第四届中国有机肥料研究学术交流与产业咨询大会会务组工作手册568.docx

第四届中国有机肥料研究学术交流与产业咨询大会会务组工作手册 一、工作机构及要求（一）领导组组 长：汪建飞张从军副组长：骆贵排肖 新（二）教师组成员于国宪、刘庆安、周毅、赵建荣、邹海明、吴伟东、肖晴、李飞跃、段立珍、周宝娟（三）学生组成员关胜学、王磊、刘鑫、刘玥雯、杨帆、陆玲、余婷、苏子武、段晶晶、张先明、王宜鹏、刘雨露（四）企业组成员王德生、崔巧云、李毅、宋在靖、王伟龙、余江腾、范冬坡、邢冬冬、张琼、李士林、倪清平（五）司机组成员宋早原、宋全胜、谢家永、王忠民、王振、王道海、于德利二、工作组及其职责（一）接站组刘庆安、赵建荣、苏子武、刘鑫、两位司机（由刘庆安和骆贵排联系确定人选）负责人：刘庆安主要职责：（1）负责在蚌埠火车站等待参会人员。（2）在火车站出口显眼处举牌。（3）事先弄清楚代表姓名、车次等信息，每趟车上大致有多少会议代表，要做到心中有数，便于合理安排调度车辆。例如，某趟车来的代表人数较少，而下趟车到站时间尚早，就可即时发车。（4）如果某趟列车代表较多，可询问参会人员要选择的交通工具。如坐我们的车让他们耐心等待，等到一定人数才发车，需谅解。如坐出租车，详细说明行车路线和所用时间，必要时帮忙打车。（二）登记组段立珍刘玥雯负责人：段立珍主要职责：（1）负责制作好登记表格。（2）主动与代表打招呼，告诉他们会议报到的大致流程。（3）分发登记表格给参会人员。（2）登记参会人员的详细信息（姓名，单位，职务，身份证号，电话号码等）。（三）开票组周宝娟、吴伟东、段晶晶、宋在靖负责人：周宝娟主要职责：（1）向需要交费参会人员收取相应费用。（2）给参会人员开取发票（发票请段立珍于30日找财务处樊处长领取）。（3）向客人发放礼品券、发放餐券，并叮嘱其收好。（4）要事先制作好礼品券、餐券。（四）礼品组李飞跃、余婷、李毅、张琼负责人：李飞跃主要职责（1）向参会客人收取礼品券。（2）向参会客人发放礼品。（3）注意礼品的数目，按券发放，不要丢失礼品。（五）住宿引导组周毅、肖晴、关胜学、张先明、陆玲、王磊、杨帆负责人：周毅主要职责：（1）在酒店大厅等候领好房间钥匙的参会人员。（2）将住宿的参会人员领向各自的房间。（3）路上向参会人员简介下酒店情况和会议情况，必要时帮忙拿行李。（六）协调联络组肖新、关胜学、王磊、刘鑫、刘玥雯、杨帆、陆玲、余婷、苏子武、段晶晶、张先明、王宜鹏、刘雨露负责人：肖新主要职责：（1）负责与大会会务组的联络协调工作。（2）负责组织各小组的联络工作，随时掌握筹备工作情况并及时向其他工作组反馈信息。（3）负责编制参加洽谈会的总体策划方案和会议期间重要活动方案，报请会务领导组同意后组织实施。（4）负责向大会领导组领取邀请函、纪念品、参会证等物品。（5）及时处理一些紧急情况。（七）交通保障组骆贵排、刘庆安、苏子武、刘鑫负责人：骆贵排、刘庆安主要职责：（1）负责参会人员入住酒店交通。（2）负责会议期间蚌埠凤阳景点之间及参会人员离会时的交通。（八）会务资料组邹海明、王宜鹏、刘雨露、余江腾、邢冬冬负责人：邹海明主要职责：（1）负责及时更新参会代表信息，并汇总代表参会情况。（2）负责收交大会报告人员的资料。（3）会场各种临时资料的打印、编排，发放；要事先安排好电脑、打印机、复印机，复印机与莱姆佳联系，问他们有没有，若有，就在前一天搬到会务组办公室，若没有，再想办法。打印机可以从办公室带；准备好各色打印纸，尤其是红色的。准备好其他文具用品。（4）通讯录的采集、编审、印刷、发放。（5）确保会场各种用电设备的正常运行（电脑、投影机等，要主动与宾馆联系，弄清情况，2日早晨要提前到场调试好所有设备）。（6）负责利用短信平台给各位代表发送问候、消息、通知等，并事先编排好一些问候语和消息，对已有手机号码的代表，要发送问候语和蚌埠天气预报。（7）督促大会参会人员准时到场。（九）产品展示组王德生、肖晴、刘庆安、关胜学、张先明、陆玲、王磊、杨帆、王伟龙负责人：王德生主要职责：（1）负责编制展板制作方案，报请领导组同意后组织实施。