应用文写作(公文格式).ppt

应用文写作v 主讲：文法学院 冯红第四讲 公文格式v一、什么是公文的体式v二、公文的构成要素及一般格式v三、公文的特定格式v四、公文的排版形式与装订要求一、什么是公文的体式v公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。v公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。二、公文的构成要素及书面格式v公文格式，简言之就是公文的表现形式，指公文的数据构成与对各数据项目的编排。v它是人类在漫长的社会历史发展过程中，通过实践，从语言到文字，不断的总结完善，提高发展，在约定俗成的基础上进行规范化、标准化，逐步形成和产生的书面语言文字表述形式。v一份完整的公文是由一些规定的数据项目构成的，如发文机关、标题、正文、印章或签署、成文日期等，这些数据项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。这些构成项目和组成部分不是随意确定的，是由党和国家有关部门颁布的规范性文件所规定的，任何机关单位在拟制公文时都应当按照这些规定执行。公文的结构文文头头主主体体文文尾尾版头版头眉首眉首主主体体版版记记份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期页码版头版头-头头主体主体-身身版记版记-脚脚（一）版头部分（一）版头部分v版头，也叫文头。占文件首页三分之一的篇幅，版头，也叫文头。占文件首页三分之一的篇幅，按文面结构的实际顺序，这部分包括：按文面结构的实际顺序，这部分包括：v1.1.公文分数和编号公文分数和编号v2.2.秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限v3.3.紧急程度紧急程度v4.4.发文机关标志发文机关标志v5.5.发文字号发文字号v5.5.签发人签发人v在文头和文腰之间，用粗横线隔开。文头一般套在文头和文腰之间，用粗横线隔开。文头一般套红印制，如果是党内文件，则要在横线正中印一红印制，如果是党内文件，则要在横线正中印一颗红五角星，以示区别于行政公文。颗红五角星，以示区别于行政公文。宽：宽：210210毫米毫米高：高：297297毫米毫米尺寸：尺寸：210210毫米毫米297297毫米毫米A4A4型纸张型纸张天头：天头：3737毫米毫米11毫米毫米订口：订口：2828毫米毫米11毫米毫米版心尺寸：版心尺寸：156156毫米毫米225225毫米毫米（不含页码）（不含页码）右白边：右白边：2626毫米毫米11毫米毫米下白边：下白边：3535毫米毫米11毫米毫米党政机关公文基本格式发文机关标志上边缘至版心上边缘：35mm基本格式发文字号之下4mm是与版心等宽的红色分隔线红色分隔线下2行是正文标题绥化市人民政府文件2011号发文机关标志下边缘发文字号的距离是：2行字。签发人：一字线距版心下边缘 7mm，4号半角阿拉伯数字，单页右空 1字，双页左空 1字上白边：上白边：371mm371mm下白边：下白边：351mm订口：订口：281mm切口：261mm 1 000001绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发200627号 份号：一份文件在该文份号：一份文件在该文总印数中的顺序编号。总印数中的顺序编号。一般用一般用6位阿拉伯数字，位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角顶格编排在版心左上角第一行。绝密机密公文第一行。绝密机密公文需要标注份号。需要标注份号。1.公文份数序号 1 000001绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发200627号 2.秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用如需标识秘密等级，用3 3号号黑体字，顶格标识在版心黑体字，顶格标识在版心右上角第右上角第2 2行，两字之间空行，两字之间空l l字；秘密等级和保密期限字；秘密等级和保密期限之间用之间用“”“”隔开。隔开。密级分三类：绝密、密级分三类：绝密、机密、秘密机密、秘密机机 密密5年年3.紧急程度v公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。v紧急公文标注特急(事关重大而又十分紧急，要求马上以最快速度形成、运转及办理)、加急(5天内)；电报标注特提(马上办、1天内办结)、特急(8小时内办、3天结)、加急(24小时办、5天结)、平急(不超48小时、10天结)。1 000001绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件绥市政办发200627号 3.紧急程度紧急程度机密机密5年年急急 件件 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左 上角；如需同时标 注份号、密级和保 密期限、紧急程度，按照份号、密级和 保密期限、紧急程 度的顺序自上而下 分行排列。1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发200627号 4.发文机关标志发文机关标志下一要素下一要素由发文机关全称或规范由发文机关全称或规范化简称后加化简称后加“文件文件”组组成；对一些特定的公文成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称可只标识发文机关全称或规范化简称。或规范化简称。发文机关标识推荐使用发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，醒目美观为原则酌定，上边缘至版心上边缘为上边缘至版心上边缘为35mm 。