2022年秘书常考知识点.docx

精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -2022 秘书 三级 资格考试常考学问复习指导汇总礼宾次序常用的5 种方法1.依照来宾的具体身份和职务高低来排列次序.2 按字母次序排列.3 依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列4 依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列5 不排列即不分先后 涉外礼宾的预备工作.1. 搞清晰来访外宾或代表团的基本情形.2. 留意先弄清晰外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯.3. 拟定来宾拜访日程.4. 支配食宿涉外会见、会谈的程序1. 提前商定.2. 通知对方有关事项.3. 预备工作 .4. 迎接客人4.会见、会谈6. 送别客人接待方案与支配1、说明接待方案的三项内容：1 接待规格 ;2日程支配 ;3经费列支.2、人员支配中方案中应写明;1 主要伴随人员 ;2主要工作人员 ;3 住宿的点、标准、房间数量;4宴请时间、的点、标准、人数5 会见、会谈的点、人数、参与人员.3、日程支配方案：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 1 页,共 11 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -1 日期、时间、的点;2活动内容 ;3伴随人员.4、接待经费方案 列支 ;1 工作经费 ;2餐饮费 ;3住宿费 ;4交通费 ;5 参观费 ;6其他不行预见费用.进行岗前培训的基本原就和要求 . 不卑不亢：不论来自哪个国家. 所代表公司、企业的大小应以礼相待,相互敬重依法办事：国际间交往合作. 都要依法而行. 既遵守我国法律. 也遵守对方国家的法律内外有别：指要有保密观念,既要保守国家秘密,也要保守本单位的秘密.明白国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等新闻发布会的留意事项1. 确定新闻主题,选择发布良机.2. 选择媒介单位、落实宴请范畴.2. 确定会议主持人,精选发人4. 处理好应回避的问题制定各种应变措施.庆典活动组织工作重点1. 前期调查争论2. 细心策划预备.3. 选择正确时机.4. 邀请嘉宾光临.5. 编排活动程序.6 支配其他活动.7. 善后工作处理.开放式和封闭式办公室优缺点1 开放式：有利于沟通节约办公空间办公设备共享.难保秘密干扰大无私人空间2. 封闭式：有利于安全保密集中留意力爱护隐私.难沟通费用高选择不同办公模式的方法1. 仔细分析现有工作模式存在的问题.2. 综合分析不同模式各自优缺点.3. 确定新的办公模式.4. 依据新的办公模式制定相应规章制度.5. 确定新的安排制度.办公模式发生变化的缘由1. 信技快速进展, 尤是通技的转变人们的联系不受的理位置限制,不再办公场所也能进行工作.2. 企业经营需要既支出少量费用,又能有更优秀的人才完成任务3. 办公场的费用过高,需要压缩办公室面积,以最小投入得最好效益可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 2 页,共 11 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -4. 大中城市交通状况使人们查找新的工作模式.5. 人们思想观念的变化,不再拘于一种固定工作模式6. 社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和敏捷性.7. 人们期望最大限度的发挥自己的才能,多干事情多得酬劳.8. 人事制度的改革,必需打破“铁饭碗”,用多种方式勉励员工的工作积极性.制定方案的作用1 指明办公室工作所起的作用及所处的位置2. 指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置,所拥有的人、物、财力部署的依据3. 指明组织的活动方针和范畴保证行动目标一样4 指明事务次序先后支配5 是一种主要掌握手段和数量化财政方案方案工作主要内容1 每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限2. 每一项任务的数量和质量要求.1. 每一项任务所需费用和其他资源4. 每一项任务所承担的人员及负责人.5. 每一项任务完成情形的检查和监督.安全检查的主要内容及原就1. 对可预见的自然灾难作好科学猜测分析准时及早预报2. 对可能发生的人为事故要多渠道深化明白有关信息,把握动向3. 对以前发生的大事进行总结,制定防范措施.4. 对猜测的突发大事制定应急方案5. 将应急方案或应急程序公示于醒目位置6. 进行对突发大事的培训和演练,把握必要的学问与技能7. 配备相关设备和资源8. 定期检查爱护更新设备和资源,使之处于良好备用状态.原就：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 3 页,共 11 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -1 加强领导统一指挥2. 快速反应掌握事态进展3 以人为本爱护公众利益4 公开透亮面对公众.突发大事的报告和记录的必要性及其两表内容必要性：1. 作为事故处理的一依据2. 作为安全训练的案例资料3. 便于应对各种赔偿案件内容：1. 事故情形记录表：事故发生日期、时间、的点、涉及人员,事故过程.证人2. 工伤情形报告表：事故发生日期、时间、的点,涉及人员基本情形,事故过程细节,救治过程,医疗处理情形,证明人办公设备购买和租用的优缺点及其选购程序1 购买：优点：为组织增加固定资产.使用便利.缺点：一次付费过高.设备难更新.2 租用：优：最初投入费用低,并能被获得的利润补偿.租用协议包括爱护修理.便于更新换代.缺点：常年租用费用过高.提前终止合同会有很高赔偿.选购程序： 提出购买申请审批落实费用选择供应商签订供货合同货物验收入库支付货款.正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素1. 