档案管理及保密制度11541.docx

第六章 档案管理及保密制度第六章 档案管理及保密制度第一条： 总则1. 本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案由人才交流中心代管）。公司对档案实行集中管理。第二条： 档案管管理架构构1. 公司档案管管理由办办公室主主管，并并设有综综合档案案室。2. 综合档案室室由办公公室档案案管理员员负责管管理，各各部门设设兼职档档案管理理员。3. 综合档案室室负责公公司全部部重要档档案原件件的管理理。各部部门由兼兼职档案案管员负负责档案案的收集集、整理理和移交交工作。第三条： 档案分分类：1. 文书类档案案1） 政府部门各各类文件件 2） 公司对外、对对内各类类正式发发文3） 法律公文4） 项目文件2. 工程技术类类1） 开发档案2） 预算合同档档案3） 工程档案3. 财务类档案案4. 合同类档案案5. 公司各类证证照第四条： 归档工工作流程程1. 档案工作分分为八个个环节：收集 、整理理、鉴定定、保管管、编目目、检索索、统计计、利用用。2. 各部门以工工程项目目为单位位，按档档案分类类要求，在在第一时时间将文文件、证证照原件件整理后后，负责责移交至至公司综综合档案案室归档档。3. 各部门按要要求建立立档案，做做好档案案登记目目录，经经部门负负责人审审签后，及及时交送送公司综综合档案案室备查查，并依依据要求求将档案案原件移移交公司司综合档档案室。如如部门确确需留存存原件的的，应与与公司综综合档案案室办理理档案借借阅手续续。第五条： 归档要要求1. 归档文件必必须完整整齐全。2. 归档文件必必须按规规定分类类整理、编编目。（登登记目录录见附表表1）3. 档案编目1） 文书类档案案：年度度+（项目目）部门门+案卷号号如：20004/市场/00012） 工程类档案案：年度度+工程项项目+档案分分类+案卷号号 如：20004/回龙观观/工程/00013） 财务类档案案：会计计年度设设置4） 合同类档案案：部门门（项目目）+合同类类型+年份+案卷号号4. 归档文件不不能用铅铅笔、圆圆珠笔、彩彩笔和蓝蓝色复印印纸书写写。热敏敏纸类的的传真件件、复印印件均不不能归档档。5. 音像档案要要求:磁带、录录像带、光光盘要原原版；计计算机软软盘、光光盘要可可运行。1） 照片、底片片要求清清晰完整整，并附附有说明明文字材材料，包包括事件件、时间间、人物物、背景景、摄影影者五要要素。2） 录音带、录录像带、计计算机软软件应在在盒套贴贴有标签签注明：题目（内内容）、制制作日期期、制作作人、盘盘数、序序号等。第六条： 档案借借阅、移移交1. 公司档案室室档案原原则上不不外借其其他单位位，如确确需外借借，需经经公司主主管副总总批准。2. 借阅档案、证证照一律律办理借借阅手续续（档案案借阅单单见附表表3）。档档案需妥妥善保管管，不得得私自涂涂改、拆拆卷、复复印及转转借他人人。3. 各部门只能能借阅本本部门形形成档案案，若跨跨部门借借阅，须须经档案案主管部部门负责责人批准准 。4. 公司档案管管理人员员在调离离岗位、或或离职时时，由办办公室主主任负责责监督办办理档案案的交接接工作, 将档档案移交交表填写写清楚。（附附表4）第七条： 保管和和保密制制度1. 存放档案的的档案柜柜排放整整齐；采采用统一一的档案案盒，且且要求标标识明确确。2. 档案保管要要做到防防火、防防光、防防尘、防防盗、防防鼠、防防潮。3. 档案的保密密严格执执行档案案保密制制度，采采取相应应保管措措施。销销毁档案案要由专专人监销销，防止止泄密。4. 节假日期间间，档案案库房、档档案柜要要加封条条。第八条： 附则工程档案、财财务档案案管理制制度细则则由部门门另行制制定。附表1档 案 目 录档案编号文号文件标题责任人页数日期备注借 阅 档档 案 登 记 薄序号日期单位（部门）案卷或文件件题名用途批准人借阅人签字字归还日期备注附表4 档案移交接接收登记记簿 档案目录号号档案名称所属年度移交(接收收)日期移交(接收收)原因档案数量页数本数备注移交人(签签字): 接收人人(签字)