哈佛经理会议准备工作19942.docx

哈佛管理技技能培训训教程：第十一一单元 哈佛经经理手册册 第三三章 哈哈佛经理理会议准准备第三三章 哈哈佛经理理会议准准备 会务准备 主席应应如何控控制会议议以增进进其实效效?谈到到控制，管管理学界界有这么么一句脍脍灸人口口的名言言，可供供作参考考：最好好的控制制便是避避免丧失失控制!为了避避免对召召开的会会议丧失失控制，主主席应在在开会之之前做妥妥准备工工作。就就一般性性的会议议而言，开开会之前前的准备备工作至至少包括括下列八八项： (1)会议目目标的设设定； (2)与会者者的选择择； (3)会议时时间的选选择； (4)会议地地点的选选择； (5)会议场场地的布布置； (6)议程的的指定； (7)会议通通知的派派发； (8)开会前前的最后后审查。 会议目标的的设定 决定召召开会议议之后的的第一项项最重要要的准备备工作，便便是设定定会议目目标。良良好的会会议目标标应符合合四项要要求： 1.会会议目标标必须用用书面列列明 许多会会议主持持人在规规划会议议的时候候，都以以为没有有必要将将目标写写出来。他他们常说说他们已已将目标标记在脑脑中，而而且只要要他们时时常想起起它们，则则是否诉诉诸文字字，将不不会产生生任何实实质上的的差别。其其实，这这是一种种似是而而非的论论断。用用书面方方式写下下会议目目标，可可以产生生三种好好处：第第一、有有助于目目标内涵涵澄清；第二、书书面目标标较不容容易被遗遗忘；第第三、当当目标种种类繁多多时，以以书面写写下比较较容易调调和它们们之间的的潜在矛矛盾。 2.会会议目标标必须切切合实际际 所谓切切合实际际，即指指具有实实现的可可能。但但是“会议目目标必须须切合实实际”这句话话，并不不意味会会议目标标应该是是容易实实现的。事事实上，一一种不是是轻易能能够实现现的目标标，对目目标的追追求者才才具有真真正的挑挑战性。这这即是说说，会议议目标不不但应具具有相当当的挑战战性，而而且也应应该有被被实现的的可能。 3.会会议目标标必须具具体而且且可以衡衡量 含糊笼笼统的目目标极难难充作行行动的指指南。例例如某单单位主管管因为感感到该单单位产品品不良率率过高，而而决定开开会研讨讨降低产产品不良良率方案案。倘若若他将会会议目标标认为“探讨如如何降低低产品的的不良率率”，则该该目标肯肯定难以以充作与与会者提提供意见见的指南南，因为为他没有有具体地地指出产产品的不不良率应应降低多多少，以以及应在在多长的的时间内内达到这这个结果果。但若若他将会会议目标标改订为为“探讨如如何在十十月底之之前令产产品不良良率由目目前的55%降低低至3%”，则上上述缺点点将不复复存在。 4.会会议目标标所表明明的必须须是“应实现现什么”，而非非“应做什什么”“应做什么么”是以主主席为本本位，而而“应实现现什么”则是以以成果为为本位。以以主席为为本位的的目标，远远不如以以成果为为本位的的目标那那样具有有实效。例例如当会会议目标标被订为为“向员工工宣传新新的告假假程序”时，主主席可能能只会照照本宣科科一番而而草草了了事，但但若会议议目标被被订为“令员工工了解新新的告假假程序”，则主主席将不不能不关关心员工工对新的的告假程程序，是是否已真真正了解解。 与会人员的的选择 会议目标设设定之后后，紧接接着便决决定与会会的人选选。主席席原则上上只应考考虑邀请请下列两两类人士士与会： 1.对对实现会会议目标标有潜在在贡献的的人 会议既既然是以以目标的的实现为为导向，因因此主席席在决定定与会者者人选之之际所应应优先考考虑的，便便是邀请请对实现现会议目目标有潜潜在贡献献的人参参与。但但这并不不意味这这些人非非出席会会议不可可，因为为主席有有时可以以在会议议之前约约见他们们，并征征求他们们的意见见。这样样做，将将可免除除他们出出席会议议。 2.能能够因参参与会议议而获得得好处的的人 让这些些人参与与会议，固固然有助助于会议议功能的的发挥，但但主席也也可故意意不邀请请他们参参与，而而只在会会议之后后，将开开会的结结果通知知他们。 主席对对于难以以分辩是是否应该该邀请的的人士，最最好能采采取“宁可邀邀请，而而不排斥斥”的原则则，邀请请他们参参加，以以免遗漏漏。 