14系统档案管理模块功能培训.ppt

中国石油人力资源管理系统项目二八年七月三十日人事档案信息管理培训人事档案信息管理培训中国石油人力资源管理系统项目中国石油天然气中国石油天然气中国石油天然气中国石油天然气集团公司集团公司集团公司集团公司2009200920092009年年年年03030303月月月月0中国石油人力资源管理系统项目提纲提纲一、课程目标一、课程目标二、人事档案信息管理功能介绍二、人事档案信息管理功能介绍1中国石油人力资源管理系统项目课程目标课程目标使参训者可以理解和掌握：使参训者可以理解和掌握：了解人事档案信息管理的总体功能掌握人事档案信息管理的具体业务实现及相关流程2中国石油人力资源管理系统项目提纲提纲一、课程目标一、课程目标二、人事档案信息管理功能介绍二、人事档案信息管理功能介绍3中国石油人力资源管理系统项目目录目录总体功能概述具体业务实现档案馆信息管理人事档案信息管理（一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理（二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理（三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理（四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理（五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理人事档案信息管理培训4中国石油人力资源管理系统项目5目录目录总体功能概述具体业务实现档案馆信息管理人事档案信息管理（一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理（二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理（三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理（四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理（五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理人事档案信息管理培训5中国石油人力资源管理系统项目人事档案管理培训模块人事档案管理培训模块-总体概述总体概述人事档案管理的业务人事档案管理的业务:“人事档案管理模块”是根据人事档案管理工作的需要建立的模 块，是为了高效、有序地利用档案信息，处理人事档案的日常管理工作。“人事档案管理模块人事档案管理模块”的使用范围的使用范围:人事相关人员和人事档案管理人员“人事档案管理模块人事档案管理模块”所管辖的范围所管辖的范围 所有SAP系统中存在的，人事关系和档案关系归属本单位管理的人员 说明：说明：SAPSAP系统中没有的人员，以后陆续解决！系统中没有的人员，以后陆续解决！人事档案信息管理培训6中国石油人力资源管理系统项目7目录目录总体功能概述具体业务实现档案馆信息管理人事档案信息管理（一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理（二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理（三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理（四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理（五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理人事档案信息管理培训7中国石油人力资源管理系统项目8目录目录总体功能概述具体业务实现档案馆信息管理人事档案信息管理（一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理（二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理（三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理（四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理（五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理人事档案信息管理培训8中国石油人力资源管理系统项目9目录目录功能概述具体操作人事档案信息管理培训9中国石油人力资源管理系统项目10功能概述功能概述 “档案馆信息管理”是记录档案馆的相关信息。如档案馆名称、负责人及基础设施等。并随着档案馆相关信息的变化，随时更新档案馆信息。具体操作具体操作 档案馆信息管理档案馆信息管理人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“创建创建档案管理机构信息档案管理机构信息”界面。界面。事务代码：事务代码：ZHR_PP03_OW1ZHR_PP03_OW110中国石油人力资源管理系统项目11档案馆信息管理档案馆信息管理人事档案信息管理培训选择对象标识（组织单元代码）点击选择对象标识（组织单元代码）点击 执行执行 11中国石油人力资源管理系统项目12档案馆信息管理档案馆信息管理人事档案信息管理培训维护相关字段：维护相关字段：说明：说明：单位负责人单位负责人:本单位人事本单位人事劳资部门负责档案管理的领劳资部门负责档案管理的领导。导。管理部门管理部门:指人事劳资部指人事劳资部门中具体负责档案管理的机门中具体负责档案管理的机构。构。部门负责人部门负责人:指管理档案指管理档案机构中档案管理的主管领导。