票务室回单管理办法（物流货运公司）.docx
票务室回单管理办法第一章回单的时效第一条门市制单时客户对回单时间有特殊要求的，须在运单上注明回单的时间要求，各货 场须按运单上的时间要求及时将回单传回公司；第二条任何回单的传回时间不得超过门市制单时间的7天。第二章回单的安全第三条回单的传递必须以货物的方式进行制单，并在运单上注明回单的份数及回单的要求, 并以信封包装方式编号，门市须在运单上注明回单与该回单货物的编号，回单收单 人为货场经理及财务，回单到达目的地时，货场经理及财务须签字后告知回单送货 人员回单要求。第四条大客户回单由客户服务部向各门市及货场做要求门市应在备注填写回单签收要求， 各货场须按此要求进行回单签收操作，如回单遗失及时联系客服部进行查找，一天 未果及时告知回单管理员，由回单管理员与客户协商其补救办法，若无法补救，货 场须要求收货方按回单要求打收条或在收货凭证上签字、盖章，规避货物风险责任， 该手续传回给回单管理专员，由回单管理专员整理存放，第五条回单的传回方式要求，将回单的原信封保存好，待回单操作完成将回单装于原门市 回单信封内，并以返货的方式制单、编号，收货人为公司票务室回单管理专员收， 若原信封丢失须将回单在门市的原编号注明于信封上，并在回单上注明货物原编号, 回单管理员每日例行到返货中心办理取回单手续，确保回单回成都第一时间传递到 客户处，并根据回单情况录入电脑备查。第六条回单管理专员必须每日整理一次各门市及货场的回单情况、并根据回单管理办法对 各门市、货场回单情况进行及时跟踪、监督并记录，出现回单传递速度慢、丢失的 货场，第一时间查找并向主管反馈，每月交回单情况总表传于主管及监察部。第七条门市对当日需签回单及回单付款的单据统一使用一本货物运输明细作清单，该清单 为一式三联，第一联存根，第二联货场，第三联票务室留存（第二联须随货同行至 货场；第三联连同当日运输合同存根联传票务室）；第八条 货场按当日门市回单清单对回单进行清理，每日需向票务室回单管理员说明今日回 单收取情况（形式同客服部报货）；第九条凡签收好的回单，需当日做清单回传票务室收，不可多日放于货场，以免遗失；第十条该回单清单各相关部门的保存期限不得底于6个月。第三章回单管理人员与回单收款人员的交接第十一条 回单管理专员在收到回单时，必须尽快整理好回单，再将回单按要求分类，无 须收款的回单将做好记录及时传到各相关门市，第二日对回单进行跟踪，回付款回 单分类交回单收款人员，并做好回单交接手续，在电脑上备份，对回付款的收款情 况进行督促，出现问题向财务部、监察部、营运部及时反映。第四章合同客户回单签单要求第十二条公司签订的合同客户，必须将回单的签收要求及结款日期告知回单管理员及各 货场负责人及财务。每月3日以前将上月的回单结款情况明细表在中转中心制单传 至各货场经理及财务，客户服务部并对该表的传递进行传递并跟踪。各货场发现问 题及时与票务室回单管理专员进行核对及调查。第五章回单结款第十三条收货门市在无综合业务部告知票务室前提下不得擅自采取回单付款方式，若采 取该方式票务室将对该单视为已付款；第十四条 回单收款人员在接到回单管理员交给的回单时，必须尽快跟收款项目客户核对 回单情况及收款明细金额，严格在合同结账期限内完成收款；第十五条 若因客户原因造成回单结账缓慢并无法协调公司将终止该合同，并在10天收回 所有运费；第十六条 综合业务部回单项目收款人员在收到回单付款后，由票务室回单管理专员出相 应数据后将所收款交予公司出纳，并收领该款收据，禁止延迟缴款或将该款项另作 它用；第十七条 票务室回单管理专员每周定期向主管、财务经理、监察部、传递回单项目收款 明细表；第十八条 为加强回单管理，提高各部门对回单的重视性及减少客户关于回单的投诉、回 付款无法结款的损失，经公司商定特制定以下管理办法，该办法与此前公司出台的 回单管理办法进行补充。第十九条 各门市：回单为一单货物，在开相应回单单号时，必须开具与货物单号相连的 单号，并在回单上注明货物单号的编号（不可将回单票号写于回单上面）；信封上 编号为回单原有单号。第二十条 各货场：为提高回单回传的时效性，现规定从2010年1月份开始如货场回单超 过一月仍未签好回传的，将不予以发放该货场的工资（同提付款欠票管理方案一致）, 直至该货场回单全部清理完毕，方可发放该货场的工资。第二十一条回付款结款员：每周四到票务室领取回单，以提高各项回付款结款时效；第二十二条回单结款规定周期为两个月；第二十三条回单货物出现货损由客服部理赔专员与综合业务部项目结款人员在规定周期范 围内处理完毕，不能因此造成回单延迟结款。
