现代企业会议组织技能专项训练16526.docx

./n 更多资料料请访问问.(.)./会议组织织技能训训练目的一、 确认哪些些因素使使会议有有效或无无效二、确确认有效效组织会会议的行行为类型型和观念念三、掌掌握如何何使会议议更有效效的技能能 会议工工作调查查表在这部分分，要求求你回忆忆你及组组织的其其他人如如何组织织会议，并并把结果果记录在在下面两两个项目目下：一一、 你是如如何组织织会议的的。二、其他他人是如如何组织织会议的的。什么原因因致使会会议无效效一、 没没有搞清清会议的的真正目目的二、使使简单的的问题复复杂化三三、持续续时间太太长四、 发言者者过于健健谈五、 拖延决决定和行行动使会议成成为有效效的因素素一、 预预先清楚楚会议的的目的二二、与会会者做好好会议准准备三、问问题、议议程和时时间不因因情景而而变四、 限制集集思广议议的范围围是必要要的五、 根据要要讨论的的问题限限制出席席的人数数六、 手头要要掌握全全部有关关信息七七、 掌握会会议的精精髓八、 决策的的制定和和行动方方案的制制定要恰恰如其分分有效的会会议需要要一、 群群体的沟沟通二、提提高讨论论的质量量三、为为讨论提提供一个个结构性性清单四四、 建立团团队意识识组织会议议的工作作 在许多多组织中中，会议议受挫是是件很普普通的事事。通常常，人们们花费许许多时间间空谈，而而不是讨讨论应如如何做。在会议中中，你的的角色是是变化的的。有时时你是作作为会议议的组织织者、召召集人或或会议主主席；也也有时你你作为一一个别人人主持会会议的参参加者。然然而，不不管是哪哪种情况况，你对对会议的的有效性性都负有有责任，而而不应浪浪费自己己和别人人的时间间。管理者经经常这样样指责会会议：1 没没有真正正的目标标。2 使使简单的的问题复复杂化。3 持持续的时时间过长长。4 发发言者过过于健谈谈。5 拖拖延决定定和行动动。这些指责责并非没没有道理理。如果果我们能能考虑以以下几个个方面，会会议是能能取得成成功的。1 预预先弄清清会议的的目的。2 与与会者事事先作好好会议准准备。3 议议题、议议程和时时间不因因情景而而变。4 有有必要对对"集思广广议"给予一一定的限限制。5 根根据要讨讨论的问问题对与与会人员员做一定定的限制制。6 与与会者手手上要掌掌握全部部有关信信息。7 把把握会议议的精髓髓。8 决决策和行行动方案案的制定定要恰如如其分。要使会议议变得有有效，应应注意：1 群群体的沟沟通。2 提提高讨论论的质量量。3 为为讨论提提供一个个结构性性的清单单。4 建建立团队队意识。会议工作作评价表表 这部分分训练的的目的在在于给你你一个评评价的机机会，即即依据你你所参加加有效会会议的经经验，考考虑哪些些因素致致使会议议有效，而而又有哪哪些因素素致使会会议无效效。同时时，你还还要根据据你作为为一个会会议的组组织者、主主持者或或会议主主席时，对对会议所所起的作作用，或或是仅仅仅作为一一个参加加者时对对会议所所做的贡贡献。在这张表表的第一一部分，你你需要评评价两个个会议，一一个是你你认为有有效的，一一个是无无效的。你你要考虑虑两类问问题，一一类是什什么因素素影响了了这两个个会议有有效或无无效，第第二类是是在这两两次会议议中，你你和其他他的人对对会议的的有效或或无效扮扮演了什什么样的的角色。在这张表表的第二二部分，你你要与小小组的其其他成员员分享你你在会议议工作中中的经验验和感受受。第一部分分独立地考考虑并完完成表中中的每个个项目，并并写下你你的分析析结果。你你所写的的应当是是真实可可信的，而而且也是是在第二二部分讨讨论中希希望与你你同伴所所分享的的。1 回回忆你最最近所参参加的会会议，选选择一个个你认为为是有效效的会议议。在评评价表中中第一栏栏，简要要描述该该会议的的目的。2 在在评价表表的第二二栏中，你你要列出出你觉得得致使会会议成功功的因素素。3 在在评价表表的第三三栏中，你你简要描描述为使使该会议议成功，你你和你的的同事做做了哪些些贡献。4 在在评价表表的第四四栏中，描描述该会会议的结结果。这这一结果果可能是是一项决决策、解解决争议议或开始始一个行行动等。5 现在你回忆一个特别不成功的会议。在评价表第一栏中简要描述你或其他人所确认的会议目的。6 在在评价表表的第二二栏中，列列举出你你认为致致使会议议无效的的因素。7 在在评价表表的第三三栏中，说说说你和和你的同同事在这这一不成成功的会会议中所所做的贡贡献。