机构中档案管理的主管领导。维护完毕后，点击维护完毕后，点击 保存即可。保存即可。“修改档案管理机构信息：修改档案管理机构信息：双击菜单双击菜单修改档案管理机构信修改档案管理机构信息息，事务代码：，事务代码：ZHR_PP03_OW2ZHR_PP03_OW2，其他操作同创建档案管理机构，其他操作同创建档案管理机构信息信息”。实施后会逐级设立档案馆名称单位负责人、部门负责人和前三个档案管理人员可以从系统中直接选择非在册人员档案人数和卷数的填写按照“_/_”的格式填写，例如离退休人/卷55/56,为55人56卷档案12中国石油人力资源管理系统项目13目录目录总体功能概述具体业务实现档案馆信息管理人事档案信息管理（一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理（二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理（三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理（四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理（五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理人事档案信息管理培训13中国石油人力资源管理系统项目14目录目录总体功能概述具体业务实现档案馆信息管理人事档案信息管理（一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理（二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理（三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理（四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理（五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理人事档案信息管理培训14中国石油人力资源管理系统项目15目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理人事档案信息管理培训15中国石油人力资源管理系统项目16功能概述功能概述 “人事档案信息”是记录人事档案管理地点，存放位置及卷数等相关信息。操作流程操作流程 人事档案信息可直接维护，也可以在档案转入时直接生成。操作路径操作路径人事档案信息管理人事档案信息管理人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“管管理人事档案信息理人事档案信息”界面。界面。事务代码：事务代码：ZPA30_HR13 ZPA30_HR13 16中国石油人力资源管理系统项目17人事档案信息管理人事档案信息管理人事档案信息管理培训找要维护的人员，选择人事档案信息，并点击找要维护的人员，选择人事档案信息，并点击“创建创建”：17中国石油人力资源管理系统项目18人事档案信息管理人事档案信息管理人事档案信息管理培训维护员工档案的基础信息：维护员工档案的基础信息：维护完毕后，点击保存维护完毕后，点击保存 即可。即可。在此只说明直接维护人事档案信息的操作；档案转入时会自动生成人事档案信息，具在此只说明直接维护人事档案信息的操作；档案转入时会自动生成人事档案信息，具体操作，请参考体操作，请参考“档案转入管理档案转入管理”。18中国石油人力资源管理系统项目19目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理人事档案信息管理培训19中国石油人力资源管理系统项目20操作路径操作路径人事档案信息管理人事档案信息管理人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“人事人事档案信息批量导入档案信息批量导入”界面。界面。事务代码：事务代码：ZHRBI122 ZHRBI122 20中国石油人力资源管理系统项目21第一步：下载模板第一步：下载模板 人事档案信息管理人事档案信息管理人事档案信息管理培训 维护完毕数据后，将文件另存为维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode Unicode 文本文本”格式，保存后，返回数格式，保存后，返回数据导入界面。据导入界面。21中国石油人力资源管理系统项目22第二步：上传数据第二步：上传数据 人事档案信息管理人事档案信息管理人事档案信息管理培训导入完成后，会出现如下两种情况：导入完成后，会出现如下两种情况：（1 1）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。（2 2）如果没有错误，则如下为空。）如果没有错误，则如下为空。22中国石油人力资源管理系统项目23目录目录总体功能概述具体业务实现档案馆信息管理人事档案信息管理（一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理（二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理（三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理（四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理（五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理人事档案信息管理培训23中国石油人力资源管理系统项目24目录目录档案转入管理档案转出管理人事档案信息管理培训24中国石油人力资源管理系统项目25目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训25中国石油人力资源管理系统项目26功能概述功能概述 “档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。