公司标准采购作业细则9285.docx

标准采购作业细则 请 购第一条条 请购部部门的划分分各项材材料的请购购部门如下下：(一)常备材料料：生产管管理部门(二)预备材料料：物料管管理部门(三)非常备材材料：1.订订货生产用用料：生产产管理部门门2.其其他用料：使用部门门或物料管管理部门第二条条 请购单单的开立、递递送(一)请购经办办人员应依依存量管理理基准、用用料预算，参参酌库存情情况开立请请购单，并并注明材料料的品名、规规格、数量量、需求日日期及注意意事项经主主管审核后后依请购核核决权限呈呈核并编号号(由各部部门依事业业部别编订订)，"请请购单(内内购)(外外购)"附附"请购案案件寄送清清单"送采采购部门。(二)需用日期期相同且属属同一供应应厂商供应应的统购材材料，请购购部门应以以请购单附附表，一单单多品方式式，提出请请购。(三)紧急请购购时，由请请购部门于于"请购单单""说明明栏"注明明原因，并并加盖"紧紧急采购""章，以急急件卷宗递递送。(四)材料检验验须待试车车方能实施施者，请购购部门应于于"请购单单"上注明明"试车检检验"及""预定试车车期限"。(五)庶务用品品由物料管管理部门按按月依耗用用状况，并并考虑库存存情况，填填制"请购购单"提出出请购。第三条条 免开请请购单部分分(一)下列总务务性物品免免开请购单单，并可以以"总务用用品申请单单"委托总总务部门办办理，但其其核决权限限另订，其其列举如下下：1. 贺奠用物物品：花圈圈、花篮、礼礼物等。2. 招待用品品：饮料、香香烟等。3. 书报(含含技术性书书籍及定期期刊物)、名名片、文具具等。4. 打字、刻刻印、报表表等。(二)零星采购购及小额零零星采购材材料项目。第四条条 请购核核决权限(壹) 内购：1. 原物料：(1) 请购金金额预估在在1万元以以上者，由由科长核决决。(2) 请购金金额预估在在1万元至至5万元者者，由经理理核决。(3) 请购金金额预估在在5万元以以上者，由由总经理核核决。2.财财产支出：(1)请购金额额预估在22000元元以下者，由由科长核决决。(2)请购金额额预估在22000元元至2万元元者，由经经理核决。(3)请购金额额预估在22万元以上上者，由总总经理核决决。3. 总务性用用品：(1)请购金额额预估在11000元元以下者，由由科长核决决。(2)请购金额额预估在11000元元至1万元元者，由经经理核决。(3)请购金额额预估在11万元以上上者，由总总经理核决决。附注：凡列入固固定资产管管理的请购购项目应以以"财产支支出"核决决权限呈核核。(二)外购：1.请请购金额预预估在100万(含)元以下者者，由经理理核决。2.请请购金额预预估在100万元以上上者，由总总经理核决决。第五条条 请购案案件的撤销销(一)请购案件件的撤销应应立即由原原请购部门门通知采购购部门停止止采购，同同时于"请请购单(内内购)"或或"请购单单(外购)"第一、二二联加盖红红色"撤销销"的戳记记及注明撤撤销原因。(二)采购部门门办妥撤销销后，依下下列规定办办理：1.采采购部门于于原请购单单加盖"撤撤销"章后后，送回原原请购部门门。2.原原"请购单单"已送物物料管理部部门待办收收料时，采采购部门应应通知撤销销，并由物物料管理部部门据以将将原请购单单退回原请请购部门。3. 原请购单单未能撤销销时，采购购部门应通通知原请购购部门。 采采 购第一节节 一般规规定第六条条 采购部部门的划分分(一)内购：由由国内采购购部门负责责办理。(二)外购：由由国外采购购部门负责责办理，其其进口庶务务由业务部部门办理。(三)总经理或或经理对于于重要材料料的采购，可可直接与供供应商或代代理商议价价。