项目文档管理流程v2.042473.docx

文档管理流程深圳天音通通信有限限公司分销信息系系统 编写人员:AMTT咨询项项目组文档编码:天音/000011 文档版本:1.00Note: Titlee, SSubjjectt, LLastt Uppdatted Datte, Reffereencee Nuumbeer, andd Verrsioon aare marrkedd byy a Worrd BBookkmarrk sso tthatt thhey cann bee eaasilly rreprroduucedd inn thhe hheadder andd foooteer oof ddocuumennts. WWhenn yoou cchannge anyy off thhesee vaaluees, be carrefuul nnot to acccideentaallyy deelette tthe boookmaark. YYou cann maake boookmaarkss viisibble by sellecttingg Tooolss->OOptiionssViiew andd chheckkingg thhe BBookkmarrks opttionn inn thhe SShoww reegioon.批准人员:<深圳天音音项目经经理><AMT咨咨询项目目经理>>Note: To addd aaddiitioonall appproovall liiness, PPresss Tabb ffromm thhe llastt ceell in thee taablee abbovee.Note: You ccan delletee anny eelemmentts oof tthiss cooverr paage thaat yyou do nott neeed forr yoour doccumeent. FFor exaamplle, Coppy NNumbber is onlly rrequuireed iif tthiss iss a conntroolleed ddocuumennt aand youu neeed to traack eacch ccopyy thhat youu diistrribuute.文档控制修改记录日期编写人员版本备注审阅记录审阅人员审阅日期备注分发记录序号分发至备注1项目资料库库23456Note:Note: The ccopyy nuumbeers reffereenceed aabovve sshouuld be wriitteen iintoo thhe CCopyy Nuumbeer sspacce oon tthe covver of eacch ddisttribbuteed ccopyy. If thee doocummentt iss noot cconttrollledd, yyou cann deelette tthiss taablee annd tthe Coppy NNumbber labbel froom tthe covver pagge.按照项目文文档管理理流程的的要求，文文档接收收者请注注意：如果您收到到本文档档的电子子版，请请打印本本页并在在相应的的栏目中中签字。如果您收到到本文档档的原件件，请直直接在相相关栏目目中签字字。目录文档控制ii修改记录ii审阅记录ii分发记录ii文档概述4目的4适用范围4相关文档4项目资料库库5目的5资料库结构构及分类类5文档控制流流程7目的7流程说明7文档控制标标准9目的9软件标准9编写标准10命名标准12附录：项目目文档模模板12Note: To uppdatte tthe tabble of conntennts, puut tthe currsorr annywhheree inn thhe ttablle aand preess F99. Too chhangge tthe nummberr off leevells ddispplayyed, seelecct tthe mennu ooptiion Inssertt>Inndexx annd TTablles, maake surre tthe Tabble of Conntennts tabb iss acctivve, andd chhangge tthe Nummberr off Leevells tto aa neew vvaluue.文档名称：深圳市天音通信发展有限公司 分销业务管理信息系统咨询项目 投标资料_有关模板与附件文档概述目的本文档主要要明确所所有交付付成果及及其项目目文档的的管理流流程和标标准，并并将在深深圳天音音通信有有限公司司分销信信息系统统的全过过程中加加以运用用和控制制。适用范围Note: A briief desscriiptiion of thee sccopee off thhe ddocuumennt, forr exxampple:Note: *.Coonfiigurratiion Deffiniitioon, etcc.Note: * Apppliicabble to whaat pprojjectt phhasee(s)?Note: * Iss thhis doccumeent manndattoryy foor aall areeas & ppartticiipannts in thee prrojeect or jusst tto <<Connsulltannt> staaff?本文档就项项目文档档管理中中的以下下方面进进行明确确。· 项目资料库库· 文档控制流流程· 文档控制标标准· 文档发布流流程本文档管理理流程将将同时适适用于参参与实施施的AMMT实施施项目组组（包括括实施联联合体科科讯公司司实施组组及PTTC公司司技术支支持组等等）和深深圳天音音项目组组的所有有成员。