行政事业部事务工作流程43795.docx

行政事业部事务工作流程一、              办办公用品品领用 1、领用人人根据有有关办公公用品清清单及实实际需要要（见附附表1），向向本部门门兼职内内勤提出出申请，由由内勤统统一向行行政部签签字领取取。2、办公用用品采购购原则上上由各部部门向行行政部提提出申请请后统一一采购，特特殊物品品采购由由部门领领导及主主管副总总签字同同意后另另行购买买。3、办公用用品费用用每月摊摊销一次次，如费费用超出出预算，由由财务部部通知行行政部暂暂停向该该部门发发放办公公用品，并并在下一一期预算算中扣除除超出部部分。4、员工离离职时，应应认真清清点办公公用品，到到行政部部填写交交接清单单并签字字。5、公司办办公用品品每月11日、一一五日发发放2次次，其余余时间如如急需领领取办公公用品须须部门经经理签字字确认。  二、              印印签管理理1、公司印印章刻制制均须报报总裁批批准，由由行政部部凭公司司介绍信信统一到到公安机机关办理理刻制手手续。 2、下属企企业和部部门根据据实际需需要申请请刻制内内部或对对外用章章，但须须经总裁裁批准。 3、各部门门印章由由各部门门指定专专人负责责保管；印章使使用及保保管须有有记录，不不能委托托他人代代管。4、用印人人填写用用印登记记簿，注注明用印印事由、数数量、申申请人、批批准人、用用印日期期。5、经分管管副总裁裁在该表表上签批批后方可可盖印。  三、              复复印1、公司所所有复印印文档工工作原则则上由行行政部统统一负责责，未经经行政部部确认，各各部门不不得私自自拿到公公司外复复印。2、复印操操作人应应自觉在在行政部部复印管管理台帐帐上登记记。3、复印用用纸、用用墨费用用根据实实际用量量每月随随办公用用品摊销销，复印印机维修修费用根根据比例例每季度度摊销。4、如行政政部发现现复印操操作人未未填写复复印数量量或数量量不符，除除责成其其重新填填写外，将将限制该该部门使使用复印印机,直直至落实实责任及及相关处处罚。5、任何人人不得利利用公司司机器复复印与工工作无关关文件，行行政部一一经发现现，有权权根据公公司有关关规章制制度,通通知人事事部进行行处罚。 四、              传传真收发发 1、公司与与外界联联系需对对方发送送传真时时，尽量量要求对对方注明明本公司司具体收收件人，以以便行政政部及时时分发。2、行政部部收到传传真后，在在传真接接收台帐帐上登记记，并负负责通知知收件人人及时领领取及签签字确认认。3、行政部部每月或或每季度度根据传传真使用用比例摊摊销费用用至各部部门。  五、              信信件收发发 1、         公司司所有收收发管理理工作均均由行政政部统一一负责。收收发业务务范围包包括：文文件、邮邮件、报报刊、挂挂号、电电报的发发送、登登记，以以及特殊殊文件资资料的递递送。 2、         收发发人员须须根据相相关文件件资料填填写收件件登记簿簿、发文文登记。3、         收到到信件资资料由行行政部负负责通知知收件人人及时领领取。 4、         对贵贵重物品品、汇款款、邮包包，要进进行专门门登记，并并及时通通知个人人签字领领取。5、         对投投递错误误的邮件件，应及及时退回回或设法法转移。 六、              名名片管理理 1、         公司司名片格格式统一一化，由由公司行行政部依依据企业业形象规规划并联联系印刷刷业务。 2、         印制制名片申申请者填填写名片片印刷申申请单，经经部门领领导签字字后交由由行政部部负责印印制。 3、         名片片印制前前需确认认名片职职务、职职称、部部门是否否相符，姓姓名、联联系办法法等需确确认无误误。 4、         公务务、客户户名片须须在公司司内作为为共享资资源。 