设计团设计项目管理系统快速入门手册35499.docx

54 / 62 hooMa设计团-设计行业项目工单管理系统hooMa设计团设计项目管理系统快速入门手册-管理员篇 提升团队效率什么是hoooMaa设计团团？hooMaa设计团团是设计计团队的的项目管管理工具具。你可可以随时时在线开开通一个个专门用用于管理理自己的的设计项项目的网网络平台台，也可可以在公公司内部部的局域域网里自自己安装装搭建属属于自己己的项目目管理平平台。hooMaa设计团团能做什什么？被用户誉为为设计团团队的作作战指挥挥系统。管管理者可可以用它它给员工工安排工工作，随随时了解解业务进进度，掌掌控项目目结果，考考核团队队绩效。为什么选择择hoooMa设设计团？随着业务扩扩大，人人员增多多，项目目繁杂，团团队中开开始出现现配合不不给力，项项目进度度难掌控控，导致致每月花花大量时时间在琐琐碎的管管理事务务上，无无法集中中精力潜潜心创作作和拓展展业务。 hoooMa设设计团就就是为了了解决这这些问题题而研发发的。它它针对性性强，便便于实施施，简单单易用。只只需很少少的投入入就能在在自己的的局域网网上实现现网络化化管理，让让日常工工作条理理更清晰晰。有效效帮助管管理者从从繁琐的的日程中解解脱出来来，集中中更多精精力进行行业务拓拓展和经经营决策策。谁在用hoooMaa设计团团？建筑设计公公司、装装饰设计计公司、展展示设计计公司、平平面设计计公司、广广告制作作公司、陈陈列道具具制作公公司、影影视制作作公司、工工业产品品设计公公司、动动漫创作作团队、摄摄影工作作室、企企业的设设计研发发部门、画画廊等。官方网站：免费下载：在线试用：在线演示：目录一、安装和和访问5二、功能概概览8三、为用户户开通帐帐号91.为员工工开通账账号92.为客户户开通账账号11四、项目管管理131.创建项项目132.项目送送审. 1143.审批项项目154.暂停/重启项项目. 1185.项目结结算196.利用项项目动态态来跟进进项目执执行情况况227.利用子子项目管管理复杂杂的项目目248.管理客客户信息息269.查看项项目汇总总信息2710.项目目列表的的排列形式式. 29912.项目目列表的的分类方方式33113.根据据客户名名和关键键词筛选选项目. 34五、日程管管理351.利用日日程管理理来制定定工作计计划352.同事之之间利用用日程管理理来安排排工作373.利用日日程管理理来记账账39六、公共文文档. 40七、小技巧巧411.如何发发通知/给指定定的人发发通知. 4112授权给员员工发通通知. 433.如何创创建奖罚罚单. 4444.如何关关注项目目. 455八、数据备备份和服服务器控控制. 4661.数据备备份.4662.服务器器控制48九、常见问问题49【附表】用用户权限限表52一、安装和和访问1、安装请到hoooMa官官方网站站下载最最新版的的hoooMa设设计团软软件。下载地址：如果你用一一台普通通PC安安装，可可以下载载自动搭搭建版，如如下图。下下载好以以后只要要双击解解压后的的文件就就可以自自动安装装。安装装过程中中要选择择一下安安装在CC盘还是是D盘。2、访问hooMaa设计团团软件只只需要安安装在一一台电脑脑上作为为服务器器。局域网上其其他电脑脑登录时时，只要要在浏览览器地址址栏中输输入安装装了软件件的电脑脑的IPP地址就就可以访访问！不不需要每每台电脑脑都安装装软件。服服务器的的IP地地址要设设置成固固定的，以以便于大大家记住住和使用用。如果觉得IIP地址址不便于于记忆，可可以设置置电脑的的机器名名，用机机器名访访问也可可以。二、功能概概览我们认为设设计公司司的每人人每天的的工作无无外乎可可分为两两大类：一种是客户户委托的的订单（项目），还有一种是日常琐事（日程）。