1 阿城市建设局阿城市建设局阿城市卫生局阿城市卫生局 阿市建发2006188号 发文机关标志发文机关标志联合行文格式联合行文格式下一要素下一要素文件文件联合行文时应使主办机关名联合行文时应使主办机关名称在前，称在前，“文件文件”二字置于二字置于发文机关名称右侧，上下居发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示多，必须保证公文首页显示正文。正文。1 哈尔滨市人民政府哈尔滨市人民政府办公室文件办公室文件 哈市政办发200627号 5.发文字号发文字号下一要素下一要素发文字号由发文机关代字、年份发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空和序号组成。发文机关标识下空2 2行，用行，用3 3号仿宋体字，居中排布号仿宋体字，居中排布 第一个层次是发文机关代字，第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字件的部门的代字年份要用全称，不应简化，年份年份要用全称，不应简化，年份应用六角括号应用六角括号“”括起括起 序号不编虚位，不加序号不编虚位，不加“第第”字字 1 000001秘秘 密密一年一年特特 急急绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发200628号 签发人：高云燕高云燕 6.签发人签发人上报的公文需标识签上报的公文需标识签发人姓名，平行排列发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发于发文字号右侧。发文字号居左空文字号居左空1 1字，字，签发人姓名居右空签发人姓名居右空1 1字；签发人用字；签发人用3 3号仿号仿宋体字，签发人后标宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用全角冒号，冒号后用3 3号楷体字标识签发号楷体字标识签发人姓名。人姓名。1 绥化市建设局绥化市建设局绥化市卫生局绥化市卫生局 绥市建发2006188号 多个签发人格式多个签发人格式文件文件签发人：曲志刚曲志刚 雪格拉提雪格拉提 如有多个签发人，主如有多个签发人，主办单位签发人姓名置办单位签发人姓名置于第于第l l行，其他签发人行，其他签发人姓名从第姓名从第2 2行起在主办行起在主办单位签发人姓名之下单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后应使发文字号与最后一个签发人姓名处在一个签发人姓名处在同一行并使红色反线同一行并使红色反线与之的距离为与之的距离为4mm4mm。多名签发人：每一排排两人，主办机关排在前。正文中的结构层次序数一、黑体(二)楷体3.仿宋(4)仿宋（二）主体部分v主体部分按文面结构的实际先后顺序排列，包括：v7.标题v8.主送机关v9.正文v10.附件v11.公文生效标识（发文机关签署、印章和成文时间）v12.附注党政机关公文基本格式顶格，3号黑体，密级与期限用“”隔开基本字体2011号 签发人：正文：3号仿宋标题：2号小标宋发文机关名称事由文种“签发人”为3号楷体,发文字号前、签发人姓名后分别空一格。除有专门说明外，正文其他字体均为3号仿宋体发文机关标识推荐使用小标宋字体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则联合行文时，主办机关名称放在前，机关后面上下居中排“文件”党政机关公文基本格式 附件：1.(联系人：，电话：)(附件径送办公室)正文下空一行左空2字“附件”，全角冒号后写排附件名称，附件后不加标点符号。附件回行时与上一行附件名称首字对齐。附注居左空2行排在成文日期下一行单一机关行文时，成文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首末条用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。印发份数？成文日期用阿拉伯数字7.公文标题v（1）标题的组成v（2）标题的格式v（3）标题的省略情况v（4）标题常见的错误 1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件绥市政办发市政办发200620062727号号 公文标题公文标题关于印发绥化市关于印发绥化市20062006年创建中国优秀年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 红色反线下空红色反线下空2 2行，行，用用2 2号小标宋体字，号小标宋体字，可分一行或多行居中可分一行或多行居中排布；回行时，要做排布；回行时，要做到词意完整，排列对到词意完整，排列对称，间距恰当。称，间距恰当。（1）标题的组成v公文标题应当准确简要地概括公文的主要公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。内容。v由由4个项目构成：个项目构成：发文机关发文机关+关于关于+事由事由+文种文种 国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知（2）标题的格式v【基本式】发文机关+关于+事由+文种v【省略式】关于+事由+文种关于在接待中不摆烟酒等问题的通知 发文机关+文种中华人民共和国交通部通告v【文种式】文种通知v【附加式】发文机关+关于+事由+急度+文种国务院关于防御特大洪水的紧急通知v【特别式】发文机关+发文机关最高领导人职务+令中华人民共和国主席令（3）公文标题的省略情况A.A.不太重要的或者辖区较小的公文，可以不太重要的或者辖区较小的公文，可以使用文种式标题。使用文种式标题。B.B.文件名称已有发文机关，可以省略发文文件名称已有发文机关，可以省略发文机关。机关。C.C.事由的表述太长，把事由的表述太长，把“关于关于”连同事由连同事由一起省略。一起省略。（4）公文标题常见的错误vA.A.格式不规范格式不规范vB.B.文种使用的混乱文种使用的混乱vC.C.