声像档案管理标准.docx

声像档案管理标准目录前言II1 范围32规范性引用文件33术语与定义34职责31.1 大区公司34. 2 工程公司35管理活动的内容与方法44.1 本标准依据的管理流程44.2 声像档案的收集45. 3声像档案的整理55. 4声像档案保管与利用76重要风险识别与控制77检查与考核88报告与记录8附录A （规范性附录）流程图9附录B （规范性附录）表格样示10声像档案管理标准1范围本标准规定了电力声像档案管理的职责、管理活动的内容与方法、重要风险识别与控制、检查与考 核、报告和记录等要求。本标准适用于电力及全资、控股和管理的所有公司的声像档案管理工作。2规范性引用文件以下文件对于本标准的应用是必不可少的。但凡注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标 准。但凡不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GB/T 11821照片档案管理规范GB/T 2887计算机场地通用规范DA/T 15磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用规范电力工业企业档案分类规那么Q/GHK 2305. 10. 01-2017电力控股声像档案管理标准3术语与定义以下术语和定义适用于本文件。3.1 声像档案各单位在生产、建设、经营管理等社会活动中形成的，具有保存价值的照片（包括底片）、音频、 视频等不同形式的历史记录及其相应的文字说明。4职责大区公司3.1.1 档案主管部门负责本单位本部声像档案的统一整理、保管、利用。3.1.1.1 监督、指导工程公司声像档案管理。3.1.2 各部室负责向本级档案主管部门整理移交本部门产生的声像档案。4. 2工程公司档案室4.2. 1.1负责工程公司声像档案的统一整理、保管、利用。各部室4. 2. 2. 1向档案室整理、移交本部门产生的声像档案。5管理活动的内容与方法5.1本标准依据的管理流程声像档案管理流程（见附录A图A. 1）。5.2声像档案的收集5. 2.1收集范围按照声像材料的形式，主要分为数码照片、底片、纸质照片、音频、视频五种类型，内容主要包括: 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的； 本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的； 本单位重点建设工程、重点科研工程的； 领导人、知名人士和国际友人参加与本单位有关的重大公务活动的； 本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的； 本单位历届领导班子成员的数码证件照片； 记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的； 记录本单位生产运营、技术改造、基本建设及检修等； 其他具有保存价值的。5. 2.2收集质量要求2. 2.1归档的声像材料应为原版（原件），复制件需注明。应主题鲜明、声音清晰、画面完整、 清楚，保持原貌未加修饰剪裁，没有污迹、磨损和变质；5. 归档照片应编写照片说明，说明要素应齐全（题名、人物、时间、地点、摄影者、互见号 等），能正确反映照片主题内容和人物等信息。5. 2. 2.1同一工程或事件及活动拍摄的一组声像材料，应将能全面反映事件过程的全貌，突出主题。 反映同一背景构图的数码照片一般只归档一张，如主会场、参加人员、主要领导等，具体数量控制 如下： 会议照片不低于5张； 整个工程每个单位工程照片不低于10张,大型单位工程照片不低于20张； 大型活动照片不低于10张； 事故现场照片不低于5张；其它内容的照片，由拍摄者根据实际需要决定提交数量； 录音、录像材料按照自然时长，以光盘方式提交。5. 2. 2.2数码照片的存储格式：应为JPEG格式。其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信 息不丧失的前提下，将其转换成JPEG格式。用数码相机拍摄的照片，像素应不低于1000万。5. 2. 2. 3数码照片，除调整亮度、比照度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，不能 进行修改。经过添加、合成挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。5. 2. 2.4归档数码照片时，应对数码照片进行真实、完整、可用、平安方面鉴定、检测。5. 2. 2. 5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格 式，如无法转换，那么应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。5. 2. 2. 6采用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音 频电子文件以WAV、MP3为通用格式。5. 2. 2. 7采用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用 格式的相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。5.2.3 收集时间2. 3. 1科研、基建、检修、重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料, 应在工作结束7个工作日内及时整理向档案部门移交。5. 2. 3. 2本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议等声像材料应在相应活动或会议结束后 整理，7个工作日内向档案部门移交。5.2.4 收集归档份数5. 2. 4.1数码照片制成的光盘归档一式两份。5. 2. 4. 2重大活动、重要会议、重点建设工程、重点科研工程应同时归档纸质照片一式一份。5. 2. 4. 3音频、视频材料制成光盘归档一式两份。5.3声像档案的整理声像档案应按件整理、每一张照片、每一段音频、视频都应对应一个独立的档号。