0118印刷品管理规定040701led.docx

文件名称：印刷品管理规定 文件类别：行政与后勤管理 黄海粮油油工业（山山东）有有限公司司印刷品管管理规定定黄海粮油油工业（山山东）有有限公司司印刷刷品管理理规定已已由总经经理办公公会议于于 年 月 日通过过，现予予公布，自自 年 月 日起施施行。黄海粮油油工业（山山东）有有限公司司 总经经理 张振振涛 年 月 日日目 录第一章总总则2第二章印印刷品的的设计、制制作和印印刷2第三章印印刷品的的验收入入库、保保管和费费用结算算3第四章印印刷品的的领用发发放、使使用、收收回和报报废5第五章罚罚则6第六章附附则7第一章 总则则第一条 为了了加强对对公司印印刷品的的统一管管理，规规范公司司印刷品品的设计计、制作作、印刷刷采购、验验收、保保管、领领用和报报废管理理，保证证公司各各部门业业务正常常开展，控控制办公公费用，特特制定本本规定。第二条 本规规定适用用于公司司各部门门和全体体员工。第三条 本规规定所指指印刷品品，指公公司在业业务中需需要使用用的并需需要印刷刷的单证证、宣传传册等，包包括：1. 各类单据据、表格格和报表表等；2. 公司宣传传册；3. 产品宣传传册、促促销宣传传册、促促销活动动宣传页页等；4. 其它需要要印刷的的资料。第二章 印刷刷品的设设计、制制作和印印刷第四条 公司司现有业业务和规规章制度度中规定定使用的的各类单单据、表表格和报报表的格格式，由由公司人人力资源源与公共共事务部部企业管管理员统统一负责责设计、制制作；需需要印刷刷时，由由行政管管理员提提出申请请，填写写印刷刷申请单单，注注明需印印刷的理理由、资资料名称称、印刷刷数量和和交货期期限等，并并附设计计、制作作的格式式样本，交交办公室室主管审审核后，报报本部门门经理和和总经理理或副总总经理审审批。公公司领导导批准后后，交采采购部采采购员办办理采购购印刷手手续。第五条 采购购部根据据批准后后的印印刷申请请单，同同时联系系几家印印刷单位位，要求求印刷单单位根据据格式样样本进行行打样，样样品经过过人力资资源与公公共事务务部企业业管理员员和经理理签字确确认后（样样品应一一式三份份，企业业管理员员、采购购员和印印刷单位位各一份份封存，以以备验收收），采采购部根根据几家家印刷单单位的报报价、印印刷质量量、信誉誉、服务务态度、交交货期等等，与人人力资源源与公共共事务部部经理共共同确定定印刷单单位（必必要时可可以指定定印刷单单位）、印印刷费用用和付款款条款等等。第六条 确认认样品和和确定印印刷单位位、印刷刷费用和和付款条条款后，由由采购部部与印刷刷单位签签订委委托印刷刷协议，经经副总经经理签字字批准后后生效。委委托印刷刷协议一一式四份份，行政政管理员员、采购购部采购购员、财财务管理理部出纳纳和印刷刷单位各各执一式式。签订订委托托印刷协协议后后，采购购员负责责催货、供供货跟踪踪、到货货确认和和入库协协调工作作。第七条 今后后各部门门需要新新增的单单据、表表格和报报表的格格式，由由使用部部门负责责设计、制制作样本本，经人人力资源源与公共共事务部部企业管管理员签签字确认认后，由由行政管管理员负负责办理理印刷申申请审批批手续。 新增的的单据、表表格和报报表的印印刷手续续，按第第五条和和第六条条的规定定办理。第八条 公司司宣传册册的策划划、设计计、制作作和印刷刷，由人人力资源源与公共共事务部部企业管管理员按按第四条条的规定定办理印印刷申请请审批手手续，经经公司领领导批准准后，按按第五条条和第六六条的规规定由采采购部委委托外部部专业单单位进行行策划、设设计、制制作和印印刷。第九条 各销销售部门门的产品品宣传册册、促销销宣传册册和促销销活动宣宣传页的的策划、设设计、制制作和印印刷，由由各销售售部门负负责提出出具体实实施方案案，并办办理印刷刷申请审审批手续续，经各各销售部部门经理理和公司司领导批批准后，由由采购部部联系专专业单位位进行策策划、设设计和制制作样本本，经各各销售部部门经理理在样本本上签字字确认后后，与采采购部共共同确定定印刷单单位、费费用和付付款条款款等，并并由采购购部按第第六条的的规定办办理采购购合同签签订手续续。各销销售部门门负责配配合外部部专业单单位进行行策划、设设计和制制作。 第十条 公司司其它需需要印刷刷的资料料的设计计、制作作，根据据具体情情况确定定。如属属于公司司统一使使用的公公共性资资料，按按第四条条、第五五条和第第六条的的规定办办理。