hooMaa设计团团可以迅迅速搭建建一个公公司集体体使用的的网站，用用来管理理项目和和日常日日程，提提高团队队的整体体工作效效率。只需要一台台普通的的PC机机就可以以作为服服务器安安装hoooMaa设计团团，搭建建属于自自己的项项目管理理平台。员工的电脑脑不需要要安装任任何软件件，只要要用网络络浏览器器访问平平台即可可。地址址就是安安装了hhooMMa设计计团软件件的那台台电脑的的IP地地址。如果对自己己搭建和和维护一一台服务务器感到到麻烦的的话，可可以使用用我们提提供的在在线版hhooMMa设计计团。只只要用邮邮箱注册册开通一一下就可可以使用用。详见见：三.为用户户开通账账号1.为员工工开通账账号进入管理中中心，单单击【新新增用户户】按钮钮，为员员工开通通账号。在弹出的对对话框里里输入员员工的用用户名和和密码等等信息，保存并激活后，员工就可以登陆了。员工用户权权限参考考：系统管理员员权限 (5级级权限)最最高权限限；经理权限 (4级级权限)审审批自己己管理的的项目、发发布项目目、生成成合同、管管理自己己负责的的合同；资深员工权权限 (3级权权限)可可查看所所有项目目、可就就所有项项目发表表回复、组组建项目目小组、分分配任务务、评价价任务；员工权限 (2级级权限)可可独立承承接项目目、可查查看自己己负责的的项目、仅仅对自己己负责的的项目可可回复、可可组建项项目组、可可就自己己负责的的项目分分配任务务；实习生权限限 (11级权限限)不不能独立立承接项项目、可可加入项项目小组组、可查查看和回回复自己己担任组组员的项项目、可可以提交交任务、可可通过完完成任务务获得积积分。2、为客户户开通帐帐号 除了为员员工开通通帐号，还还可以为为客户开开通帐号号。客户户登陆系系统只能能看到与与自己有有关的项项目信息息。便于于客户在在线委托托下单，还还可以让让客户通通过平台台跟踪项项目进度度，提出修修改建议议。进入【客户户信息】，在客户户名单中中找到需需要增加加联系人人的客户户，再点点击【新增用用户】按钮。 在弹出的对对话框里里输入客客户的用用户名和和密码等等信息，点点击开通通。激活活后客户户就可以以登陆了了。 客户用户权权限参考考：客户负责人人 (55级权限限)可可以开通通客户代代表权限限的用户户、可查查看和管管理本公公司全部部项目、可可管理本本公司合合同、可可发布新新项目；客户代表 (4级级权限)可可发布新新项目、可可查看和和管理自自己负责责的项目目、可修修改自己己的身份份信息。四.项目管管理）创建项项目点击首页【创建项项目】。进入创建项项目页面面，输入入项目信信息。注：在项目目分类里里填入新新的客户户名，即即可创建建并保存存该客户户。如果果需要自自定义项项目编号号，可在在系统设设置/项项目设置置中修改改。2）项目送送审项目完成之之后，点点击【项项目送审审】。项项目经理理就能在在审批中中心看到到并审批批。3）审批项项目进入【审批批中心】，在待审批项目中，打开需要审批的项目。打开需要审审批的项项目，点点击【审审批】按按钮，对对项目进进行评价价并确认认积分。审批后的项项目会从从“未完完成项目目”列表表进入“已已完成项项目”列列表。小技巧：点点击项目目上方的的：创建建/送审审/审批批 按钮钮，可以以查看该该项目的的创建人人和创建建时间/送审人人和送审审时间/审批人人和审批批时间。也可以在这一区域内：撤销送审/撤销审批。4）暂停/重启项项目如果想要停停止项目目，只需需打开项项目，点点击右上上角的暂暂停图标标。暂停停的项目目会自动动进入：已暂停停项目列列表。在已暂停项项目列表表中，可可以对项项目进行行重启或或者彻底底删除。