盘点职场商务电话礼仪及注意事项.docx

盘点职场商务电话礼仪及注意事项职场商务电话须要驾驭一些礼仪技巧，那么职场商务电话礼仪留意事项有哪些呢?下面第一范文网小编为大家整理了职场商务电话礼仪留意事项，希望大家能够喜爱。 职场商务电话礼仪留意事项 电话礼仪一般要求打电话的详细方法，人们一学就会，一点都不困难。困难的是，有一些公关人员对于自己乃至本单位、本部门的电话形象却一窍不通，甚至不自觉地对其有所损害，这样会影响个人或单位的电话形象。所谓电话形象，是指人们在通电话的整个过程之中的语音、声调、内容、表情、看法、时间等的集合。它能够真实地体现出个人的素养、待人接物的看法以及通话者所在单位的整体水平。正是因为电话形象在现代社会中无处不在，而商务交往又与电话难分难舍 ，因此凡是重视维护自身形象的单位，无不对电话的运用赐予高度的关注。在国内外，很多单位给刚刚进入商界的人所上的第一课，通常就是教给他们如何合乎礼仪规范地打电话、接电话，以及如何得体地在公共场合运用各种各样的与电话有关的通讯工具，甚至连打电话、接电话时开口发言的第一句话，很多商业单位都有各自统一的规定。由于电话形象在人际交往中发挥着重要的作用，商务人员有必要在运用电话时留意维护自身的电话形象，维护公司的电话形象。为了正确地运用电话，树立良好的电话形象 ，无论是发话人还是受话人，都应遵循接打电话的一般要求。(一)看法礼貌友善不管你的另一方是什么人，你在通电话时都要留意看法友善、语调温柔、讲究礼貌。不管是在公司还是在家里，从电话里讲话的方式，就可以基本推断出其教养水准。(二)传递信息简洁由于现代社会中信息量大，人们的时间概念强，因此，商务活动中的电话内容要简洁而精确，忌海阔天空地闲聊和不着边际地交谈。(三)限制语速语调由于主叫和受话双方语言上可能存在差异，因此，要限制好自己的语速，以保证通话效果;语调应尽可能平缓，忌过于低沉或高亢。擅长运用、限制语气、语调是打电话的一项基本功。要语调温柔、音量适中、咬字要清晰、吐字比平常略慢一点。为让对方简单听明白，必要时可以把重要的话重复一遍。(四)运用礼貌用语对话双方都应当运用常规礼貌用语，忌出言粗鲁或通话过程中夹带不文明的口头禅。拨打电话的礼仪(一)选好通话的时间拨打电话，首先要考虑在什么时间最合适。假如不是特殊熟识或者有特别状况，一般不要在早7 点以前、晚10 点以后打电话，也不要在用餐时间和午休时打电话，否则，有失礼貌，也影响通话效果。(二)礼貌的开头语当对方拿起听筒后，应当有礼貌地称呼对方，亲切地问候您好 。只询问别人，不报出自己是不礼貌的。假如须要讲的内容较长，可问：现在与您谈话便利吗?(三)用声调传达感情讲话时语言流利、吐字清楚、声调平和，能使人感到悦耳舒适。再加上语速适中、声调清朗、富于感情、热忱洋溢，使对方能够感觉到你在对他微笑，这样富于感染力的电话，肯定能打动对方，并使其乐于与你对话。(四)有所打算，简明有序假如要谈的内容较多，可在纸上列出。尤其是业务电话，内容涉刚好间、数量、价格，有所记录是特别必要的。(五)电话三分钟原则在正常的状况下，一次打电话的全部时间，应当不超过3 分钟。除非有重要问题必需字斟句酌地反复说明、强调，一般在通话时都要有意识地简化内容，尽量简明扼要。通话不超过3 分钟的做法又称打电话的3 分钟原则 ，它是全部商务人员都要遵守的一项制度。一般来讲，在打电话时要贯彻3 分钟原则，主要的确定权在发话人手里，因为在通话时先拿起、先放下话筒的通常都是发话人。在通话时，切忌没话找话、不谈正题、东拉西扯，更不要在电话里跟别人玩捉迷藏 ，说什么你猜猜我是谁 、你知道我在哪儿 、想知道我在干什么吗 、不想问一问还有谁跟我在一起吗等。