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企业办公自动化解决方案目 录 第一章 前言和背景 4 §1.1 前言 4 §1.2 背景 5 第二章 现状分析p 5 第三章 系统设计目的与原那么 6 §3.1系统目的 6 §3.2系统设计原那么 6 §3.2.1开放性和互联性 6 §3.2.2适应性 7 §3.2.3先进性和成熟性 7 §3.2.4平安保密性 7 §3.2.5管理简便 7 §3.2.6可移植性 8 §3.2.7可维护性 8 §3.2.8可扩展性 8 第四章 系统规划 9 §4.1 系统规划 9 §4.1.1系统框架 9 §4.1.2 系统体系构造 10 §4.1.3系统环境 11 §4.1.4开发环境的特点 12 §4.2 系统功能 13 §4.2.1 公文管理 13 §4.2.2 个人办公 16 §4.2.3 日常办公 16 §4.2.4 辅助办公 17 §4.2.5 公共信息 17 §4.2.6业务辅助 18 §4.2.7系统设置 19 §4.2.8在线帮助 20 第五章 系统特点 20 §5.1系统设计特点 20 §5.2系统功能特点 21 §5.2.1强大的工作流 21 §5.2.2手写签名_及批示 22 §5.2.3印章管理 23 §5.2.4痕迹保存 24 §5.2.5即时提醒 24 §5.2.6支持协同工作和挪动办公 25 §5.2.7 平安机制 25 §5.2.8与关系型数据库的无逢连接 27 §5.2.9符合国际标准 27 第六章 工程施行与效劳 28 §6.1工程组织 28 §6.1.1 组织机构 28 §6.1.2 人员构成 28 §6.1.3 机构之间的接口关系 29 §6.2工程支持效劳 29 §6.2.1培训方案 29 §6.2.2支持方案 30 第七章 总结 32 §7.1公司介绍 32 §7.2海康产品介绍 33 第一章 前言和背景 §1.1 前言 随着现代信息技术的迅猛开展和普及，企业信息化建立成为获取竞争优势的最终选择。它为企业带来了积极变化。企业信息化就是企业利用现代信息技术，通过信息资的开发和利用，不断进步消费、经营、管理、决策的效率和程度，进而进步经营效益和竞争力的过程，其核心的是降低本钱和改善管理程度。企业通过信息化的建立，可以节约大量本钱，进步员工工作效率，标准企业的多层次全方位管理，在企业与外界之间，缩短交流的时间、丰富交流方式，并可协助维护企业与社会之间良好的关系，它为企业带来了积极变化。企业信息化建立应遵从经济原那么、因事制宜的原那么、全员参加原那么和指导推进原那么，这四项根本原那么。初始信息化建立可以引入企业办公自动化建立，因为传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力，使人们消耗了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作，手工处理的延时和过失，正是现代化管理中应该去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业，无疑是消费力开展的方向。OA对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，也顺应了技术开展的潮流，自然成为业界追求的目的。企业办公日益从过去的文秘型向自我效劳型转变。OA为用户提供的正是自我效劳的支持，这正说明了OA已成为一种潮流，一种趋势、一种更好的企业办公方式。并且对于企业的相关业务处理，可以通过软件技术手段相应实现，真正的实现企业办公和企业业务运营的信息化处理方式。办公自动化系统OA是对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，也顺应了技术开展的潮流，自然成为业界追求的目的。企业办公日益从过去的文秘型向自我效劳型转变。办公自动化系统OA为用户提供的正是自我效劳的支持，这正说明了办公自动化系统OA已成为一种潮流，一种趋势、一种更好的企业办公方式。并且对于企业的相关业务处理，可以通过软件技术手段相应实现，真正的实现企业办公和企业业务运营的信息化处理方式。