办公室在医院标准化管理中作用.docx
办公室在医院标准化管理中作用【摘要】医院办公室是医院的重要管理部门，按照工作职能划分， 主要包括行政职能、协调服务职能、参谋职能和对外交流职能。假设 要发挥医院办公室在医院管理中的作用，就要加强人员综合素质培 养，同时还要有与岗位相匹配的专业素质和良好的沟通能力。【关键词】医院办公室；职能；管理；综合素质医院办公室是医院的重要管理部门，联系内外、群众来访等均由医院办公室负责。医院办公室负责。医院办公室对外是医院交流的重要窗口，对内那么承当着综合协调职能，是医院领导的重要助手和参谋。亘院办公室工作职能1.1 行政职能医院办公室作为行政科室，其工作范围面向的是全院各科室，日 常的行政工作包括院长办公会、行政交班会、院周会、行政查房等 院级会议的会前准备、会议记录、会后督办等工作；上级行政文件 的收文、登记、批转、承办、督办、管理等工作；草拟、审核、印 发医院行政性文件；撰写医院规章制度、开展规划、工作报告、领 导讲话等；落实工作信息的收集、整理和反应工作；医院档案的收 集整理、借阅保管等工作；医院公章、法人章的管理和使用工作; 行政值班、院务公开、普法、突发事件的处理等工作。1.2 协调服务职能医院内的行政工作繁多冗杂，需要多个部门协调合作共同完成。2医院办公室在医院各项任务的执行中起着重要的桥梁作用3, 其综合协调服务职能对促进医院和谐，保证医院高效率运行发挥着 重要作用。医院办公室要做好信息收集和反应等工作，促使"上情 下达与"下情上达整合到一起，进而为医院各部门领导、基层 工作人员等构建良好的沟通平台。4一方面可以保证工作的专业性, 提高工作效率；另一方面院领导将任务给医院办公室，医院办公室 根据领导指示对任务进行科学规划，给相关科室，在科室遇到困难 时给予适当的帮助和支持，保证任务按时按质按量完成。1.3 参谋职能医院办公室作为和领导接触最密切的部门，一方面了解领导的工 作思路和任务目标，另一方作为文件处理部门，对医院政策文件了 解最深入，再加上医院办公室在综合协调过程中和其他行政科室、 临床科室交流较密切，对医院基层了解较为全面深入。这使得医院 办公室可以发挥院领导参谋作用，即可以在任务开始前在全院做较 为全面细致的调研，制定切实可行的实施方案，又可以在方案实施 过程中随时做好督导，保证任务目标实现。1.4 对外交流职能医院办公室是医院对外交流的重要窗口。医院办公室是医院对外交流的重要窗口。接受上级单位督察及和外单位的沟通、合作等都需要医院办公室负责接待或协助科室接待； 医院大型会议也需要通过医院办公室协同相关科室做好会前准备、会场布置、会议服务、会后总结等会务工作；院长办公室还负责信访接待工作，及时处理信访事件，化解纠纷，维护医院形象，保障 医院平稳运行；其他事项包括职工因公因私出国、对外相关证明等 都通过医院办公室办理。2医院办公室在医院标准化管理中存在的问题2.1 工作繁杂，突发状况多医院办公室工作内容繁杂，不仅需要处理日常的行政事务，及时 完成院领导交办的各项任务，协调科室、做好全院服务工作,更需 要随时做好处理突发事件的准备，大到接待上级领导督导、外宾来 访、信访投诉，小到职工需求、 咨询等都需要医院办公室处理。 所以对工作人员整体素质要求高，工作人员不仅需要掌握院内最新 动态，用专业知识及时解答问题，还需要有足够的耐心和良好的服 务态度，保证事件处理到位，尽量不留隐患。2.2 工作难度大，任务重医院办公室的工作内容和工作性质决定了工作难度，人员各有分 工，但同时也要了解科室其他人员的工作，需要的时候随时可以处 理问题。办公室工作人员需要从传统的单一型人才类型朝着复合型 人才转变，让自身能力多元化5,所以人员的培养周期较长，且需 要不断补充新工作进展，全面了解科室工作。这需要促进员工之间 的相互沟通，从而有效促进各工作环节之间的协调运作。在遇到 大型会议或者临时督导、外宾接待等工作时需要全员上阵，从准备到结束，科室成员随时沟通，各环节全面排查，及时处理突发事件，保障各环节顺利开展。综合协调各科室是医院办公室工作中难度较 大的工作，协调过程中不仅需要了解其他科室的基本工作范围，还 需要较强的协调沟通能力，遇到问题灵活应变，针对科室不同情况 采用合适的方式沟通，适当时候要提出切实可行的建议，为科室服 务。同时要把各科室的工作开展情况做好总结工作，向领导汇报, 为领导出谋划策，促进任务顺利完成。这些都建立在办公室人员对 医院充分了解的基础上，同时还需要工作人员具有专业管理知识, 冷静理智头脑，既能协调沟通，又能出谋划策。3建议3.1 加强人员配备，提高工作人员综合素质医院办公室对工作人员的综合素质要求较高，提高科室工作人员 的综合素质首先要加强办公室人力资源建设，在日常工作中发挥老 员工的传帮带作用，带动新员工适应高强度的工作,加强人员处理突发事件的能力；其次，重视科室人员的专业性和创新性培养，定期院外学习交流，B长补短，提高人员的管理能力，通过对人才的培养与精细化管理提高人才工作能力与综合素质口 ；最后，加强办 公室人员的职业道德培养,医院办公室作为医院的核心部门，每天 接触很多机密事件，办公室人员要有良好的职业道德，遵守规章制 度，保守秘密，恪尽职守，全心全意为医院服务，要培养良好的心 理素质，面对挫折能够冷静分析，寻找问题突破口，解决问题；面 对高强度的工作能够自我调节，保持良好的心态，不在工作中掺杂 个人情绪。3.2 加强和其他科室的沟通良好的沟通协调能力不是一蹴而就的，一方面需要办公室工作人 员自身不断加强沟通能力的培养，最重要的是要表达在日常工作中, 办公室工作人员要不断积累经验，深入其他科室，了解科室具体工 作，遇到困难可以随时调整策略，保证任务目标的实现；另一方面 要强化服务意识，医院办公室人员均要严格遵循以人为本的基本服 务理念8,化被动为主动，积极探索医院开展路径，为领导建言献 策；协助科室完善规章制度，促进科室工作有序化，提高工作效率; 提升主动排查意识，把工作重心从事后处理转变到事前排查化解上 来，提升医院形象，促进医院开展。