需要特特别留意意的是，与与会者人人数不宜宜太多。理理由有三三： (1)会议的的成本非非常昂贵贵，因此此没有必必要出席席或列席席的人士士，尽量量不要让让他们参参加。 (2)在定好好的会议议时间内内，与会会者人数数一多，则则每一位位与会者者的平均均参与机机会将随随之减少少。 (3)与会者者人数一一多，沟沟通将趋趋于困难难。例如如当与会会者只有有3个人人的时候候，沟通通渠道只只有6个个；与会会者增至至4个人人，沟通通渠道增增至122个；与与会者增增至8个个人，沟沟通渠道道增至556个；其余依依此类推推。沟通通渠道越越多，与与会者对对信息的的掌握能能力将越越低。 一般管理者者所公认认的较理理想的与与会人数数，是557人人。因为为在这样样的人数数下，不不但沟通通不致发发生困难难，而且且与会者者普遍拥拥有较多多的参与与机会。倘倘若与会会人数甚甚多，譬譬如多至至20人人以上，主主席可以以视实际际需要而而采取分分组讨论论方式，处处理各种种议案。 一名员工每每次参加加企业会会议，都都会使公公司受到到某些方方面的损损失。因因此，实实用经济济学要求求每份邀邀请都必必须有建建设性作作用。假假如一个个人并非非必须参参加会议议，他的的时间就就能在其其它方面面为公司司多作贡贡献。而而且，没没有兴趣趣的出席席者会造造成妨碍碍。 要把每一位位参加会会议的人人都看作作资源。资资源的利利用应按按照需要要，而不不是多多多益善。一一间拥挤挤不堪的的房间可可能使参参加会议议者泄气气、不能能实现自自己的目目的。 为了从每个个资源得得到最大大好处，管管理部门门既不能能把与会会者的责责任和技技能认为为是当然然的，也也不能假假定其个个人目的的和公司司的目的的一致。人人们希望望从会议议得到的的东西往往往不是是会议主主持人所所确定的的会议目目标。 要把企业会会议看成成是一个个若干个个人的群群体，他他们必须须互相影影响以完完成某项项工作；不要单单纯问谁谁应当参参加，而而要问为为什么参参加。下下面是请请你考虑虑的一些些因素： (1)参加加会议的的人将在在多大程程度上涉涉及会议议的行动动后果? (2)这个个人在中中心议题题的专门门知识方方面，是是否确有有需要或或能有所所贡献? (3)这个个人以前前对这种种情况，有有没有经经验，或或者与所所涉及的的议题或或人物是是否有特特殊关系系(例如如代表某某一特殊殊利益的的小组)? (4)级别别或地位位是否适适合于这这个小组组?(下下级职员员和他们们的上司司在一起起参加的的时候，心心理上常常会不自自然，以以至于影影响他们们反应的的质量和和真实性性。) (5)假如如要做决决议，这这个人是是否能做做(他不不应是一一个从属属的人，这这种人可可能缺乏乏完整的的全面知知识和适适当的权权威)?(6)他是否否具有行行政或法法律责任任来进行行审查或或决定? (7)为帮帮助会议议开得成成功，这这个人能能不能通通过抵制制已知的的意见以以形成均均势，提提出一个个不偏不不倚的客客观见解解，或发发挥评论论者或媒媒介者的的作用? (8)他的的才能或或职责是是否与其其他与会会者重复复? (9)由于于某种理理由，他他或她的的出席是是否会妨妨碍会议议的总体体成效? (10)是是否时间间、工作作量及其其他因素素都能使使与会者者安心参参加全部部会议，而而不是人人在心不不在? 出席人应当当提前了了解的事事项 1交通(1)谁预预定飞机机票?是是个人，还还是公司司? (2)如果果人们自自己预定定，他们们找谁?是否用用一个负负责人的的姓名，以以便电话话接线员员一听就就知道? (3)他们们应计划划在什么么时候到到达? (4)预定定飞机票票何时截截止? (5)从飞飞机场到到会议场场所是否否提供交交通工具具?谁提提供? (6)如果果不提供供交通工工具，个个人如何何自行安安排交通通? 2会议场场所要几几人同住住一室吗吗? (1)如果果是这样样，能否否挑选室室友?还还是和生生人同住住，以便便人人都都能多结结识一些些朋友? (2)人们们能否指指定禁止止吸烟的的房间(许多场场所现有有此种房房间)或或不吸烟烟的室友友? (3)有无无健身俱俱乐部?游泳池池?高尔尔夫球场场或网球球场?