工作流程工作流程 档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训26中国石油人力资源管理系统项目27操作路径操作路径档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“管理管理人事档案信息人事档案信息”界面。界面。事务代码：事务代码：ZPA30_HR13 ZPA30_HR13 27中国石油人力资源管理系统项目28档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训找要维护的人员，选择待转递人事档案信息，并点击找要维护的人员，选择待转递人事档案信息，并点击“创建创建”：28中国石油人力资源管理系统项目29档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训 人事管理岗负责：维护人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成“处理中处理中”。说明：移交单位：指人事管理处室、科室；移交人：指人事管理岗人员。说明：移交单位：指人事管理处室、科室；移交人：指人事管理岗人员。举例：大庆油田公司人事部干部管理科，刘铭辉。举例：大庆油田公司人事部干部管理科，刘铭辉。29中国石油人力资源管理系统项目30档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训状状态态修改成修改成“提交提交”人事管理人事管理岗负责岗负责：档案：档案审审核通核通过过后，将待后，将待“转递转递人事档案信息人事档案信息”中状中状态栏调态栏调整整为为“提交提交”，表示可以向档案管理，表示可以向档案管理岗岗人人员员提交档案。提交档案。30中国石油人力资源管理系统项目31档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训状状态态修改成修改成“档案档案员员确确认认”档案管理档案管理岗岗接到通知、收到档案后接到通知、收到档案后负责负责：维护维护“待待转递转递人事档案信息人事档案信息”的接收的接收人和接收人和接收单单位，同位，同时时核核对对“待待转递转递人事档案信息人事档案信息”维护维护的内容，合格后将状的内容，合格后将状态栏调态栏调整整为为“档案档案员员确确认认”。说说明：接收明：接收单单位：指档案管理科位：指档案管理科,处处室科室；接收人：指档案管理人。室科室；接收人：指档案管理人。举举例：大例：大庆庆油田公司人事信息档案管理科，王旭油田公司人事信息档案管理科，王旭31中国石油人力资源管理系统项目32档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训完成后自完成后自动动生成生成“人事档案信息人事档案信息”保存之后，保存之后，“待待转递转递人事档案信息人事档案信息”中中维护维护的信息会自的信息会自动带动带到到“档案档案转递转递-转转入入”信息中，档案管理信息中，档案管理员员根据根据实际业务维护实际业务维护“档案档案转递转递信息信息”中的相关信息。中的相关信息。32中国石油人力资源管理系统项目33档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训 档案管理档案管理岗负责岗负责：维护维护“人事档案人事档案转递转递信息信息-转转入入”（上（上图图）并）并标识转递标识转递完成完成后，系后，系统统会自会自动动生成并自生成并自动动跳入到跳入到“人事档案信息人事档案信息”，相关字段内容会自，相关字段内容会自动带动带入到入到“人事档案信息人事档案信息”中，档案管理中，档案管理岗岗再再维护维护其相关信息即可：其相关信息即可：33中国石油人力资源管理系统项目34目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训34中国石油人力资源管理系统项目35操作路径操作路径档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“转递转递档案信息批量导入档案信息批量导入”界面。界面。事务代码：事务代码：ZHRBI205 ZHRBI205 35中国石油人力资源管理系统项目36第一步：下载模板第一步：下载模板 档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训如果是对系统里已如果是对系统里已有信息进行修改有信息进行修改,请在请在“转递状态转递状态”中选择中选择修改，同时在修改，同时在“档案档案材料状态材料状态”中选择相中选择相应的状态即可。应的状态即可。如图：如图：36中国石油人力资源管理系统项目37档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训如果如果选择选择“档案档案员员确确认认”导导入后，会自入后，会自动动生成一条相生成一条相应应子子类类型（型（转转入入/转转出）的出）的“档档案案转递转递信息信息”维护维护完完毕毕数据后，将文件另存数据后，将文件另存为为“Unicode Unicode 文本文本”格式：格式：保存后，返回数据保存后，返回数据导导入界面。入界面。37中国石油人力资源管理系统项目38第二步：上传数据第二步：上传数据 档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训导入完成后，会出现如下两种情况：导入完成后，会出现如下两种情况：（1 1）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。