会议记录的功能与误区.docx

会议记录的功能与误区 会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。 这一功能主要表现在会议的事后跟踪这个部分。会议记录者在会议的过程中主要负责记录、维持会议的议程所设计的程序，可以起到“和事佬”的作用。会议记录者主要有 4种功能：会议记录者特殊重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。会议记录者还有帮助主持人做好会议总结与归纳的功能。比较落后的工作方法是指派秘书或一般的文员去做会议记录，现在则流行指派那些有潜力做主持人的员工去做这项工作。因为这样做可以帮助公司培育后备人才 (这里专指那些将来可以去做主持人的人才)。而且，在这个问题上，主见要由不同的员工轮番担当会议记录者，而不是由固定的部门秘书来专职担当，因为这一做法有助于熬炼一群人，而不是一个人。视察预防功能。会议记录者的视察预防功能是比较简单被忽视的一大功能。简洁来说，会议记录者可以以一个旁观者的角度来视察会议中是否存在一些误区，同时可以从旁对主持人做出提示。例如，可以清晰地视察在会议中哪些人发言过长，哪些人尚未发言，并对这些状况做好相关纪录，以此来提示主持人。当然，最主要的视察预防功能体现在他可以警醒主持人避开走入以下3大会议误区：第一误区 社会性懈怠社会性懈怠是一个心理学上的名词，它指的是一种群体的无所谓状态。以会议为例，很多会议决议的产生通常都要运用“全体通过”这个名词，其实这个名词代表的意义并不是真正的全体看法一样，而是一种群体性的漠视结果。大多数人对于主持人或发言者提出的问题不感爱好或是不予理睬，听之任之，从始至终似乎是在一种参会状态，实际是处在一种参加的假象中。对于这种会议误区，身在其中的主持人和对答者均不易察觉，只有站在第三者角度上的会议记录者可以清晰看到，因此，它可以针对此种状况适时做出提示，避开会议作出少数人的决议，从而失去了开会的真正价值。其次误区 从众心理从众心理就是大家都用一种声音说话。参会者之所以会用一种声音说话，不是因为站在真理的角度上，而主要是因为规范性的从众压力。例如某个小团体或是很有权威的某个人的影响力很强，他们的想法因为他们的影响力而对许多个体产生一种强大的压迫力，迫使很多个体同意其决策。这种误区也须要类似会议记录者这样的第三者来视察发觉，并帮助大家刚好预防。第三误区 团体极化团体极化指的是会议的探讨有时会趋于极端化，或者极好或者极坏。无论是哪种状况，都不利于形成客观的决议。会议记录者的客观立场能够帮助克服这种误区。