其其它娱乐乐设施? (4)人们们是否须须自备体体育用具具? 3衣服(1)会议议场所设设施在门门厅和餐餐室是否否有衣着着规定? (2)公司司管理部部门要求求会议期期间何种种程度地地遵守礼礼节或不不拘礼节节? (3)娱乐乐活动，有有精致装装饰的宴宴会或宴宴会是否否需要特特别衣着着? 4会议(1)人们们是否应应当携带带卷宗或或顾客记记录? (2)会前前是否有有须完成成的任务务? 会议时间的的选择 主席在选择择会议时时间时，首首先应该该考虑的的便是自自己的时时间，此此即能令令自己获获取充分分准备以以及方便便自己作作息的时时间。这这种作法法并不表表示主席席是一位位自我中中心的人人，因为为主席既既然是会会议成败败所系的的关键性性人物，在在选择会会议时间间时，自自然应以以适合自自己的时时间为优优先考虑虑。这是是一种实实事求是是的作法法。其次次，主席席也应该该考虑方方便与会会者出席席的时间间，以及及为与会会者所喜喜爱的时时间。倘倘若与会会者对会会议时间间有所不不满，则则会议目目标的实实现，势势必遭受受不利的的影响。 会议时间必必须包括括起止时时间。经经验显示示，绝大大多数的的会议都都只列明明开始的的时间，而而无结束束的时间间。这样样的作法法有两种种严重的的缺陷： (1)与会会者无法法对会后后的工作作预作规规划。 2)会议的的效率势势必降低低，因为为既然没没有终止止的时间间，本来来一个小小时可以以结束的的会议，则则可能被被拖到三三个小时时才结束束，这不不幸应验验了帕金金森定律律工作作将被延延伸，以以便填满满可供完完成工作作的时间间。为了了避免上上述两种种缺陷，每每一场会会议都必必须列明明结束时时间，而而且都必必须按照照这个时时间准备备结束。就就算有些些会议譬如如说解决决问题的的会议难以以确切地地把握结结束时间间 但主席至少少应指明明会议大大约会在在哪一个个时间结结束。 为了避免会会议过分分冗长，有有些管理理者故意意将会议议安排在在距午餐餐、某种种活动或或是下班班之前不不久举行行。这是是一种可可以考虑虑采取的的方法。 至于一场会会议到底底应为时时多久，这这虽无一一致的看看法，但但多数的的管理者者均同意意，以不不超过一一个半小小时为限限，因为为一般人人能保持持注意力力集中的的时间，最最长大概概不超过过一个半半小时。(这大概概也可以以说明何何以大多多数电影影的放映映时间，都都在一个个半小时时左右。)但若会会议中所所探讨的的是极其其严肃的的或是极极其困难难的主题题，则一一场会议议的时间间以不超超过一小小时为宜宜。但这这并不是是说一场场会议不不能长到到两小时时以上，因因为一旦旦议案多多，则会会议时间间将不能能不相应应延长。但但须注意意的是：一场会会议的时时间超过过一个半半小时，则则中途应应腾出若若干时间间作休息息之用。 最后，我们们还想提提醒你：例如主主席不坚坚守原定定时间主主持会议议，则宁宁可另择择时间开开会，而而不应轻轻易找人人代为主主持。重重要的会会议，更更特别要要遵守这这个原则则。 会议地点的的选择 许多人在从从事会议议规划时时，都以以“方便”主席席的方便便以及与与会者的的方便，作作为选择择开会地地点的依依据。这这样做并并不妥当当，因为为“方便”只是选选择开会会地点的的诸种考考虑之一一。会议议地点选选择，至至少应顾顾及下列列七个条条件： (1)场地地必须有有空档且且可供使使用。 (2)场地地必须够够大以便便容纳与与会者及及视听器器材。有有人认为为平均每每一位与与会者若若能拥有有1.55米2的的空间，才才算理想想。 (3)必须须拥有包包括桌椅椅在内的的适当家家具。会会议时间间愈长，所所使用的的桌椅愈愈应令与与会者感感到舒服服。不过过，却不不应该令令与会者者舒服到到无心开开会的地地步。 (4)必须须拥有充充足的照照明及通通风设备备。 (5)必须须能免于于声音、电电话、访访客等干干扰，以以防与会会者分心心。 (6)必须须令主席席及与会会者大致致方便。 (7)成本本必须低低廉。 以上七个条条件之中中，前四四个可视视为任何何会议地地点的必必备条件件，缺一一不可，但但后三个个条件则则往往因因相互冲冲突而无无法同时时具备。例例如为节节省开支支及令与与会者大大致方便便，主席席将会议议地点定定在与会会者办公公室的附附近。