（2 2）如果没有错误，则如下为空。）如果没有错误，则如下为空。38中国石油人力资源管理系统项目39目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训39中国石油人力资源管理系统项目40员工档案转入后，可以通过报表工具查询、生成员工档案转入后，可以通过报表工具查询、生成“档案转入人员档案转入人员登记簿登记簿”。操作路径操作路径 档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“档档案转入人员登记簿案转入人员登记簿”界面。界面。事务代码：事务代码：ZHRISPAFM014 ZHRISPAFM014 40中国石油人力资源管理系统项目41档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训点击执行后，输出清单点击执行后，输出清单 根据需求选择表单输出的时间限制可以按照人员编号、公司代码等条件选择要输出的人员范围41中国石油人力资源管理系统项目42档案转递信息管理档案转递信息管理-转入转入人事档案信息管理培训42中国石油人力资源管理系统项目43目录目录档案转入管理档案转出管理人事档案信息管理培训43中国石油人力资源管理系统项目44目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训44中国石油人力资源管理系统项目45功能概述功能概述 “档案转出”是记录档案材料转出情况的信息。工作流程工作流程 档案转递信息管理档案转递信息管理-转出转出人事档案信息管理培训45中国石油人力资源管理系统项目46操作路径操作路径档案转递信息管理转出档案转递信息管理转出人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“管管理人事档案信息理人事档案信息”界面。界面。事务代码：事务代码：ZPA30_HR13 ZPA30_HR13 46中国石油人力资源管理系统项目47档案转递信息管理档案转递信息管理-转出转出人事档案信息管理培训找要维护的人员，选择待转递人事档案信息，并点击找要维护的人员，选择待转递人事档案信息，并点击“创建创建”：47中国石油人力资源管理系统项目48档案转递信息管理档案转递信息管理-转出转出人事档案信息管理培训 当员工发生调出、离退休或减册业务时，档案需根据管理权限转到相关单位。当员工发生调出、离退休或减册业务时，档案需根据管理权限转到相关单位。人事管理岗负责：维护人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息待转递人事档案信息-档案转出档案转出”，并将状态栏调整为，并将状态栏调整为“处理中处理中”。48中国石油人力资源管理系统项目49档案转递信息管理档案转递信息管理-转出转出人事档案信息管理培训 人事管理人事管理岗负责岗负责：审审核通核通过过后，人事管理后，人事管理岗岗将将“待待转递转递人事档案信息人事档案信息”的状的状态栏态栏调调整成整成“提交提交”，即通知档案管理人，即通知档案管理人员该员员该员工档案需要工档案需要转转出出 49中国石油人力资源管理系统项目50档案转递信息管理档案转递信息管理-转出转出人事档案信息管理培训 档案管理人档案管理人员负责员负责：在收到通知后，将：在收到通知后，将“待提交档案信息待提交档案信息”的状的状态栏维护态栏维护成成“档档案案员员确确认认”50中国石油人力资源管理系统项目51档案转递信息管理档案转递信息管理-转出转出人事档案信息管理培训 保存后，系保存后，系统统会自会自动动生成一条生成一条“档案档案转递转递信息信息-转转出出”的的记录记录，相关内容会自，相关内容会自动带动带出，档案管理人出，档案管理人员员根据根据实际业务维护实际业务维护档案档案转转出信息出信息 说说明：明：柜号：柜号：维护维护信息信息时时，回，回车车可自可自动带动带出人事档案信息中出人事档案信息中字段字段“正本存放位正本存放位置置”的内容，方便的内容，方便档案管理人档案管理人员员找取找取档案。档案。转递转递是否完成：是否完成：标识标识本次档案本次档案转转出出是否完成。是否完成。51中国石油人力资源管理系统项目52目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训52中国石油人力资源管理系统项目53档案转递信息管理转出档案转递信息管理转出人事档案信息管理培训操作同操作同“档案转入管理档案转入管理的批处理工具的使用的批处理工具的使用”53中国石油人力资源管理系统项目54目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训54中国石油人力资源管理系统项目55员工档案转出后，可以通过报表工具查询、生成员工档案转出后，可以通过报表工具查询、生成“档案转出人员档案转出人员登记簿登记簿”。操作路径操作路径 档案转递信息管理转出档案转递信息管理转出人事档案信息管理培训具体操作同具体操作同“档案转入人员登记薄档案转入人员登记薄”双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“档档案转入人员登记簿案转入人员登记簿”界面。界面。