8 在在评价的的最后一一栏里，记记述会议议的结果果（如果果有的话话）。有效会议议评价表表 会议的的目的：  致使会议议成功的的因素：  你和你的的同事在在使会议议成功中中所做的的贡献：  会议的主主要结果果：  其他想说说明的问问题：无效会议议评价表表 会议的的目的：  致使会议议成功的的因素：你和你的的同事在在使会议议成功中中所做的的贡献：  会议的主主要结果果：其他想说说明的问问题：第二部分分根据下面面的要求求进行小小组讨论论，与你你的同伴伴分享你你认为有有确实根根据的信信息。1. 翻阅评价价表第二二栏，看看看所列列出的影影响因素素，对于于有效会会议和无无效会议议哪些因因素是相相同的。把把它们写写下来，并并根据你你的经验验补充你你认为应应包括而而在评价价表中没没有列出出的因素素。二、翻阅阅评价表表第三栏栏，列出出在有效效会议和和无效会会议中有有贡献的的行为和和态度类类型。并并根据你你的经验验补充你你认为致致使会议议有效或或无效的的行为和和态度。三、考虑虑第四栏栏（会议议的结果果），哪哪些结果果象预期期的那样样获得成成功，或或者用其其他的方方法更好好些？如何组织织会议工工作 下面这这些要点点会帮助助你主持持的会议议更为有有效。一、 会会前准备备1 确确定会议议是否必必要。能能否通过过其他方方式使会会议准备备解决的的问题更更有效地地获得解解决？2 确确定会议议的目的的。你试试图达成成什么样样的结果果？会议议准备做做出什么么样的决决定？准准备取得得什么的的行动方方案？3 准准备议事事日程。列列出与会会议目的的有关的的项目。依依重要程程度进行行项目排排序。把把有关项项目归并并为一组组。限定定每个项项目的商商议时间间。4 收收集所有有与会议议所议项项目有关关的信息息。如果果太长、太太多，将将其要点点摘录出出来。5 会会前将会会议议事事日程和和整理好好的文件件在与会会人中间间传阅。6 根根据要讨讨论的问问题限定定与会人人员。7 在在正式开开会之际际，查看看一下是是否有新新的信息息。如果果有，需需简要告告诉大家家。 二、会议议期间控控制1 叙叙述会议议的目的的。2 核核对并记记录与会会者。3 根根据议事事日程顺顺序提出出每个项项目，然然后进行行讨论，征征求有关关与会者者的意见见。4 给给每一个个人表述述自己意意见的机机会。5 控控制讨论论过程。如如果发生生与论题题无关或或深入到到不必要要的细节节上，应应及时引引导到议议题本身身。6 如如果讨论论变得复复杂，出出现各种种不同的的见解时时，你要要根据自自己的理理解将各各种观点点加以概概括。7 坚坚持预定定的时间间，不要要拖延。8 在在每个项项目讨论论结束后后加以概概括，以以便决策策或达成成结论。9 在在会议结结束时，对对已取得得的结果果进行概概括。如如确有必必要进一一步讨论论，可以以推迟到到下一次次会议。10 确定下下次会议议的议题题和时间间。三、会后后工作1 在在与会和和未与会会的人中中间传阅阅会议记记录。会会议记录录应准确确。会议议中所形形成的决决策要突突出承担担行动的的责任人人姓名、时时间及标标准。表表明下次次会议的的日期和和时间。2 根根据会议议，对执执行进行行监督和和检查。如何参加加会议 下面这这些要点点能帮助助你更有有效地参参加他人人主持的的会议。一、 会会前准备备1 阅阅读议事事日程和和有关材材料，确确切掌握握会议的的目的，确确认所列列项目中中哪些项项目与自自己有关关。2 根根据确认认的项目目考虑自自己应持持什么观观点，态态度和如如何表达达。3 携携带所有有有关材材料参加加会议。 二、会议议期间1 注注意倾听听，保持持安静。仅仅当需要要发表自自己见解解或被征征询意见见的时候候，进行行简洁明明确的发发言。不不要随意意参加与与自己无无关项目目的讨论论。2 对对涉及你你工作的的决策、行行动计划划做记录录。四、 会会后1 阅阅读备忘忘录或会会议记录录，注意意那些与与你有关关的决策策和行动动计划。2 记记下与你你有关的的行动计计划的具具体细节节，包括括时间和和标准。并并对自己己的执行行加以控控制。会议改善善计划 最后一一部分的的内容，要要求你认认真考虑虑前面所所评价的的最无效效会议。根根据前面面所列出出的要点点，确定定你应如如何组织织会议工工作。请独立完完成下面面内容一、 你你自己能能通过什什么方法法改善参参与（或或组织）会会议的方方式。 二、如何何使别人人改善参参与会议议的方式式。