采购循环运作管理.docx

采购及付款循环作成：采购科 2008/3/30采购及付款循环内部控制制度编号：CP-103作业工程：货物进口作业作业程序(方法)控制重点依据资料1 .财务部依据采购部门转来的信用状开状申请书及Proforma Invoiceo (1)检查进口货品的交易条件。(2)准备信用状开状申请书。2 .上述文件经财务部权责主管核准后：(1)转会计部门开立传票。(2)出纳部门依传票开立取款凭证或支票。3 .进出口单位应依交易条件规定，对进口货物予以投保，以保障本公司 权益。4 .进出口单位于接获预定到货通知后，应联系(1)报关行准备文件办理清关事宜。(2)仓管单位，预先安排搬运人员、工具及存放区域。5 .进出物品假设为生产用料且进口税率合于海关出口退税规定者，应于进 口时向供货商取得凭证，以资日后出口退税做为证明文件。6 .报关提货之实收数量少于装运数量或公证数量时，应办理索赔事宜。1 .预付费用入帐、转销、收回及调整 时所应附之原始凭证是否经核准， rfa火星不入刑2 .预付费由£期与摊方法是否适当，本 期应分摊数是否适当归属。3 .已付款原始凭证是否盖付讫章，是否 有领款人受领之签章，是否有重复 付款或冒领之情事。4 .开发信用状应以公平互利为原那么防止 卜列条款：(1)开立保兑(Confirmed)信用状。(2)押汇手续由买方负担。(3)指定开发银行或押汇银行。(4)可凭仓库收据(尚未装船)押汇等。5 .逾预计抵达日期之在途产品，应追查 原因。1 .依据资料：(1)采购作业规范(2)会计制度(3)Profbrma Invoice(4)银行开状申请表格(5)结汇证实书(6)要保书(7)到单通知单(8)进口报单2 .使用窗体：(1)请款单(2)信用状开状申请书采购及付款循环内部控制制度编号：CP-103作业工程：货物进口作业作业程序(方法)控制重点依据资料6 .注意在途产品列帐日是否悬帐过 久，有否虚列情形。7 .对于在途产品发生遗失及短损，依 合约规定处理。约定条款要合理， 已支付费用不可损及公司权益。8 .提货时物品假设有损坏或缺少，有无 立刻请公证机构公证。9 .进口货品之进口数量与实际验收量 是否相符，不符者是否已予适当处 理。1().各项进口相关费用是否取得合法凭 证，计算是否合理。11.已到单及己开立未使用等信用状之 管理是否适当。CP-104验收作业流程图采购及付款循环内部控制制度编号：CP-104作业工程：验收作业(一)采购通知仓库作业程序(方法)控制重点依据资料1.采购部门于确定采购内容及交期后应以计算机系统开立采购单，俾 相关部门可经由计算机系统做其对应之准备工作。1 .厂商交货时，是否备妥送货单及发 票，并注P/O号码。2 .假设单据不完整，造成不能签收，应 立即请采购与供货商处理。3 .假设单据不完整，但仍可进行验收， 那么不完整之单据由采购单位与会计 单位处理。4 .厂商交货之包装是否平安，标示是 否清楚。5 .收料1佥验单是否连续编号,且无跳 号、重号之现象。1.依据资料：(1)采购单(2)收料检验单采购及付款循环内部控制制度编号:CP-104作业工程：验收作业(二)厂商交货作业程序(方法)控制重点依据资料1 .厂商于交货日备妥送货资料、发票(二联式)或Invoice、进口报单于 指定地点交货。2 .厂商父货时，仓储部门应就厂商检附之单据与实物核对无误后进行验 收作业。1 .厂商交货时是否备妥必要单据以利 验收。2 .送货单、发票或INVOICE、进口报 单上数量是否与实交量相符。3 .厂商交货之包装上是否明显标示厂 商名称、料号品名，规格、数量、 等事项。