公司文书管理规定(1.docx

制度名公司文书书管理规规定电子文件件编码GLZDD2233页码8-1第一章总总则第一条本本规定的的目的，在于确确保文书书事务正正确且顺顺利进行行，促进进与提高高组织管管理工作作的效率率。第二条所所谓“文书”是指业业务工作作上往来来公文、报告、会议决决议、规规定、契契约书、专利许许可证书书、电报报、各种种帐簿、图表参参考书等等一切业业务用书书类与公公文。第三条全全部文书书归公司司所有并并收藏，任何个个人不得得私自占占有。第四条必必须严格格保守文文书的机机密。第五条文文书按下下列要点点处置或或办理：1凡重重要事宜宜的指示示、请示示、汇报报、报告告、传达达、答复复等等，一律以以“文书”的形式式进行。所有文文书的处处置都必必须以“准确”与“迅速”为原则则，必须须明确责责任。2须请请示审批批即使在在紧急状状况下，以口头头或电话话形式处处置的事事项，事事后也必必须以文文书形式式记录下下来。第六条文文书的主主管原则则规定如如下：1文书书的收发发、领取取与寄送送，原则则上由总总公司总总务部庶庶务科负负责。2分公公司或分分支机构构的文书书主管，另有文文书管理理细则作作出规定定。第二章文文书的收收发第七条到到达文书书全部由由文书主主管科室室接收，并按下下列要点点处置。1一般般文书予予以启封封，分送送各部门门、科室室。2私人人文书不不必开启启，直送送收信人人。3须请请示审批批分送各各部门、科室的的文书若若有差错错，必须须立即退退回庶务务科。第八条节节假日等等规定工工作时间间外到达达的文书书，由值值班人员员接收后后转交庶庶务科。签发人责任人签签名制度名公司文书书管理规规定电子文件件编码GLZDD2233页码8-2第三章文文书的处处理第九条文文书按机机密程度度可分为为以下几几类。1.须请请示审批批绝密。指极为为重要并并且不得得向公司司内外无无关人员员泄漏内内容的文文书。2.须请请示审批批秘密。指次重重要并且且所涉及及内容不不能向公公司内外外无关人人员透露露的文书书。3.外密密。指不不宜向公公司以外外人员透透露内容容的文书书。4.普通通。指非非机密文文书。如如果附有有其他调调查问卷卷之类的的重要东东西，则则另当别别论。5.传阅阅。指在在本公司司内广为为传阅或或传达的的文书。第十条普普通文书书的处理理原则如如下。1.由科科长以上上级别的的主管，负责对对文书进进行审阅阅、回答答、照会会以及其其他必要要的处理理；或者者指定下下属对文文书进行行具体处处理。2.如果果遇到重重要或异异常事项项，必须须及时与与上一级级主管取取得联系系，按上上级指示示办理。3.如果果与各部部门、科科室有关关联的事事项，必必须经与与各部门门、科室室的会议议后方能能予以处处理。第十一条条机密文文书的处处理原则则如下。1.机密密文书原原则上由由责任者者或当事事者自行行处理。2.指名名或亲启启文书的的寄发，原则上上在封面面上注明明文书所所涉及事事项的要要点，注注明发文文者姓名名，由发发文者封封缄。3.到达达的指名名或亲启启文书，原则上上由信封封上所指指名者开开启，其其他人不不得擅自自启封。如果某某主管在在职务上上有权替替代来件件所指名名者，不不受本条条规定约约束。签发人责任人签签名制度名公司文书书管理规规定电子文件件编码GLZDD2233页码8-3第十二条条文书的的阅览原原则如下下。1.某文文书被阅阅览后，阅览者者必须签签字划押押，表示示已经阅阅览完毕毕。有必必要的情情况下，在文书书的空白白处填写写阅览后后的意见见，转给给或交还还文书的的主管。2.有必必要在各各部门、科室传传阅的文文书，必必须附上上“传阅登登记簿”，按传传阅登记记簿规定定栏目填填写，并并最终交交还文书书主管。第十三条条与各部部门、科科室有关关的文书书，在处处理意见见上如果果存在分分歧，则则由文书书的主管管部门出出面进行行协商；如果不不能协商商一致，上报或或请示高高一级领领导，由由上级裁裁决。第四章请请示审批批第十四条条请示审审批是公公司经营营的一项项重要程程序，凡凡公司经经营重要要事项，都必须须经请示示，获得得董事会会、总裁裁、专务务董事和和常务董董事审查查、裁决决和下文文批复之之后，方方能实行行或行事事。第十五条条须请示示审批事事项如下下。1职务务及重要要人事安安排。2各种种制度性性规定的的变更。3重要要契约的的缔结、解除与与变更。4诉讼讼行为。5.