§1.2 背景 乘老工业基地改造的东风，加速企业的信息化建立是当务之急，必需要推翻观念落后、环境恶劣和特殊利益阶层“三座大山”，实现体制、管理和技术改造的“三大革命”。“以信息化带开工业化，以工业化带动传统产业的变革”。这种以先进思维武装的改造方式对于东北的很多企业而言，都过于超前，但即便作为一次观念更新运动，所产生的价值也是难以估量的。可以相信，在一股强大力量的推进下，东北的企业一定会展现出蓬勃的朝气。对于企业进展信息化建立如今存在以下困难，这是我们在进展信息化建立过程中需要注意的。l 观念的更新：多数企业，仍停留在旧有的管理及销售形式中，没感觉到信息技术所带来成效。因此这要求企业对于信息化带动消费力的观念需要进展充分的认识，这样才能坚决进展企业信息化建立的决心。l 信息化决心的贯彻：假如要进展企业信息化建立，企业内部制度必须执行彻底，不要认为建了一个信息管理系统，或者建立一个企业网站就算已实现企业信息化了，这种认识会制约企业信息化的安康开展。l 企业信息化的形式与需求要严密结合：企业在决定信息化的时候要先决定需要哪方面的效劳，切合实际的分步进展信息化建立，信息化的作用是企业一个辅助工具，只有懂得使用的人才可以发现它的价值。l 企业信息化管理的成分远远大于技术成分：企业信息化不仅是软件，硬件，系统集成的简单加合，企业信息化必须与企业现有的流程相结合的。结合以上所提出的现今企业信息化建立的要点，建议企业进展信息化建立 应遵从经济原那么、因事制宜的原那么、全员参加原那么、指导推进原那么、国项根本原那么。第二章 现状分析p 传统的办公方式使人们消耗了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作，手工处理的延时和过失，正是现代化管理中应该去除的弊端。办公自动化系统OA对传统办公方式的变革，适应了人们的普遍需求，也顺应了技术开展的潮流。归纳而言，办公自动化主要为企业解决以下三点问题：l 办公自动化系统OA对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要。办公自动化系统OA所搜集、处理、分析p 的对象正是“信息”。推行OA可以改善经营管理手段，进步管理程度，增强企业竞争力。l 推行办公自动化系统OA，能给企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。企业经营和管理方式存在不标准、不严谨，人为因素太多，变化不定的缺点，推行办公自动化系统OA，不仅是管理手段的改善，更重要的是带来管理思想的进步。l 企业办公日益从过去的文秘型向自我效劳型转变。OA为用户提供的正是自我效劳的支持，这正说明了办公自动化系统OA已成为一种潮流，一种趋势、一种更好的企业办公方式。第三章 系统设计目的与原那么 §3.1系统目的 海康办公自动化系统OA的建立目的是：以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，采用成熟和开放的软件产品，最终建成一个覆盖整个企业的信息资与信息集成系统，实现有效资的共享、信息的及时沟通与办公流程运转的自动化。通过开展此项工程，不断改良现有的工作环境和条件，进一步进步部门工作的效率、程度和质量，实现日常办公、业务处理的自动化、标准化，最终实现办公过程的无纸化，以适应信息化社会开展的需要，促进整个企业的开展。§3.2系统设计原那么 §3.2.1开放性和互联性 系统开发遵循ISO、GB和行业标准标准，支持多种平台，多种网络传输协议，可以实现多种电子邮件系统的连接和数据交换，与其他业务处理系统和管理信息系统有效的交换数据和信息，进展协同办公。§3.2.2适应性 系统可以适应需求和流程的变化，参数化程度高，只要修改参数和重新设置流程，无需修改软件，系统就能正常运行。§3.2.3先进性和成熟性 采用先进的技术，符合当前的技术开展方向，采用成熟的产品，减少系统的施行和运行风险，可以提供优质、长期，稳定的技术效劳和技术支持。§3.2.4平安保密性 我公司建议采用基于Lotus/Notes平台开发的B/S构造的办公自动化系统OA，所有Lotus/Notes具有的系统特点和平安机制，在管理系统都有表达，并且在此根底上开发出新的功能，使系统更具备现代化信息管理系统的特点。并为系统提供统一的加密和签名_的组件，以保证信息的私密性和完好性。