会议管理不仅教你全面主持会议以及充分参与(doc 38)6736.docx

目 录引言2第1章有有效利用用会议221.1你你需要开开会吗？21.2明明确会议议的目的的31.3非非正式会会议41.4正正式会议议51.5革革新中的的交流方方式61.6会会议类型型71.7不不要离题题8第2章准准备会议议102.1邀邀请与会会者1002.2准准备议程程112.3确确定地点点122.4安安排座位位152.5准准备会议议用品117第3章出出席会议议183.1积积极参与与183.2外外表与讲讲话1993.3倾倾听发言言203.4处处理问题题213.5做做备忘录录23评估与会会技巧224第4章主主持会议议244.1了了解职责责254.2研研究出席席者2664.3掌掌握会议议节奏2274.4控控制会议议284.5维维持秩序序304.6结结束会议议324.7运运用正规规程序3344.8解解决正式式会议上上的问题题36主持能力力自测337会议管理理若想成功功地管理理会议，你你要学习习这些技技巧：从从构划和和准备议议程，到到建立正正式程序序，以及及处理易易爆局面面。会会议管理理不仅仅教你全全面主持持会议以以及充分分参与会会议，而而且为你你提供实实用方法法使会议议达到预预定目的的。生动动有力的的提示帮帮助你处处理实际际工作中中发生的的情况，并并掌握一一流的会会议管理理技巧，从从而使你你大大提提高管理理会议的的效率及及果断性性。蒂姆·欣欣德尔（TTim Hinndlee）是伦伦敦商业业语言咨咨询机构构“Workkingg Woordss”的创创建人。作为编编辑顾问问和作者者，他完完成了许许多著作作，其中中包括袖袖珍经理理手册、袖珍珍MBAA和袖袖珍金融融手册、19779年以以来一直直是经经济学家家杂志志的撰稿稿人，119944-19996年年任欧欧洲商务务杂志志的编辑辑。引 言言会议商务务的一个个重要部部分，全全球每天天要举行行数百万万次会议议，会会议管理理会帮帮助你不论论是作为为出席会会议的与与会者，或或者是会会议的主主席提高这这些会议议的效果果和效率率。不论论是正式式会议还还是非正正式会议议，本书书将提供供给你相相关的各各种实用用建议，例例如如何何作好基基本的准准备，如如何进行行恰当的的座位安安排，如如何保持持预定计计划，如如何结束束仁义等等。散见见于全书书的1001个简简明的提提示将进进一步为为你达到到目的提提供重要要信息。自我评评估练习习使你能能系统地地评估你你的进步步及明确确以后的的努力方方向。如如果你能能不断地地应用本本书所提提供的宝宝贵建议议，你就就可以非非常自信信并且成成功地管管理会议议。第1章 有效效利用会会议开会要花花费宝贵贵的时间间和金钱钱，因此此只有在在必要时时才召开开会议，并并确保会会议简短短而富有有建设性性。1.1你你需要开开会吗？大多数经经理人员员对花费费在开会会上的时时间之多多感到有有压力。可是究究竟有多多少会议议能真正正解决问问题？如如果你考考虑过会会议真正正的代价价，你安安排和出出席的会会议就会会少得多多。1.1.1定义义会议商业会议议由若干干人参加加，他们们聚到一一起是为为了解决决问题或或做出决决定。几几个同事事在走廊廊里偶然然相遇，也也可以说说是一个个会议。然而，大大多数工工作会议议比较正正式，有有预先确确定的时时间和地地点。这这些会议议可以是是与高级级经理、同事或或客户一一对一的的会议，但但通常有有两人以以上参加加。典型型的会议议有一个个明确的的目标，并并概括于于方程（一一张议事事清单）上上，议程程预先在在与会者者中传阅阅。1.1.2考虑虑成本成功的会会议通过过将合适适的人聚聚集在一一起，使使其共同同为某个个目标贡贡献他们们的才智智，因此此能够节节约大量量的时间间和金钱钱。然而而，有许许多会议议没有必必要召开开，例如如小组会会议。开开始时小小组会议议曾有一一个明确确的目标标，然而而后来成成为一个个惯例，或或者被看看成从各各自的工工作中解解脱出来来休息一一下的机机会。殊殊不知这这是一种种代价昂昂贵的奢奢侈。任任何会议议最大的的成本通通常是与与会者的的时间从阅阅读议程程，准备备材料，到到出席会会议。