与官官方机构构有关的的、各种种重要的的请求、回执、申请等等等。6.土地地、建筑筑物以及及事务所所权利的的购买与与转让。7.大额额馈赠、谢礼，以及宣宣传广告告费用的的开支。8分支支机构的的增变与与升格。9预算算与决算算事宜。10借借款与贷贷款，以以及借贷贷银行的的开设与与变更。11须须请示审审批重要要或高额额物品的的采购，不急用用或不需需要物品品的转让让与廉价价出售。12须须请示审审批定期期或不定定期刊物物的发刊刊、修改改与废除除，以及及费用开开支的修修订。13. 有关公公司经营营的重要要计划与与企划。14其其他上述述未涉及及的重要要事项。签发人责任人签签名制度名公司文书书管理规规定电子文件件编码GLZDD2233页码8-4第十六条条须请示示审批者者为分公公司主管管、分店店主管，以及以以此基准准确定的的主管领领导。第十七条条须请示示审批的的提案文文书，必必须进行行认真斟斟酌，以以便能顺顺利地予予以实施施。第十八条条请示审审批的事事项，必必须以提提案文书书的方式式，经主主管呈交交总部。如果事事情紧急急，允许许直接以以非文书书形式请请示，但但事后必必须尽快快撰写请请示提案案文书上上报。第十九条条请示提提案文书书的内容容和顺序序，包括括标题、正文、理由、说明和和附录。提案文文书一式式多份，分送有有关部门门如业务务部门、印刷部部门、总总务部门门和财务务部门等等等。第二十条条请示提提案文书书必须编编号，并并注明起起草或请请示者，所属分分支机构构及部门门、科室室，并及及签名盖盖章。第二十一一条请示示审批内内容一旦旦被上级级认可并并作出决决定，则则以请示示提案书书（副本本）替代代批复返返回请示示部门执执行。第二十二二条请示示提案原原本由总总务部、庶务科科保管。第五章文文书的制制作第二十三三条文书书制作要要领如下下：1请示示审批文文书必须须简明扼扼要，一一事一议议。语言言措词力力求准确确规范。2起草草文书的的理由必必须作出出交代，包括起起因以及及中间交交涉过程程必须具具明，必必要情况况下附上上有关资资料与文文件。签发人责任人签签名制度名公司文书书管理规规定电子文件件编码GLZDD2233页码8-53须请请示审批批必须明明确起草草文书的的责任者者，署上上请示审审批提案案者姓名名。4须请请示审批批对请示示提案文文书进行行修改时时，修改改者必须须认真审审阅原件件，修改改后必须须署名。第二十十四条文文书的起起草必须须征得主主管同意意，并且且在主管管有了明明确的决决定之后后进行，文书起起草只是是一个“文书化化”的过程程与结果果。文书书的草案案必须予予以保存存。第二十五五条重要要文书或或契约书书案，必必须经过过公证，并且在在正式文文书形成成之日前前，必须须掌握且且附上具具有价值值的证据据或证明明文件。第二十六六条文书书的署名名按下列列规定进进行。1公司司内文书书，如果果是一般般往来文文书，只只需主管管署名即即可；如如果只是是单纯的的上报文文书，或或者不涉涉及各部部门、科科室，且且内容并并不重要要的文书书，只需需部门、科室署署名即可可；如果果是重要要文书，按责任任范围署署名总裁裁、副总总裁、专专务董事事、常务务董事，或者有有关部门门的主管管姓名与与职务。2对外外文书，如契约约书、责责任状、官方许许可申请请书、回回执、公公告等重重要文书书，一律律署总裁裁职务与与姓名。如果总总裁委托托事项，可由指指定责任任者署名名。上列列规定以以外的文文书，也也可署分分公司或或分支机机构主管管职务与与姓名。第二十七七条文书书的盖章章按下列列要点进进行：1.在正正本上必必须加盖盖文书署署名者的的印章，副本可可以加盖盖署名者者或所在在部门、科室章章。2.如果果文书署署名者不不在的情情况下，加盖职职务替代代或代理理者印章章，且加加盖具体体执行者者印章。在这种种情况下下，文书书存档前前加盖署署名者印印章。签发人责任人签签名制度名公司文书书管理规规定电子文件件编码GLZDD2233页码8-63.须请请示审批批以部门门或公司司名义起起草的文文书，在在旁侧加加盖有关关责任者者印章。第二十八八条总裁裁与公司司印章按按下列原原则使用用：1.在有有必要加加盖总裁裁或公司司印章时时，必须须填写委委托申请请书，经经所属部部门主管管认可，并且加加盖印章章之后，向总部部总务部部门提出出。2.总务务部主管管经审核核，签名名盖章，批准申申请。如如果有必必要则需需请示总总裁。