磁性载体档案管理2PPT.ppt

磁性载体档案管理磁性载体档案管理 广东省档案馆 陈竞亚2009年4月一、录音录像技术概述一、录音录像技术概述uu1、录音录像技术的历史、录音录像技术的历史2、磁性载体档案的定义、磁性载体档案的定义uu磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。uu简言之，具有档案属性的录音带、录像带、计算机磁带、磁盘都属于磁性载体档案。3、磁性载体档案的分类、磁性载体档案的分类uu常见的磁带种类：常见的磁带种类：uuVHSVHSuu8mm8mmuuSuperVHSSuperVHSuu3/43/4uuHi-8Hi-8uu3/4 SP 3/4 SP UmaticUmaticuuM2 1/2M2 1/2uu11uuD3D3uuD2D2uuD1D1uuD5D54、磁性载体档案的特点、磁性载体档案的特点uu原始记录性强 uu信息重放快速uu信息重放和复制性好 uu信息容易改动 uu信息存储密集 uu使用简易 uu信息检索特殊 uu信息容易损坏二、磁性载体档案的积累二、磁性载体档案的积累uu1 1、收集范围、收集范围、收集范围、收集范围 磁性载体档案的收集范围与照片档案的收集范围磁性载体档案的收集范围与照片档案的收集范围磁性载体档案的收集范围与照片档案的收集范围磁性载体档案的收集范围与照片档案的收集范围基本相同。主要也是包括：基本相同。主要也是包括：基本相同。主要也是包括：基本相同。主要也是包括：记录本单位主要职能活动和重要工作成果。记录本单位主要职能活动和重要工作成果。记录本单位主要职能活动和重要工作成果。记录本单位主要职能活动和重要工作成果。领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的的重大公务活动的的重大公务活动的的重大公务活动的 本单位组织或参加的重要外事活动的。本单位组织或参加的重要外事活动的。本单位组织或参加的重要外事活动的。本单位组织或参加的重要外事活动的。记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象。大自然灾害及其他异常情况和现象。大自然灾害及其他异常情况和现象。大自然灾害及其他异常情况和现象。记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物。胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物。胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物。胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物。其他具有保存价值。其他具有保存价值。其他具有保存价值。其他具有保存价值。uu2 2、积累要求、积累要求、积累要求、积累要求uu磁性载体文件的积累工作由文件形成部门负责，磁性载体文件的积累工作由文件形成部门负责，磁性载体文件的积累工作由文件形成部门负责，磁性载体文件的积累工作由文件形成部门负责，确保积累文件内容的完整性、准确性。档案部门确保积累文件内容的完整性、准确性。档案部门确保积累文件内容的完整性、准确性。档案部门确保积累文件内容的完整性、准确性。档案部门负责监督、检查、指导。负责监督、检查、指导。负责监督、检查、指导。负责监督、检查、指导。uu磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件同磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件同磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件同磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件同时积累并进行登记。时积累并进行登记。时积累并进行登记。时积累并进行登记。uu磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件应同纸质文件一样及时整理，同一盘应同纸质文件一样及时整理，同一盘应同纸质文件一样及时整理，同一盘应同纸质文件一样及时整理，同一盘(带带带带)中存放中存放中存放中存放多份文件的应建立磁性载体文件目录清单。多份文件的应建立磁性载体文件目录清单。多份文件的应建立磁性载体文件目录清单。多份文件的应建立磁性载体文件目录清单。uu软件文件的积累范围是软件生存期各阶段形成的软件文件的积累范围是软件生存期各阶段形成的软件文件的积累范围是软件生存期各阶段形成的软件文件的积累范围是软件生存期各阶段形成的文件，各阶段形成的文件执行文件，各阶段形成的文件执行文件，各阶段形成的文件执行文件，各阶段形成的文件执行GB856688GB856688、GB856788GB856788、GB958588GB958588和和和和BG9386BG93868888的有关规定。的有关规定。的有关规定。的有关规定。uu磁性载体文件的更改单、版本更新通知都应积累、磁性载体文件的更改单、版本更新通知都应积累、磁性载体文件的更改单、版本更新通知都应积累、磁性载体文件的更改单、版本更新通知都应积累、登记。登记。登记。登记。三、磁性载体文件的归档要求三、磁性载体文件的归档要求uu1 1、磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性、磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，向档案室归档，一般载体文件进行整理、编辑，向档案室归档，一般不应跨年度不应跨年度 uu2 2、依照、依照中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国档案法实施办法的规的规定，磁性载体档案随立档单位其他载体形态的档定，磁性载体档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。案一起向有关档案馆移交。uu3 3、档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和、档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的磁性载体档案。社会具有保存价值的磁性载体档案。uu4 4、机构撤销或合并，磁性载体档案应随同其它载、机构撤销或合并，磁性载体档案应随同其它载体形态的档案移交给同级档案馆或合并后单位的体形态的档案移交给同级档案馆或合并后单位的档案管理机构，不得转移和随意销毁。