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泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司常见应用文写作规范及实例 主讲人：毛碧芳2011年8月16日泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司前言l为增强公司员工对常见应用文的写作技巧，现结合工作、生活中的应用文实例，与各位同仁进行分享交流，旨在加深对公司制度的学习，希望大家参与互动，有所收获！泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l什么是应用文什么是应用文l解释一：应用文是指日常生活或工作中经常应用的文体，如公文、书信、广告、收据等。l解释二：应用文是完成具体工作或办事的一种工具，是日常生活和工作中经常使用的，为某种具体的实用目的而写的文体。l也就是说，应用文是由公文、事务应用文、经济应用文、法律应用文、公共礼仪应用文、宣传应用文构成，涵盖了60多个文种。是我们在生活、学习、工作中为处理实际事务而写作，有着实用性特点，并形成惯用格式的文章。l就天立集团及南苑建司管理体制而言，行政管理类人员及项目部一般员工主要涉及以下文体的撰写：l一、通知l二、报告l三、工作计划l四、申请l五、总结l六、会议纪要l七、决定l八、通告l九、通报l十、函泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司实例一关于天立水晶城项目部18#楼、水晶郦苑天桥等的检查通知天立天立水晶城项目部：水晶城项目部：南苑建司工程部于2011年3月31日下午针对水晶城在建项目18#楼、水晶郦苑天桥进行检查，现将检查结果通知如下：1、检查18#楼主楼5楼局部剪力墙、楼板、附楼楼板出现严重的质量亊故、楼梯浇筑感观质量差；2、检查水晶郦苑天桥桥面感观质量太差、观光电梯处建渣成堆，并未及时清理、安全防护措施不到位，材料堆场杂乱无序。经检査情况分析，现场存在管理不到位，班组工作不细致，劳务工人做工粗糙，责任心不强，工程技术严重失误等。经研究决定，委托你项目部对相关管理人员、劳务班组进行严厉处罚，并限期整改，结果于4月7日前呈报公司审批。泸州市南苑建筑工程有限公司工程部泸州市南苑建筑工程有限公司工程部二0一一年三月三十一日泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司实例二关于规范公司内部收发资料的关于规范公司内部收发资料的通通知知公司各项目部：为规范公司内部收发资料的管理，确保公司各种信息的有效传达，现要求各项目部发往公司各部门的一切资料，须自备发文簿签发，明确收发责任人，以备查。若无签发手续，接收部门有权拒收。如导致资料发生丢失情况，以发文的原始信息为依据，责任自负。此通知即日起执行！泸州市南苑建筑工程有限公司 二0一一年八月二日泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l可见，通知一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四个部分组成。l一、通知的标题有四种写法。其一，写明发文机关、事由和文种，如“南苑建司南苑建司关于转发关于做好我省关于转发关于做好我省2011年度建筑施工专业技术职称考试工作的通知的通年度建筑施工专业技术职称考试工作的通知的通知知”；其二写明事由和文种，如“内培学习通知”)；其三，只写发文单位名称和文种，如(天立集团通知)；其四，只写“通知”二字。二、受文者即被通知的单位或个人名称。一般写在正文的第一行，顶格。也有的写在正文的末尾，用“此致”过渡，另起一行顶格写受文者。三、正文正文一般由三个部分构成。首先是原由部分。这是通知的开头，只简要写明发出这个通知的原因和目的。然后是事项部分，写出通知的内容。事项部分既可以分条列项地写，也可以逐项依次地写。无论哪种写法。通知的内容都必须写得条理清楚，明确具体。如果是需要对方办理的，一定要把应当办理的事项和要求写清楚；如果是要让对方知道的，一定要把告诉的事情写明白。接着是结尾部分，常用“特此通知”之类习惯语作结。也有不少通知不用习惯性的结束语作结，通知的事项写完，正文就结束。四、落款落款要写上发通知的单位的名称和发通知的日期。如果在标题中和标题下已经反映了这两项内容，后面可不再重复。泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l报告报告l报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。l一、标题：制发机关事由报告；报告前可加“紧急”。l二、正文：事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。l三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。l实例三关于天立水晶城14#、15#楼排水管道工程落实安装承包单位的建议公司招投标小组：由南苑建司承建的水晶城14#、15#楼排（污）水管洞预埋和管件安装，以及照明穿线管预埋工程即将进入施工安装阶段，鉴于该工程规模小（工程量约为5600m2），施工周期仍相对较长，导致劳动效率低。经多方询价，报价均超过13元/，由于时间要求急，故建议该工程采用定标的办法由安装班组吕享然进行施工，总造价约为6万元。根据本工程的实际情况并通过市场调查，安装价格如下：1、排（污）水管洞预埋和管件安装：5.50元/；2、照明穿线管、线盒预埋以及安装(含材料费)：6.50元/。以上综合单价含安装时所需的工具用具、小型机械、施工电缆电线、临设费、安全保障费，建筑面积按已结算的5#、20#、22#楼工程0.00以上劳务费所结算的建筑面积计算规则较小计算。建议可否？请相关部门领导批示。泸州市南苑建筑工程有限公司水晶城项目部2011 年7月27日泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l小结：报告使用范围很广。