专案用用料，必要要时由经理理或总经理理指派专人人或指定部部门协助办办理采购作作业。第七条条 采购作作业方式 除一般采采购作业方方式外，采采购部门可可依材料使使用及采购购特性，选选择下列一一种最有利利的方式进进行采购：(一)集中计划划采购：凡凡具有共同同性的材料料，须以集集中计划办办理采购较较为有利者者，可核定定材料项目目，通知各各请购部门门依计划提提出请购，采采购部门定定期集中办办理采购。(二)长期报价价采购：凡凡经常性使使用，且使使用量较大大宗的材料料，采购部部门应事先先选定厂商商，议定长长期供应价价格，呈准准后通知各各请购部门门依需要提提出请购。第八条条 采购作作业处理期期限 采购部门门应依采购购地区、材材料特性及及市场供需需，分类制制定材料采采购作业处处理期限，通通知各有关关部门以便便参考，遇遇有变更时时，应立即即修正。第二节节 国内采采购作业处处理 第九条 询价、比比价、议价价(一)采购经办办人员接获获"请购单单(内购)"后应依依请购案件件的缓急，并并参考市场场行情及过过去采购记记录或厂商商提供的资资料，除经经核准得以以电话询价价之外，另另需精选三三家以上的的供应商办办理比价或或经分析后后议价。(二)若厂商报报价的规格格与请购材材料规格略略有不同或或属代用品品者，采购购经办人员员应检附资资料并于""请购单""上予以证证明，经主主管核发后后，先会使使用部门或或请购部门门签注意见见后呈核。(三)属于买卖卖惯例超交交者(如最最低采购量量超过请购购量)，采采购经办人人员于议价价后，应于于请购单""询价记录录栏"中注注明，经主主管签认后后呈核。(四)对于厂商商的报价资资料经整理理后，经办办人员应深深入分析后后，以电话话等联络方方式向厂商商议价。 (五)采购部门门接到请购购部门以电电话联络的的紧急采购购案件，主主管应立即即指定经办办人员先行行询价、议议价，待接接到请购单单后，按一一般采购程程序优先办办理。(六)"试车检检验"的采采购条件，采采购经办人人员应于""请购单""注明与厂厂商议定的的付款条件件呈核。第十条条 呈核及及核决(一)采购经办办人员询价价完成后，于于"请购单单"详填询询价或议价价结果及拟拟订"订购购厂商"""交货期限限"与"报报价有效期期限"经主主管审核，并并依请购核核决权限呈呈核。(二)采购核决决权限： 第十一一条 订购购(一)采购经办办人员接到到经核决的的"请购单单"后应以以"订购单单"向厂商商订购，并并以电话或或传真确定定交货(到到货)日期期，同时要要求供应商商于"送货货单"上注注明"请购购单编号""及"包装装方式"。(二)若属分批批交货者，采采购经办人人员应于""请购单""上加盖""分批交货货"章以资资识别。(三)采购经办办人员使用用暂借款采采购时，应应于"请购购单"加盖盖"暂借款款采购"章章，以资识识别。第十二二条 进度度控制及事事务联系(一)国内采购购部门应分分询价、订订购、交货货三个阶段段，以"采采购进度控控制表"控控制采购作作业进度。 (二二)采购经经办人员未未能按既定定进度完成成作业时，应应填制"进进度异常反反应单"并并注明"异异常原因""及"预定定完成日期期"，经呈呈主管核示示后转送请请购部门，依依请购部门门意见拟订订对策处理理。第十三三条 整理理付款(一)物料管理理部门应按按照已办妥妥收料的""请购单""连同"材材料检验报报告表"(其免填""材料检验验报告表""部分，应应于收料单单加盖"免免填材料检检验报告表表"章)送送采购部门门，经与发发票核对无无误，于翌翌日前由主主管核章后后送会计部部门。会计计部门应于于结帐前，办办妥付款手手续。