公司会议管理制度和视频会议管理制度.docx
公司会议管理制度和视频会议管理制度公司会议管理制度第一章总那么第一条目的。为规范公司的会议管理工作，提高公司的会议效 率，特制定本制度。第二条 适用范围。本制度适用于公司召开的各类日常会议。第三条 职责。公司会议的准备、安排与召开由公司总经办负责。第四条公司会议分类。(略)第二章会议准备第五条定期会议召开的准备。对于定期召开的常规会议，会议 负责人需在会前明确该次会议的主题和临时出席人员。第六条不定期会议召开的准备。召开不定期会议时，组织人需 做出会议启动报告，报告一般包括以下内容。(1)会议名称、主旨、目标。(2)会议议题。(3)会议时间、地点。(4)会议议程。(5)会议主持人、列席人员名单。(6)会议财务预算。(7)接待工作说明。(8)当前筹备情况及进展，可能存在的问题、解决方案。(9)会议工作进度表。第七条 根据会议要求，会议组织部门须拟定会议通知单，并做 好通知工作，出席会议的重要人员应通过 、邮件等方式确认, 并做出相应的安排。会议通知编写时需注意以下内容。(1)通知内容包括参加人员、会期、开始时间、地点、需准备 的事项及要求等。(2)通知书写须文字清楚、明白，力求不产生误解，全面、周 到，确保没有漏项；用 或其他形式通知时，要写出通知底稿, 照稿通知。(3)对于无记名参加的人员，要将其范围、对象、职务通知清楚。(4)重要会议提前通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时 各方面均准备到位。(5)通知关键或具有决定性作用的参会人员时，要面对面或反 复核实准备情况，征求其对会议准备和开展的意见。第八条会场准备。会议组织人员需在总经办的配合下及时准备 会议场所、会议文件或资料，并做好会场布置、设备调试等工作。第九条与会人员准备工作。与会人员在收到会议通知后，应认 真准备发言要点、提案纲要等，配合主持人，使会议收到预期效 果。第十条 会议议程安排。议程由会议组织部门拟定，包括会议内 容、讨论事项、到达目的、参加人员、时间、地点、大约时长、 需要发言的人员及其发言内容、各项要求等。第十一条 会议变更。已列入计划的会议如需改期，或遇到特殊 情况需要安排其他会议时，会议组织部门需提前2天发出通知。第三章议程管理第十二条 签到。与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名；对于涉外会议，联系簿上要有与会人员的姓名、 职务、所代表单位或部门等内容。第十三条会场服务。(1)引导入座。会议工作人员按事前安排好的座位引导与会人 员尽快就座，其间要特别注意主要领导人员和主席台就座人员的 座次。(2)分发会议文件、材料。重要文件需发至个人或主要负责人 手里，可事先领取签收，也可于会场中领取签收。(3)维护会场秩序。大型会议需保证会场内外的肃静，注意周 围警戒和保卫，严防各种事故发生。(4)对会中一般需用物品应做好余量准备，以应付个别需求。(5)保证会议环境通风良好、光线充足和地面干净。(6)处理会议中的临时事项。第四章会后工作第十四条 会议组织部门需记录会议内容，并编制会议纪要。(1)分析、总结、提升记录，形成会议结论性材料的提纲以及要反映的具体事项、事例等。(2)按提纲和中心议题起草会议结论性材料。(3)会议纪要内容。会议简况，包括时间、地点、参加人员和议题。会议结果及会议主要精神，这局部是重点，是会议效果的反映, 纪要应纪实、扼要、精到。(4)会议纪要等结论材料经上级领导审批后，打印并下发给相 关部门。(5)按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。第十五条落实会议决议。总经办负责督办和催办会议形成的决 议或决定，于会后一周内发会议决议事项催办通知单至相关负责 人，并收集反应意见。第十六条 归档会议资料。会议组织部门要做好会议总结，整理 好会议资料，并按公司档案管理规定，定期交档案管理人员归档。第五章会议纪律管理第十七条参会人员必须准时出席会议，因故不能参加者，需提前向上级领导请假，不得无故缺席、迟到或早退。第十八条参会人员需携带记录本和笔，做好会议记录。第十九条 会议期间，需将一切通信工具置于关闭或振动状态， 不随便走动、不交头接耳、不做与会议无关的其他事情。第二十条严格遵守会议开始时间。主持人在会议开始时应对本 次会议作简要说明，将会议进行顺序及时间安排告知与会者，并 指定专人控制会议进度，引导其在一定时间段作出总结；假设要延 长会议时间，需得到大家的同意。第二十一条 任何人不得向无关人员泄露会议内容。妥善保管会 议材料，不准泄露会议机密。第六章附那么第二十二条 本制度经总经理批准后，自XXXX年X月X日起 执行。视频会议管理制度第一条为正确使用网络视频会议系统，提高会议效率及质量, 特制定本制度。第二条 本制度适用于公司总部及各分支机构。第三条总经理工作部负责网络视频会议规章制度的制定和修 订，负责网络视频会议的总协调，负责监督视频会议运维人员 调试视频会议声音质量、画面质量、导播效果。第四条信息技术部负责网络视频会议技术操作规程的制定和 修订。第五条总公司领导主持召开的视频会议由总经理工作部负责 组织协调，专业、专题会议由主办部门负责组织协调，各分公 司综合管理部门协助办理。第六条各协办单位须按照会议要求提前布置会场，并主动与 会议主办部门联系，确认会场是否规范；各参会人员应在会议开始前10分钟进入会场，按照规定着装，遵守会议纪律，不 做与会议无关的事。第七条 会议主办部门应制订会议方案，提出会议申请，经总 经理工作部会签，公司总经理审批同意后方可组织召开视频会 议。第八条 会议主办部门应在会议召开前2个工作日通过协同办 公系统提交视频会议任务单，协调相关部门布置会场，做好会 间服务。第九条视频会议任务单审核通过，会议主办部门与运维人员 协商确定测试时间等事项后，发布会议通知。第十条 会议通知须明简洁明了，包括会议名称、时间、主会 场地点及参加人员、分会场参加人员、会议议程等内容。主会 场与会人员落实由会议主办部门负责，如有请假事宜，需提前 办理请假手续，并报会议主办部门。第十一条设备调试。一般情况下，重大会议应提前半天时间 调试，并在会议正式开始前1小时翻开设备，等待会前联调。第十二条视频会议系统大都是智能设备，具有录像功能，如 果要对视频会议进行全程录像，应提前通知视频会议运行人 员，并在会议结束后及时将录制的内容从系统中导出。第十三条 做好保密工作。未经会议主办部门领导批准，不得 对外公布有关信息。第十四条本制度由总经办制定并负责解释。第十五条 本制度自XX XX年X月X日起实施。