系统中的敏感信息都加密存储，如用户口令、信誉卡号码、带有密级的公文等。系统在所有的DOMINO平台上，包括NT，UNI_，AS/400，S3900，API都支持与第三方备份工具的严密集成，实现完好的数据备份。数据输入具有校验合理性功能，由用户误操作或突然断电等外在因素引起的对系统不当的更改，数据库将在重启时自动恢复。§3.2.5管理简便 具备网络文件柜的功能，个人的数据可以在网络上进展备份、查找等功能。个人的相关文档和信息可以通过网络存储到效劳器上，实现网络文件柜的功能，并可根据个人的权限不同来进展访问。内置了完善的内容管理系统，可以对内容的栏目划分、版面布置、内容发布、内容审查等提供全面的管理，为信息发布提供了完好的解决方案。§3.2.6可移植性 系统能在多种平台上运行；的dow95/98和dowNT/20_ (Intel),IBM OS/2 Warp Server 4,IBM AS/400 V4R3以上，IBM S/390 V2R6以上，IBMAI_ 4.3.1,HP-U_ 11.0,Sun Solaris 2.6(SPARC)等，从一个平台到另一个平台是非常一致的，在不同平台上使用不需要修改或重新编译。§3.2.7可维护性 系统提供了设置功能对数据库进展维护，可以由数据库管理员对注册人员进展角色分配维护，当员工变动时，可对其角色进展重新分配。各功能模块分别由各自管理员进展维护，维护简单高效。§3.2.8可扩展性 良好的可扩展性、可靠、可伸缩的群集结果。不仅适用于中、小公司和机构。更针对各大型公司的办公特点提供了群集构架方式。支持群集数据库和分布式数据库构造，保障公司内部的办公更明晰、更顺畅。按模块集成方式进展施行，保证了业务扩展情况下不需要推翻原系统，只需要增加相应的功能模块既可。第四章 系统规划 §4.1 系统规划 §4.1.1系统框架 §4.1.2 系统体系构造 一、根底平台 指为应用系统提供底层支持的局部，包括：网络内部网、企业专网和互联网、硬件平台效劳器、存储藏份设备等、操作系统Uni_/dows等、数据库管理系统，使之有机的结合运转，到达合理支撑应用系统的底层平台。这些局部是应用系统运行的根底。本系统运行的环境不受根底平台改变而影响，既有良好的可移植性，保证了系统在任何根底平台之上的正常运行性。二、Domino平台 Domino技术由于其跨平台特性、面向对象特性、平安特性等，使之已经成为构建企业级办公自动化应用的首选平台。Domino企业级Enterprise把数据库访问、企业级 script组件、命名和目录效劳、动态页面生成、_ML、消息效劳、事务效劳等有机地集成在一起，使之特别合适构建复杂的大型应用，并保证系统具有很好的可扩展性。同时DOMINO平台良好的平安性，更合适作为企业办公管理的平台，因此本系统采用DOMINO平台作为应用开发。三、根底组件平台 提供给用系统的一些根底的、公共的组件。根底组件层提供了构建办公管理系统所需要的一些必要的组件。四、门户系统 提供一个基于Web兼容的界面、将各种系统功能有机地集成在一起，提供统一的入口、身份验证等。使用户不必重复登陆或进展复杂的查找便能找到个人所需要的办公功能。五、维护管理平台 为系统提供各种管理维护功能，包括用户管理、权限管理、内容维护、数据备份、平安审计等。并在维护管理中表达简洁明了的操作，使系统管理员不必进展复杂的操作就可以对系统的平安、数据的准确以及人员的各种权限进展管理。进步了系统的实际运行效率。六、系统平安解决方案 为系统提供平安解决方案，平安解决方案包括网络、硬件、操作系统、数据库、应用系统、人员管理等多个层次，是一个综合的解决方案。平安解决方案要符合保密部门的相关规定，符合平安标准。§4.1.3系统环境 一、硬件系统 l Domino效劳器：最低要求不小于PIII800；内存不小于256M推荐使用512M内存；硬盘剩余空间不小于10G(推荐使用50G以上空间)。l 工作站：普通PC机，最低配置为P II400，内存不小于64M。二、软件系统 l 效劳器端：该系统软件可以在任何操作系统平台上运行，包括的dow95/98和dowNT/20_(Intel),IBM OS/2 Warp Server 4,IBM AS/400 V4R3以上，IBM S/390 V2R6以上，IBMAI_ 4.3.1,HP-U_ 11.0,Linu_、AS400、True 64、SCO、AI_、等。