如为为分批收料料者，"请请购单(内内购)"的的会计联须须于第一批批收料后送送会计部门门。(二)内购材料料须待试车车检验者，其其订立合同同部分，依依合同规定定办理付款款，未订合合同部分，依依采购部门门呈准的付付款条件整整理付款。(三)短交应补补足者，请请购部门应应依照实收收数量，进进行整理付付款。(四)超交应经经主管核示示始得依照照实收数量量进行整理理付款，否否则仅依订订货数付款款。第三节节 境外采采购作业处处理(含进进口事务、关关务)第十四四条 询价价、比价、议议价(一)外购部门门依"请购购单(外购购)"的需需求日及急急缓件加以以整理，并并依据供应应厂商资料料，并参考考市场行情情及过去询询价记录，以以电话或传传真方式进进行询价作作业，但因因特殊情况况(独家制制造或代理理等原因)应于"请请购单(外外购)"注注明外，原原则上应向向三家以上上供应厂商商询价、比比价或经分分析后议价价。(二)请购的材材料规范较较复杂时，外外购部门应应附上各厂厂商所报材材料的重要要规范并签签注意见后后，会请购购部门确认认。 第十十五条 呈呈核及核决决(一)比价、议议价完成后后，外购部部门应填制制"请购单单(外购)"，拟订订"订购厂厂商""预预定装船日日期"等，连连同厂商报报价资料，送送请购部门门依采购核核决权限核核决。(二)核决权限限1.采采购金额以以CIF美美元总价折折合在××××元(含含)以下者者由经理核核决。2.采采购金额以以CIF美美元总价折折合超过××××元以以上者由总总经理核决决。(三)采购案件件经核决后后，如发生生采购数量量、金额的的变更时，请请购部门应应依更改后后的采购金金额所需的的核决权限限重新呈核核；但若更更改后的核核决权限低低于原核决决权限时仍仍应由原核核决主管核核决。第十六六条 订购购与合同(一)"请购单单(外购)"经核决决送回外购购部门后，即即向厂商订订购并办理理各项手续续。(二)需与供应应厂商签订订长期合同同者，外购购部门应以以签呈及拟拟妥的长期期合同书，依依采购核决决权限呈核核后办理。第十七七条 进度度控制及异异常处理(一)外购部门门应以"请请购单(外外购)"及及"采购控控制表"控控制外购作作业进度。(二)外购部门门于每一作作业进度延延迟时，应应主动开立立"进度异异常及反应应单"记明明异常原因因及处理对对策，据此此修订进度度并通知请请购部门。(三)外购部门门于外购案案件"装船船日期"有有延误时，应应主动与供供应厂商联联系催交，并并开立"进进度异常反反应单"记记明异常原原因及处理理对策，通通知请购部部门，并依依请购部门门意见处理理。第十八八条 进口口签证前("请购单单(外购)"核准后后)的专案案申请(一)专案进口口机器设备备的申请专案进口口机器设备备时，外购购部门应准准备全部文文件申请核核发"输入入许可证""，申请函函中并应请请求"国贸贸局"在""输入许可可证"加盖盖"国内尚尚无产制""的戳记及及核准章，以以便进口单单位凭以向向海关申请请专案进口口及分期缴缴税。(二)进口度量量衡器及管管理物品时时，外购部部门应于申申请"输入入许可证""之前准备备"报价单单"及其他他有关资料料送进口单单位向政府府机关申请请核准进口口。第十九九条 进口口签证 外购材料料订购后，外外购部门应应即检具""请购单(外购)""及有关申申请文件，以以"申请外外汇处理单单"(需在在一星期内内办妥结汇汇时，加填填"紧急外外购案件联联络单")送进口单单位办理签签证。进口口单位应依依预定日期期向"国贸贸局"办理理签证，并并于"输入入许可证""核准时通通知外购部部门。第二十十条 进口口保险(一)FOB、FFAS、CCF条件件的进口案案件，进口口单位应依依"请购单单(外购)"外购部部门指示的的保险范围围办理进口口保险。