但但是，由由于会议议地点太太接近办办公室，就就会在会会议进行行中常有有电话或或访客的的干扰。此此外，与与会者也也常在会会议进行行中伺机机进出会会场。反反过来说说，倘若若为了令令与会者者专心开开会，主主席遂将将会议地地点改在在远离与与会者办办公的地地方。但但是会议议地点遥遥远，不不但令与与会者感感到不便便，而且且也令会会议成本本因而提提高。许许多管理理者对会会议地点点的选择择都有这这样的共共同认为为：一般般性的会会议或是是为时较较短的会会议，原原则上应应在与会会者办公公室附近近召开，但但是特别别重要的的会议或或是为时时较长的的会议，则则应选择择远离与与会者办办公室的的地方召召开。 1选择地地点在其它条件件相同的的情况下下，如果果会期短短，最佳佳会址是是大多数数参加者者旅途最最短的地地方。如如果会期期较长，那那么，旅旅途远近近就不如如主要商商业中心心或人们们常去的的地方重重要。 越来越多的的机构发发觉机构构外的会会址能增增加会议议成功的的机会。有有些企业业报告说说，多样样化的会会议地点点能激发发兴趣，并并为常规规功能增增加新的的方面。而而且，它它为会议议的便利利、服务务工作和和可能安安排的项项目提供供更为广广泛的范范围。 2考虑利利用会议议中心一下子解决决许多后后勤问题题的好办办法是在在一个会会议中心心开会(不要混混淆会议议中心与与大会中中心，后后者一般般要大得得多)。会会议中心心这个概概念在过过去十年年中已臻臻完美，现现在是开开两百人人以下会会议的主主要地方方。 美国典型的的会议中中心是康康涅狄格格州南贝贝里的哈哈里森会会议中心心。各种种专家讨讨论会和和专题讨讨论会在在这里各各开二天天，平均均参加人人数为2201100人人。会议议在长达达一年之之前就需需预定。设设施有先先进水平平的会议议中心和和度周末末的地方方，备有有二十间间会议室室，每间间大小从从二十到到三千平平方英尺尺不等。座座位从十十二个到到二百二二十五个个不等，并并可安排排成剧场场式、教教室式、宴宴会厅式式或讨论论会式。 典型的中心心座落在在没有大大城市的的汽车、飞飞机和行行人交通通干扰的的地方。这这种中心心一般包包括供会会议用的的一所有有充足房房间的旅旅馆，一一个咖啡啡馆和一一个餐馆馆。可以以安排全全套会议议服务项项目，包包括就餐餐、客房房、会议议室、便便笺本、铅铅笔、标标准的视视听器材材、咖啡啡供应、以以及供娱娱乐使用用的设施施等。 注意：不管管会议主主持人是是新手还还是行家家，他都都会发觉觉和良好好的会议议中心共共事可以以减少许许多计划划难题。由由于这种种中心适适合小型型会议，它它能估计计到主持持人的需需要，从从而减轻轻他所肩肩负的许许多细节节。而当当把所有有收据加加到一起起时，费费用不一一定更高高。会议议中心在在各国已已如雨后后春笋般般兴起，新新的中心心还在继继续开办办。最好好的一些些中心位位于大城城市附近近的老房房子里，但但是要仔仔细选择择。 3及早提提前预定定在计划开始始时就预预定地点点如有有必要，可可以是暂暂时性的的，这样样做有百百利而无无一弊。最最好的开开会地点点要及早早预定。最最受欢迎迎的开会会地点时时常要提提前五年年预定。围围绕可供供使用的的场地和和设施设设计方案案，比物物色完全全适合于于既定方方案的设设施要容容易。 初步的寻找找场地可可以通过过邮件进进行，条条件是你你能提供供你的要要求细节节的概要要和拟议议的各个个日期。招招标应包包括下列列各项： (1)活动动的一般般安排(附上以以前类似似活动的的方案有有助于场场地管理理部门参参考)。 (2)开会会场地的的要求分别别对圆桌桌讨论小小组、群群众大会会、陈列列区、宴宴会等提提出要求求；说明明每项占占用的具具体时间间，以及及参加的的人数等等。 (3)简述述拟议的的社交活活动。 (4)说明明是否需需要特殊殊场地、设设备、伙伙食或人人员条件件。 (5)套房房、单人人房间、双双人房间间各需若若干，并并说明与与会者住住宿的天天数。 你在和场地地管理部部门初步步函商时时，最好好限于要要求下列列各项：可供多多大场地地、价格格表及平平面图。在在预定大大会地点点时，大大多数财财务细节节是可以以磋商的的。