可以最大限度地利用用户在硬件平台已有的投资，并可以充分利用硬件的性能。兼容多种应用效劳器，包括Weblogic、Websphere、Oracle IAS等。l 客户端：Inter E_plorer5.5以上版本。§4.1.4开发环境的特点 本系统所采用的Lotus Domino/Notes很好的解决技术层面需要解决的问题，所以我们选择Domino效劳器作为Web效劳器。技术构架的选择非常重要。构建大型公司的信息化管理系统需要具备的特征，系统中均有表达：l 支持多层构架，表示层、业务层、数据库访问层分开；l 支持B/S和C/S两种构造的应用程序；l 独立与特定的硬件平台和操作系统；l 支持各种类型的数据库系统；l 良好的平安性；l 分布式事务功能；l 支持消息效劳；l 支持组件化开发；l 支持集群和失效转移，提供良好的可扩展性和容错性；l 支持_ML技术；集成 Domino Web 应用程序效劳器是 Domino 提供的一种效劳。作为 Web 应用程序效劳器，Domino 可以驻留 Inter 和 Intra 客户机都能访问的 Web 站点，并能处理保存在文件系统或 Domino 数据库中的页面。当 Web 阅读器申请 Domino 数据库中的页面时，Domino 就将文档转换为 HTML。当 Web 阅读器申请HTML 文件中的页面时，Domino 就可直接从文件系统读取此文件。然后，Web 效劳器使用 协议将这些信息传送给 Web 阅读器。与保存静态的 HTML 页面相比，使用 Domino 将 Web 页面作为数据库中的文档保存有一个主要的优点，那就是：使用 Domino，对数据库所作的任何修改都将自动在 Web 效劳器上反映出来。下面的图表展示了 Web 效劳器将 Notes 文档作为 HTML 页面显示给阅读器用户的过程。Domino Web 站点可以由一个数据库组成，也可以通过链接连接起来的多个数据库组成。还可以设置虚拟效劳器，该效劳器允许在一台计算机上驻留多个 Web 站点，并可使用不同的主机名访问该虚拟效劳器。除驻留 Web 站点外，Web 效劳器还可以运行其他效劳器任务，例如：邮件效劳或目录效劳。但是，假如不希望组织外的用户访问此效劳器上的数据库，就必须小心地加强数据库的平安性。使系统更适应现代办公特点，也更完善了系统本身的实用性。§4.2 系统功能 §4.2.1 公文管理 1、收文管理 收文管理主要对本单位以外往来公文进展登记和处理，包括对文件的权限设置。在登记收文过程中提供了多种方式磁盘调入、标准版电子公文调入、扫描和直接输入等，并将登记后的收文送指导批示或阅读批示的流程可自定义，处理完毕后将文件进展归档存储。管理人员可以对收文处理全过程进展监视、催办、重定位，也可以随时打印文件流程跟踪表及其所有指导的批示意见。2、发文管理 发文管理主要处理来文转发和内部制发的公文。在发文管理中进展拟稿工作，提交后，此文件将根据所选的发文流程进展流转，流程完毕后可以直接进入登记和归档处理。流程完毕后，也可以返回到呈送人，呈送人再将文件给核签人员进展处理。在整个过程中，您可以随时查看、打印流程跟踪表。3、公文管理特点 l 支持顺序流转、条件流转、并发流转，通过这几种流程的组合使用户可以方便的定制符合各种要求的流程；l 支持群组、角色及岗位，在人员变更后无需修改流程，系统会自动更新人员；l 支持主送和抄送，并做到发文人可以确切知道收件人已收到该文件；l 提供加密机制，防止文件被篡改。严格平安机制使办理人的文件绝对保密；l 支持邮件办公，办理人可以选择通过邮件的方式进展公文办理；l 公文归档提供公文自动归档的工作流和档案管理机密接口，使文件在流转完毕后能按定义的规那么和流程自动归档，如有必要，也可手动归档；文件归档管理要实现各种文件的分类、归档、存储、编辑、查询、检索、打印、销毁，相应文件的查询和打印只有具有相应权限的人员才可执行。l 支持回退、挂起、恢复、重启动、催办等监控功能；l 在文件下发过程中能实现文件分发，并可以实现电子印章和手写签名_的功能。保证公文的审批过程平安可靠。l 文件查询-多种方式的检索，可对文档进展条件检索单条件及复合条件和模糊检索，用户自定义检索条件进展检索，检索结果可进展再检索，检索条件和检索结果可保存起来，以备再次检索时使用；l 公文办理过程中继承 Office的Word及E_cel等功能。