如如果与会会者还需需长途施施行，这这个时间间也必须须计算在在内。最最后还有有“机会成成本”，即这这些与会会者若不不出席会会议，他他们能做做些什么么，为他他们的公公司创造造多少价价值？召召集会议议之前，必必须考虑虑所有这这些成本本。1.1.3把成成本加起起来要计算出出一个会会议的总总成本，首首先计算算全部出出席人员员的总薪薪金，加加上他们们每年在在各自单单位的日日常开支支，然后后将其和和除以一一年中的的工作小小数（每每周工作作时数乘乘以每年年工作周周数）。另外还还需计算算召开会会议每小小时所需需的杂项项支出，如如房租。两项之之和是会会议每小小时的成成本。会会议达成成的最终终结果是是否真正正值这么么多钱？可能值值得的，但但你经常常要考虑虑的是如如何用尽尽量少的的成本，而而事半功功倍地达达到同样样的效果果。1.1.4正在在举行会会议一个部门门的成员员和董事事总经理理聚在一一起开会会，以解解决一个个问题。他们的的年薪合合计18800000英镑镑，年管管理费合合计10000000英镑镑，另外外还有各各种杂项项费用。按此计计算，这这个会议议每小时时的费用用是1778英镑镑。销售经理理联系各各种情况况提供补补充信息息销售代表表提出报报告董事总经经理主持持会议销售总监监向销售售团队提提出问题题秘书作记记录1.2明明确会议议的目的的可以为许许多不同同的原因因召开会会议，主主席和与与会者必必须预先先明了确确切目的的，这样样才能使使会议取取得成功功。小提示11：从一一开始就就要明确确会议目目的小提示22：如果果不开会会也能解解决问题题，就取取消会议议。1.2.1考虑虑目的大多数会会议的目目的属于于下列几几种之一一。要预预先决定定所要召召开会议议的目的的属于其其中的哪哪一种，并并确保全全体与会会者明了了。 透露住处处信息或或提供意意见； 发布指示示； 提出申诉诉和仲裁裁； 做出决定定或贯彻彻决定 激发创意意； 提了建议议，进行行讨论，并并做出最最终决定定；1.2.2考虑虑细节如果你已已决定一一个会议议的主题题，就可可开始考考虑其他他细节。想一下下这个会会议要开开多长，哪哪几个问问题需要要讲座以以及必须须分配给给每个问问题的时时间是多多少。注注意留点点时间用用于委派派任务，也也留点时时间给予予会间休休息及会会议总结结。一定定要安排排好会议议，以确确保恰恰恰相反当当的、有有必要权权威性的的与会者者能够出出席。如如果他们们不能来来，那就就重新安安排一个个更合适适的时间间。对于于例行会会议，应应每隔一一段时间间检查一一下这些些会议是是否仍符符合一个个实用目目的而不不是浪费费时间。1.2.3自我我提问Q每个人人都明确确开会的的目的吗吗？Q是否需需要每个个人都出出席整个个会议？Q是否有有比开会会更好的的方法不不提出问问题？Q是否有有其他人人，他通通常不出出席你的的会议，但但可能会会在这一一次会议议上提出出有益的的意见？Q使用各各种视觉觉辅助手手段是否否有利于于会议？1.2.4评估估个人的的目的无论你主主持会议议或者只只是出席席会议，应应事先考考虑会议议规定的的目标以以及你的的个人目目标，例例如，你你可能对对议程式式上的某某些项目目特别感感兴趣，你你要起清清楚你愿愿意接受受什么样样的结果果，然后后可以开开始做相相应的准准备。另另一个需需要考虑虑的问题题是你能能否减少少花费在在会议上上的时间间。如果果你不需需要参加加整个会会议并已已决定只只出席其其中的一一部分，则则应预先先通知会会议主席席。1.2.5保密密事宜如果会上上要讲座座保密事事宜，应应让全体体与会者者在会议议的开始始阶段就就知道，因因为这会会影响与与会者的的态度。所有保保密事项项需要恰恰当地处处理并且且在会外外出应获获得足够够的重视视。如果果议和内内兼有机机密和非非机密的的事项，则则应预先先确保全全体与会会者明白白每个项项目相应应的情况况。小提示33：仔细细考虑什什么能促促进会议议成功举举行，什什么会使使会议失失败。1.2.6强调调目标如果你主主持会议议，在会会议开始始时做饭饭就要概概述这个个会议的的目的和和目标，这这样就能能使全体体与会者者在整个个会议期期间都能能牢记不不忘。