《ACCESS报表制作》PPT课件.ppt

第第7章章报表制作Access数据库技术应用数据库技术应用1第7章 报表制作 7.1报表的基础知识报表的基础知识7.2创建与维护报表创建与维护报表7.3报表设计报表设计7.4报表的打印输出报表的打印输出7.5本章小结本章小结27.1 表单的基础知识7.1.1报表的类型报表的类型7.1.2报表的结构报表的结构7.1.3报表的视图方式报表的视图方式37.1.1 报表的类型Access系统提供了系统提供了比较丰富、多样比较丰富、多样的报表样式。主的报表样式。主要有要有4种类型：纵种类型：纵栏式报表、表格栏式报表、表格式报表、图表报式报表、图表报表和标签报表表和标签报表纵栏式报表纵栏式报表也称为窗体报表，也称为窗体报表，其格式是在报表其格式是在报表的一页上以的一页上以垂直垂直的方式显示。的方式显示。47.1.1 报表的类型(续)2.表格式报表表格式报表其格式类似于数其格式类似于数据表的格式，其据表的格式，其以行、列的形式以行、列的形式输出数据，因此输出数据，因此可以在报表的一可以在报表的一页上输出多条记页上输出多条记录内容录内容57.1.1 报表的类型(续)3.图表报表是指图表报表是指报表中的数据以报表中的数据以图表格式显示，图表格式显示，类似类似“Excel”中的图表，图表中的图表，图表可直观地展示数可直观地展示数据之间的关系据之间的关系67.1.1 报表的类型(续)4.标签报表标签报表一特殊的报表格一特殊的报表格式。其对数据的式。其对数据的输出类似制作的输出类似制作的各个标签，例如各个标签，例如实际的应用中，实际的应用中，可制作学生表的可制作学生表的标签，用来邮寄标签，用来邮寄学生的通知、信学生的通知、信件等件等77.1.2 报表的结构87.1.3 报表的视图方式 在报表的设计与显示中经常要用到报表的视图方式，报表在报表的设计与显示中经常要用到报表的视图方式，报表的视图方式主要有：设计视图、打印预览与版面预览。有的视图方式主要有：设计视图、打印预览与版面预览。有以下几种选择视图方式的操作：以下几种选择视图方式的操作：（1）当查看一个已经生成的报表的视图方式，可在）当查看一个已经生成的报表的视图方式，可在“报报表表”对象下，使用鼠标指向某个报表名，单击右键，可从对象下，使用鼠标指向某个报表名，单击右键，可从快捷菜单中选择视图方式快捷菜单中选择视图方式（2）在）在“报表报表”对象下，使用数据库的工具栏对象下，使用数据库的工具栏（3）使用常用工具栏）使用常用工具栏（4）当编辑一个报表时，欲改变）当编辑一个报表时，欲改变“视图视图”方式，可使用方式，可使用Access“视图视图”菜单的下拉菜单，从中选择菜单的下拉菜单，从中选择97.1.3 报表的视图方式(续)2.报表的设计视图报表的设计视图在该视图方式下，可完成报表的设计在该视图方式下，可完成报表的设计与编辑。与编辑。3.报表的打印预览报表的打印预览在正式打印报表前，总要先预览报在正式打印报表前，总要先预览报表，在报表设计过程中，还要反复通过表，在报表设计过程中，还要反复通过“打印预览打印预览”视图视图方式，在方式，在“打印预览打印预览”中，可以看到报表的打印外观。中，可以看到报表的打印外观。3.报表的版面预览报表的版面预览在在“版面预览版面预览”中，可以预览报表的版式。在该视图中，中，可以预览报表的版式。在该视图中，报表只显示几个记录作为示例。报表只显示几个记录作为示例。10第7章 报表制作 7.1报表的基础知识报表的基础知识7.2创建与维护报表创建与维护报表7.3报表设计报表设计7.4报表的打印输出报表的打印输出7.5本章小结本章小结117.2 创建与维护报表7.2.1使用使用“自动创建报表自动创建报表”创建报表创建报表7.2.2使用使用“报表向导报表向导”创建报表创建报表7.2.3在设计视图中自行创建报表在设计视图中自行创建报表7.2.4几种创建报表方法的比较几种创建报表方法的比较127.2.1使用“自动创建报表”创建报表1使用使用“自动自动创建报表创建报表”创建创建“纵栏式纵栏式”报表报表137.2.1使用“自动创建报表”创建报表2.使用使用“自动自动创建报表创建报表”创建表格式创建表格式报表报表147.2.2 使用“报表向导”创建报表 1使用使用“报表向导报表向导”创建报表创建报表2使用使用“图表向导图表向导”创建报表创建报表3.