表述方面的错误表述方面的错误下面就是一个不规范的公文标题：下面就是一个不规范的公文标题：环保局申请拨专款环保局申请拨专款1010万元治理市区饮用水源上游万元治理市区饮用水源上游原黄岗土法炼砒遗址的请示原黄岗土法炼砒遗址的请示修改后：修改后：关于治理黄岗土法炼砒原址的请示关于治理黄岗土法炼砒原址的请示 练习答案A.A.标题格式不规范，缺少标题格式不规范，缺少“关于关于”。B.B.语意重复，应删去语意重复，应删去“申请申请”。C.C.标题太长，应把请示的具体理由和事项放到正文。标题太长，应把请示的具体理由和事项放到正文。D.D.标题中除书名号以外一般不使用标点符号。标题中除书名号以外一般不使用标点符号。E.E.用词不当，用词不当，“遗址遗址”应改为应改为“原址原址”。F.F.排列不整齐。排列不整齐。8.主送机关v主主送送机机关关，是是指指公公文文的的主主要要受受理理机机关关，即即对对公公文文负主办或答复责任的机关。负主办或答复责任的机关。v收收文文机机关关主主要要分分为为主主送送机机关关和和抄抄送送机机关关。主主送送机机关关对对收收到到的的文文件件负负有有主主办办、答答复复之之责责，抄抄送送机机关关只只有有了了解解与与配配合合执执行行之之责责。因因此此，行行文文首首先先要要选选准主送机关。准主送机关。1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发绥市政办发200620062727号号 8.主送机关主送机关关于印发绥化市关于印发绥化市20062006年创建中国优秀年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 标题下空标题下空l l行，左侧顶行，左侧顶格用格用3 3号仿宋体字标识，号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送标全角冒号。如主送机关名称过多而使公机关名称过多而使公文首页不能显示正文文首页不能显示正文时，应将主送机关名时，应将主送机关名称移至版记中抄送之称移至版记中抄送之上，标识方法同抄送。上，标识方法同抄送。各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：区管委，市政府各部门：A.A.上行文的主送机关只有一个（议案、请示、报告）上行文的主送机关只有一个（议案、请示、报告）。B.B.下行文批复、平行文函的主送机关也只有一个。下行文批复、平行文函的主送机关也只有一个。C.C.普发性下行公文的主送机关因为数量太多，无法普发性下行公文的主送机关因为数量太多，无法一一列出，则用泛称。一一列出，则用泛称。D.D.泛向行文或无法确定行文的具体收受单位和对象，泛向行文或无法确定行文的具体收受单位和对象，则不写主送机关则不写主送机关。主送机关的几种情况确定上行文主送机关的规范 v1请示，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。v2受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。v3除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件绥市政办发市政办发200620062727号号 9.公文正文公文正文关于印发绥化市关于印发绥化市20062006年创建中国优秀年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 主送机关名称下主送机关名称下l l行，行，每自然段左空每自然段左空2 2字，字，回行顶格。数字、年回行顶格。数字、年份不能回行。份不能回行。各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：区管委，市政府各部门：现将现将绥化市绥化市20062006年创建中国优秀旅游城市年创建中国优秀旅游城市工作方案工作方案印发给你们，请认真遵照执行。印发给你们，请认真遵照执行。1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发绥市政办发200620062727号号 10.附件附件关于印发绥化市关于印发绥化市20062006年创建中国优秀年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 公文如有附件，在公文如有附件，在正文下空正文下空l l行左空行左空2 2字用字用3 3号仿宋体字标号仿宋体字标识识“附件附件”，后标，后标全角冒号和名称。全角冒号和名称。附件如有序号使用附件如有序号使用阿拉伯数码阿拉伯数码(如如“附附件：件：1 1”)；附件；附件名称后不加标点符名称后不加标点符号。号。各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：区管委，市政府各部门：现将现将绥化市绥化市20062006年创建中国优秀旅游城市年创建中国优秀旅游城市工作方案工作方案印发给你们，请认真遵照执行。印发给你们，请认真遵照执行。附件：附件：1.1.绥化市绥化市20062006年创建中国优秀旅年创建中国优秀旅 游城市工作方案游城市工作方案 2.2.创建中国优秀旅游城市工作责任创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表分解明细表 3 3.责任分工明细表责任分工明细表 1 附件页面附件页面下一要素下一要素附件应与公文正文一起装订，附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第并在附件左上角第1 1行顶格行顶格标识标识“附件附件”，有序号时标，有序号时标识序号；附件的序号和名称识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。前后标识应一致。附件：1.创建中国优秀旅游城市工作责任创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表分解明细表博市政办发200627号附件：1.