提提醒与会会者何时时必须做做出何种种决议以以及需传传递何种种信息，并并且如果他他们偏离离这点提醒醒他们注注意分配配给每个个问题的的讨论时时间。如如果你仅仅是会议议的参与与者，你你要确保保你已为为详尽讨讨论淤泥泥特别有有关的事事项作好好了充分分的准备备。小提示44：考虑虑一下，如如果一个个例行会会议没有有如期举举行，会会有什么么后果。1.2.7你的的重要途途径目的未明明确，你你就无法法确定需需要举行行哪种会会议。首首先确定定会议的的目的及及需花时时间，然然后邀请请与会者者。确定会议议目的 决定定会议需需要多少少时间 保证证有关人人员出席席1.3非非正式会会议非正会议议可以有有多种不不同的形形式，并并且可以以采取讨讨论会的的形式。非正式式会会议议无论是是偶然进进行的，或或者是按按通常的的方式如如口头方方式召集集起来的的，都提提供了一一些机会会来简单单地解决决问题。小提示55：记住住，高层层经理的的在场可可能会妨妨碍讨论论。小提示66：要远远离你的的办公室室召开会会议，这这样你就就可以轻轻易地离离开会议议。1.3.1布置置环境尽管性质质比较随随意，非非正式会会议的成成功仍然然得益于于精心挑挑选的环环境，如如果与会会者感觉觉不 服服，或者者要他们们在开放放式的办办公室里里讨论一一项保密密事宜，那那么就很很难进行行富有成成效讨论论。选择择合适的的环境，可可以帮助助你得到到所寻求求的结果果。1.3.2解决决问题利用一个个临时的的会面，例例如与同同事在走走廊里交交谈，立立刻解决决一个问问题。1.3.3临时时会议只有简短短的通知知并且是是顺便或或立即召召集的会会议，称称为“临时会会议”。这些些临时会会议对于于坦诚地地讨论问问题以及及不受大大量其他他人员的的影响而而迅速地地做出决决定是很很理想的的。不多多于三至至四人参参加的临临时会议议在解决决一些小小问题时时具有最最佳效果果。另外外，可以以利用临临界时会会议发布布紧急通通告。在在同事之之间，临临时会议议倾向于于以非正正式的语语言风格格和轻松松的身体体语言为为特征。建立一一种非正正式的气气氛，有有助于你你在会议议中理解解其他人人的反应应。注意意面部表表情：因因为与会会者可能能走神，他他们的面面部表情情会真实实地告诉诉做你这这一点。1.3.4小型型非正式式会议策划小型型非正式式会议是是为了通通过讨论论不解决决问题，提提供反馈馈，因此此与临时时会议不不同，它它应该有有准备的的时间。即使举举行一个个只有二二三个人人参加的的小型非非正式会会议，也也要记住住会议的的目的和和时间限限制。恰恰当地控控制会议议，你就就能让主主要的事事情进行行下去，并并且能使使与会者者之间进进行坦诚诚的讨论论。通过过保持目目光接触触这种身身体语言言中具有有表达性性的方式式，来鼓鼓励与会会者。1.3.5讨论论争议如果你在在领导一一次讨论论，你一一定要多多多运用用大量鼓鼓励性的的目光接接触，来来帮助你你保持对对会议的的控制。1.3.6交流流思想小型的头头脑风暴暴会议是是一个分分享创意意的良好好论坛。如果你你正在主主持一个个头脑风风暴会议议，安排排专人记记下与会会者提出出的想法法，这种种书面记记录常常常能够启启发出其其他建议议。1.3.7头脑脑风暴会会议利用非正正式的头头脑风暴暴会议来来产生新新的想法法，或者者得出灵灵活的创创意，用用于解决决问题。为了得得到最好好的效果果，事先先说明会会议的目目的和时时间限制制，以便便与会者者能有所所准备。由一小小群各具具特长的的人参与与的头脑脑风暴会会议最为为有效，所所以必须须要求每每个人轮轮流发言言。会议议期间避避免评论论或批评评任何想想法，因因为这会会妨碍提提出建议议；会后后再判断断这些想想法的可可行性。1.4正正式会议议不同类型型的正式式会议都都有不同同的程序序规则。一些会会议，如如年度全全休会议议，必须须依法召召开；其其他的会会议则是是自定的的，是为为了做出出一个特特殊的决决定或讨讨论一个个问题而而召开。小提示77：让自自己熟悉悉各种正正式会议议的程序序。1.4.1正式式会议会议类型型特点会议类型型特点董事会会会议由公公司的董董事们参参加董事会会通常由由董事组组成。