中建材建设唐山安装公司记录控制程序.docx

1 .目的对记录进行控制和管理，为保证活动、产品、服务的可追溯性和质量环境管理体 系的持续改进提供依据。2 .适用范围本程序文件适用于公司质量环境管理体系运行记录的控制和管理。3 .职责3.1 经理办公室为记录的归口管理部门，负责组织、协调和指导各部门、各工程 经理部（厂）进行记录的收集、整理和保存，并负责记录的最终归档和档案管理工作。3. 2各部门、各工程经理部（厂）负责本单位产生的记录的收集、整理、保存和 归档工作。4.工作程序4.1 记录的形式记录一般采用表格、报告、图纸等书面形式，也可以采用硬拷贝和电子媒介等形 式。4. 2记录的标识4.2. 1各种记录以记录的名称作为标识，同一种名称的记录以记录编号、记录日 期以及记录内容加以区分。4. 2. 2对采用照片、胶片、软盘、光盘等形式的记录须加贴标签作为识别。4. 3记录表格的制定4.1.1 公司内部自行制定的各种记录，由文件编制部门与文件一同编制，并附于 文件之后。4. 3. 2对于国家、行业、业主（用户）规定必须统一采用的记录表格，那么按其规 定要求执行。4. 4记录的填写要求记录的填写必须及时，字迹要清晰，内容要准确，签字人须签全名；不得随意涂 改，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并在更改处签署姓名、注明日 期。记录的填写一律不许使用铅笔。4. 5记录的收集4. 5. 1各部门应设置专职或兼职文件资料管理员，负责收集本部门的各种记录。4. 5. 2记录人将生成的记录及时移交本部门的文件资料管理员，由文件资料管理 员对所收集到的记录按类别和时间进行整理、分类、编目、保存，以便于查阅。4. 6记录的保存和归档1经理办公室负责编制记录汇总表，并规定各种记录的保存期限。4. 6.2记录汇总表经主管领导批准后，下发各部门、各工程经理部（厂）。4. 6.3各部门应妥善保存各种记录，采取有效的防潮、防蛀、防火措施，防止记 录损坏、变质、丧失。4. 6. 4各部门应按公司企业档案管理方法规定要求将各种记录定期移交公司 档案室集中保存和管理。4. 7记录的查阅和借阅7.1经记录保存部门负责人同意，公司各部门可在记录保存处查阅相关记录。4. 7. 2记录原件一般情况不予借阅，特殊情况如需借阅，应按企业档案管理办 法规定办理借阅手续，并在规定期限内归还。4. 7.3顾客及其代表要求查阅相关记录时，须经公司主管领导批准后方可查阅。4. 8记录的销毁记录保存期满，应填写记录销毁申请表，由管理部门负责人审核，主管领导 批准后方可销毁。5 .支持性文件1企业档案管理方法5. 2工程建设交工记录管理方法6 .相关记录. 1记录汇总表6 .2记录销毁申请表记录销毁申请表序号文件名称文件编号受控号版本号页数销毁人签名主管领导:日期:管理部门负责人:日期: