五公司文书管理制度.docx

五、公司司文书管管理制度度（一）总总则第一条 为确确保文书书事务正正常顺利利进行，促进与与提高组组织管理理工作的的效率特特制定本本制度。 第二条 所谓谓“文书”是指业业务工作作上往来来公文、报告会会议决议议、规定定、合同同书、专专利许可可证书、电报、各种账账簿图表表、参考考书等一一切业务务用书与与公文。第三条 全部部文书归归公司所所有并收收藏，任任何个人人不得私私自占有有。第四条 必须须严格保保守文书书的机密密。第五条 文书书按下列列要点处处置或办办理：1凡重重要事宜宜的指示示、请示示、汇报报、报告告、传达达、答复复等等，一律以以“文书”的形式式进行。所有文文书的处处置都必必须以“准确”与“迅速”为原则则，必须须明确责责任。2即使使在紧急急状况下下以口头头或电话话形式处处置的事事项，事事后也必必须以文文书形式式记录下下来。第六条 文书书的管理理原则规规定如下下：1文书书的收发发、领取取与寄送送，原则则上由总总公司总总务部负负责。2分公公司或分分支机构构的文书书管理，另有文文书管理理细则做做出规定定。（二）文文书的收收发第七条 到达达文书全全部由文文书主管管部门接接收，并并按下列列要点处处置：1一般般文书予予以启封封，分送送各部门门。2私人人文书不不必开启启，直接接送收信信人。3分送送各部门门的文书书若有差差错，必必须立即即退回总总务部。（三）文文书的处处理第八条 文书书按机密密程度可可分为以以下几类类：1绝密密。指极极为重要要并且不不得向无无关人员员泄漏内内容的文文书。2秘密密。指次次重要并并且所涉涉及内容容不能向向公司内内外无关关人员透透露的文文书。表23-7 表格登登记单图 表名 称联数填制单位位移 送单 位功 能能内 容容性质印制日期期数量表格编号号每月用量量1产品品2经理室自存、生生管部产品说明明产品说明明、规格订定定各产品2工程程分析表表2工程分析析工程标准准3品检检标准2品检组品检标准准领退料名名称、数量4领退退料单3领料人自存、会会计、生生管领料凭证证领退料名名称、数量凭证5原物物料库存存卡1仓库物料管理理原物料耗耗用状况况账卡6耗用用月报表表3自存、会会计、生生管对账、控制原物料耗耗用状况况月报7库存存月报表表3原物料库库存记录录8制造造通知单单7生管自存、业业务、生生产部派工用制造说明明、原物物料说明明发工用9生产产进度表表7生产进度度10生生产状况况表1自存程序控制制用细步进度度、产量控制制工作表11完完工报告告单2自存、经经理室计算成本本原物料工工时品质质记录每批报告告12品品检日报报表2品管自存、生生管品检状况况各批品检检状况日报13品品检记录录表1自存工作表3机密密。指不不宜向公公司以外外人员透透露内容容的文书书。4普通通。指非非机密文文书。如如果附有有其他调调查问卷卷之类的的重要东东西，则则另当别别论。5传阅阅。指在在本公司司内部传传阅或传传达的文文书。第九条 普通通文书的的处理原原则如下下：1由部部门经理理以上级级别的主主管，负负责对文文书进行行审阅、回答、批办以以及其他他必要的的处理，或者由由其指定定下属对对文书进进行具体体处理。2如果果遇到重重要或异异常事项项，必须须及时与与上一级级主管取取得联系系，按上上级指示示办理。3各种种有关联联的事项项，必须须与各部部门商议议后方能能予以处处置。第十条 机密密文书的的处理原原则如下下：1机密密文书原原则上由由责任者者或当事事者自行行处理。2指名名或亲启启文书，原则上上应在封封面上注注明文书书所涉及及事项的的要点和和发文者姓名名，并由由发文者者封缄。3到达达的指名名或亲启启文书，原则上上由信封封上所指指名的人人开启，其他人人不得擅擅自启封封。如果果某主管管在职务务上有权权替代来来件所指指名者，不受本本条规定定的约束束。第十一条条 文文书的阅阅览原则则如下1某文文书被阅阅览后，阅览者者必须签签字，表表示已经经阅览完完毕。如如有必要要，可在在文书的的空白处处填写阅阅览后的的意见，并转给给或交还还文书的的主管。2有必必要在各各部门传传阅的文文书，必必须附上上“传阅登登记簿”，按“传阅登登记簿“规定定栏目填填写，并并最终交交还文书书主管。第十二条条 与与各部门门有关的的文书，在处理理意见上上如果存存在分歧歧，则由由文书的的主管部部门出面面进行协协商，如如果不能能协商一一致，上上报或请请示上级级领导，由上级级裁决。（四）请请示审批批第十三条条 请请示审批批是公司司经营的的一项重重要程序序，凡公公司经营营重要事事项，都都必须经经请示，获得董董事会、总裁和和常务董董事审查查、裁决决和公文文批复之之后，方方能实行行。第十四条条 须须请示审审批事项项如下：1职务务及重要要人事安安排；2各种种制度性性规定的的变更；3重要要契约的的缔结、解除与与变更；4诉讼讼行为；5与政政府机构构有关的的各种重重要的请请示回执执、申请请等等；6土地地、建筑筑物以及及事务所所权利的的购买与与转让；7大额额馈赠、谢礼、以及宣宣传广告告费用的的开支；8分支支机构的的增减与与升降；9预算算与决算算事宜；10借借款与贷贷款，以以及借贷贷银行的的开设与与变更；11重重要或高高额物品品的采购购，不急急用或不不需要物物品的转转让或廉廉价出售售；12定定期或不不定期刊刊物发刊刊、修改改与废除除，以及及费用开开支的修修订。13有有关公司司经营的的重要计计划与企企划；14其其他上述述未涉及及的重要要事项。第十五条条 请请示审批批者为分分公司经经理，以以及以此此为标准准确定的的主管。第十六条条 对对请示审审批的提提案文书书必须进进行仔细细斟酌，以便能能顺利实实施。第十七条条 请请示审批批的事项项，必须须以提案案文书的的方式，经主管管呈交总总部。如如果事情情紧急，允许直直接以非非文书形形式请示示，但事事后必须须尽快撰撰写请示示提案文文书上报报。第十八条条 请请示提案案文书的的内容包包括标题题、正文文、理由由、说明明和附录录。提案案文书应应一式多多份，分分送有关关部门如如业务部部门、出出版部门门、总务务部门和和财务部部门等等等。第十九条条 请请示提案案文书必必须编号号，注明明起草者者或请示示者，所所属分支支机构及及部门，并签名名盖章。第二十条条 请请示审批批内容一一旦被上上级认可可并做出出决定，则以请请示提案案书（副副本）替替代批复复返回，并请示示部门予予以执行行。第二十一一条 请示提提案原本本由总务务部保管管。（五）文文书的制制作第二十二二条 文书制制度要领领如下：1文书书必须简简明扼要要，一事事一议，语言措措辞力求求准确规规范。2起草草文书的的理由包包括起因因，以及及中间交交涉过程程，加以以证明必必须做出出交代，必要时时附上相相关资料料与文件件。3必须须明确起起草文书书的责任任者，并并署上请请示审批批提案者者姓名。4对请请示提案案文书进进行修改改时，修修改者必必须认真真审阅原原件，修修改后必必须署名名。第二十三三条 文书的的起草必必须征得得主管同同意，并并且在主主管有了了明确的的决定之之后进行行。文书书起草只只是一个个“文书化化”的过程程与结果果。文书书的草案案必须予以保存存。第二十四四条 重要文文书，必必须经过过公证，并且在在正式文文书形成成前，掌掌握并附附上具有有价值的的证据或或证明文文件。第二十五五条 文文书的署署名按下下列规定定进行：1公司司内文书书，如果果是一般般往来文文书，只只需主管管署名；如果是是单纯的的上报文文书，或或者不涉涉及各部部门且内内容不重重要的文文书，只只需部门门署名；如果是是重要文文书，按按责任范范围由总总裁、副副总裁、常务董董事署名名，或者者署有关关部门的的主管姓姓名与职职务2对外外文书，如合同同书、责责任状、政府许许可申请请书、回回执公告告等重要要文书，一律署署总裁职职务与姓姓名。如如果是总总裁委托托事项可可由指名名责任者者署名。上列规规定以外外的文书书，也可可署分公公司或分分支机构构主管的的职务与与姓名。第二十六六条 文书的的盖章按按下列要要点进行行：1在正正本上必必须加盖盖文书署署名者的的印章，副本可可以加盖盖署名者者或所在在部门印印章。2如果果文书署署名者不不在，可可加盖职职务或代代理者印印章，并并加盖具具体执行行者印章章替代。但在这这种情况况下，文文书存档档前必须须加盖署署名者印印章。3以部部门或公公司名义义起草的的文书，在旁侧侧加盖有有关责任任者印章章。第二十七七条 总裁与与公司印印章按下下列原则则使用：1在有有必要加加盖总裁裁公司印印章时，必须填填写委托托申请书书，经所所属部门门主管认认可并且且加盖印印章之后后，向总总务部门门提出。2总务务部主管管经审核核，签名名盖章，批准申申请。如如有必要要则需请请示总裁裁。3在需需要总裁裁签字的的情况下下，手续续同前。4经总总务部批批准后，去印章章保管员员处加盖盖公司印印章。5一些些带有公公司字样样或总裁裁职务字字样的印印章，须须经主管管同意，直接向向印章保保管员申申请加盖盖。（六）文文书的发发送第二十八八条 一些需需要邮寄寄或专人人递交的的文书，按下列列要点进进行发送送，必要要时还须须给文秘秘室以回回复或回回执。调调查报告告不受本本条规定定限制。1文书书封面必必须明确确写清发发送或接接收单位位、单位位地址以以及收件件人姓名名，并且且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样样。2公司司内部文文书原则则上不作作封缄。第二十九九条 各部门门的邮寄寄文书，必须于于发送前前在“发信登登记本”与邮资资明细账账”上做好好登记并并填写。表23-8 表格格请印申申请单请印单位位表格名称称用途联数及分分送单位位式 联，第第1联：第2联第3联请印日期期需要日期期表格编号号表格格式式依旧格式式印刷品品 依附附样印刷刷现有存量量请印数量量每月耗量量使用年度度需校对否否需 否否（七）文文书的整整理与保保存第三十条条 文文书按内内容进行行整理后后，分为为两类保保管，一一类是尚尚未完结结的文书书，另一一类是可可以归档档的文书书。 第三十一一条 全部完完结的文文书，分分别按所所属部门门、文件件机密程程度、整整理编号号和保存存年限进进行整理理与编辑辑，并在在“文书保保存簿”上做好好登记，归档保保存。第三十二二条 制度规规定、不不动产权权利书、合同书书、往来来公文与与特许专专利等特特别重要要的文书书，由总总务部填填写“重要文文书目录录”后，予予以保存存。第三十三三条 分公司司或分支支机构的的文书分分为两类类，一类类是特别别重要的的文书，直接归归主管保保存，另另一类是是一般的的文书，留存各各部门保保管。第三十四四条 文书的的保存年年限如下下：1永久久保存文文书，包包括章程程、股东东大会及及董事会会议事记记录、重重要的制制度性规规定；重重要的契契约书、协议书书、登记记注册文文书；股股票关系系书类；重要的的诉讼关关系文书书；重要要的政府府许可证证书；有有关公司司历史的的文书；决算书书和其他他重要的的文书。2保存存十年文文书，包包括请求求审批提提案文书书，人事事任命文文书，奖奖金工资资与津贴贴有关文文书，财财务会计计账簿、传票与与会计分分析报表表，以及及永久保保存以外外的重要要文书。3保存存五年文文书，指指不需要要保存十十年的次次重要文文书。4保存存一年文文书，指指无关紧紧要或者者临时性性文书。如果是是调查报报告原件件，则由由所在部部门主管管负责确确定保存存年限。第三十五五条 全部重重要的机机密文书书，一律律存放在在保险柜柜或带锁锁的文件件柜中。第三十六六条 保存期期满以及及没必要要继续保保存的，经主管管决定，填写废废除理由由和日期期之后，予以销销毁。机机要文书书一律以以焚烧的的方式销销毁。第三十七七条 如果职职务或部部门划分分发生变变更，或或者做出出调整，则必须须在有关关登记簿簿上注明明变更与与调整的的理由，以及变变更与调调整后的的结果。第三十八八条 必须做做好重要要文件的的借阅登登记工作作，并注注明归还还日期。一切借借阅都必必须出具具借阅证证。第三十九九条 在制度度难以执执行时，须与总总务部联联系，由由文书主主管做出出裁定。第四十条条 本本制度自自颁布之之日起实实施。