行政办公手册02-会议管理规定43595.docx

中建国际建设公司行政办公手册文件编号CSCEC/AD/2003/002会议管理规定文件页数第 14 页 共 20 页文件状态2003版 第0次修订会议管理规定1 目的为提高工作效率，注重实际效果，结合中建国际建设公司（以下称“公司”）组织结构实际情况，特制订本管理办法，以规范管理公司各类会议。2 会议分类l 董事会l 总经理常务务会l 总经理联席席会l 总经理办公公会l 工作汇报会会l 分支机构（含含国内、海海外）工工作会l 部门、项目目工作会会议l 全体员工会会l 业务分析专专题会l 党委会、纪纪委会、党党委扩大大会、纪纪委扩大大会、党党群联席席会l 工会委员会会议、工工会会员员代表会会议、工工会经费费审查委委员会议议l 团委会、团团委扩大大会l 其他会议：包括理理论研讨讨会、业业务竞赛赛会、工工作调研研会、各各类座谈谈会3 董事会时间每年122次；具具体时间间及议程程提前十十五天通通知，每每次会议议时间约约一天。3.1 会议内容董事会讨论论确定如如下事宜宜：l 公司发展规规划；l 公司经营管管理层人人事安排排；l 公司年度工工作完成成情况及及年度工工作计划划；l 股东利润分分配分红红；l 年度预算审审核；l 额度在1000000万元人人民币以以上的重重大投资资。3.2 组织安排董事会由公公司董事事长召集集，董事事会秘书书负责董董事会文文件的准准备以及及会议组组织。公公司综合合管理部部配合。3.3 与会人员公司董事长长、董事事。原则则上公司司所有董董事必须须要全部部与会。3.4 会议纪要董事会秘书书负责议议案收集集，并整整理会议议纪要。会会议纪要要由各位位董事签签字，最最后由公公司董事事长签发发。4 总经理常务务会4.1 时间每月1次，原原则为每每月222日进行行。如有有必要，总总经理可可提前或或推后召召开。4.2 会议内容l 审议讨论公公司年度度工作计计划、财财务预算算、决算算报告等等；l 审议讨论公公司1000000万元以以下的重重大投资资决策，以以及融资资、基建建计划和和50万万元以上上固定资资产购买买等；l 公司各项管管理制度度的讨论论审批；l 审定公司组组织机构构的调整整、驻外外机构的的设立、撤撤并关停停等；l 评审修订公公司体系系管理手手册；l 审议修正劳劳资方案案；l 讨论审批公公司部门门执行经经理（CC级）（含含）以上上职员的的任命，确确定公司司投资子子公司董董事成员员、总经经理、副副总经理理等关键键岗位人人选。4.3 组织管理常务会秘书书会同综综合管理理部组织织并进行行会议纪纪要。4.4 参会人员l 公司总经理理、常务务会副总总经理；l 列席代表：党委副副书记、财财务总监监、综合合管理部部经理以以及提交交会议议议案的部部门负责责人员及及有关人人员（按按通知）。4.5 会议议案提提交、审审批程序序l 提交议案的的部门或或个人应应在每月月17日日前将议议案、填填写好的的提交交议案程程序单、议议案电子子文档一一并交综综合管理理部；l 议案经综合合管理部部汇总、常常务会秘秘书初核核后，报报总经理理审批；l 经总经理审审批同意意后的议议案，由由综合管管理部负负责在常常务会召召开前三三天分送送参加会会议人员员审议。4.6 表决l 本规定4.4.11中规定定的会议议正式代代表具有有表决权权，列席席代表不不具有表表决权，但但可提出出修改意意见；l 具有表决权权的代表表，在每每次会议议结束后后填写提提交议案案表决记记录单。4.7 会议纪要l 每次会议由由综合管管理部/常务会会秘书负负责记录录，并进进行整理理形成会会议纪要要；会议议纪要由由综合管管理部呈呈有关公公司领导导、部门门领导会会签，然然后报总总经理审审批签发发；l 审批同意后后的会议议纪要由由综合管管理部负负责核稿稿、编号号、打印印、下发发、存档档。会议议纪要应应于会议议召开后后5日内内完成审审批并下下发。4.8 常务会决议议检查督督办综合管理部部负责对对总经理理常务会会决议的的执行情情况进行行检查督督办并将将结果汇汇总于下下次常务务会进行行汇报。4.9 其他l 非总经理常常务会的的规定时时间，而而又急需需做出决决定的事事项，总总经理可可以召开开总经理理办公会会进行处处理，或或可采用用文件会会签的方方式；l 公司管理评评审会作作为总经经理常务务会的补补充形式式，其讨讨论达成成一致并并经总经经理签发发的议案案，与总总经理常常务会通通过议案案具有同同等效力力。