附件13.8 用 印 登 记 表 *公司 年 月 日 期 用印类型 申请部门 申请人 记录单号 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 附件13.9 印 章 外 出 使 用 登 记 表 *公司 年 月 日 期 用印类型 申请部门 申请人 同行人 外出地 归还时间 记录单号 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 公 章 法 人 章 财务专用章 合同专用章 附件13.10 *公司 印章停用申请表 申请部门： 申请日期： 年 月 日 印章名称 印章停用缘由 更换新印章 印章废止 其他 请说明状况： 印章种类 公章 合同专用章 财务专用章 发票专用章 部门专用章 法人名章 其他印章 印章留样 部门经理看法： 年 月 日 财务审计部看法： 年 月 日 副总经理看法： 年 月 日 总经理看法： 年 月 日 附件13.11 *文件 *财知字*号 签发人：* 关于公司停用*专用章的通知 *（部门）： 依据公司印章管理制度的规定，由于*（缘由），公司确定自*年*月*日停用原由公司*部门专管人员*管理的“*专用章”。特此通知。附件：停用印章样式 *公司 *年*月*日 主题词：印章 停用 通知 发自：财务审计部 *年*月*日发文 END