5、         自确确认名片片内容起起，一周周内到行行政部领领取。6、         名片片印制费费用每季季度摊销销一次。 七、              公公司设备备申请流流程 为加强我公公司固定定资产管管理，规规范管理理工作程程序，提提高资产产的使用用效率，杜杜绝浪费费；参照照行政政事业单单位国有有资产管管理办法法（国国管财字字【20000】332号）规规定，结结合我公公司实际际情况，特特制定我我公司设设备申请请流程：（一）原则则：讲究计划性性和成本本效益，以以物质资资源供给给的有序序性，保保证公司司职能的的按计划划完成：1.     配发发过程中中，是否否供应，供供应多少少，要以以客观需需要为依依据，而而不是单单纯的级级别；2.     要考考虑实际际可能的的收益（对对工作的的推动），而而不是不不计工本本，不问问效果，一一定要保保证重点点，分清清缓急，把把有限的的资源用用在“刀刃”上；3.     要使使库存保保持合理理的限度度（基本本上无闲闲置的资资产），注注意提高高资金的的有效利利用率。（二）、具具体流程程:1各部门门根据各各自工作作的实际际情况和和预算计计划，提提出切实实可行的的申请要要求（内内容具体体翔实、理理由充分分），经经部门经经理和分分管副总总签字同同意后，抄抄送给行行政部。2行政部部根据各各部门现现有的设设备资产产情况对对申请进进行核实实，并对对各部门门要求从从真正的的客观需需求出发发，遵循循设备申申请原则则，提出出解决建建议和意意见（调调拨或购购买）。3如果采采取“调拨”程序，行行政部将将调拨计计划上报报行政部部主管副副总签字字确认后后实施；4如果采采取“购买”程序，行行政部将将参照“江苏×大××××软件股股份有限限公司财财务审批批流程暂暂行规定定”（苏股股财字02第0003号）有有关规定定具体执执行。5采购由由行政部部统一申申请费用用、组织织购买、费费用摊销销，过程程遵循“价廉物物美”的原则则，在满满足各部部门需求求的基础础上，注注意设备备的性能能价格比比，多压压价比价价、厉行行节约。设设备采购购结束后后统一由由行政部部和市场场部组织织验收核核查；固固定资产产登记后后，由各各部门登登记领用用，责任任到人。6所有资资产在使使用者离离开公司司或调离离本部门门时应收收归行政政部仓库库，并在在部门设设备管理理员处登登记。 八、               午餐饭饭票 1.员工到到职，由由本部门门内勤根根据其到到职日期期向行政政部领取取饭票。2.每月330331日，各各部门内内勤根据据本部门门正式员员工实际际人数领领取下月月饭票。3. 每月月122日，由由各部门门内勤统统计本部部门上月月饭票退退票情况况并向行行政部提提供详细细名单。如如遇周末末，顺延延两天。行行政部不不接受个个人零星星领取及及退票。4.     如出出现帐款款不齐或或错漏，由由各部门门内勤负负责。客客饭餐券券的领用用需填写写客饭领领用申请请单，并并由部门门经理签签字确认认。5.非正式式员工（实实习生等等）领用用饭票由由本人全全额付款款，研究究生按正正式员工工标准领领用饭票票。 九、              订订餐、订订票、订订房申请请流程 为方便公司司全体员员工，体体现行政政部的服服务性。现现将有关关订餐、订订票、订订房的申申请流程程汇总如如下：1、                 各部部门根据据各部门门的实际际需要，提提出订餐餐、订票票、订房房申请，并并填写相相应的申申请表（内内容具体体详实），部部门经理理签字确确认。2、                 各部部门在订订餐、订订票、订订房之前前，先行行申请好好费用，交交予行政政部代办办，在行行政部办办好后立立即将现现金或支支票交与与行政部部结款。3、                 各部部门承担担在订餐餐、订票票、订房房时过程程中由于于自身失失误带来来的风险险，例如如承担退退票费、退退房费等等。