如如属于各各部门单单独使用用的资料料，按第第九条的的规定办办理。第三章 印刷刷品的验验收入库库、保管管和费用用结算第十一条条 公公司现有有业务和和规章制制度中规规定使用用的各类类单据、表表格和报报表印刷刷后，在在印刷单单位完成成印刷通通知送货货前，必必须由人人力资源源与公共共事务部部企业管管理员根根据封存存的样品品对印刷刷品的内内容、格格式、印印刷质量量等进行行核对和和确认，确确认无误误后由企企业管理理员签发发印刷刷品验收收单。印印刷品验验收单一一式四份份，企业业管理员员、物流流管理部部综合库库库管员员、采购购员和印印刷单位位各留存存一份。第十二条条 采采购员凭凭印刷刷品验收收单方方可通知知送货，由由采购员员填写送送货通知知单一一式三份份，物流流管理部部综合库库库管员员、采购购员和印印刷单位位各留存存一份，印印刷单位位凭印印刷品验验收单和和送货货通知单单方可可送货。第十三条条 库库管员凭凭印刷刷品验收收单和和送货货通知单单方可可入库。采采购员没没有印印刷品验验收单擅擅自通知知送货的的，综合合库库管管员不得得接收入入库；已已经送货货的，后后果由采采购员承承担；库库管员没没有接到到印刷刷品验收收单和和送货货通知单单擅自自入库的的，后果果由库管管员承担担；印刷刷单位没没有印印刷品验验收单和和送货货通知单单私自自送货的的，库管管员不得得接收入入库，后后果由印印刷单位位自行承承担。入入库后在在使用中中发现印印刷品的的内容、格格式、印印刷质量量等存在在问题，由由验收人人承担。第十四条条 今今后各部部门需要要新增的的单据、表表格和报报表以及及公司宣宣传册印印刷后的的确认、验验收、送送货和入入库手续续，按第第十一条条、第十十二条和和第十三三条的规规定办理理。第十五条条 各各销售部部门的产产品宣传传册、促促销宣传传册和促促销活动动宣传页页印刷后后的确认认和验收收工作，由由各销售售部门经经办人员员负责，并并参照第第十一条条的规定定负责签签发印印刷品验验收单。送送货和入入库手续续，参照照第十二二条和第第十三条条的规定定办理。第十六条条 公公司其它它资料印印刷后的的确认、验验收、送送货和入入库手续续，如属属于公司司统一使使用的公公共性资资料，按按第十一一条、第第十二条条和第十十三条的的规定办办理；如如属于各各部门单单独使用用的资料料，参照照第十二二条、第第十三条条和第十十五条的的规定办办理。第十七条条 各各类印刷刷品验收收接收后后，由综综合库库库管员凭凭印刷刷品验收收单和和送货货通知单单对到到货的印印刷品办办理清点点、入库库手续，并并出具入入库单。入入库单一一式四份份，人力力资源与与公共事事务部行行政管理理员、采采购部采采购员、指指定供应应商和库库管员本本人各执执一式。 第十八条条 综综合库库库管员，负负责印刷刷品的库库存保管管和防火火、防潮潮等工作作。负责责办理印印刷品的的出库和和发放工工作。对对于各类类单据、表表格和报报表以及及公司宣宣传册，在在每月330日前前库管员员负责向向行政管管理员提提供印刷刷品月末末库存数数。各销销售部门门的产品品宣传册册、促销销宣传册册和促销销活动宣宣传页以以及部门门单独使使用的资资料，根根据要求求提供印印刷品库库存数。行行政管理理员负责责根据每每月需求求情况确确定公共共性印刷刷品的最最低合理理库存量量。第十九条条 印印刷品入入库后，根根据因因公借款款和报销销管理制制度采采购部采采购员负负责填写写借款款申请单单办理理借款手手续。根根据印刷刷品费用用金额大大小决定定借用现现金或支支票并交交付印刷刷单位。印印刷单位位提供发发票后，由由采购员员根据因因公借款款和报销销管理制制度填填写费费用报销销单，并并附入入库单经经行政管管理员确确认和相相关领导导审批后后办理报报销手续续。财务务管理部部出纳根根据入入库单和和委托托印刷协协议的的数量金金额等情情况对费费用报销销单进进行复核核无误后后给予报报销。 第二十条条 公公司各类类印刷品品的费用用承担，按按以下规规定执行行：1. 以下印刷刷品的费费用，由由公司承承担：Ø 公司现有有业务和和规章制制度中规规定使用用的各类类单据、表表格和报报表的印印刷费用用；Ø 今后各部部门需要要新增的的各类单单据、表表格和报报表的印印刷费用用；Ø 公司宣传传册的印印刷费用用；Ø 公司其它它统一使使用的公公共性资资料的印印刷费用用。2. 以下印刷刷品的费费用，由由各部门门自行承承担：Ø 产品宣传传册、促促销宣传传册、促促销活动动宣传页页的印刷刷费用；Ø 各部门单单独使用用的资料料的印刷刷费用。