事务代码：事务代码：ZHRISPAFM014 ZHRISPAFM014 55中国石油人力资源管理系统项目56目录目录总体功能概述具体业务实现档案馆信息管理人事档案信息管理（一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理（二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理（三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理（四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理（五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理人事档案信息管理培训56中国石油人力资源管理系统项目57目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训57中国石油人力资源管理系统项目58功能概述功能概述 “档案目录信息档案目录信息”是员工档案材料的检索管理。是员工档案材料的检索管理。工作流程工作流程 （1 1）直接维护员工的）直接维护员工的“档案目录档案目录”（2 2）在）在“待移交档案材料信息待移交档案材料信息”中自动生成中自动生成“档案目录档案目录”具体操作具体操作档案目录信息管理档案目录信息管理人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“管管理人事档案信息理人事档案信息”界面。界面。事务代码：事务代码：ZPA30_HR13 ZPA30_HR13 58中国石油人力资源管理系统项目59档案目录信息管理档案目录信息管理人事档案信息管理培训找到要维护的人员，选择档案目录信息，并点击找到要维护的人员，选择档案目录信息，并点击“创建创建”点击创建后，弹出一个对话框，选择档案目录的点击创建后，弹出一个对话框，选择档案目录的类别，点击对勾，或者双击选项即可。类别，点击对勾，或者双击选项即可。59中国石油人力资源管理系统项目60档案目录信息管理档案目录信息管理人事档案信息管理培训维护维护档案目档案目录录相关的内容相关的内容该该字段会按照档案材料的字段会按照档案材料的类类别别分分别别按照流水号排序，也按照流水号排序，也可以手工可以手工进进行行调调整整材料接收材料接收备备注可以注可以记录记录在接收在接收该该材料材料过过程中的需程中的需记录记录的情况，档的情况，档案目案目录备录备注注为为本目本目录录需要需要记录记录的的内容内容维护维护完完毕毕后，点后，点击击保存即可。保存即可。60中国石油人力资源管理系统项目61目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训61中国石油人力资源管理系统项目62操作路径操作路径档案目录信息管理档案目录信息管理人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“档案目档案目录信息批量导入录信息批量导入”界面。界面。事务代码：事务代码：ZHRBI005 ZHRBI005 62中国石油人力资源管理系统项目63第一步：下载模板第一步：下载模板 档案目录信息管理档案目录信息管理人事档案信息管理培训 维护完毕数据后，将文件另存为维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode Unicode 文本文本”格式，保存后，返回数格式，保存后，返回数据导入界面。据导入界面。63中国石油人力资源管理系统项目64第二步：上传数据第二步：上传数据 档案目录信息管理档案目录信息管理人事档案信息管理培训导入完成后，会出现如下两种情况：导入完成后，会出现如下两种情况：（1 1）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。（2 2）如果没有错误，则如下为空。）如果没有错误，则如下为空。64中国石油人力资源管理系统项目65目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训65中国石油人力资源管理系统项目66可以通过报表工具查询、生成“人事档案目录套表”。操作路径操作路径 档案目录信息管理档案目录信息管理人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“人人事档案目录套表事档案目录套表”界面。界面。事务代码：事务代码：ZHRRP063 ZHRRP063 66中国石油人力资源管理系统项目67档案目录信息管理档案目录信息管理人事档案信息管理培训点击执行后，输出清单点击执行后，输出清单 如果只输出部分档案类别的目录信如果只输出部分档案类别的目录信息，则可以在息，则可以在“选择输出材料类别选择输出材料类别”中进行选择中进行选择67中国石油人力资源管理系统项目68档案目录信息管理档案目录信息管理人事档案信息管理培训 点点击执击执行后，目行后，目录录套表会保存在套表会保存在选选定的路径下，例如保存在桌面：定的路径下，例如保存在桌面：双双击击文件打开：文件打开：68中国石油人力资源管理系统项目69目录目录总体功能概述具体业务实现档案馆信息管理人事档案信息管理（一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理（二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理（三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理（四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理（五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理人事档案信息管理培训69中国石油人力资源管理系统项目70目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训70中国石油人力资源管理系统项目71功能概述功能概述 “待移交档案材料信息”是记录新增归档材料的移交过程。