有有些国家家的法律律规定董董事会必必须共同同行使权权力。·董事会会通常定定期召开开会议，也也许一个个月一次次，来讨讨论公司司事务。会议通通常在董董事会的的会议室室举行这是是一个设设有一张张大桌子子的正式式场合。·董事会会会议由由董事会会主席主主持，他他是根据据公司章章程被选选举出来来的大会在大会上上，通常常就一个个主题作作几个报报告。有有些大会会对公众众开放，另另一些只只限某些些人参加加，如公公司雇员员。·这类会会议适用用于大量量人员在在短时期期内交流流信息·虽然有有时发言言人会留留有“回答提提问”这一段段时间，借借鉴于大大会的规规模，计计论和听听众参与与是很有有限的。常务委员员会会议议常务委员员会是公公司董事事会下属属的一个个小组，它它可能是是对经常常性的事事情负责责，如一一位总经经理的薪薪金和业业绩的年年度评审审。常务委委员会定定期召开开会议来来履行授授权给它它的任务务。公司董董事会可可以授权权常务委委员会代代为采取取行动。常务委委员会要要先向公公司董事事会报告告，然后后采取必必要的行行动。外部会议议一个外部部会议包包括某个个组织内内的一群群人和组组织外的的另一群群人，例例如来访访的行业业工会谈谈判代表表。在外部部会议上上，保守守机密是是一个重重要问题题。与会会者应仔仔细思考考哪些信信息必须须保密；为了达达到目的的哪些信信息可以以在会上上披露。外部会会议可以以在中立立地点进进行。专门委员员会会议议公司董事事会可以以建立一一个专门门委员会会，研究究一个需需要特别别注意的的问题。与整个个董事会会相比，这这个小组组会更加加频繁地地召开会会议。必要时时，专门门委员会会可以开开会讨论论专业性性特别强强的特殊殊问题，或或详细分分析复杂杂问题。许多公公司董事事会发现现难以在在一个月月内召开开一次以以上的会会议，而而专门委委员会可可以定期期召开会会议，而而且只涉涉及必要要的人员员。年会（AAGM）年会一年年一次，常常常是规规定的，召召集公司司董事与与股东讨讨论过去去一年的的事务和和未来的的计划。年会允允许股东东向公司司董事提提问，并并要求他他们京公公司的业业绩做出出解释。董事们们利用这这个机会会寻求年年度决算算的批准准，重新新任命审审计师，并并讨论未未来的计计划和策策略。公众会议议公众会议议对任何何人都开开放。这这种讨论论的形式式可被地地方政府府或私人人活动小小组所采采用，用用来与公公众讨论论各类事事项，或或为公司司所采用用，以讨讨论未来来的发展展。所有的成成员被邀邀请出席席公众会会议。通通常事先先在当地地社交中中心、公公共图书书馆及地地方报纸纸或杂志志上通告告。公众会议议的议程程通常只只有一项项供讨论论的主要要议题。临时股东东大会（EEGM）如如果为了了立该采采取行动动而需获获得股东东的批准准，则可可召开临临时股东东大会。临时股股东大会会可以在在两次年年会之间间的任何何时候召召开。应提前前一些时时间向股股东们发发出临时时股东大大会的通通知，提提前多少少时间则则随国家家而异。临时股股东大会会的操作作规则通通常与年年会一样样。1.4.2遵守守规则管理正式式会议的的规则可可能是复复杂的，并并且随国国家和组组织的不不同而异异。规则则能决定定会前必必须发了了通知的的数量，与与会者的的权利，表表决工作作应当遵遵循的程程序。如如你参加加一个正正式会议议，应事事先了解解应当遵遵循的一一些规则则。小提示88：注意意正式会会议中的的一切法法律要求求。1.5革革新中的的交流方方式计算机和和通讯技技术（统统称为信信息技术术，或IIT）的的快速发发展，使使面对面面的会议议数量大大大减少少。你可可利用这这些高科科技工具具减少出出席会议议的时间间。小提示99：在会会议前，打打电话给给与会者者，让他他集中到到议题上上来。小提示110：对对信息要要有选择择性地吸吸取，避避免信息息超载。1.5.1虚拟拟通讯数字技术术正在革革新交换换信息的的传统方方法，大大大减少少了旅行行的必要要性。电电话会议议、实时时视频在在线会议议、电子子邮件和和因特网网通讯这这些数字字技术正正替代着着面对面面的会议议。在召召集各地地人员开开会之前前，考虑虑以上这这些选择择。