价格和费用比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格降低价格方法,如批量购买,节日削价或将其指定为唯独的办公用品供货商购买后仍要考虑费用的支出,如： 占用空间费用, 储备物品报废,储备过多占用资金2. 质量和交货保证购买后能满意需求选择不合格物品的供应商比较供应商交货的时间供应商能说到,做到,有诚信,很牢靠3. 服务和位置可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 4 页,共 11 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -比较为客户供应服务是否便利,如所供应的订购方式供应商所在的点便利联络和交货4. 安全和牢靠性送货整个过程中,保证货品安全,包装,存放,运输和交货比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全,如查订货单,交货单等明白商家规模的大小,经商史上的信誉度,如为客户保密的牢靠性申请费用以及报销结算的步骤是：1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表,具体说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情形,并亲自签字.2、该报告或该表必需经过组织确定的授权人审核同意,并签字批准.3、一种情形是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门,领取支票或现金借款 ; 一种情形是先由申请人垫付,完成商务工作.4、在进行商务工作中,无论是使用支票,仍是使用现金,都要向对方索取相应的发票,其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符.5、商务工作终止,申请人应将发票附在“出差报销单”后面,并亲自签字提交出纳部门,由出纳部门把从前领取的现金数额和支出情形进行结算.假如是先由申请人垫付的,在提交票据和“报销凭单”后,方可返仍现金.6、假如事实商务工作时,方案的费用不够,需要超出时,应提前向有关领导报告,在得到许可和批准后,超出的部分才可得到报销.制定选购预算方案的程序和内容1 程序：确定预算基数调研确定选购的产品编写预算方案修改完善方案2 内容：预算的项目名称目标需要的办公资源采纳预算方法测算的依据支付预算标准政府选购主要方式公开招标邀请招标竞争性谈判单一来源询价国务院政府选购监督机构认定的其他方式合理调配和利用办公资源1.a 制定合理的调配方案：依据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划,方案要又预见性和合理性,并留意在工作中不断调整满意办公需要.B 保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策.2. 建立办公资源运行档案 购买信息修理合同操作指南全部资源情形列表基本信息日志记录和故障登记可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 5 页,共 11 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -3. 治理办公资源的留意事项 准时更新记录按规定清退办公用品、设备把握人员流淌情形 会议筹备1 作用：明白会务工作的全局加强和谐沟通确保会议目标实现2 特点：全面性和具体性方案性明确性3 原就：严格时间事项明确会议必要4 内容： 会议主题于议题会议名称会议议程时间和日期的点需要设备和工具会议文件会议人员组成及人数与会人员的组成会议食宿支配确定会议经费支配会议筹备机 构和完成任务的期限会议应急方案的内容1. 会议中可能显现的意外大事：人员问题场的问题设备问题资料问题健康与安全问题与会者心情问题与会者返程问题行为问题 2. 明确意外大事显现时工作人员的责任3. 处理睬议中意外大事的方法：同上组织电话会议的方法发出会议通知分发会议资料支配会场接通电话相互通报出席情形记录组织视频会议的方法视频会议的会场做好会场布置工作配备和检查设备设备爱护为削减租用通信线路的时间节约费用远程会议筹备方案特点(1) 远程会议具有节约时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且沟通更加直接、简短的优点.(2) 远程会议筹备方案拟定时,应预先明白供应电信会议服务公司的服务业务,并提前一周与电信会议服务公司预约,明确提出自己的要求, 并提前将以下内容告知电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参与人数、与会者的电话号码、主持人姓名等.(3) 会议程序、议程及其他材料必需提前寄给与会者,以便他们有时间预备会议争论.(4) 远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常,摆放是否符合要求.会议筹备情形检查主要内容1 会议预备工作是否充分2 文件材料的预备3 会议布置情形4 礼仪接待人员的预备5 环境条件与用品的预备6 保卫工作的检查7 检查其他内容做好会务筹备情形检查的方法有两种：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 6 页,共 11 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -(1) 听取会议筹备人员的汇报1) 听取汇报的领导要加强前期的调查,深化一线,发觉问题,解决问题.2) 会议筹备人员对汇报材料的预备要侧重困难和问题,留意实效.3) 选择合适的汇报时间.4) 对会议筹备情形汇报的重点是筹备中的问题.因此,汇报之后要抓紧催办和落实.(2) 会前现场检查1) 检查会议所需的各种资料,要考虑一些特别人群的需求,如供应大号字印刷材料.远程会议要提前下发材料.2) 留意气味.一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏锐.因此,要对全部工作人员提出要求.3) 设立入场登记台.为使人们能轻松、快捷的登记入场,可考虑设置询问台或登记台.张贴会场平面示意图.4) 佩带徽章、名牌.为便利工作,全部工作人员都应佩带徽章或名牌.5) 预备接待休息室.