4 .收料检验单是否已连续编号。1 .依据资料：(1)采购单(2)发票或 INVOICE2 .使用窗体：(1)送货单收料检验单采购及付款循环内部控制制度编号：CP-104作业工程：验收作业(三)检验作业程序(方法)控制重点依据资料1 .仓库部门人员点收数量后，填具收料检验单交由品管单位检验。2 .检验单位人员应依产品性质全部或取样检验，并于收料检验单填写或 注明检验结果，完成后应签章。3 .材料检验取样应合于进料检验程序，方法中应规范：(1)取样样品数(2)依该材料使用性质之重要性列出检验工程(3)各检验工程之质量标准或可接受范围4 .同一厂商之产品假设经常发生经检验质量不符之情况，应知会采购部 门，采购部门应于收料检验单位拒收后通知厂商，了解原因，并列 入厂商交货记录，以作为往后是否减少或防止向该厂商进货之参 考。1 .须经试验收者有无依合约书执行。2 .检验结果有不合格情形时，有无将 检验结果确实记录于收料检验单 上。3 .产品质量经常不合格之厂商应由采 购、品保、工程单位会同了解其原 因并由厂商提出书面说明不良原因 及具体改善措施。4 .对于验收后之货品，应确实办理入 库手续。5品管检验是否于材料外包装明显 处，黏贴适当之标签。6 .原物料是否于期限内验收完毕。7 .收料检验单遗漏或作废是否经适当 处理。8 .收料检验单是否由验收人员填写， 并经适当核准。1 .依据资料：(1)进料检验作业程序 书2 .使用窗体：收料检验单(2)进料品质异常通知 书采购及付款循环内部控制制度编号：CP-104作业工程：验收作业(四)入库记帐作业程序（方法）控制重点依据资料1.检验合格时，检验单位应将检验结果通知仓库单位办理入库，仓库完 成材料异动之记录。1 .仓库单位是否适当记录已验合格之料 项经主管核准并入库记录。2 .查阅是否有已收料，并经检验合格之 料项尚未入帐者。1 .使用窗体：收料检验单采购及付款循环内部控制制度编号:CP-104作业工程：验收作业（五）请款作业程序（方法）控制重点依据资料1.检验后仓库部门应将收料检验单、送货单、发票等汇总转送会计部办 理请款。1.是否于办妥验收手续后，始检齐凭 证申请付款。1 .依据资料：采购单(2)收料检验单(3)进货发票2 .使用窗体：(1)传票采购及付款循环内部控制制度编号：CP-104作业工程：验收作业(六)退货作业程序(方法)控制重点依据资料1 .假设检验不合格需办理退货者，应经相关单位核准后连同收料检验单办 理退换货之手续。2 .进货经检验部门取样检验出不良品，但仍合乎收料标准时，须通知厂 商以良品替换或经厂商同意后，由物料单位keyin实收数量，交由会 计部门开立折让单。3 .已经正常验收程序，收料且已入帐，因需求改变或库存调整，或使用 质量、功能状况未如预期，而经1商同意，须办理退货手续者，由 权责单位提出申请，经核准后，通知会计部门开立进货退回或折让 证明单，并办理退货手续。1 .进口货品验收时，假设数量不符或有 损坏等事项，应即通知公证行出 具证明以办理索赔。2 .检验后质量不符无法使用者，是否 确实办理退货。3 .厂商退料单是否连续编号，且无跳号 重号之现象。4 .进货发生退出或折让时，是否经核 准并通知会计部门开立凭证。1 .依据资料：(1)收料检验单(2)进料品质异常通知书2 .使用窗体：(1)厂商退料单采购及付款循环内部控制制度编号：CP-105作业工程：与合约不符或质量不合作业作业程序(方法)控制重点依据资料内部控制制度目录采购及付款循环CP-1001一、循环目录2二、循环流程图3三、各作业流程图及作业说明请购作业CP-1014采购作业CP-1027进口作业CP-10310验收作业CP-10413与合约不符或质量不合作业CP-10520付款作业CP-10621投保作业CP-10726差异分析作业CP-10827.