工作流程工作流程 待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训71中国石油人力资源管理系统项目72具体操作具体操作待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“管管理人事档案信息理人事档案信息”界面。界面。事务代码：事务代码：ZPA30_HR13 ZPA30_HR13 72中国石油人力资源管理系统项目73待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训 人事管理岗负责：当有新增材料归档时，需要维护人事管理岗负责：当有新增材料归档时，需要维护“待移交档案材料信息待移交档案材料信息”。找到要维护的人员，选择档案目录信息，并点击找到要维护的人员，选择档案目录信息，并点击“创建创建”73中国石油人力资源管理系统项目74待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训 点击创建后，弹出一个对话框，选择档案目录的类别，点击对勾，或者双击点击创建后，弹出一个对话框，选择档案目录的类别，点击对勾，或者双击选项即可。选项即可。74中国石油人力资源管理系统项目75待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训人事管理人事管理岗岗维护维护 根据新增材料的根据新增材料的类别选择类别选择相相应应的子的子类类型后，型后，进进入到入到“待移交档案材料信息待移交档案材料信息”的的界面。界面。维护维护完完毕毕后，将后，将“状状态栏态栏”调调整整为为“提交提交”。75中国石油人力资源管理系统项目76待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训档案管理人档案管理人员维员维护护档案管理档案管理岗负责岗负责：在接到：在接到邮邮件、收到材料后，确件、收到材料后，确认认待移交档案材料信息：如待移交档案材料信息：如图图：维护维护完完毕毕后，将后，将“状状态栏态栏”维护维护成成“档案档案员员确确认认”维护维护完此信息后，回完此信息后，回车车：字段：字段“柜号柜号”会自会自动带动带出档案存放位置，以便于档案管理人出档案存放位置，以便于档案管理人员员将将材料投档。保存后，系材料投档。保存后，系统统会自会自动带动带出档案目出档案目录录信息。信息。特特别别注意：因各种原因材料不能注意：因各种原因材料不能归归案案时时，档案管理人，档案管理人员员要在上要在上图备图备注中注中说说明原因。明原因。76中国石油人力资源管理系统项目77待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训档案管理档案管理岗负责岗负责：根据：根据业务业务需要决定是否生成目需要决定是否生成目录录，如，如图图归档时：归档时：维护相关信息，生成档案目录，保存即可维护相关信息，生成档案目录，保存即可不归档时：直接退出即可。不归档时：直接退出即可。77中国石油人力资源管理系统项目78目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训78中国石油人力资源管理系统项目79操作路径操作路径待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“待移交待移交档案材料批量导入档案材料批量导入”界面。界面。事务代码：事务代码：ZHRBI129 ZHRBI129 79中国石油人力资源管理系统项目80第一步：下载模板第一步：下载模板 待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训如果是对系统里已有信息进行修改如果是对系统里已有信息进行修改,请在请在“转递状态转递状态”中选择修改，同中选择修改，同时在时在“档案材料状态档案材料状态”中选择相应的中选择相应的状态即可。如图：状态即可。如图：点击执行后，输出模板如图点击执行后，输出模板如图 80中国石油人力资源管理系统项目81待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训其中其中“档案材料名称档案材料名称”和和“档案材料档案材料类别类别”为为必填字段必填字段对对于有下拉于有下拉选项选项的的请严请严格按照格按照选项选项中的填写！中的填写！如果在如果在“状状态态”一一栏栏中中选择选择“档案档案员员确确认认”会自会自动动生成一条相生成一条相应应的的“档案目档案目录录信息信息”维护维护完完毕毕数据后，将文件另存数据后，将文件另存为为“Unicode Unicode 文本文本”格式：格式：保存后，返回数据保存后，返回数据导导入界面。入界面。81中国石油人力资源管理系统项目82第二步：上传数据第二步：上传数据 待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训导入完成后，会出现如下两种情况：导入完成后，会出现如下两种情况：（1 1）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。（2 2）如果没有错误，则如下为空。）如果没有错误，则如下为空。如果是上传如果是上传“修改修改”的信息请选中的信息请选中“修改修改”同时选重相同时选重相应的应的“状态材料状状态材料状态态”即可。即可。82中国石油人力资源管理系统项目83目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训83中国石油人力资源管理系统项目84可以通过报表工具查询、生成“接收档案材料登记簿”。操作路径操作路径 待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“转转入档案材料登记簿入档案材料登记簿”界面。界面。