档案管理机构，不得转移和随意销毁。uu5 5、移交磁性载体档案时，应办理移交手续，其具、移交磁性载体档案时，应办理移交手续，其具体移交方法与其它载体形态档案相同。体移交方法与其它载体形态档案相同。uu6 6、归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设、归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。文件的完整性和内容的准确性。uu7 7、归档使用的录音、归档使用的录音(像像)带、软磁盘的性能质量，应分别符带、软磁盘的性能质量，应分别符合合GB730987GB730987、GB9416.188GB9416.188、GB/T1430693GB/T1430693的的规定。规定。uu8 8、同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性载、同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性载体上。体上。uu9 9、应将、应将4.34.3中建立的磁性载体文件目录清单与磁性载体档中建立的磁性载体文件目录清单与磁性载体档案一同归档。案一同归档。uu1010、归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明。、归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明。uu1111、磁性、磁性(软磁盘软磁盘)需简要说明带需简要说明带(盘盘)中存贮文件的内容、中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。uu1212、录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。同时，还应归档一套可供借阅的备份录像规格和放映时间。同时，还应归档一套可供借阅的备份录像片。片。uu1313、录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录、录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。制日期、密级等。四、磁性载体档案的管理四、磁性载体档案的管理uu1 1、磁性载体文件的归档工作应执行国家、单位的、磁性载体文件的归档工作应执行国家、单位的有关规定和本标准规定。有关规定和本标准规定。uu2 2、磁性载体文件的归档与管理工作应遵循集中统、磁性载体文件的归档与管理工作应遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，由各单位的档一、确保安全、便于利用的原则，由各单位的档案部门归口管理。案部门归口管理。uu3 3、磁性载体文件管理应重视磁性载体的选择，禁、磁性载体文件管理应重视磁性载体的选择，禁止使用劣质软磁盘、磁带、录像带、录音带作载止使用劣质软磁盘、磁带、录像带、录音带作载体。体。uu4 4、严格做好磁性载体档案的保密工作。、严格做好磁性载体档案的保密工作。uu5 5、应将、应将5.15.1中归档的一式二份磁性载体档案中的中归档的一式二份磁性载体档案中的一份作为保存件，不得外借。一份作为保存件，不得外借。uu6 6、各级档案部门应建立磁性载体档案的借阅制度，、各级档案部门应建立磁性载体档案的借阅制度，严格执行借阅审批手续。严格执行借阅审批手续。uu7 7、借阅和归还磁性载体档案时，按规定进行质量、借阅和归还磁性载体档案时，按规定进行质量检查、验收。检查、验收。uu8 8、归档的磁带、归档的磁带(软磁盘软磁盘)必须贴上标签。必须贴上标签。uu9 9、磁带、磁带(软磁盘软磁盘)套、盒上需标注带套、盒上需标注带(盘盘)编号、档编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。编制日期等标识。uu1010、录像带盒上需标注带编号、档号、片号、放映、录像带盒上需标注带编号、档号、片号、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识。密级等标识。uu1111、录音带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、录音带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。uu1212、在贮存磁性载体档案的同时，应保存有关磁性、在贮存磁性载体档案的同时，应保存有关磁性载体档案的文字资料，内容包括：写操作日期、系载体档案的文字资料，内容包括：写操作日期、系列号、文件号、记录密度模式、当前目录、状态、列号、文件号、记录密度模式、当前目录、状态、生产者鉴定、使用日期及其它一些需要著录的内容。生产者鉴定、使用日期及其它一些需要著录的内容。不得用铅笔或水溶性墨水书写。不得用铅笔或水溶性墨水书写。五、磁性载体档案的耐久性五、磁性载体档案的耐久性uu1、音像磁带的结构与耐久性、音像磁带的结构与耐久性磁带结构示意图 2、音像磁带的损坏变质现象、音像磁带的损坏变质现象uu磁带变形磁带变形 uu磁带断裂磁带断裂 uu磁粉脱落磁粉脱落 uu剩磁消失剩磁消失 uu串音串音 uu复印效应复印效应 uu信号漏失信号漏失 uu磁性层霉变磁性层霉变 uu带间粘连带间粘连 3、音像磁带损坏变质的主要原因、音像磁带损坏变质的主要原因uu温度 uu湿度 uu灰尘 uu磁场 uu微生物 uu光 uu有害化学物质 uu其他原因 六、磁性载体档案贮存与保护六、磁性载体档案贮存与保护uu1 1、贮存前的准备、贮存前的准备、贮存前的准备、贮存前的准备长期贮存的磁带性能要求长期贮存的磁带性能要求 贮存前的物理准备贮存前的物理准备 uu2 2、贮存、贮存、贮存、贮存库房温、湿度要求库房温、湿度要求 清洁管理要求清洁管理要求 风压要求风压要求 防水要求防水要求 防火要求防火要求 防磁要求防磁要求防有害化学物质防有害化学物质 防紫外线要求防紫外线要求 放置要求放置要求 保养及维护保养及维护 检查及修复检查及修复 uu3、复制、复制uu4、再使用、再使用uu5、运输要求、运输要求uu6、特殊要求、特殊要求uu7、磁性载体档案管理制度、磁性载体档案管理制度保管制度 利用制度 8、音像磁带的修复（数字磁带除外）、音像磁带的修复（数字磁带除外）uu受高温高湿损害磁带的修复 uu断裂磁带的修复uu皱褶磁带的修复 谢谢大家！