逾期未交货之交易责任在供货商时，应立即以 、 或信函促请 厂商催办理交货事宜。1 .违约情形须经法律途径解决者，交由权责单位提出告诉。2 .延期交货之购置，假设有合约罚款或逾期不收规定，那么依规定执行。3 .所交货品之质量、规范不尽符合但仍可使用者，由相关权责单位依质 量异常管理方法处理。1 .各项违约是否依合约之规定处理， 逾期罚款应照合约规定。2 .所交货品如因检验不合格退回更换 者，那么其交货日期应以补送完好货 品到达日期为准，唯仍需经正常验 收程序。1.依据资料：(1)资材管理规那么(2)相关与与供货商签 署之合约4 .将不履行合约、质量不合之情形及处理过程等，适当列入协力厂商往 来记录。CP-106付款作业流程图付款采购及付款循环内部控制制度编号：CP-106作业工程：付款作业(一)请款及核对作业程序(方法)控制重点依据资料1 .仓库部门及检验部门完成验收手续后，应将各项单据收料检验单、送 货单及进货统一发票备齐转送会计部门办理请款。2 .会计部门收到转来之请款相关单据应予审核，经核准后交出纳付款。3 .财务部门审核中假设发现有不合规定或异常之情事者，应实时反映。1 .国内采购是否于办妥验收手续后 及检齐凭证始申请付款。2 .经办人员申请付款是否审核条件 及相关单据手续后，始为申请。3 .国外采购相关费用之凭证是否齐 全正确。1.依据资料：(1)会计制度(2)采购单(3)进货发票(4)送货单(5)收料检验单(6)请款单采购及付款循环内部控制制度编号：CP-106作业工程：付款作业（二）记帐作业程序（方法）控制重点依据资料1 .请款条件审核无误后，制作传票并入帐。2 .于每月固定日期整理应付款项及有关单据交由财务部审核及开立支 票。3 .已届法定或约定支付期限，而尚未支付者，应追查其原因并呈报追踪 处理情形。1 .确定有关核准付款之内部控制是否 确实执行。2 .所有应付款项应依规章规定办理， 并经主管核准。3 .非进货、购料等所发生之帐款须与 应付帐款等科目分别列记。4 .应付款项如有借方余额时，应予追 查其原因。5 ,应付帐款之支付一律以支票书明付 款抬头、划线。6,应付帐款/票据是否设置明细帐，并 定期与总帐核对。7 .对于国外采购、预付购料款局部、 核对传票与原始凭证、采购单、合 约书、进口报单等是否相符。8 .预付费用入帐、转销、收回及调整 时所应附之原始凭证是否经核准， 内容是否正常。1.依据资料：会计制度采购及付款循环内部控制制度编号：CP-106作业工程：付款作业（三）开立支票及用印作业程序（方法）控制重点依据资料1 .财务部门收到支出传票或请款单后应审核有关凭证，备齐后始得付 款2 .除零用金支付外，均应以抬头划线禁止背书转让之支（本）票支付。3 .支票之支付时应在支出传票上注明银行户号、支票号码及日期。4 .支（本）票之到期日应与付款条件相符。5 .假设有厂商特别要求以非禁止背书转让之支票支付时，应填具切结书叙 述理由，并呈报权限主管核准后办理之。6 .将填妥支票送印鉴保管人员审核、盖章。7 .用印人员须先审核各项凭证是否齐全，始可盖章。8 .已付款项应于传票及凭证上盖付讫章。9 .空白支票应由专职人员保管。1 .出纳支付款项是否确实审核有关单 据齐备后始于付款。2 .己付款项是否均盖付讫戮记。3 .支出超过新台币100万元以上者，是 否使用汇票、本票、划拨或其它经 主管机关核定之支付工具或方法。