为了节约通话时间，不但通话时要长话短说，而且在拨电话时，也要少出或不出差错。须要总机接转时，应主动告知分机号码，不要等人家询问。若不知分机号码，则应供应受话人的部门和姓名。若对此不清晰，则最好不要去麻烦话务员。(六)礼貌的结束语打完电话，应当有礼貌寒暄几句再见 、感谢 、祝您胜利等恰当的结束语。 职场商务电话礼仪 (一)刚好、礼貌地接听电话电话铃响了，要刚好去接，不要怠慢，更不行接了电话就说请稍等 ，撂下电话半天不理人家。假如的确很忙，可表示歉意，说：对不起，请过10 分钟再打过来，好吗?在正式的商务交往中，接电话时拿起话筒所讲的第一句话，也有肯定的要求，常见的有以下三种形式：(1)以问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名。这种形式最为正式，例如，您好! 大地公司销售部刘翔。请讲。(2)以问候语加上单位、部门的名称，或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合，例如：您好! 大地公司销售部。请讲。或者：您好! 办公室。请讲。后一种形式，主要适用于由总机接转的电话。(3)以问候语干脆加上本人姓名。它仅适用于一般的人际交往。例如：您好! 余文。请讲。须要留意的是，在商务交往中，不允许接电话时以喂，喂或者你找谁呀作为见面礼 。特殊是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的户口 ，一个劲儿地问人家你是谁或有什么事儿呀 。(二)自报家门自报家门是一个于人便利、自己便利，且节约时间、提高效率的好方式。(三)仔细倾听，主动应答接电话时应当仔细听对方说话，而且时常有所表示，如是 、对 、好 、请讲 、不客气 、我听着呢 、我明白了等等，或用语气词唔 嗯 、嗨等，让对方感到你是在仔细听。漫不经心、答非所问，或者一边听一边同身边的人谈话，都是对对方的不敬重。(四)仔细清晰地记录在电话中传达有关事宜，应重复要点，对于号码、数字、日期、时间等，应再次确认，以免出错。随时牢记5W1 H 技巧，所谓5W1 H 是指： When(何时) ，Who(何人) ， Where(何地) ，What(何事) ，Why(为什么) ;How(如何进行) 。在工作中这些资料都是非常重要的，对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，这有赖于5W1 H 技巧。(五)友善对待打错的电话假如对方打错了电话，应当刚好告之，口气要和善，不要讽刺挖苦，更不要表示出愤怒之意。正确处理好打错的电话，有助于提升组织形象。(六)正确代接电话替他人接电话时，要询问清晰对方姓名、电话、单位名称，以便在接转电话时为受话人供应便利。在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随意说出指定受话人的行踪和其他个人信息，比如手机号等。(七)巧问对方姓名假如对方没有报上自己的姓名，而干脆询问上司的去向，应礼貌、客气地询问对方：对不起，您是哪一位?(八)礼貌地挂断电话挂电话一般由上级、长辈先挂，双方职级相当时，一般由主叫方先挂。挂断电话前的礼貌不行忽视，要确定对方已经挂断电话，才能轻轻挂上电话。 职场商务电话的技巧 第一，迟到、请假由自己打电话;其次，外出办事，随时与单位联系;第三，外出办事应告知去处及电话;第四，延误探望时间应事先与对方联络;第五，借用他人单位电话应留意，一般借用他人单位电话，一般不要超过10 分钟。遇特别状况，非得长时间接打电话时，应先征求对方的同意和谅解。第六，同事家中电话不要轻易告知别人;第七，用传真机传送文件后，以电话联络