1.5.2视频频会议现在，利利用实时时音频和和视频连连接的视视频会议议是一种种被广泛泛应用的的、对用用户友好好程度正正在提高高的开会会方法。假如你你那里已已具备这这种技术术，你可可以利用用这类会会议，像像电话会会议，联联络在世世界各地地的人。视频会会议的优优点是能能显示身身体语言言和面部部表情，这这常常是是有效沟沟通的关关键因素素。小提示111：组组织和举举行电话话会议时时，考虑虑世界各各地的时时差。出席视频频会议将传统的的和新的的方法结结合起来来，为你你所用。例如，让让无法来来会议现现场的代代表通过过视频设设备来出出席会议议。小提示112：通通过设定定一个时时间限制制来优化化在线会会议。小提示113：当当你在电电话会议议中发表表讲话时时，不断断重复你你的姓名名。1.5.3文化化差异 跨文化化商务交交流中的的常见障障碍包括括语言的的不同、时区差差异和国国与国之之间旅行行时间的的不同，以以及文化化期望的的不同。然而信信息技术术正使得得这些困困难减小小：电子子邮件提提供一种种现成的的通讯渠渠道而与与地点和和时区无无关。英英语的广广泛使用用，会在在正式交交往中妨妨碍其母母语不是是英语的的发言者者，在电电子邮件件中这就就是一个个小问题题了，因因为发送送的信息息是相对对简短并并且是非非正式的的，较少少需要熟熟练的语语言运用用。1.5.4电子子邮件电子邮件件（e-maiil）可可使你以以很快的的速度与与频率通通过因特特网发送送和接收收书面信信息。这这相当于于另一种种形式的的会议延延续几天天甚至几几星期，因因为与会会者聚在在一个“虚拟的的”会议地地点评论论当前的的议题和和问题，或或者讨论论一些事事情。在在组织之之内,电子邮邮件能使使来自不不同部门门和不同同地点的的大量雇雇员代表表参加讨讨论，而而不会遇遇到真实实会议中中的麻烦烦和花费费。然而而非必要要的信息息会快速速地积累累。尽量量保持全全部信息息简短扼扼要_这这将有助助于限制制“会议的议程程。有效的联联系视频会议议让你们们充分交交流，即即使在你你们不能能见面时时。首先先准备好好设备，包包括书面面材料和和整套身身体语言言。1.6会会议类型型有多种类类型的会会议-正正式的和和非正式式的，每每一种类类型适合合于一种种特定的的目的，因因此在你你开始安安排会议议和通知知与会者者之前，决决定哪种种类型的的会议最最能达到到你和目目的。小提示114：仔仔细地思思考你需需要举行行的会议议的类型型。小提示115：使使会议规规模尽可可能小些些，尽量量避免分分散注意意力。1.6.1需考考虑的因因素一旦你已已经决定定召开一一次会议议，下一一步就需需要考虑虑一系列列的因素素，例如如会议的的紧迫性性，即是是否必须须立即召召开？谁谁参加？你想从从会议中中得到什什么？牢牢记这些些问题和和你的主主要目标标，然后后选择最最合适的的会议类类型。例例如一对对一的会会议或正正式的委委员会会会议通常常最合适适做出决决定，而而头脑风风暴会议议对于交交流想法法是非常常有益的的。1.6.2决定定会议规规模会议的目目的会影影响其理理想的规规模。大大会或小小会都有有其优缺缺点：大大群人可可提出各各种意见见，但是是这些成成员可能能会分成成派系；小群人人一起行行动可能能会更有有效，但但是思路路比较狭狭窄。通通常的会会议有六六至九人人参加。这样的的规模既既不太大大，也较较容易控控制；也也不太小小，可以以激起辩辩论。这这样规模模的会议议能鼓励励人们出出席会议议，因为为与会者者知道他他们的意意见能引引起他与与会者的的注意。小提示116：在在一个显显著的位位置上放放一块表表或一只只钟，以以便掌握握时间。1.6.3会议议目的和和类型相相符合目的需要考虑虑的事项项会议类型型处理信息息例如听取取报告，发发布指令令，宣布布或解释释程序上上的变化化最多涉及及三个人人非正式的的小及四个个人以上上，或一一个团队队正式的要求反馈馈度讨论论非正式或或正式的的让公司董董事了解解最新形形势正式的涉及股东东年会或临临时股东东大会要告知公公司外尽尽可能多多的人，包包括媒体体。公开的涉及提供供信息的的发言人人新闻发布布会解决问题题例如应付付不满。