相关文档Note: List anyy doocummentts tthatt shhoulld bbe rrefeerreed tto iin cconjjuncctioon wwithh reeadiing thiis ddocuumennt. Alll ddocuumennts shoouldd bee deefinned by theeir namme, doccumeent reffereencee, vverssionn (iif aapprroprriatte) andd daate (iff appproopriiatee). Coontrracttuall doocummentts sshouuld be reffereenceed aas aa miinimmum. IIf tthe lisst oof rrelaatedd doocummentts iis llongg, yyou mayy waant to reffer thiis ssecttionn too ann apppenndixx att thhe bbackk off thhe ddocuumennt.1. AMT项目目实施文文档标准准 项目资料库库目的按照本项目目的实施施范围和和总体策策略，将将建立集集中管理理的项目目资料库库，便于于各类实实施文档档的更新新、审阅阅、批准准和发布布管理。同同时将在在项目开开始的初初期，快快速建立立企业信信息门户户作为项项目组进进行沟通通和文档档发布的的交互平平台，本本文档中中确定的的资料库库分类及及其他相相关的流流程都将将作为此此信息平平台建立立的需求求标准之之一。 项目资料库库由以下下要素构构成：1. 主目录2. 目录3. 子目录4. 主页5. 标题资料库结构构及分类类主目录与与本实施施项目有有关的所所有文档档及其他他相关资资料将统统一存放放在“分销信信息系统统资料库库”主目录录内。目录根据据实施项项目的范范围和总总体策略略，将按按照各个个分项目目对目录录进行分分类：1-项目目管理文文档2-财务务管理系系统实施施文档3-人力力资源管管理系统统实施文文档4-项目目设计管管理系统统实施文文档5-项目目施工管管理系统统实施文文档6-办公公与企业业信息门门户系统统实施文文档7-集成成与技术术开发文文档子目录按按照AMMT实施施方法论论(AIIM)和和项目管管理方法法论(PPJM)，建立立以下分分类子目目录：项目管理理文档目目录下：1-总总体实施施计划及及管理标标准2-每周工工作计划划3-每每周项目目进度报报告4-变变更报告告5-问问题报告告6-风风险和争争议报告告7-阶阶段确认认报告8-备备忘录及及会议纪纪要9-质质量检查查和审计计报告10-文档发发布通知知11-文档模模板12-其他文文档及参参考资料料分别在财财务管理理系统、人人力资源源管理系系统、项项目设计计管理系系统、项项目施工工管理系系统和办办公及企企业信息息门户系系统目录录下：1-流流程重组组2-需需求报告告3-解解决方案案4-系系统设置置5-数数据转换换6-系系统测试试7-用用户培训训8-上上线运行行及维护护9-其其他集成与技技术开发发目录下下：主页以下下的文档档同时要要求以主主页的方方式存放放：总体实实施计划划及管理理标准每周工工作计划划每周项项目进度度报告阶段确确认报告告文档发发布通知知备忘录录及会议议纪要重大的的变更报报告、风风险报告告及问题题报告其他需需要跨项项目小组组或职能能部门协协调的报报告或文文档标题以下下的文档档同时要要求以标标题的方方式存放放：文档模模板质量检检查和审审计报告告主要的的培训教教材其他需需要发布布的参考考资料等等文档控制流流程目的本控制流程程明确项项目文档档的编写写、分发发和更新新流程，并并适用于于所有项项目文档档的编写写和收发发过程。Note: Speciify in thiis ssecttionn thhe ttitlles andd reespoonsiibillitiies of thee rooless, mmeettinggs, commmittteees oor rreviiew boaardss whhichh arre rrespponssiblle ffor doccumeent conntrool. Usse ttitlles succh aas PProjjectt Addminnisttrattor or orgganiizattionns ssuchh ass Chhangge CConttroll Booardd. In larrgerr prrojeectss, oorgaanizzatiionss wiithiin tthe proojecct mmay alsso bbe ddefiinedd, ssuchh ass teeam, grroupp orr suub-pprojjectt.流程说明1. 新新建项目目文档所有文档的的复核、审审批、更更新均需需遵照以以下的程程序和标标准。按按照AMMT实施施方法论论和项目目管理方方法论以以及项目目工作计计划和交交付成果果清单，采采用本项项目特定定的文档档模板创创建项目目文档，并并：· 分配文档的的版本号号和文档档编码，参参见文档档版本标标准和文文档编码码标准。· 在文档控制制的修改改记录栏栏记录文文档更新新的所有有记录。· 在审阅栏中中，将需需要审阅阅本文档档的人员员填列出出。· 在分发栏中中，将本本文档所所有的分分发对象象分别填填列，包包括项目目资料库库。· 创建文档目目录，目目录的显显示级别别为3层。· 创建文档概概述，表表明此文文档的阅阅读对象象、目的的以及工工作关联联等。· 编写实施文文档。2. 文文档复核核、修改改所有文档在在分发前前必须通通过项目目管理计计划中指指定人员员的复核核和审阅阅。