第四章 印刷刷品的领领用发放放、使用用、收回回和报废废第二十一一条 对于各各类单据据、表格格和报表表以及公公司宣传传册的领领用、发发放和使使用，参参照办公公用品的的领用、发发放和使使用，按按照办办公用品品/设备备/家具具管理办办法执执行。第二十二二条 对于各各销售部部门的产产品宣传传册、促促销宣传传册和促促销活动动宣传页页以及部部门单独独使用的的资料，只只限使用用部门文文员参照照办公用用品的领领用、发发放和使使用，按按照办办公用品品/设备备/家具具管理办办法执执行。第二十三三条 对于各各类单据据、表格格和报表表以及公公司宣传传册，由由各部门门文员统统一领用用、统一一保管，供供本部门门员工使使用。各各部门文文员在发发放各类类单据、表表格和报报表时，应应对员工工每次领领取的数数量适当当加以控控制，员员工用完完后再取取。员工工使用时时，应爱爱惜使用用，不得得浪费或或当作便便签纸用用。第二十四四条 由于制制度变更更或单据据、表格格和报表表等内容容发生变变化，或或使用信信息管理理系统等等原因，原原印制的的印刷品品应作废废。第二十五五条 各部门门文员负负责将本本部门员员工手中中的作废废单据、表表格和报报表统一一收集、统统计后，与与本人手手中尚未未发放的的作废单单据、表表格和报报表一起起，交综综合库库库管员进进行退库库。第二十六六条 综合库库库管员员负责将将原库存存的作废废单据、表表格和报报表与各各部门文文员退库库的作废废单据、表表格和报报表收集集、整理理、统计计后，提提出报废废申请，经经人力资资源与公公共事务务部经理理和总经经理或副副总经理理批准后后，由物物流管理理部物资资回收员员统一进进行废品品销售处处理。第五章 罚则则第二十七七条 违反本本规定有下下列行为为之一的的，公司司给予责责任人通通报批评评处罚，同同时处以以50元罚罚款，如造成成损失并并负赔偿偿责任：1、 在印刷品品样品确确认封样样或印刷刷品送货货前验收收中失误误，发现现印刷品品存在33处（含含）以上上错误或或影响使使用的；2、 没有印印刷品验验收单擅自通知送货的；3、 没有印印刷品验验收单或或送货货通知单单擅自自给予办办理入库库的； 4、 采购的印印刷品没没有办理理入库手手续就领领用或发发放的；5、 没有办理理领用申申请手续续，将印印刷品进进行出库库和发放放的；6、 2次（含含）被发发现库管管员直接接为员工工个人办办理印刷刷品领用用手续的的；7、 随意损坏坏、不珍珍惜使用用或乱报报乱领印印刷品造造成印刷刷品浪费费的。第二十八八条 违反本本规定有下下列行为为之一的的，公司司给予责责任人警警告处罚罚，同时时罚款1100元元，如造造成损失失并负赔赔偿责任任：1、 没有办理理印刷品品采购申申请审批批手续擅擅自安排排印刷的的；2、 在印刷品品样品确确认封样样或印刷刷品送货货前验收收中失误误，造成成印刷品品报废使使公司受受到的损失在2,0000元以内内的；3、 在采购业业务中索索贿、受受贿，收收取回扣扣数额在在1,0000元元以内的的。第二十九九条违反反本规定定有下列列行为之之一的，公司给给予责任任人严重重警告或或降职、撤撤职（仅仅限管理理层员工工）处罚罚，同时时罚款5500元元，如造造成损失失并负赔赔偿责任任：1. 在采购业业务中索索贿、受受贿，收收取回扣扣数额在在5,0000元元以内的的；2. 在印刷品品样品确确认封样样或印刷刷品送货货前验收收中失误误，造成成印刷品品报废使使公司受受到的损失在110,0000元元以内的的。第三十条条 违违反本规规定有下下列行为为之一的的，公司司给予责责任人开开除处罚罚，同时时罚款11,0000元，并并视情节节移交司司法机关关处理：1. 在印刷采采购业务务中索贿贿、受贿贿，收取取回扣数数额在55,0000元以以上或给公司司造成较较大损害害的；2. 在印刷品品样品确确认封样样或印刷刷品送货货前验收收中失误误，造成成印刷品品报废使使公司受受到的损失在110,0000元元以上的的。第六章 附则则第三十一一条 本办法法由人力力资源与与公共事事务部负负责解释释、修改改和补充充，经总经理批批准后自自公布之之日起执执行。第三十二二条 本办法法使用表表格和文文件包括括：1. 印刷申申请单 001188012. 印刷品品验收单单 001188023. 送货通通知单 001188039文件编号： 文件状态： 生效日期：200 年 月 日