应在接待休息室内放置公司标志或旗帜,可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等.此外,仍应备有急救箱.6) 支配接待、服务人员.配备熟知产品和服务的人员,事先组织培训,回答与会者的提问.7) 远程会议要加强对设备的检查会议和谐的内容1 和谐会议召开的时间的点出席人员列席人员2 和谐会议相关事项3 和谐会议议题4 和谐会议纪要5 和谐会议打算事项的落实推动会议进程的方法1 明白会议主题和议题2 严格遵守会议时间3 主题明确4 勉励和引导与会者5 排除沟通故障抵制不和谐因素6 合理支配议题可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 7 页,共 11 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -7 把握会议休息的时机8 适时终止会议会议经费使用的方法1 以节约为原就,需要开支的项目要尽量列的具体具体2 向会议筹备委员会的领导人提出申请并依据审批权层层审批3 领导审批后由财务部门提取现金或填写支票4 支出会议经费5 领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续.会议总结的目的1 检查会议目标的实现情形2 检查各小组分工执行情形3 检查个人工作情形4 表彰先进个人5 妥当解决会议遗留的问题高效率会议的打算因素 1 会议召开的必要性2 经过细心预备3 的点选择适中4 形式多样化5 严格执行了会议的各项议程6 与会者经过仔细确认和用心选择7 严格开会、散会时间8 会议作出的打算事项9 会议经费支出合理10 会议服务热忱周到信息利用的要求可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 8 页,共 11 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -1 信息利用要给组织带来效益2 信息利用要对社会环境和公众负责.不能损害社会环境和公众利益3 信息利用要严格遵守信息法规,遵守学问产权爱护的相关法律法规编码：(1) 编码要求 ; 编码结构应表示出信息的组成方式及关系.(2) 编码步骤 ; 分析全部预编的信息; 选择正确的编码方法; 确定数码的位数(3) 编码的两种方法：次序编码法,按信息发生的先后次序或统一标准编码;分组编码法,利用十进位阿拉伯数字,按后续数字来分别信息的大、小类供应档案利用的要求及方式1 要求：依法开展利用工具主动准时开展利用工作不断完善档案服务方式和手段把握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作2 方法： 开设阅览室供应利用档案外借制发档案复制本供应询问服务印发档案目录举办档案展览编写大事记的工作步骤和留意事项1. 接受任务后,第一收集有关文件和材料,把握公司成立至今以来发生的一些大事和要事,接下来明白编写大事记的留意事项,如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事.编写大事记留意系统性和条理性,简明扼要.写完之后要让经理过目,经理认为没有问题后将其制作成展板,供客阅览明白使用.同时要将该大事记放在公司的参考资料里,以后逐年编写.2. 大事记主要由大事记记述和时间组成. 大事记述是大事记的核心部分, 通过很多重大大事的记述, 反映历史进展的概貌和规律. 大事的合理选择是撰写着部分之一. 大事时间要求有记载精确的日期, 不用模糊的字词. 而且对每件大事均写明某年某月某日, 尔后再按大事发生的时间次序进行排列.登记(1) 登记的含义：登记即建立信息的完整记录.(2) 登记分为两种类型;总括登记,对储备信息按批分类登记;个别登记,按信息储备次序逐件登记.(3) 登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记.会议治理1、会议筹备方案的拟订可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 9 页,共 11 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和的点、所需的设备和工具、会议文件的范畴以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮支配、会议的筹备机构与人员分工.作用有： 确保会议的周密组织、服务质量和沟通和谐到位、确保领导的意图得以贯彻执行.(1) 组建会议筹备委员会(2) 分成筹备小组(3) 形成筹备方案(4) 领导审核方案2、会务检查工作程序内容包括： 会议预备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品预备、文件材料的预备情形、会场布置情形的检查、会议保卫工作的检查以及其他.(1) 开会检查的程序1) 会议筹备机构对会议的预备情形进行自我检查2) 会议领导小组确定汇报会的时间和的点并发出和谐会通知3) 召开和谐会并在会上现场解决问题4) 汇报会后对检查中发觉的问题予以催办和落实(2) 现场检查的程序1) 指定现场检查的路线和确定现场检查的重点2) 制作检查单,以便记录和汇总3) 依据既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4) 对未达到要求的整理出整改和修订看法并予以订正办公室工作评估的程序实质上就是对办公室工作进行目标治理.它提高了治理工作效率,明确了组织机构的建制,促进了员工承担责任,有助于进行掌握和监督工作.(1) 建立一套完整的目标体系(2) 制定目标(3) 组织实施(4) 检查和评估办公用品与设备的选购程序可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 10 页,共 11 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -(1) 提出购买申请(2) 审批,落实经费(3) 招标,选择供应商(4) 签订供货合同(5) 货物入库(6) 支付货款可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 11 页,共 11 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载