华北水利水电大学函授 [浅谈水利科技档案管理] .docx

华北水利水电大学函授 浅谈水利科技档案管理 水利科技档案是在水利各项科研设计、工程勘察与测量、科学探讨与技术改进等活动中形成的具有凭证、参考价值的重要信息及其载体。是干脆记述和反映水利科技活动的历史记录，是水利科研成果的重要表现形式，是国家重要的科技信息源。为了维护水利科技档案的完整与平安，必需建立完善的水利科技档案服务体系以适应国家水利事业发展的须要。 一、加强法制宣扬，增加责随意识 各级水利管理部门要通过多种形式学习、宣扬、贯彻档案法，进一步提高各级领导、科研管理部门、档案管理部门、科研人员对水利科技档案重要性的相识，使广阔科研人员了解、熟知档案法律、法规，增加有关人员的档案意识，让科研人员明确“应归档的水利科技文件材料，须由文件材料产生、经办部门或项目（课题）组，指定专人进行收集整理后，按规定移交给本单位档案工作机构集中管理，任何部门与个人均不得据为己有或拒绝按时归档”。从而在思想上重视科技档案工作，自觉担当积累、整理科技文件材料的义务，主动履行科技档案归档的职责，切实将科技档案工作纳入科技管理的各项工作职责之中。 二、加强制度建设，为科技档案管理创建条件 一要制定接收保管制度。凡是反映水利科学技术探讨、勘测与规划设计、基础数据观测与分析、项目建设与运行维护、设备仪器制造等水利科技活动的过程与结果，具有保存价值的、按肯定的归档制度保存起来的文字、图表数据、声像等各种形式载体的科技文件材料必需集中统一保管。二要制定整理制度。整理必需维护和确保科技档案的齐全完整，抓好标准化、规范化工作，对接收的科技档案进行分类、编目。三要制定借阅制度。借阅时应依据档案的机密等级履行不同的审批手续，归还时，应具体检查。借阅人员应爱惜科技档案，留意平安和保密，严禁私自涂改、翻印、抄录、拆散及转借。四要制定鉴定销毁制度。科技档案工作人员与有关部门组成鉴定小组，定期进行科技档案的鉴定工作，剔除并销毁已失去保存价值的科技文件材料，同时依据本单位科技档案的种类和价值，编制保管期限表，作为鉴定工作的主要依据。 三、加强收集工作，丰富科技档案信息资源 档案管理人员在科技档案收集中应提前介入，主动服务。一要主动到有关部门收集应归档的科技文件材料，不能坐等上门；二要帮助有关部门学习国家制定的水利科技文件材料的归档范围，建立健全科技档案的收集、整理、归档制度，抓住各个重要环节和关键阶段，帮助他们搞好科技文件材料的收集工作，不断拓宽科技档案收集范围，加强对科技档案形成过程的限制，保证科技档案的齐全、完整。 四、做好科技档案的鉴定工作，保证归档的科技档案真实精确 要以实事求是的科学看法对科技档案进行鉴定，避开造成不必要的损失。一是鉴别归档的科技文件材料有无保存价值，从而确定科技文件材料的取舍，剔除无保存价值的科技文件材料。二是判定科技文件材料价值的大小来确定保管期限的长短，对归档的科技文件材料划出保管期限。三是对已过保管期限的科技档案要提交鉴定委员会重新进行鉴定，对已失去保存和利用价值的科技档案要剔除销毁，对原划分保管期限不当的科技档案要重新划分保管期限。四是依据国家有关保密规定，审查科技档案的密级划分，对该解密的予以解密，鉴别、核对归档的科技文件材料的完整性和精确性。 五、运用高新技术，实现资源共享 一要利用先进的计算机设备和软件，将传统纸质的科技档案进行数字化，建立科技档案信息数据库，实现资源共享。数据库以文本为主，包括声像、影像等多种媒介的信息，检索、分析、复制、利用非常便利。二要建立网络。由于建立了计算机数据库，可以比较便利地对各级主管部门的科技档案信息进行处理，刚好补充进数据库，充分利用计算机网络的即时性，在网上发布。同时，还可以开展网上询问服务工作，为成果的推广、应用供应快捷便利的信息服务。 六、加强平安保密工作，保障科技档案信息平安 一要健全和完善科技档案保密制度。随着市场经济体制的建立，科技档案保密制度须要不断完善。各单位应依据水利部保密工作管理规定和科学技术保密规定的要求，建立健全保密制度，加强对水利科技档案的保密管理，使水利科技档案保密工作做到有章可循。二要加强涉密科技档案日常管理。对涉密科技档案特殊是机密科技档案要单独保管。在供应利用时，对与所查内容无关的涉密科技档案进行密封。同时，按立档单位档案中的文件密级编制书目或卡片，建立涉密档案统计台账和存放地点索引，为科学管理、精确驾驭、有效保密创建条件。档案库房管理也是保密工作的重要环节，应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。三要严格机密档案利用的逐级审批管理。机密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必需经指定领导人审批，仔细履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。机密档案运用完毕后，应刚好清对、检查，发觉失密、泄密问题，应刚好查明缘由，进行补救。 七、加强科技档案编研工作，做好科技档案信息开发 科技档案编研工作作为一项科学探讨工作，要求全部从事开发科技档案信息资源编研工作的人员和非档案部门的技术人员共同参加，这样可以发挥档案管理人员和技术人员的协作互补优势，取得良好的编研效果。科技档案编研不应关起门来，而要加强馆（室）之间的联合。各单位的科技档案信息资源在构成状态、资料信息量、质量上都有较大差异，但又各有特点，各有优势，假如加强横向联合，取长补短，发挥各自优势，联合开展科技档案编研或编研信息沟通，实现资源共享，无疑有助于推动科技档案编研工作，对推动科技档案产业化也具有主动意义。因此要加强馆（室）之间科技档案编研信息的沟通，彻底变更“关门编研”的工作局面，走出一条锐意开拓、联合编研的工作新路。 八、提高自身素养，塑造科技档案工作者的良好形象 科技档案工作者如何才能得到各方面的支持，除靠有关法律法规和规章制度外，还要具备自身的协调实力。科技档案工作者常常与文字打交道，要有肯定的写作实力。有了肯定的文字修养水平，才能将零散的文件材料系统化，干脆为各项工作供应优质、高效、深层次的服务。科技档案工作者要具有应用现代化手段的管理实力。科技档案部门供应的不只是纸质档案，还有大量的电子档案。科技档案工作者要具备能够对档案信息进行数字化处理，能够快速收集信息，平安爱护信息和刚好精确供应信息的实力。