创建中国优秀旅游城市工作责任创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表分解明细表如附件与公文正文不能一起如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第装订，应在附件左上角第1 1行顶格标识公文的发文字号行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件并在其后标识附件(或带序或带序号号)。11.公文生效标识公文生效标识v（1）发文机关签署v（2）成文日期v（3）印章党政机关公文基本格式 附件：1.(联系人：，电话：)(附件径送办公室)正文下空一行左空2字“附件”，全角冒号后写排附件名称，附件后不加标点符号。附件回行时与上一行附件名称首字对齐。附注居左空2行排在成文日期下一行单一机关行文时，成文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首末条用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。印发份数？成文日期用阿拉伯数字 1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发绥市政办发202012122727号号 公文生效标识公文生效标识公文生效标识公文生效标识（2）成文时间）成文时间关于印发绥化市关于印发绥化市20062006年创建中国优秀年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 用阿拉伯数字标注用阿拉伯数字标注各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：区管委，市政府各部门：现将现将绥化市绥化市20062006年创建中国优秀旅游城市年创建中国优秀旅游城市工作方案工作方案印发给你们，请认真遵照执行。印发给你们，请认真遵照执行。20122012年年9 9月月1 1日日下一要素下一要素 1 11.公文生效标识公文生效标识（3）印章：单一发文）印章：单一发文单一机关制发的公文在落款处单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空文日期。成文日期右空4 4字字 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空名称，只标识成文日期。成文日期右空4 4字；加字；加盖印章应上距正文盖印章应上距正文1 1行之内，端正、居中下压成行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。加盖印章应上距正文加盖印章应上距正文1 1行之内，行之内，端正、居中下压成文时间，印端正、居中下压成文时间，印章用红色。章用红色。当印章下弧无文字时，采用下当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文套方式，即仅以下弧压在成文日期上；日期上；当印章下弧有文字时，采用中当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成套方式，即印章中心线压在成文日期上。文日期上。联合行文印章联合行文印章 1 11.公文生效标识公文生效标识（3）印章：单一发文）印章：单一发文 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。名称。特殊情况说明特殊情况说明当联合行文需加盖两个印章时，应将当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空成文日期拉开，左右各空7 7字；主办字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过印章间互不相交或相切，相距不超过3mm3mm。当联合行文需加盖当联合行文需加盖3 3个以上印章时，个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机为防止出现空白印章，应将各发文机关名称关名称(可用简称可用简称)按加盖印章顺序排按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最在其上。主办机关印章在前，每排最多排多排3 3个印章，两端不得超出版心；个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空在最后一排印章之下右空2 2字标识成字标识成文时间。文时间。用印不规范的表现 v一是应当加盖机关印章的却不盖章。v二是不应该盖章的却又硬要盖章。v三是文头的发文机关标识与落款处的印章不一致。公文不加盖印章的情况v属公文特定格式的“会议纪要”不加盖机关印章 v命令(令)、议案须由领导人签署(或加盖领导人签名章)，但不加盖机关印章 v法定会议通过的决议类公文不加盖机关印章 v联合上报的公文，协办机关可以不盖章 联合行文时，按发文排列顺序将机关名称排列在相应位置，印章下压机关署名，最后一个印章端正居中下压机关署名和成文日期。印章排列整齐，不相交，不相切，每排印章不超版心，首排印章顶端上距正文或附件说明1行内。不加盖印章的公文，在正文或附件下空1 行、右空2字编排机关署名，在署名下 1行编排日期，首字比机关署名首字右移 2字。发文日期长于署名的，使日期右空2 字编排，并相应增加机关署名右空字数。加盖签发人签名章的公文，在正文或附件下空2 行、右空4 字加盖签名章，签名章左空2字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签名章下空1右空4字编排成文日期。市 长 2012年7月1日 1 12.附注附注 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空名称，只标识成文日期。成文日期右空4 4字；加字；加盖印章应上距正文盖印章应上距正文1 1行之内，端正、居中下压成行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。