应体现创新原则。（2）负责组织企业的布展、参展工作，将各企业的产品展示。（3）负责将展示的展板、产品根据会场及必经路段的环境合理布置。（4）负责莱姆佳公司产品的展示。（十）摄影宣传组于国宪、刘庆安、骆贵排、余婷、刘鑫负责人：刘庆安主要职责：（1）负责大会宣传的照片及视频片段。（2）负责大会人员的照相工作。（3）以及大会记录资料的摄影。（4）负责撰写新闻稿，投城建学院网站、科技学院网站，莱姆佳网站。（十一）条幅背景组肖晴、关胜学、王磊主要职责：（1）负责大会背景的策划和设计。（2）设计条幅的悬挂位置、内容以及尺寸大小。（3）会场前台场景的布置。（4）与骆贵排保持联系，确定各种条幅背景制作和悬挂的时间。（5）负责各种条幅、标牌的内容设计。（十二）茶歇组周宝娟、张先明、刘玥雯、陆玲、余婷、杨帆、关胜学负责人：周宝娟主要职责：（1）负责会议休息时参会人员的茶水、饮料、点心等食品。（2）负责企业人员跟专家的咨询安排。（3）如交由宾馆办理，负责与宾馆具体负责此项工作的人保持联系。（十三）票务组肖新、关胜学、杨帆负责人：肖新主要职责：（1）联系登记参会人员的回程交通工具，询问是否帮忙订票。记录订票人相关信息，特别是需要定机票一定要详细的身份信息。（2）准确核实各航班和车次的信息，及时提醒客人返回时间。（3）根据与会人员需要购买交通票。（十四）安全保卫、现场管理组骆贵排、赵建荣、苏子武、王磊、张先明、关胜学、王宜鹏、刘雨露责任人：骆贵排主要职责：（1）制定考察区的安全保卫工作方案，维持考察秩序，确保代表人身、财产安全。（2）制定厂区现场管理工作方案，确保会议期间厂区内环境清洁，肥料生产车间场面热火朝天。（3）照应考察代表，在考察过程中，确保没有代表掉队。（4）联系警车开道事宜。（十五）医疗保障组崔巧云、宋在靖负责人：崔巧云主要职责：（1）负责为与会代表提供医疗用药保障。（2）为与会代表提供常规药品、测量血压等。（十六）晚会策划组张开宝、张聪、张从军、汪建飞、肖晴成员见文艺晚会活动方案主要职责：（1）负责制定禾泉山庄专场文艺晚会工作方案，交通组织实施。（2）负责设计节目单，交会务组印刷，带晚会现场发放。（3）负责主持庆祝晚会。三、参观考察本次会议共安排了6个参观考察点，按时间顺序分别是：（1）莱姆佳公司（11月2日16:30-18:00）（2）凤阳小岗村（11月3日08:00-09:20）（3）大明牧业公司（11月3日09:20-10:30）（4）安徽科技学院（11月3日10:30-11:30）（5）鼓楼（11月3日13:00-13:30）（6）狼巷迷谷（11月3日13:30-17:30）参观考察过程中是体现会务组服务水平的最重要时段。服务水平高不高，关键看这一阶段的表现。根据参会人员规模，初步确定6辆客车，人员安排如下：一号车由汪建飞带队，杨帆负责解说二号车由邹海明带队，陆玲负责解说三号车由刘庆安带队，刘鑫负责解说四号车由李飞跃带队，段晶晶负责解说五号车由周宝娟带队，关胜学负责解说六号车由肖新带队，刘玥雯负责解说车窗前的标号、会标设计、制作由（七）会务资料组负责，做好后，交给各车解说员粘贴到车上。杨帆、陆玲要根据考察路线，设计好解说词（包括车上的解说），然后对所有的解说员进行培训，带队也要到场接受培训会务组人人员角色色与职责责接待与后后勤：（安安排人数数视实际际会议情情况而定定，以经经销商定定位的人人挑选担担任）1、会场场新来人人员的接接待（引引导入座座、行李李妥善安安置等）；2、整个个会场的的茶水安安排；3、随时时注意会会场的需需要，包包括会场场卫生，新新朋友的的动态作作灵活性性地应对对处理（如如有特殊殊情况，感感觉自己己难以应应对时就就要即时时跟会场场总监咨咨询应对对方法）；4、按照照会场课课程的需需要，如如有需要要用到的的工具及及配合工工作的话话，就做做好事情情准备及及配合；5、课间间或午休休时，应应注意现现场的卫卫生情况况，把东东西按原原来放好好；6、对新新来朋友友作简短短的沟通通与引荐荐，避免免冷场情情况出现现，时常常保持应应有的热热情；7、在会会场途中中，如有有朋友离离场，要要送客出出门；8、在会会场开展展过程中中，如有有顾客需需要体验验服务时时，一定定要做好好相应的的配合；9、在主主讲嘉宾宾分享过过程中，要要做好会会议动作作，起到到配合与与带动作作用。