5.3.1 档号结构按照“全宗号-年度（或工程代号）-保管期限-分类号-载体类型-流水号”； 全宗号：档案系统默认生成；年度（或工程代号）：声像档案的形成年度；建设工程声像档案填写工程代号；用四位阿拉伯数 字表示； 保管期限：统一为永久，用大写字母Y表示； 分类号：按照档案内容问题进行分类，即电力工业企业0-9大类； 载体类型：执行附录B B.1载体类型代码表； 流水号：4位阿拉伯数字a）数码照片、底片、纸质照片流水号前两位为照片组号，后两位为张号，照片组由反映同一事由 的假设干张照片组成，张号为照片在照片组中的序号；例：控股公司2017年度行政事务类第一组照片中的第一张数码照片： B002A001-2017-Y-11-Y10-0101b）音频、视频流水号前两位为音频、视频组号，后两位为序号。5. 3.3照片档案的整理5.3. 3.1数码照片的整理a）数码照片的排列 同一照片组内的照片电子文件按形成时间排列； 整理过程中，应对照片电子文件进行重命名； 照片电子文件采用“年度（或工程代号）-分类号-载体代码-照片组号+张号.扩展名”格式命名;c）数码照片的整理、移交数码照片的整理应采用集团档案管理系统或其离线版进行整理，移交时应采用档案管理系统离线版 进行移交。5.3. 3.2纸质照片整理对本单位有重要意义的数码照片应冲晒纸质照片归档，纸质照片档号中除载体类型外其它字段 应与数码照片保持一致。 照片应按张整理，并逐张按GB/T 11821照片档案管理规范的规定编写全面反映照片画面 内容和人物等基本信息的文字说明。 照片装册执行GB/T 11821照片档案管理规范，并按照年度（工程代号）-分类-册号编号。5.3. 3.3底片的整理底片应晒制出纸质照片并数码化进行保存。 底片的档号中除载体类型外，其它字段应与冲晒的纸质照片及数字化后的电子照片档案一致。 对于幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入 专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。 底片装袋后，在底片册的芯页上标明底片号，填写册内备考表和背脊。底片册按册号顺序排 列,上架保存。5. 3. 3. 4照片的著录及编目a）在集团档案管理系统进行著录；主要著录项包括：全宗号、年度（或工程代号）、保管期限、分类号、载体代码、照片组号、 张号、密级、互见号、摄影者、题名、文字说明、实体等； 档号按声像档案5. 3. 2中档号结构编制； 互见号，是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号；摄影者，照片的拍摄者。非本单位人员应注明所在单位；时间，照片拍摄的时间，采用8位阿拉伯数字，如：“20160104” ；题名，应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。 同一事件（主题）多张照片归档时，照片的主题应相同，具体画面内容不同；文字说明，本张照片的说明，综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概 括揭示照片所反映的全部信息，或仅对题名及内容做出补充。其它需要说明的事项亦可在此 表述；组（假设干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写照片组说明，放在本组第一张照片内。采用照片组说明的照片，其单张照片说明可以从简。照片组说明应概括揭示该组照片所反映 的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在照片组说明中指出所含照片的起止张号和数量;实体：标明本张照片除数码照片外有无纸质照片，并注明其所在册号。密级：本张照片的密级；b）编目通过集团档案管理系统编制照片档案目录。2 .3.4音频、视频的整理. 3. 4.1电子文件的整理a）音频、视频应在全宗内按年度（或工程代号）、分类号、载体类型进行分类；跨年度的应在活动结 束年归档整理；同一主题的组成一个音频组或视频组。具体要求如下：一一著录：著录内容与照片档案要求相同；还包括：1）摄录地点：音频、视频、影视片的拍摄录制地点；2）带长：音频、视频、影视片的实际录制时间，即播放时间。编目：1）通过集团档案管理系统编制音频、视频目录；2）案卷目录内容应包括序号、档号、题名、摄录人、摄录时间、带长、实体等；5. 3. 4. 2实体的整理音频、视频要求数字化。录音、录像带要逐步进行数字化转存。录音、录像带数字化前，应妥善保 管录音、录像带实物，其档号与电子文件保持一致，录音、录像带上粘贴标签（见附录B B.2）,内容 包括：全宗名称、档号、文字说明、摄录人、摄录时间、摄录地点、带长、制式、保管期限。5.4声像档案保管与利用5.4.1 声像档案库房温湿度控制应符合规范要求。录音、录像带、磁盘、光盘应存放在防磁柜中。5.4.2 归档的声像档案未经主管领导批准，任何部门和个人不得自行公布、销毁、抽底、剪裁或消磁。5.4.3 声像档案的利用须办理利用手续，底片、母带不外借。5.4.4 声像档案电子文件的保存应符合电力电子文件归档与电子档案管理标准中的规定。声像档案应存储为一式2套，其中一套封存保管。5. 4. 5声像档案的载体应有专门的装具，且应在载体装具上粘贴标签，标签上注明档号、载体套别（封 存保管、查阅利用）、起止年度和存入日期等。6重要风险识别与控制表1给出了基于本标准识别的风险及控制。表1管理流程风险识别及控制流程目标/要求关键步骤（编号） 与描述关键步骤 责任部门、岗位风险事件风险成因控制措施声像档案移交归档按要求进行声像 档案移交交接双方未按要求 移交对移交内容 不清楚明确职责及移交范围声像档案的整理按要求整理档案管理人员无法检索未掌握标准 内容明确整理要求，加强培 训声像档案的保管利用保存条件符合要 求档案管理人员声像档案 无法读取未妥善保管明确保管要求，配备必 要设施设备7检查与考核对本标准规定的管理活动进行检查与考核，考核内容如下表2所示:表2考核内容序号考核工程考核指标执行部门监督部门1移交归档归档率95%以上各级档案管理部门上一级档案主管部门2库存声像档案数字化数字化率90%以上各级档案管理部门上一级档案主管部门8报告与记录表3给出了执行本标准形成的报告和记录。表3报告与记录序号名称填写部门保存地点保存期限1档案移交清单档案部门档案部门3年附录A（规范性附录）流程图图A. 1声像档案移交管理流程附录B（规范性附录）表格样示8.1 体类型代码表文件属性代码载体类型文字材料（W）W10纸质W20电子W30电子/纸质声像材料（Y）Y10数码照片Y11底片Y12纸质照片Y20音频Y30视频实物材料（S）S10荣誉类S20纪念品S30印章类S40其它类录音、录像带标签格式全宗名称档号文字说明摄水人d+hLZ rp lx摄录时间制式摄录地点保管期限注：标签尺寸可视实际情况确定