公司司管理评评审会根根据工作作需要召召开，具具体由质质保部组组织。5 总经理联席席会5.1 时间每季度召开开一次，原原则上安安排在三三、六、九九、十二二月下旬旬举行，具具体时间间及日程程提前五五天通知知与会人人员。5.2 会议内容座谈公司经经营管理理工作中中存在的的问题和和解决建建议。5.3 组织管理综合管理部部组织5.4 与会总经理常务务会成员员、公司司副总经经理（非非常务会会成员）、党党委副书书记、财财务总监监、管理理者代表表、公司司各部门门代表。5.5 会议纪要综合管理部部负责会会议纪要要整理，并并经总经经理审批批签发。 5.6 督办综合管理部部负责督督办。6 总经理办公公会6.1 会议内容根据工作需需要，总经理理或副总总经理可可以召集集总经理理办公会会，会议议内容由由会议召召集人确确定。6.2 组织管理总经理办公公会由会会议召集集人主持持，综合合管理部部负责总总经理召召集的办办公会的的组织工工作，副副总经理理召集的的办公会会由其指指定相关关部门负负责会议议组织工工作，综综合管理理部为会会议提供供必要的的协助。6.3 参会人员召集会议的的总经理理或副总总经理、公公司相关关领导、相相关部门门、项目目负责人人及有关关人员。6.4 会议纪要l 会议纪要由由会议召召集人指指定相关关部门整整理，由由召集人人签发。办办公会会会议纪要要应通过过NOTTES系系统进行行传阅，原原则上不不再下发发纸质文文件；l 会议纪要应应在会议议召开55日内下下发。7 工作汇报会会7.1 安排工作汇报会会于每年年年初及及年中各各举行一一次，分分别对公公司上一一年工作作及当年年上半年年工作进进行汇报报和总结结，并对对下阶段段工作进进行指导导。7.2 组织管理l 公司工作汇汇报会由由综合管管理部、企企划部牵牵头组织织；l 企划部、财财务资金金部于会会议召开开前一周周提前下下发“年度预预算标准准表格”及“上年度度预算执执行情况况”予各部部门；l 各部门结合合本部门门预算和和工作执执行情况况，填制制“年度预预算标准准表格”，并于于会前汇汇总至企企划部；l 各部门应根根据“年度预预算标准准表格”进行工工作汇报报，并重重点就预预算的突突破、工工作中存存在的问问题、未未完成的的工作计计划、以以及下阶阶段工作作安排做做重点阐阐述。7.3 主持及参加加人员工作汇报会会由公司司总经理理主持进进行，参参加人员员由综合合管理部部于会前前确定。7.4 会议纪要l 各部门工作作汇报会会由综合合管理部部负责整整理会议议纪要，经经总经理理审批签签发，并并通过公公司NOOTESS会议管管理系统统传达；l 综合管理部部根据工工作汇报报会汇总总记录，整整理起草草“公司年年度（半半年）工工作计划划和要点点”，作为为公司正正式文件件下发；l 会议纪要原原则上应应于会议议召开后后5天内内下发，“公司年度（半年）工作计划和要点”应于工作汇报会结束后一周内下发。8 分支机构（含含国内、海海外）工工作会8.1 时间原则上每年年召开11-2次次国内分分支机构构工作会会和海外外分支机机构工作作会，原原则上安安排在每每年6或或7月、112或下下年1月月份举行行，具体体时间及及日程提提前十五五天通知知与会人人员。8.2 会议内容l 各分支机构构工作情情况汇报报、总结结；l 相关议题讨讨论；l 公司运营管管理当中中的其他他事宜。8.3 组织管理分支机构工工作会由由主管事事业部组组织，综综合管理理部提供供协助。8.4 参会人员公司总经理理、相关关领导、分分支机构构负责人人、相关关部门有有关人员员。8.5 会议纪要会议纪要由由主管事事业部负负责整理理，会议议纪要由由总经理理审批签签发并发发放给所所有有关关单位。9 部门、项目目会议9.1 安排部门、项目目根据工工作需要要召集可可自行组组织会议议，综合合管理部部提供必必要协助助。9.2 主持及参加加人员主持会议及及参加会会议人员员由召集集会议的的相关部部门或项项目确定定。9.3 会议纪要l 会议纪要应应通过NNOTEES系统统进行传传阅，原原则上不不再下发发纸质文文件；l 会议纪要应应在会议议召开55日内下下发。