DJ与后后台主持持：（通通常是一一人，以以经销商商定位的的人挑选选担任，如如有特殊殊情况再再定）1、控制制好会场场音乐；2、讲会会前注意意事项及及邀请主主持人词词。（详细请请看DJJ（后场场主持）所所负责要要做的流流程及话话术）主持人：（通常常是1或2个，主主任级以以上担任任，最好好一男一一女搭配配）1、带动动会场气气氛；2、根据据会议（课课程）的的内容主主题讲解解与主讲讲嘉宾推推崇工作作；3、要时时刻观察察会场全全场的实实际环境境情况（如如在场目目标对象象的实际际情况、主主讲嘉宾宾临时离离场或不不到位等等情况）而而配合会会场总监监做好相相应灵活活课程变变动工作作；4、配合合会场总总监做好好会前准准备、会会中配合合、会后后总结等等工作。（详细请请看：主主持人注注意事项项及流程程）会前、会会中、会会后注意意事项：1、会前前（会前前准备，按按现场实实际情况况配合会会场总监监作出适适当的调调整）、了解解本次会会议的主主题和流流程；、跟主主讲师做做好事情情沟通（了了解每位位主讲师师是否到到位，每每位主讲讲师的情情况）、了解解本次会会议的人人数情况况（新旧旧朋友人人数情况况，新朋朋友的需需求，可可以针对对性，提提高绩效效）2、会中中（留意意会场情情况，随随时做好好带动作作用）、时刻刻留意现现场新朋朋友的实实际情况况；、休息息期间跟跟讲师和和助教商商量下一一步如何何更好的的配合；、配合合主讲师师带动全全场气氛氛（带动动学习、回回应、点点头微笑笑、自然然舒服）3、会后后（做好好分享总总结，会会议起最最关重要要的环节节）、带动动分享（分分享人数数按实际际情况而而定）；、在每每位朋友友分享完完后应该该适当做做个简短短的总结结；、围绕绕本次内内容主题题做好分分享总结结。最后销售售下次活活动（时时间、地地点、主主题），方方便更好好的跟进进工作。会场总监监：（通通常是11人，经经理级以以上担任任）1、会议议（聚会会）全程程组织安安排运作作；（详详细请看看：如何何举办会会议（聚聚会）模模块）2、做好好人员安安排，一一定要做做好带头头作用；3、全程程监控会会场变化化。（大原则则：注意意细节，以以不变应应万变。）会前、会会中、会会后注意意事项：会前（准准备）：1、课程程表在一一星期前前确定；2、会场场人员（会会务组人人员）的的安排；3、卫生生的安排排；4、主讲讲老师的的课件需需在3天前做做好；5、会议议预计到到场人员员的人数数确定。会中（应应对）：1、随时时确保会会场的工工作人员员（主持持、DJJ、主讲讲嘉宾等等）是否否到位（如如没有在在场的话话，需即即时跟其其他工作作人员做做交待，灵灵活做成成人员调调动，做做成有效效性的应应对！）；2、根据据会场的的情况变变化，做做出相应应合理的的课程调调整与人人员变动动；3、与工工作人员员做紧密密的沟通通，随时时注意会会场的动动态。会后（总总结）：(严格按按照会后后总结流流程进行行)1、会后后对会场场的卫生生做出安安排；2、组织织所有工工作人员员（学员员、导师师及自己己）做会会议总结结；3、对会会前、会会中、会会后做实实际的报报告，收收集工作作人员的的总结建建议；4、总结结出好的的方面（日日后可以以复制的的），不不好的方方面（日日后需要要注意，加加以改善善的）；5、对往往后的会会议（课课程）做做一下简简单的介介绍与安安排；6、确定定好在总总结当中中安排的的工作安安排，以以层层监监督教导导方式（总总监监督督导师们们在自定定完成的的时间内内完成负负责的工工作，导导师们负负责教导导学员做做好学习习总结，收收集学员员的建议议及问题题，以书书面报告告的形式式向产品说明明会流程程发表时间间：20010-04-07 22:07       分类类：默认认分类       第一部分分 产产品说明明会流程程一、筹备备阶段流流程1、成立立工作小小组成立工作作小组，落落实各项项工作责责任。