按照上级部署或小结：报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划工作计划，每完成一项任务，一般都，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导以及今后工作设想等，以取得上级领导部门部门的指导。的指导。l报告特点：1内容的汇报性；2语言的陈述性；3.行文的单向性；4.成文的事后性；5.双向的沟通性。l报告容易出错的地方报告容易出错的地方（值得商榷，可依实际情况而议）（值得商榷，可依实际情况而议）l1.结尾处有“特此报告”一类结语，由于词语既无实际意义，也无结构作用，应当去除。如果写成“以上报告当否，请指示”，就更错误，因为如上述，报告是无须上级回复处理的文种，所以，即使协商这句话也是白搭，上级不会答复你。l2.同理，报告后面加附注标明“联系人”和“联系电话”也属废话。再次，写报告要避免太长，一般应控制在3000字以内。泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l工作计划l从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”；比较贴切、具体的为“安排”；比较繁杂、全面的为“方案”；比较简明、概括的为“要点”；比较深入、细致的为“计划”，比较粗糙、雏形的为“设想”，林林总总均为“计划”文种的范畴。l写好计划的方法：写好计划的方法：l首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。类来表达，从而确定具体文种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。l计划写作注意事项：计划写作注意事项：l第一，对上负责的原则。第二，切实可行的原则。第三，集思广益的原则。第四，第一，对上负责的原则。第二，切实可行的原则。第三，集思广益的原则。第四，突出重点的原则。第五，防患未然的原则。突出重点的原则。第五，防患未然的原则。泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l就我们公司而言，计划类文体的撰写在公司员工中比较普及，但大都设置了固定的格式，如表格格式，明确告知要求“计划”的时间、内容、采取措施等等。l实例四泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l温馨提示：此类计划应加强严谨性，提高编写者的文字表达能力和组织能力，加强对工作的责任心；l在上报时建议用电子文档的格式上报相关人员审批；l提高在OA流程中的使用技巧；l如采用纸质报送，建议用双面打印。泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l申请包含三个部分：l1.提出请求；l2.说明原因；l3.请求回复并表示感谢。l书写要点：开篇应点明主题，语言简练。接着说明做此申请的原因，即自己所具备的申请条件，这一部分需重点明确，论述充分。最后请求回复并表示感谢时，应采用礼貌、诚恳的措辞。l申请类应用文也是公司员工普遍涉及到的一种文体，现在使用的申请也具有固定的格式。如“南苑建司员工辞职申请”，“请假申请单”等等，均具有简单明了、言简意赅的固定表达格式，对统一和规范申请类文体具有一定作用。泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l实例五泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l总结l总结是对过去一定时期的工作、学习或思想情况进行回顾、分析，并做出客观评价的书面材料。按内容分，有学习总结总结、工作总结总结、思想总结总结等，按时间分，有年度总结总结、季度总结总结、月份总结总结等。l总结特点：评论性、过程性、实践性、概括性l写作分为标题、正文、落款。标题又分公文式的，一般由单位名称、时限、内容、文种组成；文章标题式的、双标题；正文由前言、主体、结尾组成；结尾又分自然收尾和总结总结全文；落款由单位名称和时间组成。l总结要求：突出重点、突出个性、实事求是泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l实例六试用期工作总结试用期工作总结我于xxxx年x月xx日来到公司，短短的三个月很快就过去了。在这段时间中，我感觉自己取得了很大的进步。在生活与工作中，都体会到了一个崭新的自我。在试用期这三个月当中，我遇到了许多困难，碰到了许多的问题，在解决的过程中，使我学到了很多的东西。作为行业软件开发，对业务的理解掌握要放在首位，需求是需要技术手段去引导的等等。这都是在书本上，在校园里所学不到的，我认为这就是一种工作经验的积累。成功是什么，就是每天进步一点点。从河南CRM（产品管理）到铁通TBSS（决策支持），我一直在努力的充实自己，让自己更快的融入到工作当中，融入到开发团队当中。软件行业是讲究配合，讲究团结协作的，许多人为我的进步也付出了努力，在此就不一一感谢了。在工作中，许多很简单的问题对于我来说，都有可能成为难点，但这不是解决不了的理由，是谁都需要经历的一个过程。在不断的学习中，不断的摸索中，去培养自己的自主学习能力，思考问题能力。有句古话说的很好，活到老，学到老。尤其是对于我们软件行业，人员竞争激烈，知识的更新换代周期短，新技术的不断发展，让我们更应该保持好心态，随时迎接挑战。我现在最大的优势就是年轻，年轻就是资本，但这不是长久的优势，我要通过努力将他转化为技术上的优势，成为未来发展的资本。试用期结束了，代表着我的工作即将正式展开，我将以良好的心态和饱满的热情投入到工作当中，去面对未来的挑战，对我来说一切才刚刚开始。泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l会议纪要会议纪要l会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要会议纪要不同于会议记录。会议纪要会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。