(二)进口单位位应将承保保公司指定定的公证行行在"请购购单(外购购)"上标标示，以便便货品进口口必须公证证时，进口口单位凭以以联络该指指定的公证证行办理公公证。第二十十一条 进进口船务(一)FOB、FFAS的进进口案件，进进口单位(船务经办办人员)于于接获"请请购单(外外购)"时时，应视其其"装运口口岸"及""装船期限限"并参照照航运资料料，原则上上选定三家家以上船公公司或承揽揽商，以便便进口货品品可机动选选择船只装装运。(二)进口单位位(船务经经办人员)应将所选选定的船公公司或承揽揽商品名称称，提供进进口结汇经经办人员，于于"信用状状开发申请请书"列明明，作为信信用状条款款，向发货货人指示装装船。(三)如因输出出口岸偏僻僻或因使用用部门急需需，为避免免到货延误误，外购部部门应于""请购单(外购)""上注明，避避免在信用用状指定船船公司而委委由发货人人代为安排排装船。第二十十二条 进进口结汇 进口单位位应依"请请购单(外外购)"标标示的"间间发信用状状日期"办办理结汇，并并于信用状状(LCC)开出后后以"开发发LC快快报"通知知外购部门门联络供应应厂商。第二十十三条 税税务(一)免货物税税及"工业业用证明""的申请1.进进口的货品品可申请免免货物税者者，外购部部门应于""输入许可可证"核准准后，检具具必需文件件，向税捐捐处申请，经经取得核准准函后向海海关申请免免货物税。2.除除"免凭经经济部工业业局证明办办理具结免免税进口""的项目外外，其他合合于免税规规定的人造造树脂类材材料，外购购部门应于于开发"信信用状"后后检具必需需文件向经经济部工业业局申请""非供塑胶胶用"证明明，以便于于报关时据据此向海关关申请依工工业用物品品税率缴纳纳进口关税税。(二)专案进口口税则预估估及分期缴缴税的申请请及办理外外购部门应应于进口前前，检具有有关文件，凭凭以向海关关申请税则则预估，等等核准后并并办理分期期缴税及保保证手续。第二十十四条 输输入许可证证、信用状状的修改 供应商成成本公司要要求修改""输入许可可证"或""信用状""时，外购购部门应开开立"信用用状、输入入许可证修修改申请书书"经呈核核后，检具具修改申请请文件送进进口事务科科办理。第二十十五条 装装船通知及及提货文件件的提供(一)外购部门门接到供应应商通知有有关船名及及装船日期期时，应立立即填制""装船通知知单"分别别通知请购购部门、物物料管理部部门及有关关部门。(二)外购部门门收到供应应商的装船船及提货文文件时，应应检具"输输入许可证证"及有关关文件，以以"装运文文件处理单单"先送进进口单位办办理提货背背书。(三)提货背书书办妥后，外外购部门应应检具"输输入许可证证"及提货货等有关文文件，以""装运文件件处理单""办理报关关提货。(四)管理进口口物品放行行证的申请请： 进口管理理物品时，外外购部门应应于收到装装运文件后后，检具必必需文件送送政府主管管机关申请请"进口放放行证"或或"进口护护照"，以以便据此报报关提货。第二十十六条 进进口报关(一)关务部门门收到"请请购单(外外购)"及及报关文件件时，应视视买卖、保保险及税率率等条件填填制"进口口报关处理理单"连同同报关文件件，委托报报关行办理理报关手续续，同时开开立"外购购到货通知知单"(含含外购收料料单)送材材料库办理理收料。(二)不结汇进进口物品，进进口单位(邮寄包裹裹则为总务务部门)应应于接获到到货通知时时，查明品品名、数量量等资料，并并会外购部部门确认需需要提货者者再行办理理报关提货货。