（产产品说明明会责任任分工表表附后） 2、确定目标与主题不同的参参会人员员数量和和不同的的对象层层面，都都会有不不同的主主题目标标。并针针对目标标与主题题准备相相应的资资料与工工具。 33、落实实费用预预算在召开产产品说明明会之前前要根据据不同的的情况制制订费用用计划。费费用一般般包括资资料、礼礼品等（大大型或专专场的事事业说明明会还会会有场地地费）。 44、确定定时间与与场地产品说明明会的召召开时间间一般选选择在周周六、周周日。场场地的选选择要根根据参会会对象的的特点、会会场环境境、设备备情况、会会场容量量、交通通的便利利性等细细节决定定。大型型或专场场的产品品说明会会可租赁赁外部场场馆，而而中小型型的可在在公司培培训中心心或职场场召开。 55、准准备所需需工具产品说明明会工具具多且杂杂，对于于工具的的准备要要有专人人负责追追踪落实实。（产产品说明明会物品品清单附附后） 6、邀请领导、演讲嘉宾、主持人在产品说说明会所所需工具具准备完完毕之后后，工作作小组要要提前向向被邀请请的领导导、演讲讲嘉宾、主主持人发发送邀请请函，并并对具体体事项进进行沟通通（目标标、时间间、内容容、着装装等）。事事业说明明会的演演讲嘉宾宾一般为为233人（主主讲人11人）。在在选择主主讲人时时要注意意人选参参加保险险业前的的工作背背景、成成功经历历、演讲讲水平、并并考虑参参加产品品说明会会人员的的性别、背背景等情情况。 7、下发通知及会前宣导在每次产产品说明明会召开开前要下下发通知知，通知知要附上上会议时时间、地地点、主主题等，各各营业区区要每天天通过各各种方式式向队伍伍宣导，并并将邀请请人数目目标层层层落实到到人。 8、持续追踪与落实在产品说说明会通通知下发发之后，要要追踪演演讲嘉宾宾报送个个人资料料，以便便制作投投影片。落落实各营营区参加加会议人人数。根根据参会会人数确确定礼品品数量（参参会人员员表表附附后）。9、进行行会前彩彩排产品说明明会正式式举办前前要进行行彩排，彩彩排最好好在产品品说明会会举办的的场地进进行，主主持人与与演讲嘉嘉宾均要要到场，严严格按照照产品说说明会举举办流程程将整套套程序演演练一遍遍。在彩彩排时要要配以会会场音乐乐及灯光光。礼仪仪人员统统一欢迎迎用语（您您好！欢欢迎光临临！您好好！谢谢谢光临！），确确定各人人站位。10、布布置会场场产品说明明会开始始前，会会务组相相关人员员要提前前进入会会场进行行布置。主主要内容容包括：1、张张贴欢迎迎海报。 2、安安排来宾宾登记处处、引导导牌、饮饮水处。33、会场场内布置置横幅、展展板及标标语。44、布置置讲台、抽抽奖箱。55、检查查音响、麦麦克及其其它辅助助设备。重要提示示：会务务人员在在产品说说明会开开始之前前要再次次电话联联系参会会领导、演演讲嘉宾宾会议时时间、地地点，提提醒其准准时参加加。  二、     现现场操作作流程 1、会前准备产品说明明会的当当天，会会务人员员要提前前1个半半小时到到场再次次查看各各项准备备工作的的落实情情况。（包包括：检检查各项项物品、材材料、音音响、麦麦克及辅辅助设备备等）并并提前330分钟钟播放“欢迎滚滚动投影影片”及暖场场音乐。 2、迎宾及入场产品说明明会的迎迎宾接待待工作主主要内容容包括：1、礼礼仪人员员为参会会领导、演演讲嘉宾宾佩带胸胸牌、引引领入座座。2、礼礼仪人员员引导参参会人员员到签到到处签到到、进场场就座。33、会场场其它工工作人员员负责签签到、收收取入场场券、将将抽奖券券的副联联投入抽抽奖箱。44、维持持入场秩秩序。（签签到表附附后） 3、播播放FAALSHH 会前前5分钟钟4、产品品说明会会开始为了体现现公司的的专业形形象，产产品说明明会应准准时开始始，产品品说明会会正式开开始主持持人上台台时要播播放上场场音乐。5、主持持人主持持开场（55分钟）主持要点点：欢迎来宾宾参加产产品说明明会，介介绍会场场礼仪要要求、介介绍参会会领导。