在在事情紧紧急情况况下，可可以口头头申请与与批准，但事后后必须补补填申请请书。3.在需需要总裁裁签字的的情况下下，手续续同前。4.须请请示审批批经总务务部批准准后，去去印章保保管员处处加盖总总裁或公公司印章章。5.一些些带有公公司字样样或总裁裁职务字字样的其其他印章章，须经经主管同同意，直直接向印印章保管管员申请请加盖。第六章文文书的送送发第二十九九条一些些需要邮邮寄或专专人递交交的文书书，按下下列要点点进行。必要时时给文秘秘处以回回复或回回执。调调查报告告不受本本条规定定限制。1.文书书封面必必须明确确写清发发送或接接收单位位与地址址、收件件人姓名名。并且且注明“快递” 、“邮寄”、“面呈”或“转交”。2.公司司内部文文书原则则上不作作封缄。第三十条条各部门门、科室室的邮寄寄文书，必须在在发送前前在“发信登登记本” 与“邮资明明细帐”上作好好登记与与填写。签发人责任人签签名制度名公司文书书管理规规定电子文件件编码GLZDD2233页码8-7第七章电电报的处处理第三十一一条一切切电报都都由庶务务科受理理。第三十二二条有关关责任者者在接到到电报并并阅读后后，把电电报要点点记下，送相关关部门、科室传传阅。如如果不涉涉及各部部门、科科室，只只是一般般查询、确认或或联络性性电报，主管科科室或部部门全权权负责予予以处理理。第三十三三条向外外部发电电报时，必须用用邮电部部门的电电报用纸纸起草电电文，呈呈主管上上司或领领导审核核。1.须请请示审批批尽量使使电文简简明扼要要，采用用标准的的邮政省省略符号号与简称称。2.须请请示审批批注明发发电者姓姓名、日日期以及及具体指指示，特特殊情况况下如何何处置的的办法与与手段。第三十四四条须请请示审批批电报发发出后必必须给庶庶务科以以回执；并告诉诉庶务科科有无必必要催促促对方回回电。第第三十五五条须请请示审批批与调查查、询问问、联系系等无关关的电报报，或者者一些无无关紧要要的电报报，由庶庶务科全全权处置置。第八章文文书的整整理与保保存第三十六六条文书书按内容容进行整整理，并并区分两两类文书书分别保保管，一一类是尚尚未完结结的文书书，另一一类是可可以归档档的文书书。第三十七七条全部部完结的的文书，分别按按所属部部门、科科室、文文件机密密程度、整理编编号和保保存年限限进行整整理与编编辑，并并在“文书保保存簿”上作好好登记，归档保保存。第三十八八条制度度规定、不动产产权利书书、契约约书、往往来公文文与特许许专利文文书等特特别重要要的文书书，由总总务部庶庶务科填填写“重要文文书目录录”后，予予以保存存。签发人责任人签签名制度名公司文书书管理规规定电子文件件编码GLZDD2233页码8-8第三十九九条分公公司或分分支机构构的文书书，分为为两类，一类特特别重要要文书，直接归归主管领领导保存存；另一一类一般般文书，留存各各部门或或科室保保管。第四十条条文书的的保存年年限如下下：1永久久保存文文书，包包括章程程、股东东大会及及董事会会议记录录、重要要的制度度性规定定；重要要的契约约书、协协议书、登记注注册文书书、股票票关系书书类；重重要的诉诉讼关系系文书；重要的的官方许许可证书书；有关关公司历历史的文文书；决决算书和和其他重重要的文文书。2保存存5年文书书，指不不需要保保存100年的次次重要文文书。3保存存1年文书书，指无无关紧要要的，或或者临时时性文书书。如果果是调查查报告原原件，则则由所在在部门主主管负责责确定保保存年限限。本条规定定以外的的文书保保存年限限，依法法律或部部门主管管指示。第四十一一条须请请示审批批全部重重要的机机密文书书，一律律存放在在保险金金库或带带锁的文文件柜之之中。第第四十二二条保存存期届满满的文书书，以及及没必要要继续保保存的文文书，经经主管决决定，填填写登记记废除理理由和日日期之后后，可以以予以销销毁。机机要文书书一律以以火焚的的方式销销毁。第四十三三条如果果职务或或部门划划分发生生变更，文书存存档归并并作出调调整，则则必须在在有关登登记簿上上作好变变更与调调整的理理由，以以及变更更与调整整后的结结果。第四十四四条借阅阅重要文文件，必必须作好好登记，并注明明归还日日期。一一切借阅阅都必须须出具借借阅证。第四十五五条须请请示审批批在本规规定难以以照办时时，与总总务部联联系，由由主管文文书领导导做出裁裁定。第四十六六条本规规定于公公元年月日修正正之后予予以执行行。签发人责任人签签名