l 文稿的审批在流转过程中的核稿和复核时实现，可以保存修改痕迹，可以在文件上记录什么人，什么时间，做了什么工作，修改痕迹与原文件为一体。并对流程进展记录、跟踪，形成的流程记录不可更改。l 支持向导界面定义，可以自定义收、发文的流程。流程可以保存，修改，同时各种工作任务可以分清重要等级和紧急等级，以方便工作人员分轻重缓急处理。3、档案管理 对本部门或其它部门发送的文件进展接收，也可以进展独立归档，将文件进展组卷、移卷、移出等工作。对于形成的文件档案可以进展封卷，拆卷。对封卷的案卷或未封卷的案卷可以进展借阅管理，对已封卷的案卷还可以著录标引，提供方便的档案目录和档案内容检索查询及借阅管理功能。您可以在此进展档案的借阅、归还。对归档的科目可以进展增、删、改等维护工作。§4.2.2 个人办公 1、电子邮件 在局域网或广域网中发送接收电子邮件可加载附件，可以加密、签名_。起到在公司内部和外部的沟通协调的作用，更加方便了个人的办公职能。2、工作簿 可以记录每天详细的工作内容，制定工作方案需要按时提醒，写阶段性的工作总结分部门、分类、可以把以往的工作总结合并为新的工作总结，各种文档都可以打印。包括工作日志、工作方案、工作总结。工作总结能有提交审批以及批复功能,是个人办公的平台。3、名片管理 记录个人和单位的详细通讯信息和大概情况，分为共享所有人员都可以查看和私有只有录入人才能查看方式。提供多种查询方式。4、日程安排 可以用来组织个人的时间，保存一张任务、会议的安排表，并创立以下信息与其他邮件用户共享：日程安排工程使用“日程安排工程”表单进展个人约会和人员的会议安排；§4.2.3 日常办公 1、指导活动 指导活动模块是对指导活动进展纪录，方便相关人员查阅权限限值。并且可以及时理解指导动向，安排工作。2、常用资料 常用资料模块主要应实现对内部各部门资料的公开，方便公司内各部门的查阅，包括技术资料或其它各种资料。提供全文检索与综合查询，资料信息实现按大类、小类、子类分层次方式的存贮，进步查询速度。控制人员的查阅权限，资料信息的管理由管理员来进展维护。3、通讯薄 对单位的内部 ，一些公共的 包括报警 ，急救 ，匪警 等，各科室 等进展记录，查询并进展管理。并且包括一些 的备注和一些简要的说明。起到单位 簿的功能。4、报告管理 为用户提供全面的个人报告界面，及报告拟稿à审核à归档功能。提供跟踪功能查看报告当前位置以及是否被查阅或审批以及催办功能。§4.2.4 辅助办公 1、车辆管理 为企业中用车管理提供方便、直观的操作平台。可完成申请用车、车辆调度、车辆使用和维护的情况登记等相关功能。2、会议管理 可完成完好的会议流程，包括会议通知，会议安排，会议室分配和网络会议可以根据需要做成网络视频会议。包括会议方案、现有会议室管理、会议室调度、会议记录、会议日程查询等功能。3、资管理 完成对公司资的统一的系统的管理。包括：l 办公用品管理：对办公用品采购、入库、发放、报废情况登记，管理者赋予权限等；l 报刊杂志管理：对报杂志的订阅、借、存、储情况等进展记录管理；l 办公设备维护：对办公设备和工具的采购、使用、维护保养进展管理。4、值班管理 值班管理是对公司员工的值班情况进展管理。值班管理包括值班表、在办信息和值班归档。§4.2.5 公共信息 1、电子公告 本模块的设计主要是针对企业内部发布一些公告信息、决定、通知等提供环境。用户在公告中发布重要的通知，也可以通过邮件发送至相关人员，那么可以控制公告的广泛性和局布性，可以对阅读公告的人员进展权限设置。2、公共论坛 本模块主要是为提供交流的场所，用户可以以真实的姓名或是昵称进入论坛，可是设置不同的论区，如可根据部门设置论区，或根据论题设置专题讨论区，这样可以增加论坛的交流方式，并且有明确的分类。3、规章制度本模块主要是分类存储单位的各项规章制度，来便于企业人员对于企业规章节制度的查询和阅读。本模块也可以进展相应的权限设置。4、行业动态 本模块是对于行业开展动态的信息进展发布的模块，主要发布有关本行业的开展动态，新闻、报告等，这样便于企业内部的人员共同学习。5、意见箱 本模块主要为企业内部的员工提供一个信息反应的平台，可以下情上达，上情下达，即时的回复员工的问题和提问。并且便于积累员工提出的各种建议和意见，有利于企业的开展和管理制度的改善。