10 全体员工会会10.1 时间于每年三月月召开，具具体时间间另行通通知。10.2 会议内容公司年度工工作情况况回顾；下年度度工作部部署；评评优发奖奖；其他他重大事事项。10.3 组织管理综合管理部部、政工工部负责责会议组组织工作作。10.4 参会人员公司全体员员工（原原则上在在京人员员参加）。11 业务分析专专题会11.1 安排公司可根据据工作需需要召开开专题的的业务分分析会，如如经营分分析会、项项目管理理分析会会、财务务活动分分析会等等。此类类会议由由主管部部门负责责组织，综综合管理理部提供供必要协协助。11.2 主持及参加加人员主管领导及及相关部部门、项项目。11.3 会议纪要l 会议纪要由由主管部部门进行行整理，并并由主管管领导审审批签发发。会议议纪要应应通过NNOTEES系统统进行传传阅，原原则上不不再下发发纸质文文件；l 会议纪要应应在会议议召开55日内下下发。12 党委会、纪纪委会、党党委扩大大会、纪纪委扩大大会、党党群联席席会12.1 安排以上会议由由公司党党委或纪纪委不定定期召集集举行。12.2 与会人员根据不同的的会议内内容由公公司党委委或纪委委确定参参会人员员。12.3 会议内容由公司党委委或纪委委根据会会议类型型确定。12.4 会议纪要由党委或纪纪委办公公室拟订订发放。13 工会委员会会议、工工会会员员代表会会议、工工会经费费审查委委员会议议13.1 安排以上会议由由公司工工会不定定期召集集举行。13.2 与会人员根据不同的的会议内内容由公公司工会会确定参参会人员员。13.3 会议内容由公司工会会根据会会议类型型确定。13.4 会议纪要由公司工会会拟订发发放。14 团委会、团团委扩大大会14.1 安排以上会议由由公司团团委不定定期召集集举行。14.2 与会人员根据不同的的会议内内容由公公司团委委确定参参会人员员。14.3 会议内容由公司团委委根据会会议类型型确定。14.4 会议纪要由公司团委委拟订发发放。15 其他会议根据不同的的会议内内容由相相关的部部门确定定会议议议题和参参会人员员，并进进行会议议的组织织工作。16 要求l 公司级党政政会议会会议室由由综合管管理部直直接安排排，其他他会议如如需用总总部会议议室须提提前一天天填写会会议室使使用单报报综合管管理部，同同时注明明是否需需要茶水水、音响响、投影影等方面面的服务务；l 参加公司各各类会议议的人员员，应就就会议相相关议题题提前做做好发言言准备，力力求言简简意赅，重重点突出出；l 凡参加总部部各类会会议的人人员，须须按公司司规定着着装，因事不不能参加加会议的的应提前前向会议议组织者者请假。会会议进行行中，与与会人员员如需处处理紧急急事项，应应向会议议主持人人请假；l 分公司、驻驻外机构构的会议议管理参参照本规规定执行行。各单单位每月月至少召召开一次次总经理理办公会会，做好好会议纪纪要的整整理，并并及时将将会议纪纪要上报报中建国国际备案案。17 解释权本规定由综综合管理理部负责责解释和和修订。本规定自220033年7月月1日起起实施。18 附件l 会议议案提提交单l 会议室预约约单l 会议通知单单l 会议签到表表l 提交议案表表决记录录单编制综合管理部审核巢刚批准李健会议议案提提交单 编编号：议案题目： 提交部门： 提交部门负负责人： 起草人：年 月 日附件：共 页页初审意见：部门负责人人意见：主管总经理理意见：议案主要内内容摘要要： 注：1.提提交议案案的部门门须提前前5个工工作日将将议案交交综合管管理部进进行初步步核定并并报总经经理审批批。2.经总经经理审批批同意后后，综合合管理部部提前二二天将议议案分送送与会代代表。3.提交议议案单编编号由综综合管理理部统一一编号。会议室预约约单预约部门联 系 人人联系电话预约日期起止时间参会人数会议内容备 注注预约部门经经理： 综合管管理部办办公经理理：会议通知单单通知日期： 通知知部门： 会议名称 时间及地点点 会议类型管理评审审会 总经理理办公会会 专题讨讨论会 其他： 主 持 人人 记 录 人人参加人员主要内容 需准备的会议资料 备 注会议签到表表 编号：会议名称：时间： 年 月 日日地点：主持人：姓 名职 务姓 名职 务提交议案表表决记录录单 编号号：序号议案提交部门表 决修改意见、建建议同意不同意弃权 表决决人（签签字）： _