或者打开已已暂停项项目，点点击右上上角的重重启按钮钮，也可可以恢复复项目。重启后的项项目自动动进入：未完成成项目列列表。如果该项目目是在审审批之后后被暂停停，重启启之后会会进入：已完成成的项目目列表。5）项目结结算结算单个项项目时，直直接打开开项目，点点击【创创建合同同结算单单】按钮钮。如果在创建建合同结结算单之之前，填填写过项项目收入入，该收收入会自自动进入入合同结结算单。填写金额，保保存合同同结算单单。同时为一个个客户的的多个项项目进行行结算时时，先在在已完成成项目中中按客户户进行排排列，选定需需要结算算的项目目，再点点击【核核定价格】按按钮，生生成合同同结算单单。小技巧：在在项目中中，不但但可以创创建合同同结算单单，还可可以上传传合同附附件。6）利用项项目动态态来跟进进项目执执行情况况点击项目列列表中时时钟图标标，进入入“项目动动态表”。或者直接打打开项目目，点击击：时间间计划，进进入“项目动动态表”。在项目动态态表中查查看任务务分配情情况。还可以切换换到项目目动态表表大图，查查看员工工们填写的的任务进进展。7）利用子子项目管管理复杂杂的项目目点击项目编编号前的的子项目目按钮，即即可创建建子项目目。子项目会以以树形结结构排列列在父项项目之下下。打开父项目目，左侧侧将显示示其子项项目。同同样，打打开子项项目，也也会在清清单左侧侧其显示示所属的的父项目目。8）管理客客户信息息点击进入【客户信息息】。在客户列表表中，可可以为客客户增加加联系人人、创建建分类、邀邀请其他他项目经经理关注注该项目目、查看看客户项项目数量量和项目目合同总总金额。9）查看项项目汇总总信息进入管理理中心/合同结结算单，可可以看到到所有客客户的项项目结算算单。进入管理中中心/财务管管理，可可看到工工资信息息、发票票信息、支收管理、费用管理和应收账款。10）项目目列表排排列形式式在项目列表表中，项项目可以以以两种种形式进行行排列：列列表形式式和读图图形式。排列形式为为：列表表。点击【列表表】：项目将将以列表表形式排排列。如如下图：排列形式为为：读图图。点击【读图图】：项目目会以图片片形式排排列。显示的图片片一般为为项目缩缩略图，未未上传缩缩略图的的项目，则则显示留留言中最最近上传传的一张张图片。点击图片，就就可打开开对应的的项目。11）项目目列表的的分类方方式首页显示的的项目，是是根据创创建时间间排序，分分为：本本月、上上月、更更早 三三个时间间段，显显示未完完成的项项目。进入到项目目中心，根根据项目目进度，又又可分为为：未完完成项目目/已完完成项目目/已暂暂停项目目。在项目进度度下，又又可以按按月份/客户/合同/开票进进行项目目分类。例如：把全全部项目目按照月月份分类类，如下下图。点击月份，可可展开该该月全部部项目。例如：按客客户名排排列。点击：全部部项目/按客户户，进入入客户目目录，查查看某一一客户的的全部订订单（包包括未完完成和已已完成），。点击该客户户名，即即可查看看全部订订单。如果客户比比较多，在在客户目目录中查查找比较较麻烦，可可以通过过：切换换客户，或直接接输入客客户名，迅迅速找到到需要的的客户。12）根据据客户名名和关键键词筛选选项目随着时间的的推移，客户和项目会不断增加，想要搜索以前的客户或者项目时，就可以用到：关键词筛选 这一功能。输入关键词词进行搜搜索，可可以输入入建立时时间/项项目名/项目负负责人名名，来进进行项目目的搜索索。例如，输入入“20114011”，即可可筛选出出所有220144年1月月创建的的项目。例如，输入入“海报”，即可可筛选出出项目名名中包含含“海报”二字的的项目。例如，输入入“小李”，即可可筛选出出小李作作为项目目经理的的所有项项目。“关键词筛筛选”这一功功能可以以搜索到到所有项项目，特特别是能能快速搜搜索以前前的项目目。