如系无无价进口的的材料、补补运赔偿及及退货换料料等，报关关时关务部部门应开立立"外购到到货通知单单(含外购购收料单)"通知收收货部门办办理收料，而而属其他材材料及物品品则由收件件部门于联联络单签收收后，送处处理部门处处理。(三)关税缴纳纳前进口单单位应确实实核对税则则、税率后后申请暂借借款缴纳。 (四)海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应于"进口报关追踪表"记录，以便督促销案。(五)税捐记帐帐的进口案案件，进口口单位应依依"请购单单(外购)"，于报报关时检具具必需文件件办理具结结记帐，并并将记帐情情况记入""税捐记帐帐额度记录录表"及""税捐记帐帐额度控制制表"。(六)船边提货货的进口材材料，进口口单位应于于货物抵港港前办妥缴缴税或记帐帐手续，以以便船只抵抵港时，即即时办理提提货。第二十十七条 报报关进度控控制 关务部门门应分报关关、验关、估估税、缴税税、放行五五阶段，以以"进口报报关追踪表表"控制通通关进度。第二十十八条 公公证(一)各公司事事业部应依依材料进口口索赔记录录及材料特特性等因素素，研判材材料项目(如外购散散装材料)，通知进进口单位于于材料进港港时，会同同公证行前前往公证。(二)外购材料料于验关或或到厂后发发现短损而而合于索赔赔条件者，进进口单位应应于接获报报关行或材材料库通知知时，联络络公证行办办理公证。(三)进口货品品办理公证证时，进口口单位应于于公证后配配合索赔经经办时效，索索取公证报报告分送有有关部门。第二十十九条 退退汇(一)外购部门门依进口材材料的装运运情况，判判断信用状状剩余金额额已无装船船的可能时时，应于提提供报关文文件时提示示进口单位位，并于进进口材料放放行及"输输入许可证证"收回后后，开立""信用状退退汇通知单单"连同""输入许可可证"送进进口事务科科办理退汇汇。(二)退汇金额额较大，但但信用状未未逾有效期期限者，外外购部门应应向供应厂厂商索回信信用状正本本，送进口口单位办理理退汇。第三十十条 索赔赔(一)外购部门门接到收货货异常报告告("材料料检验报告告表"或""公证报告告"等)时时，应立即即填制"索索赔记录单单"连同索索赔资料交交索赔经办办部门办理理。(二)以船公司司或保险公公司为索赔赔对象者，由由进口单位位办理索赔赔；以供应应厂商为索索赔对象时时，由外购购部门办理理索赔。(三)索赔案件件办妥后，""索赔记录录单"应依依原采购核核决权限呈呈核后归档档。第三十十一条 退退货或退换换(一)外购材料料须予退货货或退换时时，外购部部门应适时时通知进口口单位依政政府规定期期限向海关关申请。 (二)复运出口口、进口的的有关事务务，外购部部门应负责责办理，其其出口进口口签证、船船务、保险险报关等事事务则委托托出口单位位及进口单单位配合办办理。(三)退换的材材料进口时时依本节有有关规则办办理。第四节节 价格及及质量的复复核第三十十二条 价价格复核与与市场行情情资料提供供(一)采购部门门应调查主主要材料的的市场与行行情，并建建立厂商资资料，作为为采购及价价格审核的的参考。 (二)采购部门门应就企业业内各公司司事业部所所提重要材材料的项目目，提供市市场行情资资料，作为为材料存量量管理及核核决价格的的参考。第三十十三条 质质量复核 采购单位位应就企业业内所使用用的材料质质量予以复复核(如材材料选用、质质量检验)等。第三十十四条 异异常处理 审查作业业中，若发发现异常情情况，采购购单位审查查部门应即即填制"采采购事务意意见反应处处理表"(或附报告告资料)，通通知有关部部门处理。 附附 则第三十十五条 本本办法呈总总经理核准准后实施，增增设修订亦亦同。