公文如有附注，用公文如有附注，用3 3号仿宋号仿宋体字，居左空体字，居左空2 2字加圆括号字加圆括号标识在成文日期下标识在成文日期下l l行。行。返回返回（此件可见报）（此件可见报）v附注只是对公文发送、阅读范围的说明。附注与附件的区别v附注与附件都是对公文主件起补充说明的作用的，但它们又有很大的区别。v说明的内容不同。附件对正文的补充作用更为重要，附件内容有时甚至就是公文的主要内容，也可能是对主件进行补充说明的图表、统计数字或其他事件；附注只是对公文发送、阅读范围的说明。可见，附件与附注相比较，附件的份量重、内容也多。v标识格式不同。附件要标在正文之后，成文日期或署名前的左上侧，标明附件的名称，顺序和份数，然后再把所有附件附印在主件之后；附注则标注在成文时间的左下方，版记的上方，并用括号括起来。（三）版记v1.抄送机关v2.印发机关v3.印发时间v4.页码1.抄送机关v指需要了解公文内容或与执行任务有关、但不负指需要了解公文内容或与执行任务有关、但不负责办文、不负责处理和执行公文内容的机关。责办文、不负责处理和执行公文内容的机关。v主送机关对收到的文件负有主办、答复之责，抄送机关只主送机关对收到的文件负有主办、答复之责，抄送机关只有了解与配合执行之责。有了解与配合执行之责。v 如有抄送机关，一般用如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送抄送”二字后加全二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。后一个抄送机关名称后标句号。v如需把主送机关移至版记，除将如需把主送机关移至版记，除将“抄送抄送”二字改为二字改为“主送主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。隔线。党政机关公文基本格式 附件：1.(联系人：，电话：)(附件径送办公室)正文下空一行左空2字“附件”，全角冒号后写排附件名称，附件后不加标点符号。附件回行时与上一行附件名称首字对齐。附注居左空2行排在成文日期下一行单一机关行文时，成文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首末条用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。印发份数？成文日期用阿拉伯数字抄送的原则v抄送机关是指除主送机关外需要知晓公文的其他机关。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。v（1）应当抄送的情况v（2）不应当抄送的情况（1）应当抄送的情况v除主送机关外，需要知晓公文的其他机关，应列为抄送机关；v向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；v上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关；v下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关；v上级机关越级向下级机关行文时，可以抄送受文机关的直接上级机关。党政机关公文基本格式 附件：1.(联系人：，电话：)(附件径送办公室)正文下空一行左空2字“附件”，全角冒号后写排附件名称，附件后不加标点符号。附件回行时与上一行附件名称首字对齐。附注居左空2行排在成文日期下一行单一机关行文时，成文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首末条用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。印发份数？成文日期用阿拉伯数字（2）不应当抄送的情况v请示不得抄送其下级机关；v接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄、转送；v凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。2.印发机关v印发机关，就是发文机关负责制发公文的印发机关，就是发文机关负责制发公文的部门，即发文机关的办公厅（室）或秘书部门，即发文机关的办公厅（室）或秘书处（科）。处（科）。v其位置在抄送机关的正下方。其位置在抄送机关的正下方。3.印发时间v指公文送印、印完并将公文发出的时间。指公文送印、印完并将公文发出的时间。v印发时间的位置在印发机关同一行的右侧。印发时间的位置在印发机关同一行的右侧。4.页码v 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。v单页码居右空一字，双页码居左空一字。v公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。1 21版心下边缘4 4 4 4号半角阿拉伯数号半角阿拉伯数号半角阿拉伯数号半角阿拉伯数码标识，置于版码标识，置于版码标识，置于版码标识，置于版心下边缘之下一心下边缘之下一心下边缘之下一心下边缘之下一行，数码左右各行，数码左右各行，数码左右各行，数码左右各放一条放一条放一条放一条4 4 4 4号一字线号一字线号一字线号一字线一字线距版心下一字线距版心下边缘边缘7mm7mm单页码居右空l字，双页码居左空1字版记的位置v版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。v确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况：A.公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。B.公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。C.公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。