§4.2.6业务辅助 针对不同企业的不同特点进展业务方面的辅助功能模块，主要包括一下一些固定模块和针对不同企业可进展添加的一些功能模块。1、财务信息管理 本模块主要是对财务部门上报的信息，进展分类存储，添加，上报，方便指导查看。l 财务软件所形成的报表及相关业务数据，在与现办公系统不联接的情况下，可以将报表及文档，以信息流转的方式进展网上的传输，并且对于平安性有严密的保障。l 采用权限限制，保证数据平安保密。l 对现有财务软件可以进展无缝连接，平滑切换。2、人事信息管理 主要用于对企业内部根本人事信息的管理，包括组织机构、人事档案、考勤制度、人员培训、聘用管理、统计报表六个局部。 组织机构 存放企业的组织机构的根本情况，包括下属部门、各部门职能、以及各个部门的根本情况、人员分布情况、岗位情况等等。 人事档案 全体成员的根本信息，包括人员的编号、职位、录用的时间、调动、离任等情况，允许添加，提供多种查询条件和范围查询。 考勤制度员工上班、下班情况管理，迟到、早退情况的日、月统计，包括事假、病假的记录等等。 人员培训 对推荐人员进展培训情况的记录，包括参加培训的时间、推荐的原因、培训的内容、培训成绩的记录等信息。 聘用管理 对目前集团内部缺少人才类型的记录，对招聘流程的规定，招聘时花费的统计和每次招聘的结果的详细记录。 统计报表 统计报表主要是对以上的信息进展相应的整理和统计，并且将统计的结果形成相关的文档或报表，并且进展分类显示，改变以往的查询方式，简单快捷。3、其他业务管理 对与各个企业的各自特征，我公司可以提供与现有办公自动化系统的接口，同时，也可以根据详细要求，增加符合企业自身特点的业务辅助管理模块。§4.2.7系统设置 1、参数设置 参数设置模块可以统一的对系统进展管理，对常有的一些数据设定，包括关键字、意见设置、签名_设置、电子印章、公用字典库、权限管理等。方便系统统一调用和设置，减少工作人员的工作量，进步工作效率。2、组织构造 按照详细的行政构造设定单位的组织框架、构造、人员所属的构造及人员信息。在设定时采用操作人员易承受的树行构造，使组织构造更加一目了然，便于理解 3、应用配置 设定并配置流程，定制流程结点信息。将审批的流程灵敏按权限进展配置和修改，在实际的工作流中运用，方便使用人员的调用和操作。§4.2.8在线帮助 该系统将提供完善的在线帮助系统，通过在线帮助提供的操作指南和技术支持信息，用户可以容易的操作系统，解决疑问。第五章 系统特点 §5.1系统设计特点 系统使用了严格且完善的权限管理。借助于Lotus Notes提供的平安机制和权限管理机制，在系统中我们严格限制了不同级别用户的使用权限。例如在公文系统中，文档只能在限定范围内流转和发送。如指导会签，那么只能发送给指导，而不能发送给其别人员；文件在处理时，无关人员没有权限或者有权限但与之不相关的用户是不能看到文件内容的；流转过程的记录时不允许任何人修改。由于工作流应用是按照事先设置好的配置文档运转的，而不是将流程的步骤写死在程序中，因此当应用的流程发生变化时，系统管理员就可以根据标准的需求及时地调整流程，而不需要修改任何程序。同样，由于工作流应用是按照事先设置好的配置文档运转的，实现文件的跟踪、催办、流程的可逆成为可能。系统自动即在流程中的每一个操作过程，监控文件的办理情况。公文在流转过程中，当前处理人员可以将文件退回给前一办理人重新办理。而前一办理人员也可以将文件从当前办理人处收回与当前办理人处理完毕前一样。系统的邮件系统不仅完成了内部邮件的收发，而且文档的加密机制非常健全。由于办公系统构建在优秀的软件平台Lotus Notes根底上，因此系统具有良好的可移植性，可以平滑地在dows NT、AS/400、Solaris、AT_等主流操作系统上进展移植。综合以上介绍本系统有以下的一些特点：l 平安可靠 本系统是基于Lotus/Notes平台所搭建的，所有Lotus/Notes具有的系统特点和平安机制，在管理系统都有表达，并且在此根底上开发出新的功能，使系统更具备现代化信息管理系统的特点。l 管理简便 具备网络文件柜的功能，个人的数据可以在网络上进展备份、查找等功能。个人的相关文档和信息可以通过网络存储到效劳器上，实现网络文件柜的功能，并可根据个人的权限不同来进展访问。