注意事项项：（1）主主持人及及所有会会务人员员均应穿穿深色西西装，佩佩带工作作牌。要要注意言言行，树树立专业业形象。（22）提前前播放“欢迎投投影”，同时时注意播播放上下下场音乐乐。6、公司司领导致致辞（55分钟）主持要点点：介绍领导导出场。注意事项项：注意播放放上下场场音乐及及“会议流流程投影影”。7、有奖奖问答（3分钟，3个问题）8、健康康管理讲讲座（220分钟钟）主持要点点：主持人要要注意对对出场嘉嘉宾进行行“包装”介绍，并并注意提提示演讲讲时间。不不得超过过20分钟钟。注意事项项：注意播放放上下场场音乐及及“会议流流程投影影片”。9、有奖奖问答（3分钟，3个问题）10、现现场抽奖奖（三等等奖，110位，控控制时间间不得超超过100分钟）现场抽奖奖可以按按照入场场券的编编号随机机抽取，在在抽奖的的过程中中，会务务人员要要注意会会场秩序序地维持持及音乐乐地播放放。中奖奖的参会会人员由由主持人人叫上台台来由礼礼仪人员员发放奖奖品。奖奖品的选选择可以以是带有有公司标标志的小小礼物，也也可以是是事先精精心策划划的特别别礼品。重要提示示：主持持人要清清楚的认认识到，抽抽奖的目目的是活活跃会场场气氛，使使参会人人员留下下进行下下面的环环节。因因此在现现场抽奖奖时要注注意时间间与会场场氛围的的调节。注意事项项：注意播放放上下场场音乐11、主主题：健健康与理理财（445分钟钟）主持要点点：主持人要要注意对对出场嘉嘉宾进行行“包装”介绍，并并注意提提示演讲讲时间。不不得超过过45分钟钟。注意事项项：注意播放放上下场场音乐及及“会议流流程投影影片 9、现现场抽奖奖（二等等奖，55位，控制制时间55分钟） 100、健康康问卷（5分钟）主持人请请参会人人员拿出出礼品袋袋中的健健康调查查问卷，并并指导填填写。并并提示我我们将根根据所填填写内对对客户的的健康状状况进行行评估，并并提供为为期一个个月的健健康管理理。11、交交流与现现场定购购时间（15分钟）主持人提提示，接接下来是是15分钟钟的交流流时间，有有请客户户服务人人员入场场，来宾宾可向客客服人员员提问。并并提时对对刚介绍绍的产品品提供现现场定购购，并介介绍现场场定购提提供的礼礼品。12、现现场抽奖奖（一等等奖，11名）13、产产说明会会收尾主持要点点：再次欢迎迎来宾参参加此次次会议并并致谢。宣宣布会议议结束，并并提示我我们将为为与会来来宾提供供后续健健康管理理服务。注意事项项：会务人员员要注意意会场秩秩序的维维持。注注意播放放“欢迎滚滚动投影影片”及暖场场音乐。 事业说明明会物品品清单物品名称称责任人准备情况况说明事业说明明会来宾宾签到表表   横幅   领导、演演讲人员员邀请函函   来宾邀请请函   胸牌   海报、公公司宣传传展版   音乐   笔   奖品、纪纪念品   健康问卷卷   绶带   手提电脑脑1台   电脑投影影仪1台台   投影幕11块   激光教鞭鞭1个   台式麦克克风个、   接线板 块、   抽奖箱              备注：表表中所有有准备事事项仅供供参考，可可根据具具体情况况增减。       产品说明明会功能能小组责责任分工工表 工作组人员工 作 职 责责负责人所需物品品会务组 各种文件件的下发发、物品品的购买买及准备备、会议议议程的的制定、编编排、演演练、总总结，会会议各项项工作的的检查、资资料的汇汇总、布布置会场场、及各各项设备备的调试试。在会会议过程程中播放放滚动投投影及各各种音乐乐。 横幅、抽抽奖箱、音音乐CDD、海报报、公司司宣传展展板、各各种电子子设备、资资料等。接待组  1、礼仪仪人员2、接待待人员1、礼仪仪人员负负责接待待领导、演演讲嘉宾宾，佩带带胸牌、引引座、，抽抽奖仪式式中司仪仪来宾上上台领奖奖引领。2、接待待人员负负责来宾宾登记。 绶带、产产品说明明会来宾宾签到表表、胸牌牌、礼品品。应急组 负责会议议中的各各种突发发事件的的应急处处理，维维持会场场秩序。  注：功能能小组的的分配可可由具体体情况而而定。