l会议纪要会议纪要与会议记录的区别：会议纪要会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点等诸多方面都有明显区别。l会议纪要的特点：1.纪实性；2.概括性；3.条理性。l会议纪要的结构：1、标题。由“会议名称+会议纪要会议纪要”构成。2、导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加人，讨论的问题。3、会议的成果及议定的事项。应逐项列出。4、希望。l注意问题：1要突出中心。2注意吸收正确意见。3要条理化、理论化。4要忠于会议的实际内容。5要认真做好会议记录，详尽地占有材料；并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。6会议纪要会议纪要是与会者共同意志的体现，落款应是全体与会单位，故不写落款，不加盖公章，与会者带回去执行就行了。泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l实例七南苑建筑公司南苑建筑公司2011年上半年计划工作年上半年计划工作会议纪要会议纪要时间：2011年7月9日地点：集团公司一楼会议室参会人员：王付涛、刘洪曦、罗永胜、刘永明、苏群、周琴莎、康朝兵、高晓燕、何晓英、孔建国、赵勇刚、胡世榜、周朝辉、陶毅、李道丰主持人：刘洪曦主题：南苑建筑公司上半年工作总结及下半年工作计划南苑建筑公司上半年工作总结及下半年工作计划会议于2011年7月9日在集团公司一楼会议室。集团公司王总、刘总、罗总、南苑建司相关负人、集团相关部门负责人等参加了本次会议。现将会议内容纪要如下：一、一、南苑建司上半工作总结及评价南苑建司上半工作总结及评价1、南苑建司完成上半年计划产值目标，上半年工作总体完成情况较好。2、内部管理班子建设取得了较大的进步，管理人员比较年轻，内部分工合作配合较好，能够相互理解、支持。二、二、南苑建司下半年工作安排南苑建司下半年工作安排1、南苑建司要做好内部制度建设。目前集团公司正在学龙湖建体系，南苑建司要抓好这个机会，参照集团制度，找外部标杆企业学习，拟定初稿内部先进行讨论，达成一致意见后报集团评审。2、内部管理班子建设要继续做好做强，管理人员之间相互取长补短，相互理解和支持，形成合力把工作做好。3、南苑建司要在做好内部建设的基础上，先做强，再做大，抓紧时间做好资质升级工作。集团公司已经为建筑公司规划了未来的发展方向，即成为建筑总公司。随着集团公司房地产开发的不断发展，建司的市场基础是有的，空间很大，建司要抓住机会做好准备。4、采取各种措施，培养建立核心施工班组。从分配机制、发展前景等方面，建立与劳务公司及班组的长期合作机制。5、正确处理质量、安全、进度与利润的关系，要注意了解顾客（包括集团公司、甲方项目部、内部员工）营销甲方的需求。质量是企业发展的根本，必须扎实抓好质量工作；安全同样重要，要时时抓，天天讲，不可掉以轻心，要认识到安全事故可能让企业损失很大的利润及形象；进度是决定建司能否拿到新项目的重要因素，要意识到甲方对进度特别关切；当前面几项都做好了，建司才能有利润保证。6、要处理好对内对外的关系协调问题。7、其他具体事项方面：关于竣工结算方面，甲方要求合格证明并非是竣工备案书，在办理结算时，房屋以分户验收证明、其余的以甲方组织的综合验收合格资料即可；内部做好OA系统使用培训工作，OA系统报送资料要规范。泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司决定l决定适用于对重大事项或重大行为作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。l格式内容1、标题。2、决定的原因和目的。3、决定的内容。对具体事项做出安排的决定要写清安排的步骤。4、希望与要求。泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l通告通告是使用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告不同公告。通告主要用于有关单位开展业务工作需要。l格式内容1、标题的写法有三种：通告关于*的通告。*关于*的通告。2、原由。3、通告事项。4、结语。用特此通告表达。泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l通报通报是进行教育宣传和交流信息的一种工具，它适用于表彰先进、批评错误和传达有关事项。l批评性通报的写法1、错误事实。2、错误根源。3、经验教训。4、处理决定。5、希望要求。l表扬性通报的写法1、先进事迹的概况。2、积极意义。3、表彰决定。4、希望要求。泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l函l函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。l格式内容1、标题。写成关于*的函。2、主送机关。3、原由。4、函告的事项。一函一事，行文要直陈其事。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。5、结语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司l实例八泸州市永祥房地产开发有限公司泸州市永祥房地产开发有限公司关于施工企业及时提供相关人员资质证书的联系函关于施工企业及时提供相关人员资质证书的联系函泸州市南苑建筑工程有限公司：我司凤凰城第二期工程办理建设工程施工许可证，经古蔺建设局对所报资料进行审查的情况，现要求提交施工企业下列人员资质证书原件：安全考核合格证书-罗囯冰安全员-王俊国质检员-王全安材料员-张伟资料员-以上人员证书原件请南苑建司于本月10日前送到古蔺（永祥公司办公室）。此外还请新报一名资料员并提供证件原件。特此函告泸州市永祥房地产开发有限公司二0一一年三月七日泸州市南苑建筑工程有限公司泸州市南苑建筑工程有限公司培训结束感谢您的参与和聆听谢谢大家！2011年8月16日时分