最终终预定场场地应以以亲自视视察建筑筑物为准准，平面面图可能能靠不住住，亲自自视察实实际结构构装置。 4彻底视视察开会会场地大会管理人人和会议议物质安安排的负负责人应应视察拟拟议中的的会议场场地。适适当的核核对细目目应包括括下列各各项： (1)检查查考虑中中的全部部会议室室或场地地。不要要认为任任何两个个房间都都一样；要检查查每个房房间的物物质条件件，以发发现不合合适的照照明或通通风、不不方便的的休息室室、妨碍碍安静的的通道或或出口、不不恰当的的场地分分配及其其他问题题。如果果怀疑一一个房间间是否能能容纳会会议要求求的座位位数字，就就坚持试试摆以核核对容量量。 (2)随意意抽查一一个单人人房间、一一个双人人房间和和一个套套房的设设备。特特别要警警惕所谓谓“二等”设备，因因为有些些旅馆把把客人分分为社会会的和参参加会议议的。检检查家具具、床铺铺的质量量以及全全面清洁洁情况。 (3)检查查登记，会会议管理理以及其其它后勤勤所在地地。要便便于进来来的客人人寻找，便便于到达达所有的的会议地地点，并并有加锁锁的储藏藏处。 (4)检查查膳食供供应。要要求提供供过去的的各种菜菜单。在在没有旅旅馆人员员陪同下下，检查查每一个个餐厅的的一般伙伙食。注注意服务务质量和和员工态态度。 (5)假如如被指定定的房间间不在同同一层楼楼，则须须检查电电梯的服服务情况况。参加加者来往往于各会会议室是是否会发发生困难难、造成成延迟以以及使会会议停顿顿。 (6)检查查可得到到的服务务项目、营营业时间间和社交交与娱乐乐活动的的费用。 (7)确定定来往于于会场及及社区之之间有无无交通及及停车便便利。 5签订书书面合同同会议和大会会已经成成为许多多旅馆和和会议中中心的重重要收入入来源。他他们渴望望获得你你的业务务，渴望望使你满满意。大大型会议议几乎每每一个方方面都可可以谈判判：房租租、宴会会费用、会会议场地地、宣传传邮件以以及其它它大量细细节，都都可以讨讨价还价价。 一旦谈妥一一切细节节，极为为重要的的是把口口头协议议变成书书面形式式，分别别详列每每项具体体安排。你你的最终终合同或或协议应应包括如如下的细细节： (1)确定定全部会会议场地地，包括括每个房房间的名名称及可可供使用用的时间间。餐桌桌座位安安排、视视听器材材以及其其它设备备的图表表都应草草签并附附于协议议书。 (2)确定定保证的的客房间间数、房房费表以以及如果是是美国式式包括括的伙食食及服务务。如有有可能，应应列入开开会团体体大多数数人的到到达和离离去日期期、房租租起算和和退租日日期以及及不受约约束的客客房退房房日期。 (3)确定定由旅馆馆提供的的免费商商品和服服务(例例如会议议室及其其布置，特特别装饰饰，欢迎迎会的音音乐和酒酒，飞机机场接机机，特别别的娱乐乐活动，工工作人员员伙食，电电影放映映员及其其他额外外人员)。 (4)确定定小费安安排，包包括用餐餐、整理理房间的的女工、共共同使用用的侍者者及其他他人员的的拟议小小费费率率或者在在房间全全部帐单单上增加加一定的的百分比比作为服服务小费费。 (5)确定定任何特特殊安装装或改装装，增加加特别人人员、服服务或设设施，并并明确开开支怎样样负担。 (6)确定定预定和和开票手手续，包包括你的的单位为为宾客承承担财务务责任的的限度。 (7)建立立个人信信贷，并并列明应应向参加加者个人人直接收收取的费费用。 (8)指定定可以取取消预定定而不向向你单位位收费的的一段时时间或最最后期限限。 将协议细节节不管管多么细细微写成书书面合同同的重要要性，无无论怎样样强调也也不为过过分。随随着会期期临近，应应经常与与场地管管理部门门保持联联系。人人员、旅旅馆装修修或其它它变更都都可能对对会议计计划产生生重大影影响。密密切联络络会有好好处。 6选定地地点和时时间的重重要性没有一个时时间或一一个地点点对所有有的会议议都是最最佳的，但但是对每每一个集集会来说说，都有有它的最最佳时间间和最佳佳地点。要要确定一一个大家家都方便便的时间间，应在在安排之之前和主主要的参参加者联联系。任任意安排排的会议议对一些些参加者者可能不不便；在在这种情情况下，或或者是他他们的正正常工作作，或者者是会议议本身会会遭到损损失。