《企业行政管理实训》资料 模块八任务三案例1.docx

案例】关于行政办公用品的管理，一些一线行政管理人员提出了一些具有典型性和代表性的问 题，请阅读材料后，按要求完成实训作业：材料1:最近老板在严抓行政费用，每次找她审批费用的时候都要被盘问，为什么花这 个钱，这么多？可是有很多是日常必须的，现在我们已经连空调都没开了，唉，到底怎样才 能节省行政费用开支呢？材料2：老板总觉得我们行政部门好像就只会花钱的部门，总觉得别的部门的都是创造 直接的价值，我们行政部门就是开销的，怎样才能让老板改变这种看法，说服她呢？材料3：真的是没办法，象我们公司，行政就是要出去买东西的，天天花钱象流水，如 果别的部门不申请，领导不批，我们也就不花钱了，但是公司的日常开支是肯定有的啊，只 要是老板就应该知道这一点，就算是换个部门管理，这些费用难道就不用支出了吗？现在我 们行政部门很被动，被老板说过几次了，怎样才能扭转这种局势呢？材料4：我们老总更好笑，都不知道现在物价已经长什么样子了，居然在开会的时候说, 你们行政的办公物品采购怎么价格还是几年前的水平啊，天啊，他简直是不知道我们用纸是 怎样和供应商谈的，据此我们将数据与市场情况给他做了一个报告，他才明白，哦原来你们 还给我省钱了。材料5:我们公司使用的是复印打印一体机，功能很强的，双面打印（节省纸张）、输 稿器可实现自动复印、加上传真卡后可在传真机上直接收发传真，节省办公空间和耗材，最 主要的是公司租赁的复印机，按0.07分/张支付租金，除复印纸外，其他如维修保养、耗材 均有办公设备公司承担。但是也存在一个问题，许多人打印的时候没有养成打印预览的习惯，一搏打印确认键纸 就呼呼打印出来，仔细一看真正需要的只有一张而已，太浪费了，还有的同事则更离谱，打 印小说、考试复习资料等等所以才会有人开发网络打印监控软件（打印机监控王）来, 人啊，往往不够自觉。材料6:开源节流直接导致的后果就是下面的员工抱怨，怎么这些东西也要省之类的话。 现在做行政人事不比2000年以前，现在的员工都比较牛，大部分对公司一般运营都知道一 些，而且会在同事之间互相攀比，哪个公司怎样怎样好之类的。我想最好的节约方法就是在 现有的基础上不增加其他费用，这就是很好的节流了。然后经过长时间的经验积累，这样就 可以完全知道某一些东西用量，还有就是某些人使用的时候破坏性了，针对这些原因，肯定 可以达到开源节流的好效果。：材料7:我们公司的流程是部门统计申请一报行政助理汇总一行政经理审核一总经理审 核，还是不能控制。打孔器，订书器，计算器经常申领，签字笔这些不用说了，有的人本来 每个月有2支足以了，因为现在都是电脑打印机出资料嘛，可是每个月要领5、6支，而且 人家领的在计划领用数量之内，还不能不发。材料8:我们公司规定每两个月申请一次文具，每次文具申领不得超过20元。原来是 纸面申请，由前台负责统计，交管理部经理审核批准后购买发放，这样虽然有标准但是执行 起来很难确实不好控制，后来由IT制作了一个网上申请程序，很方便实用：1、把所有日常办公文具及供应商的报价添加到申请列表中；2、主要分为易耗类和长效类，所谓易耗类就是笔、笔记本等可以每月申请的；长效类 就是计算器、文件框等只可以申请一次，文件册、名片夹等不可以连续申请具体的大家 可以根据公司情况另行规定；3、系统自动汇总员工申请列表和费用合计；4、由部门经理进行审批（部门主管最了解员工办公用品的使用情况，也便于部门费用 管理）；5、管理部经理做最后审核，统一购买；6、前台打印清单，员工签字领取。如果觉得制作网页麻烦，也可以用EXCL表格管理，也可以达到同样的效果。每个员工 每次领取的物品和金额可以一目了然。材料9:我个人觉得办公用品的控制可分为外部控制和内部控制，外部控制只要是通过 大家前面说提到的权限申请、统计、费用核定等方式，内部控制主要是把费用核算到各部门 去，做到各部门费用独立核算，让他们感觉到本部门所耗费的办公费用就是自己口袋中出的 钱，这样他们就会很自觉得控制，也大大减少了行政部门的工作量材料10：人心正不正，关键在部门领导是否严格把关，或有审批权限的人严格把关没 有，另外每个月将各部门的零用消耗情况呈报与各部门让他们心里有数，更重要，当然流程 性、制度性的只是规划领用、申报的程序而已，不能真正杜绝人心，所还是要审批领导的重 视。材料11:最好的办法就是“谁用谁控制”的方法，因为行政部不可能去控制每一块， 只能去监督控制整体：在上一年度做好来年的预算报告，并且把量分配到各个月，部门办公 费用的超支或节余与部门负责人的绩效挂钩。我们公司就是这样做的，但是要遵循一个原则， 就是“上月超的，下月补足；保持半年度不超，才能让全年不超”。坛）（资料来源：HR沙龙论