大型活动签约仪式筹备经验总结（加分精华帖资深办公室专业人士贡献）.docx

大型会议活动签约仪式筹备经验总结一、会场地点确定会场选择：会后直接安排活动的（比如参观园区等），会场 最好在活动（参观现场）区域内或离活动区域较近；1、 会议室风格：大气、商务、庄重；会议室的选择：以会议室就近或从领导下车到会议室沿途 有可设置贵宾休息室的房间为宜；2、 会场容纳人数:考虑参会人数、工作人员人数，工作人员不 进会场的安排好待命休息区域；会议桌形状：根据需求，确定会议桌摆放呈“回”字形或长条形。“回”字形会议桌，中间一般要摆放绿化盆栽；会场所需设备能否提供齐全？投影仪、投影幕布、话筒、音响设备；需事先沟通的事项：（1）会场墙面能否张贴KT版作背景或悬挂横幅（拍集体照用）；（2）笔记本如需自带的，确认有无笔记本对应视频插口；笔记本不需自带的，确认会场是否提供视频、音乐播放人员；（3）向公司租借会议室的，确认是否提供茶水和会场服务人员。（4）会议引导牌、电子欢迎语（如条件许可），我方明确文字内容，会场制作提供二、领导讲话稿、主持词撰写1、 领导讲话稿（1）称谓：出席人员中没有职位比发言领导高的：“尊敬的各 位来宾，女士们、先生们“；出席人员中有职位比发言领导高的：“尊敬的各位领导、各位来宾，女士们、先生们”；（2）结构：第1段：感谢项目合作方、项目支持引荐方（有职位较高的项目 合作方以外的领导来，要“特别感谢XXX百忙之中莅临 见证/拨冗出席”）;第2段：介绍项目背景、项目推进过程及项目合作深远意义（含 集团今后可能采取的举措）；第3段：祝愿本活动（签约仪式）圆满成功。2、主持词结构内容第1段：简述本项目对*集团，对项目合作双方的意义。介绍出 席人员（顺序：项目合作方、项目引荐方、我方）；第2段：代表*公司对项目全过程所涉各方面、各部门作简单感 谢；第3段：介绍会议议程（每位领导讲话结束可作简单点评）；第4段：总结、展望未来，*公司将依托集团，如何做；第5段：请与会人员背景板前合影。三、会前筹备工作1、 邀请函制作：(1)封面印有集团LOGO,公司名称：“*集团上海*公司投资 有限公司”。(2)地址要详尽，写明靠近哪条路或哪个标志性建筑物；(3)邀请函最下方要附地址坐标图。2、出席人员、发言领导反复确认：出席人员确认：人数、姓名、职务；发言领导确认：姓名、职 务；对不参加会议(签约仪式)，直接参加活动(参观园区)的 领导反复确认。3、 签约协议书：确认条款，确认现场签几份，会后合同如何 分配；提醒签约时间要写上；4、 议程、与会人员名单：(1)红色A4纸打印；(2)议程包括：时间、地点、主持人、议程内容(3)与会人员名单：顺序：“一、项目合作方集团控股公司”、“二、项目合作 方集团”、“三、项目合作公司”、“四、项目引荐方上级公司”、 “五、项目引荐方”、“六、*集团”、“七、*集团*公司投 资”、“八、*集团兄弟单位”5、 席卡摆放标准：(1)会议室门的正对面坐客方，我方背对会议室门；(2)客方有几家公司的，均按职务大小统一安排位次，不按公 司分开排。按照正中间职务最高，其左手位第2,右手位第3, “左 右左右”交错着排。(3)我方位次排序方法同上。注意：集团各部门排序按照集团 职能部门及分子公司排名顺序确定。在各部门负责人出席的前提 下，徐总的位次排在各部门负责人之后。若集团某部门出席的不 是部门负责人，徐总位次则相应提前。6、 与会人员材料：每人一份红色A4纸打印材料一一议程、与 会人员名单。主持人另加一份主持词，发言领导另加一份 发言稿。每份材料统一放置在单片夹内。7、 与会车辆：(1)车牌号汇总；(2)车牌号提前告知会场(园区)保安、我方停车场引导工作 人员；(3)全天活动所涉路线以路线图的形式提前告知车辆驾驶人员。(4)组织方车辆安排要考虑充分，留有余地。8、 车辆座位位次排序：(1)领导不坐驾驶位：a)小轿车：1号位：副驾驶后面座位；2号位：驾驶员后面座位：3号位：后排中座，4号位：副驾驶。注：如果是接待非常重要的政府要员、企业家等，则驾驶员后面 座位是尊位，因为该位置私密性好，安全性高。b)七人座：1号位：副驾驶后面座位；2号位：驾驶员后面座位； 3号位：1号位后面座位；4号位：2号位后面座位；5号位：副驾驶。（2）领导坐驾驶位：小轿车：1号位：副驾驶；2号位、3号位 排序同上述（1）内情况依次类推。9、 公司工作人员分配情况：停车场引导员，会场引导接待员，休息室引导接待员，宣传 片、背景音乐播放人员，摄影摄像人员，签约引导人员。（各 相关人员工作的起止时间须经提前演练探讨明确）。10、 会场物品所需：笔记本电脑、席卡（含印有两公司名称的签约台席卡）、签 约本两本、签约笔两支、会标（PPT）、签约背景音乐