每每日的不不同时间间对机警警程度和和精神集集中程度度会有影影响：下下班以后后开会容容易身心心疲倦、与与个人计计划冲突突，而饭饭后立即即开会则则正赶上上感受能能力低的的时候。 还要记住，拖拖长开会会时间导导致效果果递减，那那些以鼓鼓励创造造性思维维为目的的的会议议尤为如如此。 一般说来，少少开会比比多开会会好，但但是“开足够够的会”的含义义，取决决于实用用目的。当当会议目目的是协协调或检检查时，定定期安排排比随时时召开好好：在重重要项目目的最后后阶段，则则每天开开会可能能是恰当当的。 7会议室室会议效果常常常受到到会议地地点和物物质享受受的影响响。你自自己的办办公地点点可能是是最自然然也是最最易于利利用的地地点，但但它不一一定最有有助于达达到会议议的目的的。选择择会议地地点应当当包括对对如下因因素的评评估： (1)理想想的会址址对绝大大多数与与会者来来说，应应该是旅旅程最短短的(不不要受级级别影响响而忽视视大众的的便利)。 (2)首先先要考虑虑没有打打扰、噪噪音和其其他使人人分心的的因素。许许多业务务会议安安排在远远离办公公室的地地方，以以摆脱日日常事务务，达到到集中注注意力于于会议的的目的。不不用说，适适当的通通风装置置，空气气流通，照照明度，音音响效果果和温度度调节，这这些都是是促成有有效的会会议气氛氛必不可可少的主主要条件件。 (3)与会会者座椅椅的舒适适程度和和他的注注意力持持续时间间之间有有明显的的相互关关系。假假如会议议地点是是租来的的，应检检查那里里的设施施和器材材。便于于圆桌会会议参加加者的器器材，对对大多数数会议有有好处。同同样重要要的是也也应该有有能使人人精神振振奋的设设施。 会议议程的的拟定 顾名思义，议议程即是是会议的的程序表表。议程程所涵盖盖的除了了足以实实现会议议目的各各种议案案之外，尚尚包括与与会者姓姓名、会会议时间间以及会会议地点点等项目目。 主席在编排排议程的的时候，最最好能遵遵守以下下两个原原则： (1)按照照议案的的轻重缓缓急编排排处理的的先后次次序，这这即是说说越紧要要的事项项越应排排在议程程的前端端处理，越越不紧要要的事项项则越应应排在议议程的后后端处理理。这样样做的一一个好处处便是：就算在在预定的的会议时时间内无无法将全全部议案案处理完完毕，但但起码较较紧要的的议案已已被处理理过。那那些较不不紧要的的议案，则则可另择择时间处处理，或或是并入入下次会会议中再再予处理理。 (2)每一一个议案案应预估估所需的的处理时时间并明明白地标标示出来来。假如如能这样样做，则则主席可可让某些些人只参参与与他他们有关关的某些些特定议议案的讨讨论。这这即是说说，假如如议程中中明示几几点几分分到几点点几分被被分配于于探讨某某一议案案，则主主席可以以故意让让某些人人迟到(即令某某些人在在涉及他他们的议议案被讨讨论之前前几分钟钟才进入入会场)，也可可以故意意让某些些人早退退(即令令某些人人在涉及及他们的的议案被被讨论过过之后离离开会场场)。这这样做，显显然可以以节省与与会者的的时间。不不过，会会场的秩秩序将不不免受到到干扰。因因此，主主席只能能有限度度地容许许迟到或或早退。 有些主管在在主持会会议时并并不准备备议程，这这是一种种很坏的的习惯。议议程不仅仅能够规规范会议议的内容容，而且且也足以以约束沟沟通的次次序与沟沟通的节节奏。一一旦会议议欠缺议议程，则则会议的的内容势势必不确确定，沟沟通的次次序势必必杂乱，沟沟通的节节奏势必必太快或或太慢。换换句话说说，欠缺缺议程的的会议是是注定不不具实效效的。为为了改变变这种不不良的习习惯，每每一个机机构都应应考虑采采取政策策性声明明，严格格要求拟拟妥议程程之后才才准许开开会。 为让与会者者对会议议及早作作准备包括括心理准准备及实实质准备备议程程应随会会议通知知事先发发给与会会者。 虽然并非所所有会议议都需要要正式的的议程，但但是与会会者至少少应当事事前有所所了解，以以便做好好准备。议议事日程程是受到到尊重还还是被忽忽视，这这与管理理部门对对它的利利用程度度是成正正比的。 但书面的议议程有另另一个重重要好处处：会议议领导者者将集会会的目标标写成书书面的议议程，有有助于会会议目的的的具体体化。