使用使用“标签向导标签向导”创建报表创建报表157.2.3 在设计视图中自行创建报表使用使用“向导向导”与与“自动创建报表自动创建报表”的方式创建报表，操作的方式创建报表，操作简单，容易掌握，但是报表格式不能随心所欲，因此简单，容易掌握，但是报表格式不能随心所欲，因此还要学习使用还要学习使用“设计视图设计视图”创建报表创建报表 167.2.4 几种创建报表方法的比较创建报表方法创建报表方法优点与特点优点与特点不足不足1自动创建报表操作最简单依操作步骤，形成报表时，选择了全部字段，若需取舍还要再进入设计视图中操作2报表向导操作较简单，可以在创建过程的对话框中，按照系统提示，设计分组字段、排序字段和方便的对报表中的字段取舍等完成全过程但是操作步骤较多 图表向导操作简单、方便，设计该类报表，只能依靠该方法-标签向导操作简单、方便，设计该类报表，只能依靠该方法-3使用设计视图自行创建能够创建风格各异的报表。能使用系统提供的所有工具，是创建报表的基础。前几种方法创建的报表，若需要修改时，也要使用此方法。用户需要熟练掌握“工具箱”的使用17第7章 报表制作 7.1报表的基础知识报表的基础知识7.2创建与维护报表创建与维护报表7.3报表设计报表设计7.4报表的打印输出报表的打印输出7.5本章小结本章小结187.3 报表设计7.3.1报表工具箱的使用报表工具箱的使用7.3.2为报表添加标题、字段名、字段内容为报表添加标题、字段名、字段内容7.3.3排序和分组排序和分组7.3.4美化报表美化报表197.3.1 报表工具箱的使用按钮按钮按钮名按钮名用用处处选择对象默认工具。用其可对正操作的控件进行选择、调整大小、移动及编辑。标签用于显示说明文本，例如报表标题或字段名称。文本框用来显示、输入、编辑窗体或报表的基本源数据的字段内容。选项组与复选框、选项按钮或切换按钮搭配使用，可显示一组可选值切换按钮用来创建保持开/关，真/假，是/否二者选一的切换按钮选项按钮功能基本同切换按钮，仅按钮状态不一样复选框功能基本同切换按钮，仅按钮状态不一样组合框用来创建包含一系列存在值和一个可编辑文本框的组合框控件，如果创建的是列表，可为组合框的行来源属性输入一些值，也可将表或查询制定为列表值的来源207.3.1 报表工具箱的使用(续)列表框功能基本同组合框命令按钮用于建立一系列命令按钮，以实现互相联系图像用于创建静态图片未绑定对象框用于在窗体或报表中的显示非结合的OLE对象绑定对象框用于在窗体或报表中显示OLE对象分页符用于在多页窗体或报表中添加分页符选项卡控件用于在窗体上创建多页的选项卡，用来切换页面子窗体/子报表用来为建立了关系的多表创建主/子窗体，在一个窗口，可见两个表的窗体直线用于在窗体或报表中添加直线，以增加可观性矩形用于在窗体或报表中添加矩形，以增加可观性其它按钮系统提供的所有ACTIVE控件217.3.2 为报表添加标题、字段名、字段内容 1添加标题添加标题一个报表总要有标题，标题一般放在一个报表总要有标题，标题一般放在“报表页眉报表页眉”处。处。对于标题，可以添加，还可以修饰，使其美观、漂亮对于标题，可以添加，还可以修饰，使其美观、漂亮227.3.3 排序和分组 237.3.4 美化报表 1.设置报表格式设置报表格式2.设置标题格式设置标题格式3.添加背景图案添加背景图案4.添加日期时间添加日期时间5.添加添加“页码页码”和和“分页符分页符”6.添加计算公式添加计算公式247.3.4 美化报表 日期时间函数页码函数分页符计算公式25第7章 报表制作 7.1报表的基础知识报表的基础知识7.2创建与维护报表创建与维护报表7.3报表设计报表设计7.4报表的打印输出报表的打印输出7.5本章小结本章小结267.4 报表的打印输出报报表表设设计计完完成成后后，就就可可以以打打印印输输出出了了。一一般般，在在打打印印报报表表之之前前，反反复复使使用用“打打印印预预览览”与与“设设计计视图视图”修改报表格式与内容，最后再打印该报表修改报表格式与内容，最后再打印该报表 前后翻页 当前页号 左右版面移动27本章小结本章介绍了关于报表的有关知识。报表是数据库本章介绍了关于报表的有关知识。报表是数据库应用系统中非常重要的设计。应用系统中非常重要的设计。初始使用初始使用Access的用户在使用报表设计时，可先的用户在使用报表设计时，可先学会学会“自动创建报表自动创建报表”和使用和使用“报表向导报表向导”设计设计报表，但也要会在设计视图中，做适当调整。报表，但也要会在设计视图中，做适当调整。熟悉系统后，可使用熟悉系统后，可使用“自行设计报表自行设计报表”来设计理来设计理想的报表，但是，要设计出随心所欲的、设计合想的报表，但是，要设计出随心所欲的、设计合理、漂亮的报表，就要熟练掌握报表工具箱中的理、漂亮的报表，就要熟练掌握报表工具箱中的各个工具项的使用方法。还要熟知报表的结构。各个工具项的使用方法。还要熟知报表的结构。28本章小结本章内容要点：本章内容要点：1.报表的报表的3种视图方式；种视图方式；2报表的数据源；报表的数据源；3报表可分为纵栏式、表格式、图表报表、标签报表可分为纵栏式、表格式、图表报表、标签报表、带分组的报表（或称带小计的报表）等报表、带分组的报表（或称带小计的报表）等4报表设计中报表设计中“工具箱工具箱”的使用的使用 29下课了休息一会儿。休息一会儿。30