4 .支票是否由依支票簿序号开立，并 有完整之记录。5 .作废支票是否经适当处理。1.依据资料：（1）票据领用管理方法（2）印鉴管理方法（3）核决权限一览表（4）请款单采购及付款循环内部控制制度编号：CP-106作业工程：付款作业（四）领款作 '业程序（方法）控制重点依据资料1 .付款之时间出纳部门可视作业状况安排。2 .方式有：(1)以挂号邮寄或汇款。(2)通知厂商至公司领款。(3)定期(如每月2030日)。(4)不定期。1 .已付款之原始凭证是否盖 ''付讫 章，支付传票后是否有领款人签 章，以免重复付款或冒领之情事发 生。2 .领款日期与列帐日期相隔甚久者， 应查明其原因。3 .查阅是否有已收料，并经检验合格 之货品尚未入帐者。4 .抽核对期后兑帐情形。5 .注意亲自领款有无厂商之签章。采购及付款循环内部控制制度编号：CP-107作业工程：投保作业作业程序(方法)控制重点依据资料1 .根据交易条件确认是否须投保。2 .连络保险公司，选择条件较优者订定合约。3 .每月底将上个月份所须投保之进出口案件作成一份清表，并将此清表 到保险公司。4 ,审核该月份之保费对账单及费用。5 .应保险标的及种类：机器设备、厂房及建筑设备等应投保险。运输设备投保综合险。库储存货品及制成品投保。(4)内陆运货品，投保内陆运输险。(5)国外交运货品投保全险。(6)其它。6 .投保金额以不逾现值为原那么。7 .投保单于每月汇总寄送。8 .工程局部于合约中，要求承包商于施工期间投保。9 .资产部份于取得时即依规定投保。1().保单由专人管理，并对保单控管并记录各项投保记录。1 .保险公司之选定，务须了解该公司 在市场之信誉以及其价格及条件。2 .每年度与保险公司重新议定较佳之 费率。3 .如有出险，马上与保险公司保持联 系。4 .投保金额是否适当，投保工程是否 适合。5 .保单到期是否已办妥续保手续。6 .各种保险权利义务是否明了。7 .投保费用有无异常情形。8 ,契约内陆运输商是否为本公司托运 货物保险。9 .进口货品是否与保险公司签定年度 定额保险(Policy) o1.依据资料：(1)保险契约采购及付款循环内部控制制度编号：CP-108作业工程：差异分析作业程序(方法)控制重点依据资料1 .购料实际数量、金额与预算比拟，分析差异原因是否合理。2 .不良品有无可归因材料或设备不良所致者，计算其比率是否过高，追 查是否有人为疏忽。3 .经常性原料采购应分析其本钱是否合理。4 .分析库存呆废料之原因与异动，并通函各单位讨论适当处置方式。5 .分析采购数量、时机及运送方式是否经济。6 .对各项差异原因，作通盘检讨并拟对策改善之。7 .研究各项购料本钱及方法，是否有再降低之可能。1 .不利差异是否人为疏忽造成，查明 其责任归属及处置是否适当。2 .材料质量不良造成公司之损失，在 可容忍范围外者有无索赔。1.依据资料：(1)预算管理方法采购及付款循环流程图CP-100CP-101请购作业流程图采购及付款循环内部控制制度编号:CP-101作业工程：请购作业作业程序(方法)控制重点依据资料1.本公司采购可分为：(1)策略性采购：系依市场行情，用料变动等采购之原料，由请 购权责单位视经济走向、市场状况及预计用量 等因素，决定订采购时机、种类及数量，交由 采购单位采购；以防止可能发生之缺料、断线 或突增需求。(2)依生产计划采购：系依计划性生产之预算进度，由生管部门 提出请购种类及数量(产销会议记录)，交由采购 单位采购。(3)其它需求：因维修需求，客户特殊需求或新产品开发需求而 由权责单位提出之请购，提出后交由采购单位 执行。