l 可移植性 系统能在多种平台上运行，从一个平台到另一个平台是非常一致的，在不同平台上使用不需要修改或重新编译。l 可维护性 系统提供了设置功能对数据库进展维护，可以由数据库管理员对注册人员进展角色分配维护，当员工变动时，可对其角色进展重新分配。、 l 可扩展性 良好的可扩展性、可靠、可伸缩的群集结果。保证了业务扩展情况下不需要推翻原系统，只需要增加相应的功能模块既可。§5.2系统功能特点 §5.2.1强大的工作流 本系统提供了一个自由的公文流转平台，这种流转方式是根据本单位文件性质不同、办理流向不同所决定的，主要表达在以下几点：l 流程的自定义：用户可根据内部办公的流程不同而设置符合内部公文流转的流程。l 流程的可变：公文在制定好流程下流转的时候，相关人员对此流程的流转过程可以修改，公文在修改后的流程下流转，并且修改后的流程与原流程同时保存，提供用户观察。l 流程的可逆：公文在制订好的流程下流转的时候，可以通过退回功能把公文退回到任意审批过的节点中，并且可以填写退回原因。l 流程的观察：公文在制订好的流程下流转的时候，相关人员可以观察流程的步骤与进度，可以看到公文正在哪个节点中进展，并且他以后跟以上的节点的人员审批状态。§5.2.2手写签名_及批示 本系统可以提供与汉王系列手写设备的接口，可以在文件中用手笔写批示或签名_，保证了文件的真实性。§5.2.3印章管理 系统根据用户需求在印章管理的平安性、实用性上做了大量的工作，并且获得了非常好的效果。印章在使用过程中的使用纪录，使用人员的纪录都将做为文件的历史资料完好的保存起来。在公文流转完毕后自动加盖单位印章，并对文档作只读处理确保其不被修改，保存加盖印章文件同时生成印章使用纪录。电子印章可采用两种方式实现。l 以扫描形式形成电子印章图片，按权限进展管理和调用，方便在各地进展办公；l 与第三方电子印章系统结合，采用硬件形式，保证相关印章只能在个人手中使用。§5.2.4痕迹保存 文稿的审批在流转过程中的核稿和复核时实现，可以保存修改痕迹，可以在文件上记录什么人，什么时间，做了什么工作，修改痕迹与原文件为一体。并对流程进展记录、跟踪，形成的流程记录不可更改。§5.2.5即时提醒 海康OA内置了及时提醒功能。包括通过提醒小精灵进展自动提醒。提醒条目可以包括任意信息，系统的使用者在收到公文、通知、待办工作等的时候，会自动弹出对话框进展提示。还可以通过表单、页面以及手机短信、小灵通短信的提示，对用户进展提醒和催办，防止用户错过或忘记重要的事项，也进步了内部办公的效率。§5.2.6支持协同工作和挪动办公 指导出差或出国时可登陆办公网进展正常的审批办公，各网点的售房处可直接登陆办公网进展报告传输等工作。新型的远程/挪动用户办公形式。提供远程办公形式，远程工作站为工作流中的远程/挪动用户提供办公捷径，进步办公效率，节省远程花费。可在任意地点登陆互联网后既可按个人的信息登陆到办公网，根据个人的权限进展办公。表达协同工作的优势。§5.2.7 平安机制 一、平安形式 用户平安体系：通过采用由RSA DATA SECURITY 公司受权的给予证书的身份验证，用户和效劳器之间可以定期并自动地建立彼此的正确身份。并且DOMINO 效劳器支持本地NOTES证书和_.509 证书，使用户即能使用DOMINO效劳器又能利用支持SSL的INTER效劳器来执行基于证书的身份验证，这就保证了数据传输过程中不会被外来人员所窃取。由于所有CACertificate Authority 认证中心颁发的数字证书都必须符合ITUT _.509国际标准。而NOTES支持_.509国际标准，支持数字签名_技术，即支持CA证书认证。数据平安体系：在数据的传输过程中进展加密处理，支持S/MIME加密邮件。在数据访问当中支持电子真迹签名_和电子签章功能，保证数据被访问的机密性。二、权限分配 在权限划分上，各部门可根据实际情况自主划分下一级的访问权限，对直属部门、相关单位的文件传递、信息访问,信息查询的权限也可以限定，并且可以针对不同文件、信息规定权限来保证数据传输的平安和系统运行的平安性。对于本软件的每个模块所对应的所有数据库，首先在操作权限上分为七个级别，有系统管理员设置。1管理员：可以在数据库上执行所有操作，读、写以及编辑文档、表、视图和数据库图表。2设计者：除了修改ACL存取控制表，用户活动或复制、删除数据库外，还可以执行同管理员一样的操作。