4、                 费用用超过5500元元以上，申申请需要要其部门门主管副副总签字字确认。5、                 订餐餐、订票票、订房房工作需需一定的的提前量量（订票票一般提提前23天知知会行政政部，订订餐、订订房一般般提前112天天）。6、                 各部部门申请请不得提提高出实实际需要要的要求求。 十、 礼礼 品 1、礼品由由行政部部负责根根据不同同档次选选择订购购，选择择原则为为高雅、大大方、实实用,能能体现公公司形象象。2、各部门门根据礼礼品清单单（见附附表2）领领用公司司礼品，需需向本部部门经理理提出申申请，填填写礼品品领用单单，签字字确认费费用来源源。3、各级部部门经理理(必要要时由总总裁或分分管行政政副总)签字后后到行政政部领取取礼品。4、礼品费费用每季季度摊销销一次，如如费用超超出预算算，由财财务部通通知行政政部暂停停向该部部门发放放礼品，并并在下一一期预算算中扣除除超出部部分。 十一、 宣宣传品 1、公司宣宣传品包包括手提提袋（长长、短）、宣宣传彩页页、公司司简介和和产品说说明书等等。2、领用宣宣传品在在5份以以下的，由由领用人人在行政政部宣传传用品领领用台帐帐上登记记。3、领用宣宣传品在在5份以以上的，需需填写宣宣传用品品领用申申请单，由由部门经经理签字字确认后后，在宣宣传用品品领用台台帐上登登记后领领用。4、宣传品品费用初初步拟订订每季度度摊销一一次，如如费用超超出预算算，由财财务部通通知行政政部暂停停向该部部门发放放宣传品品，并在在下一期期预算中中扣除超超出部分分。5、如行政政部发现现其未填填写或领领用数目目超过填填写数目目，行政政部除责责成其重重新填写写外，并并向其部部门经理理投诉及及进行相相关处罚罚。 十二、 会会议管理理 1.     公司司行政部部统一管管理会议议制度，所所有会议议均须及及时通知知行政部部,便于于安排和和登记备备案。如如有必要要由行政政部发出出会议通通知确认认。2.     会议议承办人人需提交交会议时时间、会会议地点点、所需需准备等等（见附附表3），便便于行政政部配合合工作。会会前由行行政部派派人做好好会场布布置及设设备调试试。3.     除其其他部门门主办的的会议资资料各自自存档外外，会议议资料由由行政部部整理、立立卷、存存档。 4.     会议议结束后后由行政政部派人人清理会会场，查查收设备备。5.     会议议室使用用费用按按部门使使用比例例每季度度摊销一一次。  十三、 车车辆管理理 1、  公公司现有有车辆主主要供公公司重要要活动及及主要业业务活动动使用，公公司人员员如要用用车，请请遵循以以下管理理条例：2、  公公司车辆辆由行政政部门负负责管理理，分别别按车号号设册登登记管理理。3、  公公司车辆辆的使用用实行“派车单单”制度。员员工应认认真填写写“派车单单”，交由由所在部部门一级级部门经经理签字字。若有有预计用用车需要要，应提提前23天向向行政部部门提交交“派车车单”申申请。4、  “派车单单”经行政政部汇总总后，由由行政部部经理负负责车辆辆统一调调度。5、  车车辆使用用完毕，使使用人员员、驾驶驶人员须须填写“车辆使使用实际际情况记记录单”，交行行政部备备案。6、  行行政部门门每月将将耗油量量及行驶驶旅程记记录签报报分管副副总查核核一次，以以防浪费费，如超超过耗油油标准时时（指不不正常）应应送请调调整修理理。7、  公公司车辆辆内部使使用费用用如下: 市内用车车：普通通轿车里里程费11.5元元/公里里；面包包车里程程费2元元/公里里。 等候候计费：等候时时间在半半小时内内，免计计费用，超超过半小小时部分分，按00.5元元/分钟钟计费。长途用车车：普通通轿车里里程费11.0元元/公里里；面包包车里程程费2元元/公里里。 直接接费用（如如汽油费费、过桥桥过路费费、停车车费等），由由各用车车部门自自理。