仅涉及一一人一对一需要几个个人或一一个团队队的投入入专门委员员会涉及紧急急问题临时的做出决定定例如做出出选择，获获得授权权，承诺诺采取行行动需要立即即讨论，或或涉及非非典型的的商务问问题监时的涉及反复复出现的的商务问问题正式的要求一个个组织的的最高层层进行讨讨论或授授权董事会要求公司司的股东东们授权权年会或临临时股大大会激发创意意例如形成成创造性性的解决决方法需要讨论论创新的的想法非正式的的需要迅速速地产生生全新思思想头脑风暴暴需要对有有关事宜宜的报告告进行考考虑、讨讨论或准准备正式的1.7不不要离题题会议未能能达到目目的可能能有各种种原因：与会者者可能带带有相互互冲突的的目的，会会议可能能迷失了了方向，或或者议题题太多，时时间不够够。事先先商定会会议目标标有助于于实现这这些目标标。小提示117：传传阅议程程及所有有的相关关材料。小提示118：会会前争取取来自可可能的同同盟者的的支持。1.7.1思考考在前会议之前前，考虑虑周到并并详细计计划是非非常重要要的，这这样可以以保证会会议顺利利进行。首先，传传阅一份份清晰的的议程。确保会会议有充充足的时时间，避避免匆匆匆掠过议议程上的的主要项项目而结结束会议议。辨认认出那些些可能试试图抢夺夺会议控控制权的的与会者者，并估估计他们们的论点点。找出出那些与与你有同同样观点点的人，并并鼓励他他们支持持你的论论点。1.7.2避免免陷阱通过良好好的准备备和全体体与会者者的参与与，会议议上出现现的大多多数陷阱阱是可以以避免的的。必须须确保： 研究会前前传阅的的全部会会议材料料； 准时开始始会议，准准时结束束会议； 严格并认认真地按按照议程程进行会会议； 如果主持持会议，尽尽可能让让更多的的人提出出问题和和回答； 保证与会会者充分分了解已已经做出出的决定定。当议程上上最后一一项（通通常标以以”其他事事宜”）开始始进行时时，与会会者可能能会在底底下相互互交谈，提提出一些些小问题题。如果果你主持持会议，让让每个人人有秩序序地获得得发言机机会。小提示119：确确保在会会议之前前就会议议目的取取得一致致。小提示220：当当与会者者偏离议议程时提提醒他们们。1.7.3举行行会议 积极的的行为 消消极的行行为会议开始一次讨论议程上的问题获得关于每个问题的意见果断而积极地开始与会者迟到把讨论控制在预定的时间内出现偏离议程的情况与会者有效地提出建议与会者之间出现分歧找到可行的解决办法各种意见都探讨过概括要点并取得一致会议没有结果允许其继续争吵争吵以僵局告终商讨折衷办法转入目标做出决定结束会议第2章 准备备会议花费在准准备会议议上的时时间很少少会浪费费。确保保会议在在恰当的的时间和和地点举举行，由由合适的的人参加加，快捷捷且戏院院有做出出正确的的决定。2.1邀邀请与会会者选择恰当当的人出出席会议议可以决决定会议议是否能能达到目目的。每每一个被被邀请者者都应当当出席，因因为他们们能提出出各自特特殊的意意见，否否则会议议就不能能充分利利用与会会者们的的时间。小提示221：考考虑与会会者在一一个小组组环境中中如何工工作。小提示222：排排定会议议时间表表之前要要考虑旅旅行时间间。2.1.1选择择出席者者当你考虑虑邀请谁谁时，可可能某些些人是当当然的出出席对象象。例如如，如果果讨论一一个贷款款项目，你你应当邀邀请有权权同意贷贷款数额额的人参参加。另另一些人人可以提提供专门门的技巧巧或建议议。邀请请那些有有良好沟沟通技巧巧的人参参加会议议。他们们能够帮帮助小组组卓有成成效地工工作。，并并达到预预定的目目标。若若某些与与会者只只需参加加会议的的某一部部分，应应告诉他他们有关关事项的的开始和和结束时时间，这这样可以以节约这这些与会会者的时时间，并并使会议议易于控控制。 2.11.2评评估贡献献当你列出出了与会会者的初初步名单单时，依依次确认认每个人人可能做做出的贡贡献： 他们是否否有可供供分享的的信息？例如，一一位销售售经理报报告客户户的反应应。 他们能否否提供特特殊的意意见或信信息？例例如，一一位生产产经理。 他们的专专业身份份是否有有用？例例如，处处理合同同争议的的律师。 他们能否否实施已已获得同同意的行行动？