当您需要查查看一些些资料时时，可以以随时调调出，就像一一个灵活活的“知识库库”。新员工进入入公司，也可以通过调看过去的项目，从中了解到客户们喜好、要求；公司的设计理念、设计方向。而且随着时时间的流流逝，有有些客户户和项目目已经模模糊，也也可以通通过这样样一个“知识库库”，随时时查看以以前的项项目。五、日程管管理）利用日日程管理理来制定定工作计计划制定今明后后三天的的计划，直直接在首首页填写写。还可以通过过更改日日程的时时间，改改变日程程排列顺顺序。例如，将某某一日程程时间调调整为：08-00，该该日程自自动排列列到8点点之前的的日程的的前面。制定周计划划或者月月计划、年年计划时时，打开开主菜单单中：日日程，进进入日历历页面，双双击日期期格填写写工作计计划。管理员也可可以通过过：团队日日程，查查看所有有员工的的日程。）同事之之间利用用日程管理理来安排排工作点击日程中中的分享享图标，进进入分享享页面，再再选择需需要分享享的同事事即可。分享后的日日程会写写入到同同事的日日程表里里。同事事们还可可以就这这条日程程发表回回复。日程收到回回复后，会在首页出现提示。3）利用日日程管理理来记账账在记录日程程时可以以加一些些特殊的的关键词词，以便便于日后后搜索查查询。例如：在利利用日程记日日常现金金账时，可可以在金金额前一一打一个个“￥”符号。今后只要在在搜索栏栏里输入入“￥”搜索，就就能把所所有的流流水账列列出了。小技巧：利利用日程程中的关关键词进进行搜索索，可以以查找到到以前记记录的日日程。六、公共文文档公共文档是是系统上上的文档档分享平平台,在在这里,您可以以上传并并和其他用用户分享享自己手手中的文文档，也可以以查看和和下载其其他用户户上传的文文档。还可以以关注某某一文档档。进入【公共共文档】页页面，点点击【新新增文档档】，填填写所属属分类和和文档名名称之后后，就创创建了新新的文档档。注：在文档档所属分分类里填填入新的的分类名名，即可可创建并并保存该该分类。打开文档，可以发表留言以及上传文件。也可以对已有的文档进行下载。七、小技巧巧1）如何发发通知/给指定定的人发发通知进入个人中中心/通通知/发发通知。在通知页面面选择发发公告，或或者仅仅仅通知部部门或者者某个人人。员工收到通通知就会会在首页页出现提提示，点点击【签签收】之之后才能能在首页页消失。2）授权给给员工发发通知一般情况下下，只有有4级和和5级权权限才能能发通知知/公告，但但也可以以通过授授权让权权限较低低的员工工也可以以发通知知/公告告。进入：管理理中心/用户管管理，进进入用户户信息编编辑页面面，授权权给员工工发通知知。被授权的员员工也可可以发通通知/公公告。3）如何创创建奖罚罚单4）如何关关注/取取消关注注项目点击项目前前端：星星形图标标，即可可关注/取消关关注该项项目。还可以查到到所有：我关注注的项目目八、数据备备份和恢恢复1）数据备备份对于服务器器的日常常维护与与管理，定定期备份份是一项项必不可可少十分分重要的的基本工工作。备份其实很很简单，需需要备份份的也只只有如下下两个地方方：备份数据据库    位置：C:/ hhoommasttudiio / MyySQLL-5.0.883 / daata / hhoommasttudiio如图图所示，MMySQQL里面面的数据据库是需需要经常常备份的的，最好好每天工工作结束束的时候候都能备备份一下下。一旦旦遇到数数据损毁毁，损失失也是只只是几个个小时的的数据。根据上面列出的数据库地址找到数据库，压缩一下保存出来就可以了。默认的数据库名字是hoomastudio。最后，最好给备份的文件包的名字前面加一个日期，以便于管理。