这这样，议议程就能能使会议议按照既既定轨道道进行，让让主持人人能集中中他的精精力去处处理参加加会议人人员彼此此之间的的相互影影响。 拟定议程的的责任通通常落在在会议领领导人的的肩上。但但是，人人们一般般对他们们参加创创造的事事情才愿愿意予以以支持。提提前参与与能使那那些参加加会议的的人依照照拟定的的议程把把问题看看得更清清楚。下下面是可可能有助助于鼓励励与会者者参加的的一些建建议： (1)对将将要讨论论的问题题要求及及早思考考。 对问题的的解决或或处理，有有哪些看看起来是是行得通通的? 哪些是显显而易见见的危险险? 所要讨论论的问题题其最后后结果可可能意味味着什么么? (2)如果果时间允允许，把把参加会会议者的的建议合合并到暂暂定议程程里，提提前分发发，以征征求补充充意见。 (3)提前前向与会会者简明明介绍会会议的目目的，并并要求他他们做一一些具体体工作，例例如抽样样调查员员工意见见，汇集集统计数数字，或或搜集背背景资料料。 会议常因野野心过大大的计划划而在一一开始就就注定失失败。下下面是制制定实际际可行的的目标的的一些建建议： (4)可能能的话，把把议程的的话题限限制在同同一个主主题范围围内。这这有助于于从容进进行，同同时使必必须参加加企业会会议的人人数减到到最少。假假如议程程中有不不同主题题，可以以分别安安排为两两个小会会进行。 (5)假如如这些主主题之间间没有关关系，要要力求少少安排一一些话题题。因为为要使与与会者从从他很感感兴趣的的问题转转到兴趣趣不高的的问题上上，而又又始终全全神贯注注，是很很困难的的。 (6)设法法将议程程话题限限制为一一个主要要的讨论论项目，辅辅之以不不需大量量准备的的次要项项目。 (7)不把把某些特特殊的(有势力力的)管管理人员员的“心爱项项目”列入议议程。 (8)提前前分发每每一项议议程话题题的附件件，以节节省开会会时间。这这样就可可以确定定：每一一项拿到到会上讨讨论的话话题在会会前都已已向与会会者简明明介绍。这这是一种种利用以以前会议议记录实实际可行行的方法法。 (9)在议议程上要要表明会会议开多多长时间间。与会会者知道道会议不不允许超超过时间间，就会会更加积积极。 (10)对对那些非非常有争争议的、极极为复杂杂的或小小组完全全不熟悉悉的话题题，要安安排充分分的时间间。 (11)要要记住注注意力的的持续时时间是有有限度的的。对一一位实业业家来说说，有效效的会议议一般持持续一个个小时，当当会议进进行了一一个半小小时，就就接近效效果递减减的临界界线了。 (12)假假如会议议必需开开到两小小时以上上，应安安排中间间休息时时间。 (13)假假如可能能，要留留出会后后交谈和和娱乐的的时间。 会议通知的的派发 很多会议召召集人，常常常为送送发适当当的会议议通知而而头痛。这这可能是是因为他他们的疏疏忽所造造成，也也可能是是因为他他们太过过匆促地地决定召召开会议议，以致致欠缺足足够时间间作妥善善的斟酌酌所造成成。 一份良好的的会议通通知，在在内容上上至少应应包括下下列五项项： (1)开会会的时间间(包括括日期及及起止时时间)。 (2)开会会地点。倘倘若开会会地点并并非与会会者所熟熟悉，则则应附上上确切的的位置图图及交通通路线图图。 (3)会议议的目标标。 (4)与会会者须事事先准备备的事项项。 (5)其他他与会者者的姓名名。 一般的会议议通知最最好是在在开会前前一个星星期寄到到与会者者手中，因因为现代代人在安安排各种种活动时时，多半半提早一一个星期期作规划划，而且且一个星星期的时时间大概概足以做做好开会会前的各各种准备备工作。超超过一个个星期的的会议通通知比较较容易被被遗忘，因因此当你你有必要要发出超超过一星星期的会会议通知知时，你你最好能能在开会会前两、三三天设法法再向与与会者提提醒开会会时间。除除非是紧紧急会议议，否则则不要发发出短过过一星期期的会议议通知，因因为太匆匆促的通通知，不不但令与与会者来来不及作作好会前前的准备备工作，而而且也很很容易令令他们觉觉得会议议召集人人把他们们当作“呼之即即来”的人物物看待! 会场的布置置 布置会议场场地，应应考虑会会议的性性质及与与会人数数的多少少。