例例如，在在一个预预算会议议上的一一位财务务主管。2.1.3考虑虑参与者者提供信息息：邀请请公司某某一部门门成员，例例如生产产或销售售部门成成员，为为公司其其他人员员提供有有关他们们部门的的进展情情况。提供意见见：某些些人因为为正在参参与某一一特定事事件，或或者因为为有经验验，因而而有资格格向其他他成员提提供有用用的意见见。 提供特特殊的专专长：具具有特殊殊技能的的专家，或或是来自自公司内内部，或或者来自自公司之之处，他他们的出出席都可可能促进进讨论。授权行动动：尤其其是财务务方面的的决定，如如签署或或谈判一一个新的的合同，可可能要求求一位财财务主管管在场授授权这个个行动。小提示224：议议程的每每个项目目旁列出出发言者者的姓名名2.1.4通知知与会者者组织会议议最困难难的部分分之一是是确定一一个时间间，以适适合你的的全体与与会者。有时，确确定会议议时间的的最简单单的方法法是。把把会议安安排在由由同一批批与会者者参加的的另一个个会议之之后，否否则电子子邮件或或电话要要来来往往往直到到至确定定会议日日期。如如果有人人不能按按所提出出的时间间出席会会议，在在重新安安排会议议时间之之前，考考虑下下下如果没没有他参参加，会会议是否否仍可举举行。通通常需要要就会议议的时间间和地点点作书面面的确认认。要点 必须明确确通知与与会者关关于会议议的日期期、时间间、地点点和会议议的目的的。 与会者应应当明白白他们将将对会议议做出哪哪些贡献献。 会前向全全体与会会者提供供书面的的背景材材料。 会议场所所必须有有适当的的设备，会会场大小小适宜。2.2准准备议程程使与会者者明确会会议目标标的最好好方法是是，预先先发给他他们一份份明确的的议程。准备议议程有几几种方法法，选用用一个适适合你目目的的方方法。小提示225：避避免在一一天的情情绪低落落时段内内开会，例例如紧接接在午餐餐之后。2.2.1编排排议程会议议程程是需要要提出度度讨论的的问题或或项目的的清单。它应当当简洁、一目了了然。首首先汇集集所有的的有关信信息，然然后搜寻寻出哪些些项目需需要确定定细致程程度。你你会发现现与其他他会者商商计是有有用的。若有许许多的问问题要讨讨论，就就给每一一项目分分配一个个时间限限度，以以保证你你不会超超过规定定的时间间。在会会前多久久开始准准备议程程决定于于需要多多少准备备时间。小提示226：保保证将议议程的任任何改变变都通知知会议主主席。2.2.2编写写议程在为类似似会议编编写议程程时，可可把这份份简单的的议程作作为模板板。给每每一项标标出号码码，并给给每一项项分配一一个开始始时间，以以有利于于那些不不需参加加整个会会议的与与会者。小提示227：议议程应尽尽可能简简短。例如：委委员会会会议议程程7月6日日上午111点格林德德雷 饭饭店（议程开开头为会会议日期期、时间间与地点点）（111：000）任命命一位会会议主席席（111：100）为缺缺席致 （111：155）批准准上次会会议备忘忘录（111：300）上次次会议提提出的事事项（111：455）讨论论联络司司宜(每项编编号、每每项均有有一个起起绐时间间)（12：00）会会间休息息（122：155）财务务事项（122：455）特别别事项（133：000）其他动动议（133：155）其他他事宜（133：355）下次次会议细细节（下次会会议细节节写在议议程的未未尾）小提示228：试试将议程程限于一一页纸要点 议程包括括会议日日期、时时间、地地点和目目的等细细节。 议程中关关于会议议的主要要目的应应尽量明明确 全体与会会者需要要确切知知道会议议对他们们的要求求 分配给每每一项的的时间应应体现出出它们的的优先次次序 时间。无无人会介介意提早早结束会会议，但但是会议议超过预预定时间间是令人人不快的的。2.2.3构想想议程当你撰写写会议议议程时，尽尽量按逻逻辑排列列主题，并并把类似似的议题题放在一一起，这这样可以以避免同同一领域域谈了一一遍又一一遍的情情况出现现。你的的议程可可以从常常规事情情开始，如如指定一一位会议议主席，为为缺席致致 ，然然后转入入批准上上次会议议（若相相关）备备忘录并并听取前前次会议议上接受受任务者者的报告告。