附件：1.(联系人：，电话：)(附件径送办公室)正文下空一行左空2字“附件”，全角冒号后写排附件名称，附件后不加标点符号。附件回行时与上一行附件名称首字对齐。附注居左空2行排在成文日期下一行单一机关行文时，成文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首末条用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。印发份数？成文日期用阿拉伯数字正 文正文 1.2.年月日 1年公文格式示意图（练习用）【课堂训练】国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知v国务院在2014年下发的第16号文件v随文件同时下发的是一份部分省市农业生产资料价格统计表v2014年4月11日印发v此件为急件，发至乡镇人民政府三、公文的特定格式v（一）信函格式v（二）命令格式v（三）纪要格式 哈尔滨市人民政府办公室发文机关标志使用全称或规范简称，居中排布，上边缘至上页边30mm,推荐使用小标宋字体，红色。联合行文用主办机关标志。30mm20mm发文机关标志下4mm处印一条红色双线(武文线、上粗下细)，距下页边20mm处印一条红色双线(文武线、上细下粗)，线长均为170mm标题与最后一要素距 2 行字 首页不显示页码。版记不加印发机关、印发日期、分隔线，位于最后一页版心内最下方。（一）信函格式深圳市人民政府令 市 长 2012年7月1日 20mm 在正文或附件下空2 行、右空4 字加盖签名章，签名章左空2字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签名章下空1右空4字排成文日期。机关标志下空2行居中排令号，令号下空2行排正文。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘20mm,推荐使用红色小标宋字体（二）命令格式发文机关名称要全称，发文机关名称要全称，不能使用简称包括规范不能使用简称包括规范化简称。例如国务院令化简称。例如国务院令的发文机关名称就是的发文机关名称就是“中华人民共和国国务中华人民共和国国务院令院令”。发文机关标识。发文机关标识用红色小标宋体字。用红色小标宋体字。如果是联合发布命令的，如果是联合发布命令的，居于首位的发文机关也要居于首位的发文机关也要在此处标识，其余机关在此处标识，其余机关下移。下移。大庆市人民政府纪要发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘35mm,推荐使用红色小标宋字体35mm出席：毕节市局长 毕节市副局长请假：列席：第次 标注出席人员名单，在正文或附件说明下空1行左空2字排3号黑体“出席”，全角冒号后用3号仿宋体标出席人单位、姓名。回行时与冒号后首字对齐。“请假”、“列席”比照编排。也可根据实际制定发文字号、正文排版未作具体规定，可根据实际制定（三）纪要格式上海市档案局上海市档案局局长办公会议纪要局长办公会议纪要2004-6 会议议题一、汇报政府信息公开工作；二、审定预算外收入分配方案；三、审定非常设机构组成人员调整名单。4月20日，局长支持召开局长办公会议。局领导、出席会议。、在审议相关议题时列席了会议。一 会议听取了，。分送：分送：各位局领导抄送：抄送：局各处室负责人中金（集团）公司办公室中金（集团）公司办公室20042004年年1 1月印发月印发1 四、公文的排版形式与装订要求v（一）公文的排版形式v（二）公文的装订要求 （一）公文的排版形式v公文的排版形式，是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。包括6各要素：v1.用纸尺寸与规格v2.公文的书写形式v3.字体字号的选用v4.排版规格v5.制版要求v6.印刷要求宽：宽：210210毫米毫米高：高：297297毫米毫米尺寸：尺寸：210210毫米毫米297297毫米毫米A4A4型纸张型纸张1.用纸尺寸与规格&：60g80g胶版印刷纸或复印纸 纸张白度为85%90%横向耐折度15次 不透明度85%pH值为7.59.5公文用纸主要技术指标公文用纸主要技术指标天头：天头：3737毫米毫米11毫米毫米订口：订口：2828毫米毫米11毫米毫米版心尺寸：版心尺寸：156156毫米毫米225225毫米毫米（不含页码）（不含页码）右白边：右白边：2626毫米毫米11毫米毫米下白边：下白边：3535毫米毫米11毫米毫米1.用纸尺寸与规格2.公文的书写形式v从上至下，自左向由横写横排（少数民族除外），正文文字的每行长度与版心宽度相等。采用“一、（一）、1、（1）”的v层次结构：一、（一）1.（1）3.字体字号的选用v发文机关标志小标宋体红色，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。v大标题2号小标宋体字，小标题3号小标宋体字；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点句使用3号黑体；发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注和抄送机关用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体4、5、6v4.排版规格：正文3号仿宋字，每面22行，每行28字；v5.制版要求：版面干净无底灰、字迹清楚无划断、尺寸标准、版心不斜，误差不超过1mm;v6.印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm（二）公文的装订要求v对公文提出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。公文印在左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏 牢固，后背不可散页明钉。裁切成品尺寸齐整，四角成90度，无毛茬或缺损。