例如如在提供供信息的的会议里里，倘若若人数众众多，则则以不设设桌子的的戏院式式安排或或是设桌桌子的教教室式安安排较为为理想。在在解决问问题的会会议里，假假如人数数不多，则则最理想想的安排排是让每每一位与与会者均均环绕桌桌子而坐坐，这样样可方便便每一个个人跟其其他的人人进行多多项沟通通。再如如在培训训会议里里，如人人数不多多，则可可令与会会者坐在在马蹄型型的桌子子的外圈圈，这样样不但便便于与会会者与主主席之间间的沟通通，而且且也便于于与会者者跟与会会者之间间的交流流。但若若人数众众多，则则最好是是将与会会者分成成若干小小组，每每一小组组各聚在在同一桌桌子周围围。这种种安排的的好处在在于方便便分组讨讨论及综综合讨论论。 座位编排与与会议成成效的高高低具有有密切的的关系。除除了座位位的安排排之外，在在布置场场地时，你你仍须注注意以下下几项： (1)应先先决定准准不准在在会场吸吸烟。倘倘若准于于吸烟，则则应准备备烟灰缸缸。倘若若不准吸吸烟，则则不能让让烟灰缸缸在会场场中出现现。此外外，你最最好能在在会场中中张贴不不准吸烟烟的标志志或文字字。当与与会人数数众多时时，你也也可以按按实际需需要，将将座位区区分为吸吸烟区及及非吸烟烟区。 (2)如与与会者之之间彼此此并不熟熟悉，则则应考虑虑是否事事先准备备姓名卡卡片。 (3)准备备视听器器材。黑黑板(白白板)、白白报纸、甚甚至幻灯灯机、投投影机与与放映机机等应该该被视为为一般会会议可借借用的基基本工具具。但要要特别注注意的是是：幻灯灯机、投投射机与与放映机机所投谢谢出来的的文字或或图形，应应让全部部与会者者都能看看清楚，而而且它们们应准备备就绪以以便随时时启用。 (4)除非非是较长长的会议议(超过过一个半半小时的的会议)，否则则尽量不不要提供供茶点，以以防与会会者分心心。 (5)当议议程甚短短且无需需作记录录时，可可考虑采采取站立立的方式式开会。 不论你对会会议的规规划有多多详尽，不不论你对对会议的的准备工工作有多多周全，倘倘若在开开会前你你对会场场不作最最后的审审视，你你都可能能会功亏亏一篑。墨墨飞法则则之中有有一则很很具警惕惕性：假假如有任任何事情情可能出出纰漏，则则一定会会出纰漏漏，而且且就在最最不应该该出纰漏漏的时候候出纰漏漏。基于于此，在在开会前前的半个个小时至至一个小小时，你你最好是是亲自或或是派人人到会场场审视以以下四件件事是否否作好： (1)座位位是否按按原定计计划编排排? (2)视听听器材是是否准备备妥当?如果用用幻灯机机或投影影机，则则其焦距距是否已已事先调调整妥当当?如用用放映机机，则其其焦距、音音量等是是否已调调妥?如如用麦克克风，其其声音效效果是否否事先已已调好?幻灯机机、投影影机及放放映机是是否已备备妥额外外的灯泡泡?你自自己或是是在场的的助手是是否懂得得对视听听器材作作简单的的维修工工作?(3)会议有有关的资资料是否否齐全?这包括括准备会会中派发发的资料料、姓名名卡片、张张纸、 铅等等。 (4)必要要的时候候，再致致电与会会者提醒醒他们开开会时间间及地点点。特别别是在会会议通知知已发出出去很久久的情况况下，开开会前的的提醒功功夫，颇颇能产生生实效。 许多业务会会议中途途搁浅，因因为物质质上的不不舒适影影响思考考和倾听听。如果果会议室室没有外外部干扰扰和噪音音，空气气流通，温温度控制制适当，思思维就能能最好地地发挥作作用。理理想的会会议室应应该是座座位不拥拥挤，视视线好，听听得清楚楚，照明明要明亮亮而不耀耀眼。这这种综合合的环境境条件比比你想象象的难以以找到。 桌椅和发言言人讲台台的实际际布置不不仅取决决于开会会的人数数，而且且取决于于会议的的目的： 拍卖会：其其座位安安排要求求全部听听众能看看清楚喊喊话人及及他手中中所拿的的东西。由由于这种种会议往往往处于于独断独独行，不不需等待待反应或或小组讨讨论，因因此座位位布置可可采用下下述两种种形式： (1)剧场场式。选选用现成成的礼堂堂，或将将椅子排排成一行行一行。开开会的时时间长短短是至关关重要的的。要知知道即使使是最好好的剧院院，备有有最舒适适的座位位，也很很难期望望观众集集中注意意力超过过两个半半小时， 包括中