2.提出请购需求时，请购单位应明确指出需用日期、品名、规格、数 量或厂牌；请购物品运送或保存有特别注意事 项者，应予注明。1 .请购量是否符合经济采购量。2 .需用日期、数量、品名、规格或厂 牌是否明确。3 .属非生产性采购及策略性采购已填 制请购单而进行采购作业者且金额 超出一定额度，应经适当核准程 序。4 .核准时是否依照核决权限进行。5 .属紧急采购者，应查明原因是否合 理。6 .确定请购单位是否确实依作业程序 提出请购需求。7 .请购单位需为指定权责单位方有权 提出请购。1 .依据资料：ERP系统中的(1)产销计划信息(2)库存信息(3)平安存量控制(4)材料管理规那么(5)核决权限2 .使用表单：(1)请购单(2)新产品开发及试 产、量产计划表采购及付款循环内部控制制度 编号：CP-101作业工程：请购作业作业程序(方法)控制重点依据资料4.采购前先检查存货是否有以下情形：(1)目前存量尚未达请购点(2)请购之商品品名、规格、厂牌，有无库存品或替代品可供替代(3)申请之原料是否仍具采购价值，还是已失经济性5,紧急请购，应于请购单加注 ''紧急字样，经请购单位主管核准后， 以复印件交采购部门办理采购事宜，正本仍依正常程序处理。9 .新产品开发案所须之请购，须注明 案号(Project Code),并由研发及工 程单位通过PMC提出需求。10 .新产品请购单上假设有指定零件， 厂牌者须说明原因。11 .由一业务通过PMC提出之请购需 求，假设为客户特殊需求者，须检附 客户需求数据。CP-102采购作业流程图需求请购单位采购课采购及付款循环内部控制制度编号：CP-102作业工程：采购作业作业程序(方法)控制重点依据资料1 .申请之原料如系新零件需经研发及工程单位或相关权责单位确认后， 方可经PMC开立请购单进行采购作业。2 .采购部门收到已核准之请购单，调阅供货商数据，了解过去采购 及询价记录。3 .向供货商询/议/比价，并将其记录归档，以利查询并保持交易之完整 性。4 .询/议/比价之供货商应以本公司认可之合格厂商为对象，但有以下情 形者，可不经询/议/比价程序即可采购。(1)特殊材料，考虑其性能及质量而无替代品者；(2)订有长期合约或工程核准之供货商。(3)独家制造或独家代理之产品。5 .决定供货商后，由采购部门承办人员备妥资料及预拟订购厂商、品 名、数量等事项，填妥“采购单”经权责主管核决后， 给供货商 确认。6 .采购部门接到紧急请购的零件请购单复印件时，应依上述35所述程 序，立即办理采购作业，以免耽误时效。1 .供货商记录是否随时更新。2 .采购部门是否依规定访价、议价及 比价等采购程序办理采购，并经主 管核准。3 .价格数据收集是否具代表性。4 .请购单经请购流程中各主管是否确 实核准。5 .预拟订购厂商、数量及价格是否考 虑周详。6 .是否所有进货皆有连续编号并经核 准之采购单。7 .请购、采购、验收及应付帐款之记 录是否由不同人员负责。1 .依据资料：(1)资材管理规那么(2)核决权限2 .使用窗体：(1)采购单(2)供应J商基本资料(3)请购单(4)零件规格成认书采购及付款循环内部控制制度 编号：CP-102作业工程：采购作业作业程序（方法）控制重点依据资料7.采购部门收到请购部门/单位的撤销或变更之零件请购单并经原权责 主管核准后时;依以下方式办理。a.供货商确认（同意）：制发“采购单”并注明更改内容及勾选更正/修 正处，经权责主管核决后，通知相关部门。b.供货商不同意：采购人员应立即通知请购单位，由请购单位订出决 议是否接受货品或与供货商讨论损失分摊。