3编辑者：可以在数据库中读、写，以及编辑所有文档，但不能修改表、视图或者ACL。4 可以读文档，增加新文档，但不能编辑别人的文档。5读者：可以读文档，但不能增加新文档或者编辑现有文档。6存放者：可以增加新文档，但不能读现有的文档。7无存取权限：被分配该权限的用户不可访问数据库，他们不能翻开数据库，这个级别内无对应的符号表示。用户可以根据自己办公的实际情况，通过设置不同的角色来自己定义运作形式，确保每一步的操作权限，各司其职从而进一步进步系统的可靠性和平安性 。设置平安性是使信息对选中用户可用而对其他用户制止访问的操作。如何施行平安性依赖于是为 Notes 和 Domino 还是为 Inter/Intra 客户机设置平安性。Inter 和 Intra 客户机不使用标识符文件，因此，Domino 效劳器不能用与 Notes 用户和 Domino 效劳器一样的方式施行效劳器平安性。§5.2.8与关系型数据库的无逢连接 §5.2.9符合国际标准 系统采用的各种协议、信息格式、代码应用、接口标准、都将符合国际标准，保证系统能与其它系统进展快速、顺利的信息交换，以便实现系统在将来扩展的目的。第六章 工程施行与效劳 §6.1工程组织 一套健全有效的组织和指导机构是贯彻工程意图和顺利进展工程施行的重要条件和保证。在工程规划之初，首要的是提出并组建起适于本工程工程施行和管理的全套组织和指导机构。§6.1.1 组织机构 建议施行企业和本公司共同组成工程组。采用工程指导小组下的各级工程组长负责制，并明确标准所属下级各组的职责及组与组之间的协调管理。为工程验收，设置了直属工程指导小组之下的双方共同组成的验收小组；为监控工程的施行，保证工程的质量，在工程执行小组下设置了质量监控组。这种构造是在多个大型工程工程中采用的，并被验证为行之有效的工程组织方案。组织机构图如以下图所示：§6.1.2 人员构成 工程指导组：办公自动化施行企业与黑龙江海康软件工程双方高级指导人员12名，与黑龙江海康软件工程双方工程负责人各一名。组长由施行企业方面担任，副组长由黑龙江海康软件工程方面担任。§6.1.3 机构之间的接口关系 工程指导小组由施行企业，黑龙江海康软件工程两方面组成，共同负责审批、决策、验收以及协调各方面关系。双方执行小组负责协调方案、进度、人员分工、资分配、负责需求协调，技术把关及制订验收标准，经指导小组审批，指定工程验收人员。工程推进组负责对工程施行组织和应用软件组进展协调。质量监控组独立于工程中的其他各组，负责对工程的整个过程进展质量监管。工程执行组、工程推进组、应用软件组、工程施行组、维护组均应设置一名文档员，负责与文档管理组联络，共同做好文档管理工作。应用软件组合工程施行组为主体，组建维护组。并在正式运行后，重组综合业务工程组。§6.2工程支持效劳 为使办公自动化系统的维护人及使用人员尽快熟悉系统的使用方法，让系统可以真正有效地运作起来，在系统开发完成投入使用之前，黑龙江海康软件工程将为使用本系统的工作人员提供培训。§6.2.1培训方案 一、中级培训 培训内容 天数 人数 地点 备注 系统技术平台管理培训 3 天 5 人 本地 DOMINO NOTES平台维护、数据库复制、备份、人员注册、信息平安维护等 系统管理培训 2 天 5人 本地 对系统进展维护，关键字维护、应用字典库维护、人员权限维护、签名_维护、印章维护、流程及组织构造维护等 二、应用培训 培训内容 天数 人数 地点 备注 应用软件的使用、维护、管理培训 3天不限 本地 各模块详细功能使用、管理、数据初始化、信息发布、查询、常用办公、WEB网站 §6.2.2支持方案 优质完善的售后支持效劳是对客户的重要承诺，加上系统所面对的是整个公司整体信息管理的庞大性、复杂性和集成性，使得系统的售后效劳在施行中显得非常重要。海康公司深入地理解到客户的需求，对售后效劳非常重视。在公司内装备有专职的客户效劳人员，以不断地进步客户效劳的程度和质量。同时，在售后效劳的处理流程、标准化管理方面，海康公司成功地汲取了国外著名IT公司的丰富经历，从而确保公司客户得到优质的工程售后技术效劳。在完成工程的施行之后，海康公司将针对客户系统应用的实际情况，为确保工程施行完毕后，系统的长期、稳定运行，提出海康公司为公司用户拟定的工程售后效劳方案。一、效劳体系与才能 海康公司的员工团队专注于计算机技术