备份上传传文件  位置：C:/ hhoommasttudiio /htddocss / uplloadd 除了了数据库库需要备备份，另另一个就就是上传传的文件件了。所所有上传传文件都都在系统统目录的的uplloadd子目录录内。所所以只要要定期备备份一下下这个目目录就可可以了。另另外，这这个目录录的文件件比较大大，也不不会像数数据库那那样频繁繁的变化化，所以以不需要要每天备备份，可以每每周备份份一次。备备份的时时候也只只是压缩缩一个文文件包，然然后复制制保存即即可。同同样注意意标明日日期，便便于管理理。2）服务器器控制服务器控制制面板在在hooomasstuddio文文件夹中中，如下下图：双击进入控控制面板板，只要要在控制制面板的的输入光光标处输输入编号号然后回回车就会会执行相相应的服服务器操操作。例如：要重重启服务务器，只只需要输输入“223”，然然后回车车即可重重启服务务；要卸载软件件，只需需要输入入“333 ” ，然后后回车即即可执行行卸载操操作。功能编号如如下：62 / 6220 - 启动服服务器21 - 启动AApacche服服务22 - 启动MMySQQL数据据库23 - Apaachee重启30 - 关闭服服务器31 - 关闭AApacche服服务32 - 关闭MMySQQL数据据库33 - 强行终终止进程程并卸载载九、常见问问题Q: 在wwin77系统下下安装时时提示880端口口已被使使用，导导致安装装无法进进行，该该如何解解决？A: 可以以关闭一一些可能能导致占占用800服务端端口的软软件，例例如：IIIS, Skkypee等。在在winn7中还还有一种种可能是是操作权权限不够够导致的的，如下下图所示示，在控控制面板板中设置置一下即即可。 Q: 我把把hoooMa设设计团安安装在了了公司内内部的局局域网上上，是否否可以在在公司外外面通过过外网使使用？A: 可以以。首先你要申申请一个个域名，其其次你要要在你的的局域网网路由器器上设置置一下“花花生壳”动动态解析析。在配配置过程程中你需需要用到到花生壳壳的官方方网站申申请的花花生壳用用户账号号。关于于通过花花生壳实实现外网网访问参参见花生生壳网站站。 Q: 在不不登陆自自己公司司的hoooMaa设计团团的情况况下如何何让电脑脑在右下下角弹出出提醒信信息？A: 可以以实现。点点击系统统顶部菜菜单的RRSS订订阅图标标，参见见里面的的指导教教程操作作即可。 Q: 公司司里员工工都是苹苹果机，苹苹果系统统里可以以使用hhooMMa设计计团吗？A: 可以以。hooMaa设计团团本身是是跨平台台的，不不管用户户使用的的是PCC机还是是苹果机机，甚至至是手机机或PAAD平板板电脑，都都可以直直接访问问装有hhooMMa设计计团的服服务器。只只要能上上网的设设备都可可以用。 对于服务务器电脑脑的来说说也一样样是跨平平台的。你你既可以以使用一一台苹果果机当服服务器，也也可以用用PC机机当服务务器。但但苹果机机需要自自己分别别下载和和搭建pphp,MySSQL,Apaachee服务器器环境。PPC机就就比较简简单了可可以直接接使用我我们提供供的自动动搭建版版进行安安装。  附表用户权权限表权限1级实习生2级员工3级资深员工4级经理5级管理员加入项目小小组查看和回复复自己担担任组员员的项目目提交任务通过完成任任务获得得积分独立承接项项目查看自己负负责的项项目对自己负责责的项目目发表回回复就自己负责责的项目目创建项项目小组组就自己负责责的项目目分配任任务查看所有项项目对所有的项项目发表表回复创建项目小小组、分分配和评评价任务务创建项目审批自己管管理的项项目管理自己负负责的合合同结算算单审批所有项项目管理用户信信息管理客户信信息管理所有的的合同结结算清单单