事务代码：事务代码：ZHRISPAFM016 ZHRISPAFM016 84中国石油人力资源管理系统项目85待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训点击执行后，输出清单点击执行后，输出清单 根据需求选择表单输出的时间限制可以按照人员编号、公司代码等条件选择要输出的人员范围85中国石油人力资源管理系统项目86待移交档案材料管理待移交档案材料管理人事档案信息管理培训86中国石油人力资源管理系统项目87目录目录总体功能概述具体业务实现档案馆信息管理人事档案信息管理（一）人事档案信息管理 （六）档案缺少材料登记情况管理（二）档案转递信息管理 （七）档案剔出材料信息管理（三）档案目录管理 （八）档案材料销毁登记信息管理（四）待移交档案材料管理 （九）档案材料转出管理（五）档案查（借）阅情况信息管理 （十）档案整理管理人事档案信息管理培训87中国石油人力资源管理系统项目88目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训88中国石油人力资源管理系统项目89目录目录档案查阅情况信息档案借阅情况信息人事档案信息管理培训89中国石油人力资源管理系统项目90功能概述功能概述 “档案查阅情况信息”是记录人事管理岗在实际业务查阅档案过程的信息。工作流程工作流程 档案查阅情况信息管理档案查阅情况信息管理-查阅查阅人事档案信息管理培训90中国石油人力资源管理系统项目91具体操作具体操作档案查阅情况信息管理档案查阅情况信息管理-查阅查阅人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“管管理人事档案信息理人事档案信息”界面。界面。事务代码：事务代码：ZPA30_HR13 ZPA30_HR13 91中国石油人力资源管理系统项目92档案查阅情况信息管理档案查阅情况信息管理-查阅查阅人事档案信息管理培训找要维护的人员，选择档案查（借）阅情况信息，并点击找要维护的人员，选择档案查（借）阅情况信息，并点击“创建创建”：92中国石油人力资源管理系统项目93档案查阅情况信息管理档案查阅情况信息管理-查阅查阅人事档案信息管理培训 人事管理人事管理岗负责岗负责：填写：填写“查查借借阅阅人填写人填写”的内容，并将状的内容，并将状态栏调态栏调整成整成“提交提交”，回回车车后系后系统统自自动动档案存放位置，然后点档案存放位置，然后点击击保存。如保存。如图图：93中国石油人力资源管理系统项目94档案查阅情况信息管理档案查阅情况信息管理-查阅查阅人事档案信息管理培训人事管理人事管理岗负责岗负责：打印：打印“查阅查阅人事档案人事档案审审批批单单”。打印出打印出查阅审查阅审批批单单：经过经过本部本部门领导签门领导签字后，拿着字后，拿着审审批批单单去档案室去档案室查阅查阅档案档案。双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“查阅人事档案审批单（人查阅人事档案审批单（人事岗用）事岗用）”界面。界面。事务代码：事务代码：ZHRISPAFM102 ZHRISPAFM102 94中国石油人力资源管理系统项目95档案查阅情况信息管理档案查阅情况信息管理-查阅查阅人事档案信息管理培训档案管理档案管理岗负责岗负责：提供档案并：提供档案并维护维护“查查借借阅阅信息信息-查阅查阅”如如图图：档案管理档案管理岗维护岗维护“档案档案员员填写填写”的内容，并将状的内容，并将状态调态调整成整成“档案档案员员确确认认”。95中国石油人力资源管理系统项目96目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训96中国石油人力资源管理系统项目97操作路径操作路径档案查阅情况信息管理档案查阅情况信息管理-查阅查阅人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“档案档案查借阅信息批量导入查借阅信息批量导入”界面。界面。事务代码：事务代码：ZHRBI019 ZHRBI019 97中国石油人力资源管理系统项目98第一步：下载模板第一步：下载模板 档案查阅情况信息管理档案查阅情况信息管理-查阅查阅人事档案信息管理培训 维护完毕数据后，将文件另存为维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode Unicode 文本文本”格式，保存后，返回数格式，保存后，返回数据导入界面。据导入界面。如果对系统中已有的信息进行修改，请选择如果对系统中已有的信息进行修改，请选择“修改修改”同时对修改情况下的状态同时对修改情况下的状态进行选择。进行选择。98中国石油人力资源管理系统项目99第二步：上传数据第二步：上传数据 档案查阅情况信息管理档案查阅情况信息管理-查阅查阅人事档案信息管理培训导入完成后，会出现如下两种情况：导入完成后，会出现如下两种情况：（1 1）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。（2 2）如果没有错误，则如下为空。）如果没有错误，则如下为空。99中国石油人力资源管理系统项目100目录目录功能概述操作流程具体操作批量处理报表工具人事档案信息管理培训100中国石油人力资源管理系统项目101可以通过报表工具查询、生成“查阅档案登记簿”。操作路径操作路径 档案查阅情况信息管理档案查阅情况信息管理-查阅查阅人事档案信息管理培训双击此操作路径双击此操作路径,进入进入“查查阅档案登记簿阅档案登记簿”界面。界面。事务代码：事务代码：ZHRISPAFM026 ZHRISPAFM026 101中国石油人力资源管理系统项目102档案查阅情况信息管理档案查阅情况信息管理-查阅查阅人事档案信息管理培训点击执行后，输出清单点击执行后，输出清单 102中国石油人力资源管理系统项目103档案查阅情况信息管理档案查阅情况信息管理-查阅查阅人事档案信息管理培训103中国石油人力资源管理系统项目104目录目录档案查阅