各部门车车辆使用用费每季季度结算算，并由由部门经经理签字字确认后后交财务务部。   十四、设备备维修流流程 1报修人人员先将将报修信信息反馈馈给各部部门的设设备管理理员；2部门设设备管理理员初步步检查后后，填写写设备备报修单单（提提供设备备编号和和故障现现象），部部门经理理批准后后送交行行政部；3行政部部设备管管理员根根据编号号，联系系厂商，组组织及时时维修；4通过暂暂借、调调拨等方方式，将将暂时不不用的设设备给报报修者使使用；5机器设设备维修修完毕，行行政部登登记备案案，发还还给报修修者使用用；6涉及到到的维修修费用，由由各部门门承担。 十五、电子子屏使用用规范（一）原则则电子屏是公公司对内内对外的的信息传传递载体体。为更更好的使使用电子子屏，做做到使用用主体合合格，信信息确认认有效，发发布时间间合理等等，特制制定本使使用规范范。一、               使用主主体1、行政事事业部享享有电子子屏的操操作及管管理权。2、行政事事业部设设专人负负责电子子屏的使使用、维维护、修修理。3、电子屏屏责任人人的职责责包括：及时实实施公司司信息发发布，制制定信息息发布时时间表，制制定信息息更新计计划，电电子屏信信息发布布的汇总总整理，电电子屏日日常维护护，电子子屏故障障排除，电电子屏修修理配合合等。4、电子屏屏责任人人对行政政事业部部经理负负责。 二、               发布内内容1、电子屏屏的发布布内容分分为日常常型信息息和特别别型信息息。2、日常型型信息内内容包含含：公司司宣传介介绍、公公司新闻闻动态、业业内新闻闻动态。3、特别型型信息内内容包含含：各类类通知、各各类公告告、各类类贺词及及其他信信息。4、日常型型信息的的搜集整整理由行行政事业业部完成成。5、特别型型信息的的搜集整整理由行行政事业业部配合合消息相相关部门门完成。 三、               发布时时间1、电子屏屏的使用用时间为为每个工工作日的的上午88：300至下午午6：330（有有特殊情情况的除除外）。2、日常型型信息发发布时效效：公司司宣传介介绍每日日2小时时，分446时时段发布布；公司司新闻动动态每日日2小时时，分446时时段发布布；业内内新闻动动态每日日1小时时，分224时时段发布布。3、特别型型信息发发布时效效由信息息相关部部门会同同行政事事业部核核定：公公告的发发布时间间一般为为2个工工作日，每每日2小小时，分分4个时时段；通通知的发发布时间间一般为为1个工工作日，每每日2小小时，分分244个时段段；活动动贺词的的发布时时间一般般为活动动开始前前1小时时至后22小时。 四、               发布信信息确认认1、电子屏屏发布的的信息须须经有关关人员的的确认方方可发布布。2、日常型型信息由由行政事事业部经经理确认认。3、日常型型信息的的更新计计划由电电子屏责责任人拟拟定，报报行政事事业部经经理批准准。4、特别型型信息由由出处单单位的分分管副总总确认。5、特别型型信息发发布，须须由出处处单位填填写电子子屏信息息发布申申请表（见见附件），经经分管副副总确认认后交由由行政事事业部组组织发布布。      附表：行政政部工作作人员职职能划分分表 姓名房间号工作职能 405公司行政、办办公室、后后勤全面面协调管管理（含含车队管管理、大大楼办公公室使用用情况协协调等） 405公文流转、收收发传真真、办公公用品发发放、午午餐管理理、绿化化管理、饮饮用水管管理、订订餐、订订房、订订票等 405一楼接待文文秘、信信件收发发、办公公配合 405文印、传真真信件的的办公配配合 403印章管理、研研究生管管理、档档案管理理 403一楼接待文文秘、图图书室管管理 403固定资产管管理（含含设备申申购）、保保安保洁洁管理、各各种维修修服务 405宣传、文秘秘、宣传传品和礼礼品发放放、 405会议接待、培培训、活活动策划划（含工工会活动动）