本项项目中各各类文档档的审阅阅级别请请参见附附表，并并遵照以以下的流流程和标标准：· 由文档编写写人或项项目小组组组长按按照文档档审阅级级别填列列审阅人人。· 将文档分发发给相关关的审阅阅人，并并将拷贝贝件存放放在项目目资料库库。· 由审阅人审审阅后提提出意见见并书面面通知文文档编写写人或项项目小组组组长。若若需要，由由指定人人员对文文档进行行修改更更新。· 按照文档级级别，获获得最终终的审批批（审批批可以通通过会议议纪要或或电子邮邮件的方方式）但但电子审审批件需需要并会会同该文文档一并并保存于于项目资资料库。· 正式发布文文档，定定期通过过文档发发布通知知项目组组及所有有的相关关人员。··3. 对已已经批准准的文档档更新· 对所有的经经过最终终审批发发布的文文档需要要进行修修改的，必必须按照照项目管管理计划划中的变变更流程程进行方方能进行行文档的的修改和和更新，未未通过变变更报告告并获得得批准的的修改将将视为无无效。文档控制标标准目的文档控制标标准对以以下事项项进行明明确，在在创建、更更新和审审批项目目文档过过程中将将严格执执行统一一的文档档标准：l 文档软件标标准l 文档编码l 文档版本l 文档封面l 文档页眉页页脚l 文档字体l 文档命名标标准软件标准1. 文文档软件件标准建议项目文文档采用用统一的的MS OFFFICEE 20000版版本作为为编写工工具，对对于部分分技术文文献资料料需要采采用ACCROBBAT REAADERR 4.0以上上进行浏浏览，其其他相关关软件的的采用都都需要通通过项目目经理的的审定。以以下是常常用的文文档类型型及软件件列表： 文档类型建议采用的的软件文字类MS-OFFFICCE WWORDD 20000表格类MS-OFFFICCE EEXCEEL 220000培训演示类类MS-OFFFICCE PPOWEERPOOINTT 20000流程图类VISIOO 20000计划类MS PRROJEECT 20000/ 每周工工作计划划采用MMS-OOFFIICE WORRD 220000编写标准2. 文文档编码码文档编码是是所有项项目交付付成果及及实施文文档的唯唯一标识识，要求求按照以以下的格格式进行行编排：项目/PPPP/CCCC/NNNNN， 其中:PPP= 分类类名称缩缩写CCC= 功能能分类缩缩写NNNN= 顺序序4位数字字编号 按照AMTT实施方方法论和和项目管管理方法法论的要要求结合合地铁项项目文档档的分类类，各类类文档编编码参见见下表：文档对应目目录文档对应子子目录文档编码项目PPPCCCNNNN项目管理文文档总体实施计计划及管管理标准准分销PMSOP以00011为起始始号顺序序编排每周工作计计划WWP每周项目进进度报告告PPR变更报告CRF问题报告TSF风险和争议议报告RIF阶段确认报报告AC备忘录及会会议纪要要MM质量检查和和审计报报告QA文档发布通通知RN文档模板DT其他文档及及参考资资料REF分销系统实实施文档档流程重组ERPPI需求报告RD解决方案SD系统设置TA数据转换DC系统测试ST用户培训TR上线运行及及维护TM其他REF集成与技术术开发文文档系统安装及及维护TIDIM需求报告RD数据接口解解决方案案ISD客户化开发发方案CUX开发程序文文件PRG系统测试ST用户培训TR集成切换及及后期维维护TM其他REF3. 文文档版本本所有文档都都要以递递增的顺顺序号来来反映每每个版本本，当所所提交的的项目文文档经过过另一方方的确认认并做修修改时，主主版本号号进行递递增；如如果所提提交的项项目文档档只在实实施同一一方进行行审阅修修改时，主主版本号号不变，次次版本号号进行递递增。以以下为版版本控制制示例：版本版本说明1.0文档的起始始版本1.1文档经过内内部的修修改或审审阅2.0文档提交实实施另一一方审阅阅或修改改2.1在对方确认认后的再再次修改改4. 文文档封面面文档封面一一般由以以下内容容组成：主标题，包包括：l 分项项目名名称缩写写，参见见文档编编码表l 文档名称，参参见文档档命名标标准l 项目单位，统统一采用用“深圳天天音通信信有限公公司”l 项目名称 ，统一一采用“分销信信息系统统”l 文档说明，包包括：l 编写人员，统统一采用用“深圳天天音项目目组”、“AMTT咨询项项目组”、“科讯实实施小组组”和“PTCC技术支支持小组组”等l 编写日期，按按照文档档创建的的日期，一一般不做做修改l 更新日期，按按照文档档更新或或修改的的最新日日期l 文档编码，参参见文档档编码标标准l 文档版本，参参见文档档版本标标准审批记录：对需项项目经理理批准的的，应以以原件打打印并签签字后由由项目经经理保留留原件。5. 文文档页眉眉页脚所有文档应应保持统统一的版版式，其其中：l 页眉：左侧侧为深圳圳天音的的图标，右右侧为AAMT和和科讯公公司的图图标l 页脚：左侧侧为文档档名称，右右侧为分分页号6. 文文档字体体本项目文档档的标准准字体为为宋体五五号字（除除演示文文档和程程序文件件外）。命名标准7. 文文档命名名标准按照实施范范围和阶阶段性交交付文档档分类，所所有文档档将以如如下规则则进行文文件的命命名：Note: The eentrriess inn thhis tabble shoouldd bee exxpanndedd foor yyourr prrojeect. TThe doccumeent typpes lisstedd arre tthosse ffor proojecct mmanaagemmentt onnly.附录：项目目文档模模板以下文档作作为地铁铁实施项项目的标标准模板板：l 实施文档模模板l 演示文档模模板l 变更报告模模板l 产品问题报报告模板板l 风险争议报报告模板板l 会议纪要模模板l 阶段确认报报告模板板l 每周工作计计划模板板l 文档发布通通知模板板l 问题报告模模板l 项目备忘录录模板l 项目进度报报告模板板本文档在企业资源管理研究中心（AMT）文档控制范围之内，在得到许可后方可进行使用 15