会议议的下一一个议程程应当是是就当前前的问题题，例如如最新的的财务会会计及销销售情况况，进行行大量的的讨论。最后是是其他事事宜，并并计划确确定下次次会议的的日期、时间和和地点。小提示229：早早些讨论论最重要要的问题题，此时时与会者者最有精精神。2.2.4分发发议程一旦你草草拟了一一份议程程，就将将其发送送给与会会者，供供评论、补充或或征求同同意。如如果你希希望在一一份已经经正式批批准的议议程上增增加或删删除项目目，必须须征得与与会者的的同意。与增加加项目相相比，他他们可能能会更喜喜欢减少少一些项项目，除除非他们们对你希希望加上上去的项项目有特特殊的趣趣。当与与会者抵抵达会议议时给他他们一份份修改的的议程，这这种做法法是不能能接受的的，除非非因临时时事件而而必须这这样做，例例如主席席生病，或或财务情情况的突突然变化化。尽可可能在会会议之前前预先分分发最后后决定的的议程。2.2.5要做做的事决定需需要在会会上提出出的问题题。将议程程初稿发发给全体体与会者者，征求求他们关关于其他他项目的的建议。将建议议汇总到到下一个个草案中中。重新在在全体与与会者中中传阅议议程，征征求他们们的同意意并定稿稿。2.3确确定地点点选择会议议地点对对于会议议的成功功是极为为重要的的，这不不仅此是是一个舒舒适的问问题，而而且要使使与会者者感觉到到这个场场所是适适合于这这个会议议的。对对所有会会议都这这们，无无论小会会或大会会，正式式会议或或非正式式会议。小提示330：为为那些需需作长途途旅行者者考虑所所要花费费的时间间小提示331：为为残疾与与会者提提供必要要的设备备。2.3.1认清清你的需需要会议地点点应与会会议目的的相适合合。若会会议的目目的之一一是让两两部分人人进一步步相互了了解，一一种宽松松的郊外外气氛是是合适的的。同样样的道理理，不要要在一个个乱糟糟糟的开放放式办公公室如开开正式会会议。对对于你本本部门的的会议，仍仍有一个个选择问问题，你你必须决决定家中中、中立立处或外外地哪个个最适合合你的需需要。2.3.2选择择会议地地点如果你在在安排一一个会议议，要租租用会场场及其他他设备，你你应比较较一下价价格，尤尤其在预预算紧张张的情况况下更应应该这种种做。你你可能发发现你能能谈成一一个折扣扣。大城城市中心心地段可可能适合合于大多多数与会会者，并并且公共共交通服服务良好好，但是是市中心心地段肯肯定比稍稍不位于于中心的的地段要要昂贵一一些。城城外会议议场所对对与会者者吸引力力较小，但但如果会会议持续续一天以以上那是是值得的的。另一一方面，一一个城市市的愉快快舒适可可能有助助于吸引引人来参参加持续续几天的的会议。衡量你你的优先先顺序，挑挑选合适适的会议议地点。2.3.3法律律方面考考虑根据法律律，必须须邀请某某些人参参加某种种会议，如如公司的的股东年年会虽然有有一些不不道德的的公司找找一个不不合适地地点或时时间召开开会议以以通过不不得人心心的提议议。给年年会设定定一个使使股东无无法投票票的日期期和地点点，这是是不合法法的。将将公众会会议放在在难于接接近的地地点也是是不合法法的。2.3.4评估估环境在任何会会议中，物物理因素素起着重重要的作作用。不不论什么么场合，注注意使与与会者足足够舒适适以集中中精力开开会，但但不要让让他们舒舒服得想想打瞌睡睡。检查查并使外外面噪声声保持在在最低小小水平，取取暧和通通风有益益于工作作，但不不要过分分。大饭饭店里的的房间常常有很好好的空调调但缺少少自然光光，而自自然光对对于维持持一种活活跃的气气氛是重重要的。小提示332：确确定电话话已被移移出会议议室。2.3.5考虑虑各种类类型的会会议场所所会议场所所考虑的因因素你的办公公室你的工作作位置或或一张会会议桌，外外加几把把椅子。 你的全部部参考资资料在手手边。 你的权威威性可能能得到加加强。 可能会有有电话干干扰，或或者有人人打扰。下级的办办公室一位下级级的工作作处。 可能提高高一位下下级的地地位和士士气 如果工作作处狭小小，可能能会使双双方都感感不适单位会议议室供员工使使用的公公司会议议室 避免由于于使用个个人办公公室而引