办公室及礼仪管理制度.docx

办公室及礼仪管理制度 第一章 总则第一条 为了规范公司内部管理，树立公司整体的良好形象，体现员工健康向上的精神风貌和优秀的职业素养，特制定本制度。第二条 本制度对公司各级员工在公司工作期间的仪容，举止，待客接物以及内部沟通和交流等方面作了具体的规定和说明。第三条 本制度适用于公司全体工作人员。 第二章 办公室仪容、礼仪规范第四条 所有员工应保持严肃、认真、合作、进取的工作态度和乐观、友好、自信、向上的精神面貌。第五条 员工着装的基本要求：1、办公区域须穿统一工装，暂未有工装者，应穿着类似服装。2、保持着装整洁，衣服领口与袖口不得有污秽。3、男士领带必须整洁，不得歪斜松弛。4、不得穿拖鞋、凉鞋进入办公区域，统一穿黑色皮鞋，皮鞋须保持整洁，不得破损。5、上班必须佩戴胸牌，胸牌应正面佩戴于胸前。第六条 全体员工必须保持仪表端庄，整洁，具体要求如下：1、头发：头发应经常情况，保持清洁整齐，男性员工应做到发不过耳；2、指甲：指甲不能太长，应注意经常修剪，女性员工指甲油应用淡色；3、胡须：男性员工胡须应每天修理，不留胡须；4、口腔：应保持清洁；5、化妆：女性员工工作时化妆应端庄素雅，大方得体，不可浓妆艳抹，不宜使用香味浓烈的香水。6、除特殊原因，午餐请勿饮酒，以免影响工作。第七条 员工应保持健康、端庄的动作礼仪：1、站姿与坐姿：在不同的场合，腰背挺直，保持合适、得体的姿势；2、见面致意：公司内同事相遇时应互相问候，点头微笑致意；3、握手：与客人握手时，双目应注视对方，身姿自然，不卑不亢，握手简短有力，热情大方；4、进入房间的礼貌：应先轻敲门，经对方允许后再进。进入房间后，如对方讲话，要稍等静候，不能中途插话。如有紧急事由须打断对方讲话时，应看准时机，并致歉；退出房间，应道别。5、递文件时，应将正面，有文字的一面向着对方的方向递过去；若是笔类，应将笔类向着自己，使对方容易拿取；6、经过通道、走廊时，应放轻脚步，在过道走廊里遇见客户应当礼让，不得抢行，更不能边走边大声说话，吹口哨等。7、办公区域内请勿大声喧哗，影响他人，避免在办公区域争执、争吵；如遇工作中需讨论的问题，可以单独讨论，发表不同看法，也可按工作职权，由上一级领导作出最终决定。第三章 接听和接打电话礼仪第八条 电话交流是公司对内对外重要的交流方式，也是树立和体现公司形象和个人素质、精神面貌的重要窗口。所有员工都应从电话接听中做起，营造公司规范，友好，可信的形象。第九条 接听、接打电话的要求如下：1、电话铃响时，应至少在第三声铃响前接听电话；2、接听电话时，应主动向对方问好，统一是“您好，沁坤电子商城。”3、接听电话应仔细倾听，适时记下要点，未听清楚时，应主动及时地请求对方重述；4、接听电话应当亲切有礼，语速适中，言语得体，简明扼要，不得在电话里聊天；5、电话结束时应当礼貌道别，待对方挂断后，再轻放话筒；6、接听公司外部人员打给其他同事电话时，同样要耐心礼貌，可以在说过“请您稍等”之后以最快速度，找到相关同事或将电话转接相关的部门；当同事不在，应礼貌请对方稍后再打，并主动表示可以帮对方转达信息；7、在帮助同事或领导接听和记录电话信息时，一定要注意记录准确，礼貌地向对方核实重要信息，并及时转告相关人员；8、当接到不指名电话。判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能处理的人，在转交之前，应简明扼要的高速接收人。9、所有员工在工作期间请勿长时间闲聊与工作无关事宜，电话应长话短说，节约时间；10、在对外拨打工作电话时，请注意礼貌用语，不论遇到何种情况，均应避免在电话中与对方发生争执或使用过激的语言，耐心，冷静，有修养的解决问题。第四章 对外接待交往礼仪第十条 在约定的时间内到达，不迟到，不缺席，确因无法控制的原因，而发生缺席或迟到，应礼貌做出解释。第十一条 接待客人时应主动，热情，大方，微笑，记住常来的客人。第十二条 客人来访，应立即起来迎接，并倒水，问明来由，进行交谈 。如是找其他同事，应礼貌引见。第十三条 交谈时，注意坐姿，不要“翘二郎腿”，客人话未讲完时，不要插话，如需插话需征得客人同意。第十四条 与客人交谈时要精神充沛，不能无精打采，漫不经心。第十五条 交谈时如果有人打进电话，应先对客人说“对不起”再接听电话；说话时如有特殊情况需暂时离开，应先说“对不起”，作出简单解释，并告诉返回时间。第十六条 办公场所所有职务的直接称呼对方职务，没有职务的直接称呼名字，不能出现“哥”“姐”的称呼。第五章 办公室行为、纪律规范第十七条 上班时间办公区域，所有办公室须开门办公。第十八条 保持办公场所整洁，维护良好的工作坏境，请勿在办公区域吃带异味零食，办公区域禁止吸烟。第十九条 办公区域内手机音量应调至适中，一面音量太大影响他人工作，接打电话时，注意音量适中，以免影响其他同事。第二十条 自觉保持办公区域环境卫生，桌面、窗台，地面不能有污迹，每天下班前及时清理办公室。第二十一条 不得将食物带入工作区域，不得在办公区域吃东西，看电影，浏览与工作无关网站，更不能玩游戏。第二十二条 爱护办公设施，复印机，电脑，打印机，传真机等严格按照操作规程操作，并定期维护。第二十三条 四小时以上离开办公室要关闭门窗，空调，关闭电脑及其他带电设备。在使用卫生间时，人离灯灭，节约用电。第二十四条 离开办公室，要告知办公室其他人员或上级主管取向及回来时间，如果外出，遵守考勤管理制度。第六章 附则第二十五条 上述礼仪规范要求所有员工参照遵守，视情节轻重，如有违规，给予批评或通报批评等处分。第二十六条 本制度自2013年4月6日期正式实施。第二十七条 本制度解释权在公司人行中心。